Projekt MS Project

Report
Plánování projektů pomocí
MS Project
lektor Pavel Škvor
Cíle kurzu
 Hlavní cíl
 Osvojit si základní znalost problematiky plánování
projektů v programu MS Project
 Dílčí cíle
 Získat základní představu o problematice
projektového plánování a řízení
 Seznámit se s aplikací MS Project jako s
nástrojem pro plánování projektů
 Na praktických cvičeních si osvojit probíraná
témata
Obsah kurzu
 Úvod do teorie projektování
(základní pojmy, názvosloví)
 Vytváření projektů v prostředí MS Project

úkoly, vazby, zdroje, časová omezení,
kalendáře, náklady,…
 Ladění projektu

přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza
nákladů, …
 Případová studie
Osnova kurzu
 Rozsah 1 den




Úvod do teorie projektového plánování a
řízení
Proniknutí do práce s úkoly a termíny
Zvládnutí problematiky práce se zdroji a
náklady
Kontrola a ladění projektu
Agenda kurzu
 Předpokládané znalosti:


základní znalost ovládání prostředí
MS Windows
práce s MS Office
 Způsob výuky

interaktivní prezentace
 Administrativa

přestávky, apod.
 Představení
Vzájemné představení
 Vaše jméno + jak Vás oslovovat
 pracovní pozice - čím se zabýváte
 zkušenost s řízením projektů / MS Project
 očekávání od semináře
Projektové řízení
Minimum nutné teorie
Co je cílem plánování?
 „Plány nejsou vytvářeny proto, aby se
dodržely“
 Plánování je nutné proto, abychom věděli, co
je třeba udělat
 Plánování se využívá pro sestavení odhadů a
rozpočtu
 Plánování je zaměřeno na odstranění
nejistoty
 Plánování je nástrojem pro řízení
Aspekty plánování
 Plánování obecně zahrnuje aspekty jako:






cíle organizace
možné způsoby jejich realizace
vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti
výběr alternativ
způsob, kterým je vybraná alternativa
uskutečňována
rozvržení času a přidělení potřebných
prostředků
Strategické plánování
(dlouhodobé – řádově desítky let a více)
 definice strategických cílů organizace
 možné způsoby jejich dosažení
 vnější a vnitřní činitelé
 výběr alternativ
Taktické plánování
(střednědobé – řádově měsíce až roky)
 způsob, kterým je vybraná alternativa
uskutečňována
 přidělení potřebných zdrojů
 rozvržení času
Operativní plánování
(krátkodobé – řádově dny až měsíce)
 evidence volného času
 koordinace schůzek
Postup plánování
 Strategické plánování definuje potřebné projekty.
 Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním,
kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly.
 Řešení každodenních problémů je věcí operativního
plánování.
 Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je
zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích
činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a
rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí
činnosti.
plánování projektů
=
taktické plánování
MS Project je nástroj určený k taktickému
plánování
Co je to projekt?
 „Projekt je dobře definovaná posloupnost
činností, která má určen začátek a konec, je
zaměřena na dosažení nejistého cíle a je
uskutečňována pomocí zdrojů – lidí,
prostředků“
 „Projekt je specifická nerutinní akce, která
proto vyžaduje plánování.“
 „Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje
plánování.“
Elementy plánu projektu
 tasks (úkoly)


vyžadují čas a zdroje
specifickým typem úkolu je milestone (milník)
 resources (zdroje)

lidé, vybavení, místa, materiál, …
 assignments (přiřazení)

přiřazení zdrojů úkolům
Proces plánování projektu
 Vytvoření a uspořádání plánu projektu –






