機密檔案管理 臺北市政府秘書處 文書組 高瑾螢 課程大綱 相關法令與

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機密檔案管理
臺北市政府秘書處
文書組 高瑾螢
課程大綱
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相關法令與範圍
歸檔點收
立案編目
保管原則
檢調作業
解降密檢討與後續處置
清理作業
其他注意事項
相關法令與範圍
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主要適用法令
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國家機密保護法及其施行細則
檔案法
機密檔案管理辦法
文書處理手冊(捌、文書保密)
臺北市政府文書處理實施要點(拾、文書保密)
臺北市政府檔案管理作業要點
相關法令與範圍(續)
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機密文書分為以下兩種:
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國家機密:(國家機密保護法§2)
指為確保國家安全或利益而有保密之必要,對
政府機關持有或保管之資訊,經依本法核定機
密等級者。
一般公務機密:(文書處理手冊§51、文書處理實施要點§148)
指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,
依法令或契約有保密義務者。
機密檔案:(機密檔案管理辦法§2)
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指依法規定列為機密等級之檔案。
歸檔點收
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承辦人員
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應使用機密檔案專用封套封裝
封套上相關欄位應詳實填註
封套封口處應簽章,並得加註簽封日期
檔管人員
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檢視封套上應填註事項是否齊備,缺漏時應退
回補正,惟不得拆開封套。
確認無誤後,應於封套封面上註記點收日期或
蓋點收章。
機密檔案(□陳核□歸檔)專用封套
立案編目
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分類編案
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業務承辦人:
應就檔案涉及之業務內涵,依機關檔案分類表賦予適
當分類號
註:機密檔案不單獨列機密類目。
檔管人員:
應就封套上所載內容,依其案情關聯、性質相同或重
要之案件進行編案。
註:機密檔案不單獨編案
編目
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依封套上所載內容著錄
註:機密檔案目錄不予彙送
保管原則
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專人保管
與一般檔案分別存放
分級保管
備保險箱或其他安全防護箱櫃
人員、物品進出管制
複製原則
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絕對機密:不得複製。
國家機密:應經原核定機關或其上級機關有核定權
責人員以書面授權或核准。
一般公務機密:應經單位主管以上人員核准。
檢調作業-檢調類別
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機關內部借調
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檢調方式:線上申請填具調案單
核定層級:
極機密、國家機密:應經機關幕僚長以上核准
– 密、機密:業務承辦單位主管核准
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借調期限:
每次七天、期限屆滿得展延、至多可展延三次
– 展延三次後仍須使用時,應先歸還後再提出借調申請
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註:借出之檔案如有必要,得隨時催還
檢調作業-檢調類別
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機關間借調
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檢調方式:
書面申請,應註明借調期間、承辦單位名稱、
承辦人員姓名及有關聯絡資料。
核定層級:
經機關首長或其授權人核准
借調期限:
借調期限屆滿,如仍須使用,應提出展期申請,
註:借調之檔案,如有必要時,得隨時催還
檢調作業-檢調類別
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依法有權調用
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調用方式:
應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、
及有關聯絡資料
核定權責:
業務單位依來函簽辦,經權責長官核准後,
向檔案管理單位辦理調卷,並負稽催之責
例:監察法第26條
監察院為行使監察職權,得由監察委員持監察證或派員持調查證,
赴各機關部隊公私團體 調查檔案冊籍及其他有關文件,各該機
關部隊或團體主管人員及其他關係人員不得拒絕
檢調作業-注意事項
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機密檔案之提供
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傳遞過程
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應以書面告知機密等級及保密義務
極機密以上等級,應由調案人親至檔案管理單位簽收
注意安全維護,必要時加裝外封套
機密檔案之歸還
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用畢後應即歸還
調案人應在封套簽章後密封,並加註歸還日期
極機密以上等級,應由調案人親至檔案管理單位歸還
檔管人員應檢視封套是否密封
解降密檢討與後續處置
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業務單位主動辦理
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依有關法規或通知主動辦理解降密作業。
檔管人員配合事項
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已成就解密條件或未列解密條件者:
應定期清查彙編機密檔案目錄,送請業務單位
檢討
保密期限屆滿者:
由檔案管理單位會商業務單位辦理之
解降密檢討與後續處置(續)
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解密後續相關作業
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案卷封面及文件上原有機密等級以雙線劃除
於明顯處浮貼機密等級變更或註銷紀錄單。
目錄補正作業:
檔案解密後,應就檔案內容依實編目補正。
註:檔案解密後,應依一般檔案管理之。
清理作業
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屆滿保存年限之定期保存檔案
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完成解密程序,始可銷毀。
尚未解密者,應延長保存年限,不得銷毀。
永久保存檔案
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機密檔案屆臨移轉年限,移轉前應先辦理解降密
之檢討,經檢討仍維持機密者,仍應辦理移轉。
其他注意事項
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人員調離職或職務移交
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應列冊點交機關首長指定人員或檔案單位主管
密件與普通件併案歸檔
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以密件檔案管理之
課程結束
謝謝指教
秘書處文書組
2725-6103

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