Matriz GUT

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O Uso de Matrizes para a Priorização de Problemas e Soluções
Matriz G.U.T. e Matriz B.A.S.I.C.O
Leonardo Carap
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http://buscatextual.cnpq.br/buscatextual/visualizacv.do?id=K4775630Y3
Gentilmente cedida ao curso pelo autor
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Gestores passam boa parte do seu tempo decidindo sobre alguma coisa;
Mas, qual a qualidade dessas decisões?
Decidir pode variar desde um ato relativamente simples até um
processo complexo cujo pano de fundo seja composto por múltiplos
fatores e graus de incerteza diversos;
Organizações complexas, como são as instituições de saúde,
conseguem agregar num mesmo cenário, fatores de complexidade
clínica, administrativa e assistencial;
Planejar visa criar condições para configurar uma tentativa de futuro
que não ocorreria por si só. Se for bem feito irá minimizar as
incertezas para que as decisões tomadas e suas repercussões futuras
sejam adequadas às expectativas e necessidades da organização e
seus clientes.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Exemplos de condições gerais que demandam decisões dos gestores:
Nível Estratégico
Nível Operacional
Planejamento
Melhoria da Qualidade
Demanda construir cenários a
partir da análise das condições
internas e externas à organização
que tenham implicações para o
futuro desejado.
Demanda utilizar ferramentas como
o brainstorming, diagrama de causaefeito e folhas de verificação, para o
levantamento das condições gerais
de estrutura e dos processos que
implicam nos resultados obtidos.
O uso da matriz swot identifica os
Pontos Fortes, Pontos Fracos,
Oportunidades
e
Ameaças,
permitindo que planejadores e
gestores possam tomar decisões
mais efetivas para a Organização.
Permite aos gestores desenvolver
modelos de identificação e análise
de problemas para tomar decisões
que levem à melhoria da qualidade
de atividades e processos.
Ambos os casos pedem a identificação e solução de problemas
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
A tomada de decisão é essencialmente uma ação humana, portanto
comportamental. Envolve a seleção, consciente ou inconsciente, de
determinadas ações para o agente e para aquelas pessoas sobre as
quais ele exerce influência e autoridade. (Herbert SIMON, 1970);
Ainda segundo o autor, a tomada de decisão depende de seis
elementos clássicos: o tomador de decisão; os objetivos; as
preferências; a estratégia; a situação; e o resultado desejado
Decidir é sempre fazer uma opção. Mesmo que só haja uma
alternativa, “fazer ou não fazer” já é uma opção. Então, como proceder
para que a decisão seja adequada e de menor risco?
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Há que se clarear o contexto geral e as relações de causa e efeito,
protegendo a organização dos preconceitos e ajudando a conformar
um processo decisório mais efetivo.
O que fazer primeiro?
A identificação e análise dos problemas é o primeiro passo para tomar
a decisão mais adequada. Mas, sempre são muitos problemas.
E, geralmente, multifatoriais.
Qual o problema mais importante? Sob quais critérios?
Qual problema atacar primeiro?
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo é
geralmente impossível e, pode-se supor, sempre ineficiente.
As técnicas de análise global são aquelas que permitem abordar
as situações em sua multifatorialidade, hierarquizando os
problemas para que os gestores possam ter critérios válidos para
a decisão.
Assim também, podem ser usadas para escolha e priorização das
ações a tomar.
São construídas matrizes e definidos os critérios de elegibilidade.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT
Desenvolvida por Kepner e Tregoe, a matriz GUT é uma forma de
abordar e tratar problemas visando indicar aos gestores aqueles
prioritários para a tomada de decisão.
Permite classificar os múltiplos problemas identificados na
Organização, desde o seu processo de planejamento até as
necessidades de incremento qualitativo, independentemente de sua
origem ou causa, reduzindo a incerteza da sua multifatorialidade para a
tomada de decisão.
Valoriza os seguintes critérios: Gravidade, Urgência e Tendência, de
cada problema.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT
A Matriz GUT quantifica (de 1 a 5) os critérios descritos frente à cada
problema identificado, gerando um “número” que torna possível
priorizar os problemas que devem ser atacados.
Gravidade - Representa o impacto do problema analisado sobre as
pessoas, as tarefas, os processos e os resultados da organização caso
ele não seja resolvido.
Urgência - Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para
resolver o problema em análise. Quanto maior a urgência, menor será
o tempo disponível para resolver esse problema.