rozdělení plánové činnosti na jednodušší
elementy
Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy
Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do
projektu – odhad potřeb
Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání
se skutečnými možnostmi
Úpravy a ladění plánu
Řízení projektu - monitorování a trasování plánu
Tiskové výstupy a zprávy
Definice projektových cílů
 „Trojimperativ“ definuje projekt!
 Specifikace provedení
 Náklady (finanční rozpočet)
 Čas (časový plán)
 Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro
zadavatele nejdůležitější.
 Změní-li se libovolná z těchto podmínek,
ovlivní to minimálně jednu podmínku další.
 Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní
využít efektivnější zdroje.
Elementy plánování projektu
 Hierarchická struktura činností - WBS
 Časový harmonogram
 Zdroje projektu
 Plánování rozpočtu
 Rizika a rezervy
 Úpravy a ladění
WBS
 Work Breakdown Structure = hierarchická
struktura činností
 Slouží k rozdělování projektu do činností
 Má většinou formu diagramu/struktura
 Možno využít diagramy z MS Visio!
Proces řízení projektu
 Definování
 Definování projektových cílů
 Naplánování
 Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu
 Vedení
 Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů
(práce bude vykonávána včas a efektivně)
 Sledování (monitorování) + aktualizace plánu
 Kontrola stavu, odchylky + korekce
 Ukončení
 Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření
všech prací na projektu.
Techniky zobrazení plánu
 atomy: tasks + resources + assignments
 Gantt Charts (Ganttovy diagramy)

podle Henryho Gantta
(původně nazývány sloupcové grafy)
 PERT Diagramy (síťové diagramy)

Program Evaluation Review Technique;
vyvinuta na zakázku pro armádu
 MS Project používá upravené varianty těchto
obecných technik
Plánování podle Gantta
vazba
A
B
začátek
konec
čas
úkol
Plánování podle PERT
délka
číslo
vazba
A
12
4d
10.3.2000 8:00 13.3.2000 17:00
B
začátek
13
2d
14.3.2000 8:00 15.3.2000 17:00
konec
úkol
CPM
 CPM (Critical Path Method) je metoda k
hledání kritické cesty v grafu.
 Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta
mezi začátkem a koncem grafu.
 Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na
kritické cestě. Změna doby trvání kritického
úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.
MS Project
Nástroj pro podporu plánování a řízení
projektů
Možnosti MS Project
 sada nástrojů pro




vytváření, zobrazování a trasování plánů
projektů
sledování nákladů, využití zdrojů a času
podporu komunikace v projektu
vyhodnocení a analýzu projektu
 modifikovatelný vzhled
 otevřený produkt (makra ve Visual Basic)
MS Project: Lekce 1
Základy ovládání
Základy ovládání MS Project
 spuštění MS Project
 význam prvků okna MS Project
 jak získat nápovědu
 použití šablon
 ukončení MS Project
Práce se zobrazeními
 zobrazení je způsob prezentace projektových
dat
 pro každý druh práce na projektu
potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení
 každé zobrazení prezentuje stejná data
(úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru
MS Project: Lekce 2
Příprava projektového souboru
Nastavení souboru projektu
 založení nového projektu
 Vložení základních informací o projektu


informace o souboru
informace o projektu
 vložení dalších informací o projektu


nastavení implicitních voleb
nastavení pracovní doby
 uložení projektového souboru
Vložení informací o souboru
 SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI
 zde je možné vyplnit příslušná pole
informacemi o projektu






Název
Předmět
Autor
Manažer
Komentář
...
Vložení informací o projektu
 PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
 Jak budeme náš projekt plánovat?


od začátku
od konce
 Vyberte v položce Plánovat od jak má být
projekt plánován
 Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum
dokončení projektu
 Nakonec vyberte Kalendář projektu
Nastavení implicitních voleb
 SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ


Formát data
Formát měny



...
počet desetinných míst
symbol měny
Změna pracovních dní a pracovní
doby
 PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT
PRAC.DOBU
 Zvolte požadovaný kalendář
 Vyberte dny které chcete změnit


Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod.
Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin
 a nastavte
 Použít výchozí
 Mimopracovní (nepracovní) čas
 Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)
Uložení souboru
 ruční uložení

