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Webinar Beschaffung mit UniKat
Trainerin:
Stephanie Trost
Kristina Schröder
- Webinar
Agenda
1. Änderungen im Beschaffungsprozess
2. Genehmigung des Einkaufswagens
3. Systemdemo
4. Rechnungsprüfung
5. Weitere Informationen
Webinar "Beschaffung mit UniKat"
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1.
Webinar "Beschaffung mit UniKat"
Änderungen im
Beschaffungsprozess
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Anforderungen
An das neue Bestellsystem
Systemstabilität
• Gestiegenem Funktionsumfang und
Datenvolumen standhalten (Prüfung WB und
Mittel, Erweiterung des Sortiments)
• Reduzierung der Systemausfälle

Standardkatalogsystem mit Integration ins SAP
• Zeitgemäßes Katalogsystem
• Standardisierter End-to-End-Prozess
• Abschaffung von Medienbrüchen
• Nutzung der Systemdaten im gesamten Prozess

Unterstützung der Einkaufsaktivitäten
• Unterstützung bei der Katalogpflege
• Auswertungs- und Analysemöglichkeiten


Webinar "Beschaffung mit UniKat"


Erhöhung der Systemgeschwindigkeit
Erhöhung der Systemverfügbarkeit
Bedienfreundliches und
intuitives Katalogsystem
Reduzierung der
Bearbeitungsschritte
Angebotsverbesserung
Bessere Preise für
Katalogartikel
4
Gegenüberstellung der Funktionen
Altsystem
Neues System
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kundenindividueller Artikelshop/
Warenkorb
Prüfung Kontierung
Prüfung Verfügbarkeit der Mittel (Budget)
Prüfung der Rechte
(Benutzergruppen, Wirtschafterbefugnis)
Onlinebestellschein  Freitextbestellung
Archiv  Suchabfragen im Einkaufsbereich
Musterwarenkorb  Warenlisten/ alte
Einkaufswagen/ Vorlagen
Suchmöglichkeiten (einfache Suche,
Kategoriesuche)
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+
Größeres Sortiment im UniKat
Filtermöglichkeiten bei Katalogsuche
Einkaufen im Team
Zwischenspeichern jederzeit möglich
Mitzeichnung/ Fachfreigaben
Vorgelagerte Freigabe
Automatisierter Genehmigungsprozess
mit Statusabfrage
• E-to-E-Prozess (Einkaufswagen bis
Rechnungseingang)
• Statusüberwachung
• …
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Aktueller Beschaffungsprozess
Warenkorb
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Bestellschein
Lieferschein
Rechnung
Persönlicher Warenkorb (PWK)
+
Gruppenwarenkorb (GWK)
Automatisch
Scan
Scan
Manueller Abgleich
(Bestellung  Rechnung)
Prüfung rechnerisch
Prüfung sachlich
Anordnung
Akte
SAP RM
Bestellschein
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Rechnung
.
.
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Neuer Beschaffungsprozess
Einkaufswagen
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Bestellschein
Lieferschein
Rechnung
Automatisch
Scan
Scan
Fachfreigabe
Autom. Abgleich
4- Augenprinzip
Erfassung Wareneingang
(Bestellung  WE RE)
Anordnung
Prüfung sachlich
Prüfung rechnerisch
Akte
SAP RM
Bestellschein
.
Bestellschein
Lieferschein
.
.
Bestellschein
.
Lieferschein
.
Rechnung
.
.
Statusverfolgung in UniKat
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Wesentliche Änderungen im Bestellprozess
Prüfungen werden im Prozess nach vorne verlagert
• 4-Augenprinzips bei Anlage des Einkaufswagens
• Fachfreigaben für ausgewählte Warengruppen (z.B. IT-Beauftragten)
• Wareneingangserfassung
Automatisierung der Rechnungsprüfung
• Systemischer Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung
• Prüfung im Fachbereich nur noch bei Abweichungen (Preis/ Menge) notwendig
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Inhalte der anstehenden Umstellung
Umstellung auf UniKat:
Von der Umstellung nicht betroffen:
Werkvertrag mit Privatpersonen
Bestellfunktion
• Suche
• Suche A-Z
• Umweltprodukte A-Z
• Kategorie
• Onlinebestellschein
Warenkörbe
• Musterwarenkorb
• Gruppenwarenkorb
• Alle GWK‘s
Warenkörbe (Pers. Warenkorb)
– für den Werkvertrag notwendig
Unterschriftenmappe
– für den Werkvertrag notwendig
Formulare
Fundgrube
Archiv
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2.
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Genehmigung des
Einkaufswagens
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Genehmigung
Anforderer
Der Einkaufswagen erfordert immer
eine Genehmigung
Genehmiger/ WB
4- Augenprinzip
Ablehnung eines Einkaufswagens
•
•
Anforderer erhält eine E-Mail
mit Verweis auf Aufgabe
Anforderer kann Ablehnung
akzeptieren oder kann
