Projektmanagement Phasen eines Projekts

Report

1. Schritt: Problemanalyse
 Bedeutet: wie viel weicht die eigentlich Lage von
der angestrebten Lage ab
Problempunkte werden aufgelistet
 Ursachen der Probleme werden definiert


Es gibt 3 Zielkomponenten:
 Das Kostenziel
 Das Terminziel
 Das Sachziel

Zeigt:
 Machbarkeit
 Risiken
 Wirtschaftlichkeit
Wird in einem Anforderungskatalog
schriftlich festgehalten
 Lösungskonzept wird erarbeitet

Wird von Auftraggeber und –nehmer
zusammen erarbeitet
 Enthält eine genaue Leistungsbeschreibung
 Dieser Vertrag kann auf 2 Wegen zustande
kommen:

 Durch einen Projektauftrag
 Durch ein Angebot

Aufgaben des Projektleiters:
 Projektteam zusammenstellen und leiten
 Das Projekt zu steuern und zu organisieren
 Kontakte zwischen Mitarbeitern und
Auftraggebern zu Organisieren
 Nach Abschluss das Projektergebnis zu
präsentieren
Mitarbeiter müssen nötige Qualifikationen
haben
 Mitarbeiter müssen motiviert sein
 Arbeitsklima muss stimmen
 Richtige Infrastruktur
 Passende Räumlichkeiten und Arbeitsmittel
 Notwendige Informationen müssen
beschafft sein

Wird kurz vor Start des Projekts gemacht
 Aufgaben werden verteilt
 Spielregeln werden erklärt
 Alle werden auf den gleichen
Informationsstand gebracht

Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Qualitätsplan

Ablauf- und Terminplan

Kapazitätsplan
Kostenplan
Häufig kommt es nicht
zum Projektabschluss
wegen unzureichender
Planung
Deswegen wird die
Planung in 6
systematischen Schritten
durchgeführt
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan



Arbeitspakete sind die Aktivitäten die
während des Projekts ausgeführt werden
müssen
„Projekt im Projekt“
Für den Projekterfolg von größter
Wichtigkeit
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan
Übersichtlich + hierarchisch
 Alle Arbeitspakete auf einen Blick
 Kommunikation wird erleichtert
 Arbeitspakete werden:

 Überbegriffen zugeordnet
 Nummeriert
 Grafisch zugeordnet
Referat
vorbereiten
1. Recherchieren
2. Ausarbeiten
1.1 Internet
1.1 Präsentation
1.2 Buch
1.2 Hand-out
1.3 Sonstige
Quellen
1.3
Ausarbeitung
1. Ebene
3. Vortrag
2. Ebene
3. Ebene
Es Gibt 2
Gliederungsprinzipien:
 Objektorientierte
Gliederung
 Funktionsorientierte
Gliederung
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan
legt Dauer und zeitliche Stafflung der
Arbeitspakete fest
 Weist Projektverlauf konkrete Kalendertermine
zu
 Wird als Balkendiagramm oder Netzplan
dargestellt
 Zwei neue Aspekte bei den Arbeitspaketen:

 Logische Abhängigkeiten
 Dauer

Vorgangsliste wird meist in Tabellenform erstellt
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan
Kapazitätsplan

Sorgt dafür das alle Ressourcen:
 in der richtigen Art und Qualität
 in der richtigen Menge
 zur richtigen Zeit
 am richtigen Ort
sind
 Ressourcen können Personen mit
bestimmten Qualifikationen oder Sachmittel
sein
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan

Ziele:
 Ermittlung des gesamten Projektbudgets
 Kalkulation eines Angebots bei externen Projekten
 Überwachung der Projektkosten

Verfahren zur Kostenschätzung:
 Parametrische Kostenschätzung (Faustformel)
 Analogie - Schätzverfahren
 Bottom – up – Verfahren
Entwurf Projektergebnis
Identifikation Arbeitspakete
Projektstrukturplan
Ablauf- und Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
Qualitätsplan
Leitfrage: Wann macht wer was wie, um die
Qualität zu garantieren
 Qualität = die Erfüllung von vereinbarten
Anforderungen
 Qualitätsplan ist folgendermaßen aufgebaut:

 Formulierung von Qualitätszielen
 Benennung der Qualitätskriterien
 Wege zur Qualitätserreichung
 Qualitätskontrolle

Auftragnehmer tritt mit Auftraggeber in
Kontakt um:
 Ihn über den Stand des Projekts zu informieren
 Änderungen abzusprechen
 Vertrauen zu fordern

Gründe für Änderungen können sein:
 Fehlplanungen
 Verzögerungen bei Arbeitspaketen
 Änderungswünsche des Auftragsgeber
 Unvorhergesehene Ereignisse
Wird meistens vom Projektleiter übernommen
 Er koordiniert und lenkt alle Tätigkeiten
 Er wird vom Projektcontrolling unterstützt


Aufgaben vom Projektcontrolling:
 Abweichung von der Planung zu entdecken
 Steuerung und Überwachung des Projekts
 Führt ständig einen Soll – Ist Vergleich durch

Projektcontrolling ist in mehrere Teilbereiche
unterteilt:
 Termin und Ablaufcontrolling
 Kostencontrolling
 Ergebniscontrolling

Aufgaben:
 Prüfen von Eignung und Präzision des Projektziels
 Prüfen der Umsetzung der Projektziele
 formulieren des Qualitätsstandards
 Prüfung des Beschaffungswesens
 Überprüfen der Lückenlosigkeit der Dokumentation
 Durchführen von Testläufen bei Meilensteinterminen
 Durchführen einer umfassenden Endkontrolle

von der Projektdokumentation unterstützt
Erstellt eine Prozessdokumentation
 Diese beinhaltet:

 Besprechungsprotokolle von Team- und
Gruppenleiterbesprechungen
 Statusberichte der Informationen zum Stand des
Projekts
 Sonderberichte bei größeren Komplikationen
 Produktdokumentation

Er muss:
 laufende Vorfeldanalysen durchführen
○ D.h. er muss sich in wichtige Vorgänge in naher Zukunft
hineindenken
 die Vorgänge nötigen personellen und materiellen
Ressourcen sicherstellen
 Die Priorität der abzuarbeitenden Arbeitspakete
bestimmen
 Sicherstellen das die Pakete abgearbeitet werden
 Dafür sorgen das die Mitarbeiter motiviert sind
Abschlusspräsentation
 Abnahme
 Einweisung
 Abschlussbesprechung
 Abschlussbericht
 Auflösung des Projektteams


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