Soubor/Uložit jako (../Uložit)
 nastavení automatického ukládání

Soubor/Možnosti/Ukládání
MS Project – uložené informace
 Informace ukládané o plánu projektu:
 Projektová data



seznam úkolů (tasks)
seznam zdrojů (resources)
seznam přiřazení zdrojů k úkolům
(assignments)
 Projektové nástroje

kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...
(Soubor/Organizátor)
MS Project: Lekce 3
Základní práce s úkoly
Základní práce s úkoly
 Vložení úkolu
 Přidání poznámky k úkolu
 Odstranění úkolu
 Přesun úkolu
Vložení úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který
chcete nový úkol vložit
 do příslušného sloupce zadejte Název úkolu
 ENTER (+automaticky se doplní další
informace k úkolu)
Přidání poznámky k úkolu
 Poklepejte dvakrát na úkol


Informace o úkolu / Poznámky
Zapište text poznámky (může být i
formátovaný)
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v
prvním sloupci („i“ - Ukazatele)
Odstranění úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit
 klávesa Delete
Přesun úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Kliknutím na pole s identifikačním číslem
vyberte úkol, který chcete přesunout
 Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol
přesouvat
 Metodou „Drag and Drop“ přesuňte úkol
(čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)
MS Project: Lekce 4
Osnova projektu
Osnova projektu (Outline)
 Co je to osnova?
 Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů
 Zobrazování/skrývání podřízených úkolů
 Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol
projektu
Práce s osnovou
 Vytvoření osnovy – seskupování úkolů

Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu
 skrytí/zobrazení dílčích úkolů

ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA
 doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu
projektu

NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT /
ZOBRAZIT ČI SKRÝT
Další možnosti práce s úkoly
 Změna doby trvání úkolu (Duration)
 Změna úkolu na milník (Milestone)
 Vytvoření opakovaného úkolu
(Recurring Task)
MS Project: Lekce 5
Zahrnutí času do projektu
Zanesení času do úkolů
 časové jednotky pro plánování úkolů
 doplnění plánu o milníky
 závislosti mezi úkoly - Propojení
 výchozí časy zahájení/dokončení
 konečné termíny
 omezení úkolů
 použití různých kalendářů
Jednotky pro plánování doby trvání
 SOUBOR / MOŽNOSTI / PLÁN
 pracovní jednotky - plánované dle pracovní
doby:





minuta „m“
hodina „h“
den „d“ (1d=8h)
týden „t“ (w) (1t=40h)
měsíc „měs“ (mo) (1měs/mo=20d)
Milníky
 důležité momenty v plánu
 vytvoření milníku


vložit úkol s nulovou dobou trvání
ÚKOL / VLOŽIT / MILNÍK
 vytvoření milníku s nenulovou dobou trvání


vložit úkol s nenulovou dobou trvání
nastavit úkol jako milník

Informace o úkolu / Upřesnit / Označit úkol jako
milník
MS Project: Lekce 6
Závislosti mezi úkoly
Závislosti mezi úkoly
 Co jsou to Propojení (Links)?
 vytvoření Propojení mezi úkoly
 zrušení Propojení mezi úkoly
 úpravy Propojení mezi úkoly
 nastavení prodlev a typů Propojení
Propojení úkolů
 časovou návaznost dvou úkolů definuje jejich
vzájemné propojení – způsob jakým jeden
úkol ovlivňuje druhý


úkol ovlivňující (řídící) je nazýván předchůdce
ovlivňovaný úkol (závislý) je nazýván
následník
 propojení určuje, za jaké podmínky může
následník začít nebo skončit ve vztahu ke
svému předchůdci
Typy vazeb
 FS (Finish-Start) - základní typ vazby
 dokončení předchůdce rozhoduje o zahájení
následníka
 SS (Start-Start)
 zahájení předchůdce rozhoduje o zahájení následníka
 FF (Finish-Finish)
 dokončení předchůdce rozhoduje o dokončení
následníka
 SF (Start-Finish)
 zahájení předchůdce rozhoduje o dokončení
následníka
Vytvoření vazby mezi úkoly
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 V tabulce vyberte dva nebo více úkolů, které
se mají propojit
(při nesouvislém výběru více úkolů je nutno
držet stisknutý Ctrl)

