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CONTRALORIA EN LAS EMPRESAS, EL VALOR
ACTUAL
C.P.C. José Miguel Barañano Guerrero
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Contraloría es la actividad de implementar los
mecanismos de control, información financiera,
cumplimiento de los impuestos, coordinación de
la auditoría externa y protección de los activos de
la empresa y patrimonio de los accionistas.
IMPORTANCIA DE LA FUNCION DEL CONTRALOR
Hoy en día, el contralor de una empresa es
considerado
como
un
colaborador
muy
importante para la adecuada y oportuna toma de
decisiones.
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Identificar los riesgos de las empresas, para
reducirlos y controlarlos entre todos
los
miembros de la organización. Concientizando
a cada responsable de un proceso, identifique
sus riesgos, establezca sus puntos de
control, se auto evalúe y se auto corrija.
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Las mejores prácticas en la Contraloría debe
verse desde cuatro perspectivas: tecnología,
procesos, colaboradores e información.
Balanceando proporcionalmente cada uno de
los cuadrantes:
Colaboradores
Tecnología
Mejores
Prácticas
Información
Procesos
Indicadores que permiten darle seguimiento al
desempeño de los procesos clave de la
empresa:
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Número de días para procesar el cierre contable.
Tener un solo catálogo de cuentas, con un número
reducido de cuentas contables y administración
centralizada.
Simplificación de operaciones inter-compañías.
Concentración de compras y pagos a proveedores.
Límites para la capitalización de activos
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Inversión de tiempo del personal dedicado al
apoyo del negocio.
Número de personas del departamento de
contraloría con relación a las ventas, y al total
del personal de la empresa.
Personal con habilidades y capacidad técnica.
Actualización técnica.
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Énfasis en explicaciones de información
relevante.
Información útil para la adecuada toma de
decisiones.
Informes con enfoque a acciones futuras y no
a explicaciones del pasado.
Habilidades que requiere el contralor:
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Conocimientos técnicos sólidos.
Trabajo en equipo.
Toma de decisiones.
Habilidades de negociación.
Comunicación.
Valores.
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Iniciativa y análisis
Liderazgo y don de mando
Sentido común
Criterio
Diplomacia y cortesía (trato fino y cortés)
Habilidad para:
-Dirigir a un grupo de trabajo
-Trabajar en grupo
-Tomar decisiones
-En grupo
-En forma individual
-En condiciones de presión o de emergencia
Madurez emocional (la cual implica: autocontrol, autoseguridad,
autodisciplina, autoevaluación y autocrítica)
Empatía.
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Ética y profesionalismo.
Desarrollo Profesional.
Independencia profesional
Cuidado y diligencia
Responsabilidad individual.
Secreto Profesional.
Lealtad hacia el grupo.
Respeto a los colegas y a la profesión.
Dignificación de la imagen profesional a base de
calidad.
Cumplimiento con la norma de educación continúa.
Especialización y experiencia.
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Alcance
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Revisión de la Gestión operativa financiera y el presupuesto.
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Revisión de los estados financieros.
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Revisión de cada uno de los rubros de los estados
financieros.
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Revisión de la información
La información que se revisará mensualmente de forma
enunciativa es la siguiente:
Gestión Financiera.
-
Resumen ejecutivo
Análisis de tendencias
Forecast
Integración de otros gastos e ingresos
Flujo de efectivo
Capex
Hoja de trabajo del amarre de la gestión financiera contra
contabilidad.
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Revisión de la información
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Información Financiera
-Hoja de trabajo de consolidación
-Estados financieros básicos
-Conciliaciones bancarias
-Análisis de la posición de tesorería contra la contabilidad
-Saldo de la cartera de clientes y la antigüedad
-Saldo de deudores y la antigüedad
-Análisis de la estimación para cuentas incobrables
-Saldos y operaciones intercompañias, conciliaciones con su contraparte
-Análisis de inventarios y costo de ventas
-Cédula de activo fijo y pre operativos
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Análisis de la depreciación y amortización registrada en resultados
por cada uno de los rubros de activo fijo y gastos pre operativos.
Saldo de cuentas por pagar y su antigüedad.
Resumen de declaraciones mensuales, así como contribuciones
locales.
Prueba global de honorarios y arrendamientos, así como la
retención.
Amarre del IVA por acreditar y por pagar.
Amarre de nóminas contra contabilidad.
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Cédula de préstamos bancarios y arrendamientos
financieros, con fecha de inicio y vencimiento,
tasa de interés y el cálculo de los intereses
pagados y tipo de cambio.
Integración de las aportaciones para futuros
aumentos de capital.
Conciliación contable fiscal y pérdidas por
amortizar.
Cálculo de pagos provisionales de ISR e IETU.
Hoja de trabajo de utilidad o pérdida en cambios.
Estimado de impuestos diferidos en forma
continua.
Integración y soporte documental de los
movimientos de capital social.
Definición y elementos de la estructura del control interno
descritos en los boletines 5030 y 5050 de la Normas y
Procedimientos de Auditoría
La estructura de control interno de una entidad consiste en las
políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una
seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de
la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes
elementos:
a) El ambiente de control.
b) La evaluación de riesgos.
c) Los sistemas de información y comunicación.
d) Los procedimientos de control.
e)La vigilancia.
A)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
EL AMBIENTE DE CONTROL
Actitud de la Administración hacia los controles internos
establecidos.
Estructura de organización de la entidad
Funcionamiento del consejo de administración y sus comités
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
Métodos de control administrativo para supervisar y dar
seguimiento al cumplimiento de las políticas y
procedimientos, incluyendo la función de auditoría interna.
Políticas y prácticas de personal
Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas
de la entidad.
B) LA EVALUACION DE RIESGOS
Cambios en el ambiente operativo.
Nuevo Personal
Sistemas de información nuevos o diseñados
Crecimientos acelerados
Nuevas tecnologías
Nuevas líneas
Reestructuraciones corporativas
Cambios en Normas de Información Financiera
Personal con mucha antigüedad en el puesto
Operaciones en el extranjero
C) LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION
a)
b)
c)
d)
e)
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales
que reúnan los criterios establecidos por la Administración.
Describan oportunamente todas las transacciones con el
detalle necesario que permita su adecuada clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades
monetarias.
Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en
los estados financieros.
D) LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
a)
b)
c)
d)
e)
Debida autorización de transacciones así como de
actividades.
Adecuada segregación de funciones y, a la par, de
responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que
aseguren el correcto registro de las operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan
los activos.
Verificaciones independientes de la actualización de otros y
adecuada valuación de las operaciones registradas.
E) LA VIGILANCIA
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del
control interno a través del tiempo, e incluye la evaluación del
diseño y operación de procedimientos de control en forma
oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario.
Consideraciones generales
Tamaño de la entidad.
Características de la actividad económica en la que opera.
Organización de la entidad.
Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de
control
Establecida.
Problemas específicos del negocio.
Requisitos legales aplicables.
Pruebas de cumplimiento y evaluación final
Comunicación de situaciones a informar
Forma y contenido del informe
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Para la preparación del material, el expositor se apoyó en las siguientes obras:
El Contralor, Responsabilidad y Funciones:
Autores: Victor Paniagua Bravo y Miriam Paniagua Pinto.
Editorial ECAFSA
La Contraloría y sus Funciones
Autor: C. Alcántara González
Editorial: ECASA
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Normas de Auditoría y Normas para Atestiguar
Autor: Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría
Editorial: IMCP
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Diversos artículos encontrados en Internet.
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