Lo Nuevo en Outlook 2010 - Sistema Universitario Ana G. Méndez

Report
Proyecto de Productividad
Outlook Exchange
Vicepresidencia de Recursos Humanos
OCIT
Informática y Telecomunicaciones en cada Institución
Octubre 2011
Derechos de Autor 2011. Sistema Universitario Ana G. Méndez. Derechos Reservados
Agenda
• Introducción
• Estrategia de Capacitación
• Lo Nuevo en Outlook 2010
• Consejos Prácticos
• Preguntas Frecuentes
Introducción
• Outlook es el mecanismo de
comunicación
electrónica
mas
importante que existe en el SUAGM.
• Herramienta de productividad.
Estrategia de Capacitación
• Al ser este un sistema tan
importante, nace la necesidad de
crear conciencia en nuestros
asociados acerca de su correcta
utilización.
Estrategia de Capacitación
• Proveer a nuestros asociados
herramientas
necesarias
capacitación, tales como:
las
de
– Orientaciones
– Talleres Prácticos
– Herramientas auto asistidas a través del
mecanismo de Preguntas Frecuentes
(FAQ) en el Web.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• Ribbon expandido con capacidad para ser reorganizado.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• Mejor administración de mensajes con
agrupación por tema. Lo anterior permite hacer
un tracking de la conversación.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• La opción de Ignore: permite ignorar una
conversación y automáticamente enviarla a los
deleted items.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• La opción de Clean Up: permite borrar todos los
mensajes anteriores en una conversación y
dejar el último mensaje que contiene toda la
historia.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• Incorporación de la herramienta de Quick Steps
que le permite crear sus propios botones de
acciones.
• El meeting reply le permite crear una citación
basada en los contactos recibidos en un e-mail.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• El Instant Search: le permite buscar mas rápido
un mensaje por sender, subject keywords y otra
información como anejos.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• Los mail tips: permiten saber, al añadir el
nombre de la persona, si la misma se encuentra
fuera. Esto siempre y cuando la otra persona
tenga activado en out of office reply.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• Si no se ha colocado subject, el sistema
despliega una alerta:
Lo Nuevo en Outlook 2010
• La opción de auto complete: permite completar
el e-mail de un contacto colocando una porción
del mismo.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• La opción de resize: permite disminuir el
tamaño de las imágenes en un atachment
antes de enviarlas.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• La opción de Screenshot: permite capturar una
parte o la totalidad de la imágen de su
computadora (print screen).
Lo Nuevo en Outlook 2010
• El Meeting Suggestions: permite
realizar un análisis de la
disponibilidad de los invitados y
recomendar el mejor momento
para citar.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• El calendar group: permite
analizar el calendario de un
grupo de colegas al mismo
tiempo.
Lo Nuevo en Outlook 2010
• El Zoom in Zoom out: permite ampliar o reducir
la vista de un mensaje o calendario.
• El Mail Box Cleanup: permite el mantenimiento
del espacio ocupado en el servidor
Consejos Prácticos
1. Espacio:
a. Verifique regularmente cuánto espacio tiene y cuanto
espacio le falta para que complete su cuota.
b. Pase a un personal folder todos aquellos mensajes
que quiere guardar como evidencia o elimine aquellos
que no desea tener en el inbox o en el sent items.
c. Recuerde vaciar la carpeta de Deleted Items.
d. Siempre verifique el tamaño del documento
(atachment) que desee enviar, este no debe exceder
los 20 Mb.
e. Los Personal Folders tienen una capacidad de 1
Gigabyte (No exceda este espacio).
Consejos Prácticos
2. Formato:
a. No se recomienda enviar mensajes con fondos
(background) o fotos.
b. No escriba en letras mayúsculas (se interpreta como si
estuviera gritando).
c. No escriba en letra roja (Se interpreta como si
estuviera molesto).
d. Sea bien cuidadoso con el lenguaje que utiliza a la hora
de redactar un e-mail.
e. Al enviar correos masivos, siga las instrucciones de la
Oficina de Comunicaciones del Presidente
Consejos Prácticos
2. Formato:
f. Utilice la mejor estrategia cuando quiera incluir print
screens en el contenido de su mensaje.
g. Al firmar un mensaje, utilice formatos formales (evite
logos que excedan un tamaño razonable, no coloque
mensajes debajo de su firma que puedan incomodar
a otros (ejemplo: política, religión)
h. Coloque siempre un subject a cada mensaje. Esto le
ayudará en el futuro a buscar más rápidamente sin
necesidad de buscar en el contenido de un mensaje.
Consejos Prácticos
3. Citaciones:
a. Antes de citar a una reunión, verifique si la persona a
la cual está citando tiene disponibilidad. Hay una
manera sencilla de verificarlo en Outlook (scheduling)
b. Si el lugar tiene una asignación en el Outlook, inclúyala
en su citación. De la misma forma puede verificar la
disponibilidad.
c. Si es posible, incluya una breve descripción de la
reunión y una agenda con los temas que se discutirán.
Esto será de gran beneficio para que sus invitados
vengan preparados a la reunión.
Consejos Prácticos
4. Conexión:
a. Asegurarse que el área donde está, tiene Internet.
b. Si está utilizando el correo a través del Web (OWA),
asegúrese que ingresa a la dirección correcta. Si tiene
dudas, vaya directamente a la página principal del
SUAGM / Enlaces Rápidos / Buzón de Asociados.
c. Recuerde que el correo electrónico externo solo es un
medio para verificar sus correos y sus reuniones. No
tiene la misma capacidad para realizar las funciones
como si estuviera en su oficina.
(ej.: Los personal folders (outlook data files) no
aparecen en OWA 2010).
Consejos Prácticos
5. Cuenta de Acceso y Otros:
a. Si va a cambiar su Password recuerde escoger
contraseñas con cierto grado de dificultar. Ejemplo: 6
caracteres o mas, combinación de minúsculas y
mayúsculas, números y caracteres especiales.
b. Para apoyo en caso de problemas con su Outlook llame
al Help Desk 787-751-0178 ext. 7487 y marque la
opción #3.
FAQ Outlook 2010
Como Usarlo?
Copyright 2011 © Sistema Universitario Ana G. Méndez
¿Donde encuentro el FAQ?
• Visite www.suagm.edu
• Seleccione Administración Central
– Recursos Humanos
¿Donde encuentro el FAQ?
• Seleccione del submenú
– Capacitación y Desarrollo
¿Donde encuentro el FAQ?
• Seleccione de la lista de enlaces
– FAQ Outlook 2010
¿Como Funciona?
• Seleccione de la lista, para ver todas las
preguntas frecuentes relacionadas a un tema
en particular.
¿Como Funciona?
• Luego seleccione el botón de Buscar.
¿Como Funciona?
• Aparecerá la lista de todas las preguntas
frecuentes según el tema que escogió.
• Haga clic sobre el tema para ver el documento
¿Como Funciona?
• El documento aparecerá en formato PDF. Podrá
imprimirlo y guardarlo como referencia.
Para ver el documento, necesita tener instalado en su PC Adobe Acrobat Reader.
¿Como Funciona?
• Seleccione “BUSQUEDA POR PALABRA CLAVE”,
esta opción le permitirá escribir una palabra
clave y buscar todos los documentos que
contengan esa palabra.
¿Como Funciona?
• Borre el signo de “%” e ingrese la palabra clave
por la que desea realizar la búsqueda
El signo de “%” le buscara todos los documentos existentes en el FAQ
¿Como Funciona?
• Ejemplo: “Personal Folders”
Resultados
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Preguntas
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