ÚKOL / PLÁN / PROPOJIT ÚKOLY
Zrušení propojení mezi úkoly
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 v tabulce vyberte úkoly, které chcete rozpojit

ÚKOL / PLÁN / ROZPOJIT ÚKOLY
Uspořádání úkolů v projektu
 Změna typu propojení (Task type) mezi úkoly
 Přidání Náskoku (Lead) a Prodlevy (Lag) do
rozvrhu úkolů
 Nastavení Omezení úkolu (Constraint type)
Změna vazby mezi úkoly
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Poklepejte dvakrát na vazbu mezi úlohami –
otevře se formulář Závislost mezi úkoly
 V okénku Type vyberte požadovaný typ
propojení (FS, SS, FF, SF)
Náskok a Prodleva
Prodleva (lag) – Př.: druhá malba
může začít až řádně uschne první
(zadá se např. jako Prodleva 2ed)
Náskok (lead) – Př.: podlaha se může začít pokládat když je
topení z 50% hotovo (zadá se jako Prodleva –50%)
Přidání Náskoku a Prodlevy
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 dvakrát klikněte na úkol


Informace o úkolu / Předchůdci
v políčku Prodleva vyplňte „Náskok“ (zápornou
hodnotu) nebo „Prodlevu“ (kladnou hodnotu)
doby trvání nebo prodlevy nebo jako procenta
z trvání předchozího úkolu
Jednotky doby prodlevy
 „uplynulé“(elapsed)
- plánované bez ohledu na pracovní dobu:





minuta „um“ (em)
hodina „uh“ (eh)
den „ud“ (ed) (1ud=24uh)
týden „ut“ (ew) (1ut=7ud)
měsíc „uměs“ (emo) (1uměs=30ud)
 nepoužívat pro úkoly s naplánovanými
pracovními zdroji !!
MS Project: Lekce 7
Omezení úkolů
Varianty časových omezení úkolu
 Konečný termín úkolu (Deadline)
 Typ omezení úkolu (Constraint type)
 Kalendář úkolu (Task Calendar)
Nastavení konečných termínů
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 dvakrát klikněte na úkol
 Informace o úkolu / Upřesnit
 Konečný termín
 zadejte Konečný termín
 pouze zobrazuje výstrahu při překročení
zadaného data
 nedochází k přeplánování úkolu
Nastavení časových omezení úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 dvakrát klikněte na úkol
 Informace o úkolu / Upřesnit
 Typ omezení úkolu
 v políčku Typ omezení vyberte ze seznamu
 pokud jste nevybrali pružný typ omezení, vyplňte
ještě Datum omezení
 přímo ovlivňuje plánování úkolu
 nastaví zahájení/dokončení úkolu na zvolené
datum
Omezení úkolu (Constraint type)
 Co nejdříve – zahájit úkol co nejdříve
 Co nejpozději – zahájit úkol co nejpozději
 Dokončit po – ukončit úkol až po uved. datu
 Dokončit před – ukončit úkol před uved. datem
 Musí být dokončen – ukončit úkol k uved. datu
 Musí být zahájen – zahájit úkol k uved. datu
 Zahájit po – zahájit úkol až po uvedeném datu
 Zahájit před – zahájit úkol před uvedeným datem
Použití omezení úkolů
 Pružné (výchozí nastavení - nekonfliktní)

Co nejdříve/nejpozději
 Omezené (konfliktní dle použití)


Zahájit/Dokončit před dnem
Zahájit/Dokončit po dni
 Pevné (vždy konfliktní - vyhýbat se !!)