Tendência - Representa o potencial de crescimento do problema, a
probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a
avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento
do problema.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT
Valor
G
U
T
Gravidade
Urgência
Tendência
É necessário agir
imediatamente
O agravamento
será imediato
4
Os prejuízos são
extremamente
graves
Muito Grave
3
Grave
2
Pouco Grave
1
Sem Gravidade
Com alguma
urgência
O mais cedo
possível
Pode esperar um
pouco
Não tem pressa
Vai piorar
rapidamente
Vai piorar no médio
prazo
No longo prazo
tende a piorar
Não vai piorar
5
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT
Valor
G
U
T
Pontuação
Gravidade
Urgência
Tendência
G xU xT
Os prejuízos são
extremamente
graves
É necessário agir
imediatamente
O agravamento
será imediato
4
Muito Grave
Com alguma
urgência
Vai piorar
rapidamente
64
3
Grave
O mais cedo
possível
Vai piorar no
médio prazo
27
8
5
2
Pouco Grave
Pode esperar um
pouco
No longo prazo
tende a piorar
1
Sem Gravidade
Não tem pressa
Não vai piorar
125
1
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT
Pontuação
Lista de Problemas
G
U
T
Prioridade
(G x U x T)
Problema A
4
4
2
32
4º
Problema B
5
4
2
40
3º
Problema C
5
4
5
100
1º
Problema D
2
3
2
12
6º
Problema E
4
3
5
60
2º
Problema F
3
3
1
9
7º
Problema G
4
3
2
24
5º
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
Assim como na priorização de problemas, as matrizes também podem
ser utilizadas para classificar possíveis soluções e definir aquelas
prioritárias para implementação.
A matriz BASICO é um exemplo de matriz de priorização de soluções
que leva em conta critérios específicos, também numerados de 1 a 5, e
que, somados, conseguem levar em consideração fatores múltiplos
reduzindo-os a um fator numérico de classificação, como forma de
reduzir a sua multifatorialidade e a subjetividade da decisão.
Foi desenvolvida considerando as dimensões de Custos vs.
Benefícios vs. Exequibilidade das possíveis soluções e que procura
contemplar os interesses de todos os tipos de clientes da organização,
sejam eles internos ou externos.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de
um plano de implantação da resolução do problema trabalhado.
A matriz BASICO Considera os seguintes critérios:
Benefícios para a organização;
Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução;
Satisfação dos clientes internos (colaboradores);
Investimentos necessários para implantação;
Cliente externo satisfeito e o efeito que a solução terá neles; e
Operacionalidade da solução e nível de exequibilidade.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
Nota Benefícios
5 De vital
importância
Satisfação
Investimentos
Cliente
Operação
interna
Total (de 70% Muito
Pouquíssimo Impacto muito Muito fácil
a 100%)
grande
investimento grande c/
implementar
cliente
Abrangência
Impacto
4
significativo
Muito grande
(de 40% a
Grande
70%)
Algum
investimento
Impacto
razoável
Poucos
2
benefícios
Razoável (de
Médio
20% a 40%)
Pequena (de
Pequeno
5% a 20%)
Médio
investimento
Alto
investimento
3
1
Algum
benefício
Muito
pequena
Altíssimo
Quase não
(requer
é notada
recursos
diferença
extras)
Grande
impacto
Bom impacto
Pouco
impacto
Nenhum
impacto
Fácil
implementar
Média
facilidade
Difícil
implementar
Sem
governabilida
de
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
Matriz de Priorização de Alternativas de Solução
Processo a melhorar:
Alternativas de Solução
Data:
B
A
S
I
C O Total
Prioridade
Solução A
5
4
4
2
4
4
23
1º
Solução B
4
4
3
2
2
4
19
4º
Solução C
3
4
3
4
4
3
21
2º
Solução D
4
3
2
3
3
4
19
3º
Solução E
2
2
4
4
3
2
17
5º
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
Depois de analisadas as soluções, prioriza-se a que tiver maior
pontuação na soma de todos os atributos.
Em caso de empate, destaca-se o fator C (clientes externos satisfeitos)
e persistindo o mesmo, o desempate é feito sucessivamente através
dos demais itens restantes: B, I, O, A e S.
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Considerações Complementares
 Matrizes são uma forma simples de diminuir as incertezas e
considerar as múltiplas facetas de determinada situação;
 São estabelecidos requisitos funcionais e não funcionais do
problema ou alternativa a analisar, requerendo uma predefinição do
que é considerado obrigatório ou desejável como elemento de
ponderação;
 Possibilitam aferir resultados de modo lógico e assinalar suas
vantagens e desvantagens dispensando juízo de valor sobre os
requisitos definidos;
 Permite selecionar uma melhor alternativa pela determinação da
maior nota obtida; e
 Permite priorizar melhor os problemas e escolher as melhores
soluções para cada problema.
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Referências Bibliográficas
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico –
conceitos, metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 1992.
KEPNER, Charles H.; TREGOE, Benjamin B. O administrador racional.
São Paulo: Atlas, 1981. pg.58.
COLENGHI, V.M. O&M e qualidade total: uma integração. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 1997.
SINK, D. SCOTT; TUTTLE, T. - Planejamento e Medição para a
Performance. Editora Qualitymark, Rio de Janeiro, 1989.
DEMING, W. EDWARDS – Qualidade: A Revolução da Administração.
Rio deJaneiro: Marques Saraiva, 1982.
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