Einkaufswagen anpassen und
erneut in die Genehmigung
senden
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• Pro Genehmigungsstufe muss
nur 1 Genehmiger genehmigen/
ablehnen
• Der Genehmiger kann
positionsweise genehmigen/
ablehnen
• Genehmiger haben keine
Änderungsberechtigung
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Kontierungsableitung
Warengruppe
+
Fonds
Definition Warengruppe:
Eine Warengruppe ist eine
Zusammenfassung von Waren
oder Dienstleistungen nach
Eigenschaften. (SAP)
= automatisch
Sachkonto
= automatische Ableitung
Finanzposition
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3.
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Systemdemo
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Systemdemo
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Anmeldung in UniKat
Zugriff über den Link aus der Genehmigungsmail
oder über https://elsa.fu-berlin.de
Anmeldung mit
ZEDAT-Zugangsdaten
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Zugriff auf die Arbeitsübersicht
Um einen Einkaufswagen zu genehmigen/ abzulehnen, lassen Sie sich die Details
anzeigen.
Klicken Sie hierfür auf den Link des Einkaufswagens.
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Einkaufswagen genehmigen - Übersicht
Sie erhalten u.a. folgende Informationen
•
Wer hat den Einkaufswagen angelegt?
•
Wer hat den Einkaufswagen ggf. zusätzlich zu genehmigen?
•
Genehmigungsnotiz
•
Gesamtwert des Einkaufswagens
•
Anzahl der Positionen inkl. Nettopreise
•
Details (Lieferant, Positionsdaten, Kontierung, Notizen und Anlagen,
Lieferadresse) zu jeder Position des Einkaufswagens
•
…
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Einkaufswagen Positionsübersicht
Um in die Positionsdetails abzuspringen, klicken Sie entweder den Button „Details“
oder auf einen der Links (Lieferant, Beschreibung, Notizen, Anlagen,
Positionsstatus).
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Einkaufswagen Lieferant
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Einkaufswagen Positionsdaten
Ableitung der
Finanzposition
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Einkaufswagen Kontierung
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Einkaufswagen Lieferadresse
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Einkaufswagen Notizen und Anlagen
z.B. Angebote bei Freitext
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Einkaufswagen genehmigen / ablehnen
Abschließen der Genehmigungsentscheidung
Aufgabe sich zuordnen
Bei Ablehnung bitte immer
einen Grund erfassen
Genehmigen / Ablehnen pro Position
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4.
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Rechnungsprüfung
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Rechnungsprüfung
• Rechnungen werden weiterhin eingescannt und zentral bzw. dezentral erfasst
• Rechnerische Prüfung erfolgt systemisch in der Rechnungsstelle
1.
2.
3.
• Anordnung
Genehmigung Einkaufswagen
• Sachliche Prüfung
Erfassung Wareneingang
• Rechnerische Prüfung
Abgleich Bestellung, Wareneingang und Rechnung
• Bei Überstimmung sind keine weiteren Bearbeitungsschritte durch Fachbereich
notwendig
• Die Rechnung ist automatisch zur Zahlung freigegeben
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Rechnungsprüfung
In folgenden Fällen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt und es sind weitere
Bearbeitungsschritte notwendig:
Preisabweichung
Sachliche Prüfung und Anordnungsprozess (entspricht dem alten Prozess)
Mengenabweichung
Bestelländerung durch Zentralen
Einkauf
Erfassung des Wareneingangs
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5.
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Weitere
Informationen
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Informationen zu UniKat
- Intranetseite (www.fu-berlin.de/sites/unikat)
Inhalte:
• Aktuelle Schulungsunterlagen
• FAQ-Liste
• Schulungstermine
• News
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Support-Struktur
First Level
Support
Second Level
Support
•
•
•
•
Vor Ort
Key-User
Kollegen
…
Clearingstelle
(alle Belange BIOS & UniKat)
Telefon: (030) 838-520 77
E-Mail: [email protected]
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Fragen?
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
und viel Spaß mit
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