Musí být zahájen/dokončen
Základní práce s kalendáři
 ve výchozím nastavení obsahuje MS Project
tyto tři Základní kalendáře:

Standardní, „Noční směna“ a „24 hodin“
 vytvoření nového Základního kalendáře
 PROJEKT / ZMĚNIT PRACOVNÍ DOBU
 práce s organizátorem
 SOUBOR / ORGANIZÁTOR



přejmenování kalendáře
odstranění kalendáře
kopírování kalendáře do jiných souborů
Použití Kalendáře úkolu
 implicitně se všechny úkoly řídí kalendářem
projektu

PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
 pokud chceme úkol plánovat dle specifické
pracovní doby, je třeba nejprve vytvořit nový
Základní kalendář
 přiřazení Základního kalendáře úkolu
 ÚKOL / VLASTNOSTI / INFORMACE /
UPŘESNIT
MS Project: Lekce 8
Opakované úkoly
Vytvoření opakovaného úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Vyberte úkol, před který se má opakovaný úkol
vložit
 ÚKOL / VLOŽIT / OPAKOVANÝ ÚKOL




vyplňte Název úkolu a Dobu trvání
v části Způsob opakování vyberte interval
opakování v souvislosti se zvoleným Kalendářem
podle intervalu potom zvolte frekvenci opakování
nakonec určete Rozsah opakování zadáním dat
Zahájení a Konce nebo Počtu výskytů
Další k opakovaným úkolům
 vytvoření opakovaného úkolu
 způsob opakování


vybraný den určuje konkrétní výskyt úkolu
rozsah (začátek/konec, počet výskytů)


určuje počet výskytů opak.úkolu
hodina u začátku určuje hodinu zahájení úkolu
 úprava opakovaného úkolu
 poklepat na opakovaný úkol
 změnit nastavení
MS Project: Tipy
Užitečné tipy k plánování
Přizpůsobení zobrazených údajů
 ZOBRAZENÍ / DATA
 Zvýraznění
 připravené Filtry
 Seskupování
 automatické filtry
 „zobáček“ v názvu sloupce tabulky
MS Project: Lekce 9
Práce se zdroji
Práce se zdroji
 typy zdrojů
 vytvoření seznamu zdrojů
 přiřazení zdroje k úkolu
 odebrání zdroje z úkolu
Typy zdrojů
 pracovní (jednotky / procenta)


vykonávají práci na úkolech
sledujeme vytížení a pracovní dobu
 materiálové (jednotky)


položky používané při práci na úkolu
sledujeme pouze počet použitých jednotek
 náklady

obecné náklady – poplatky apod.
Vytvoření seznamu zdrojů
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE
 do sloupce Název zdroje zadejte Název zdroje
 takto vytvořte seznam zdrojů, které máte pro
projekt k dispozici nebo předpokládáte, že je
budete potřebovat
Doplnění dalších informací o zdrojích
 ZDROJ / ZOBRAZENÍ / SEZNAM ZDROJŮ
 vyplňte další klíčové informace:

Typ zdroje
 pracovní zdroje

Kalendář, Max.počet
 materiálové zdroje

Popisek (použitá jednotka)
Přiřazení zdroje k úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)

vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
 ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE


ve sloupci Název vyberte zdroj který chcete k
úkolu přiřadit a zapište počet Jednotek
stiskněte tlačítko Přiřadit nebo Enter
 vyberte jiný úkol a pokračujte v přiřazování
Odebrání zdroje z úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)

