KMD Sag Exit-strategien

Report
KMD SAG EXIT-STRATEGI
SAPA netværksmøde den 10. juni 2014
Måden vi gør det på
Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser
Så tid til samtale i jeres grupper
Derefter opsamling i plenum
Vi når 2 – 3 runder
Samlet afrunding
Agenda
1. Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do”
opgave for kommunerne?
2. Hvad er KMD Sag Exit-strategien?
3. Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exitstrategien?
KMD SAG EXIT-STRATEGIEN
Keep it simple har været motto’et…
Men!
KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet”
Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen
• Kontraktoverblik
• Systemsammenhænge
• Udbudsplaner
• Monopolbrud
• Rammearkitekturen/Støttesystemer
• It portefølje med ressourcer og kompetencer
• Prioritering af drejebogens opgaver
• Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc.
• Serviceplatformen og beskedfordeler
Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er
det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning!
Kort om hvorfor
Brændende platform!
• Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang
• Hvad sker der, hvis I ikke gør noget!
Økonomi:
• Nye arbejdsgange og nye it-systemer
• Er det en investering? JA!
Tidslinje:
• Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed, udbud,
arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen
Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er
på vej!
HVAD ER KMD SAG EXIT-STRATEGI?
Kort om hvad
Det hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i
KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage
stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet.
• En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD
Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD
Sag.
• Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD
Sag Exit-strategien.
• Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for
kommunens valg af fremtidig it-understøttelse.
• Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag
Exit.
Opbygning af KMD Sag Exit-strategien
Indledning
Procesguide
Eksempelsamling
Redskabssamling
En procesguide til KMD Sag Exit-strategien
Procesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD
Sag Exit-strategien.
Procesguiden er opdelt i fire faser:
1. Screening af fagområder og sagsområder
2. Kortlægning af relevante sagsområder (As-is)
3. Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be)
4. Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg
Screening
Af fagområder og
sagsområder
Kortlægning af
relevante
sagsområder (As-is)
Undersøgelse
Prioritering
af fremtidige
løsningsscenarier for
sagsområder (To-be)
Af sagsområder og
udarbejdelse af
beslutningsgrundlag
Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder
•
•
•
Udpeg en ansvarlig
Hvor anvendes KMD Sag i organisationen?
Forbered tanker til workshop
Fase 2: Kortlægning (As-is)
•
Tag udgangspunkt i resultaterne
•
Indkald til workshop inden for fagområderne
•
Brug spørgeguide for As-is
•
Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager,
journalnotater, sagsbehandlere…
Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be)
•
Strategisammenhæng
•
System og kontraktoverblik
•
Kend As-is billedet
•
Brug spørgeguide for To-be
•
Inddrag specialister og ledere
•
Brug prioriteringsmodellen
Fase 4: Prioritering
•
Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende frugter
•
Vurder oprydningsarbejdet
•
Få input fra prioriteringsmodellen
•
Forskellige filtreringer giver forskellige overblik
Eksempelsamling
Der er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring
strategiens faser.
X+Y=okay
Z+Q=okay
R+U=okay
Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation
og at I anvender dokumentationsarket undervejs!
Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi
•
Brugsmønstermodel
•
As-is og To-be spørgeguide
•
Hvordan holder du en workshop?
•
Prioriteringsmodel
•
Dokumentationsark
Redskabssamling - Prioriteringsmodel
•
Løsningsscenarie 1 – 4.
•
Alle scenarier har fordele og ulemper.
•
Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der er det
bedste scenarie.
Redskabssamling - Dokumentationsark
•
Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output.
•
Dokumentationsarket har tre faneblade:
•
1.
Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket
2.
Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet
3.
En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation
Start med at læse vejledningen!
Tilbage til motto’et: Keep it simpel!
For fageksperterne:
For SAPA projektleder/- kontaktperson:
•
Deltagelse i As-is og To-be workshop
•
Find eksperterne og inddrag
•
…og lidt forberedelse forud for de to
•
As-is og to-be brugermønsteranalyse… og
workshops
For specialisterne:
•
Deltagelse i To-be workshop
•
…og evt. opfølgende analyser, fx
nærmere økonomisk redegørelse
det er jo den mindste opgave
•
”Sælge” og fastholde interessen
•
Beslutningsoplæg om KMD Sag Exitstrategien
For ledelsen/beslutningstagere
•
Deltagelse i To-be workshop eller
parallel dialog
•
Linjeledere/fagchefer tager ansvar for
beslutning om valg af scenarie og
løsning for det gældende fagområde
•
Direktion træffer samlet beslutning for
alle fagområderne
HVORNÅR SKAL KOMMUNERNE I GANG
MED KMD SAG EXIT-STRATEGIEN?
I skal i gang NU!
Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen…..
• Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede itportefølje og it-understøttelse.
• Igangsæt arbejdet efter sommerferien!
AL MATERIALET ER TILGÆNGELIGT PÅ:
WWW.KOMBIT.DK/SAPA/EXITSTRATEGI
INTRO TIL SAMTALER I
GRUPPER
Afklaring
Tag en runde:
Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at
vi har forstået oplægget rigtigt?
Næste skridt
Tag en runde:
Hvad er mit næste skridt efter i dag?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til
næste skridt?
Barrierer
Tag en runde:
Hvad er den største barriere i min organisation?
Slut af med at afgøre:
Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de
barrierer, vi har talt om?

similar documents