vyberte úkol ke kterému chcete zdroj přiřadit
 ZDROJ / PŘIŘADIT ZDROJE



ve sloupci Název vyberte zdroj, který chcete
odebrat nebo nahradit
stiskněte tlačítko Odebrat nebo Nahradit
v případě Nahrazení vyberte zdroj, kterým
nahrazovaný zdroj nahradíte
MS Project: Lekce 10
Výpočet množství práce na projektu
Práce na projektu
 přiřazováním zdrojů k úkolům vytváříme tzv.
přiřazení (assignments)
 každé přiřazení má řadu vlastností
 mezi hlavní z nich patří práce (work)
 ve výpočtu Práce hrají klíčové role hodnoty
Doby trvání a Jednotky přiřazených zdrojů
práce (čh) = jednotky(č) * doba trvání(h)
h – hodina
č – člověk
čh – „člověkohodina“
Typy úkolů
 při přepočítávání hodnot úkolu vždy jednu
hodnotu zadáváte, druhá je fixována (nastavena
jako Pevná) a zbývající dopočítává MS Project
 z výše uvedeného vyplývají tyto tři typu úkolů:
 pevná Práce – měníte jednotky či dobu, celkový
objem práce na úkolu se nebude měnit
 pevné Jednotky – měníte práci či dobu, nebude se
měnit počet jednotek zdroje přiřazených k úkolu
 pevná Doba trvání – měníte jednotky či práci,
doba trvání úkolu se nebude měnit
Práce řízená úsilím (Effort driven)
 každý z úkolů také může či nemusí být
„řízený úsilím“
 tato volba se projeví pouze v momentu
přiřazení/odebrání nového zdroje, nikoli při
přepočítávání hodnot již přiřazených zdrojů


pokud úkol je řízený úsilím, budou hodnoty
přiřazených zdrojů při změnách přiřazení
přepočítávány
pokud úkol není řízený úsilím, dojde ke
změnám přiřazení zdrojů bez přepočítání
stávajících hodnot
Řízení práce zdroje na úkolu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 v tabulce Ganttova diagramu vyberte úkol
 ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI


kliknutím myší vyberte spodní část pohledu
(Formulář úkolů)
zde se provádí změny Typu úkolu, Řízení
úsilím a Přiřazení zdrojů
MS Project: Lekce 11
Pracovní doba a kalendáře
Kalendáře
 MS Project rozeznává celkem tři typy
kalendářů:



kalendář projektu
(výchozí kalendář pro všechny úkoly)
kalendář úkolů
(každý úkol může mít specifický kalendář)
kalendář zdroje - každému zdroji lze


přiřadit specifický kalendář
upravovat pracovní dobu přiřazeného kalendáře
Pracovní doba úkolů
 úkoly se přestávají plánovat dle Kalendáře
projektu (výchozí nastavení) pokud:


přiřadíme úkolům zdroje – úkoly se začnou
plánovat dle pracovní doby jednotlivých zdrojů
přiřadíme úkolům specifické kalendáře
- 2 varianty:


plánovat dle kalendáře úkolu a respektovat
kalendáře zdrojů
plánovat dle kalendáře úkolu a ignorovat
kalendáře zdrojů
Přiřazení kalendáře ke zdroji
 (SEZNAM ZDROJŮ)
 vyberte zdroj, kterému chcete zaměnit
Základní kalendář
 ve sloupci Základní kalendář vyberte
kalendář, jehož pracovní doba se stane
výchozí pro daný zdroj
Změna pracovní doby zdroje
 poklikejte myší na zdroj
 ZDROJ / VLASTNOSTI / INFORMACE

změňte pracovní dny a pracovní dobu
 PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT
PRACOVNÍ DOBU


v políčku Pro kalendář vyberte zdroj pro který
chcete měnit nastavení pracovní doby
změňte pracovní dny a pracovní dobu
MS Project: Lekce 12
Doplnění nákladů
Typy nákladů
 pevné náklady

pevné náklady na úkol - náklady počítané na
úkol bez ohledu na dobu trvání úkolu
(zadávané přímo jako Pevný náklad úkolu
nebo jako Nákladový zdroj)
 variabilní náklady


náklady na zdroje – vypočtené dle přiřazených
jednotek, vztažené na jednotku doby trvání
nebo zdroje
náklady za použití zdroje
Přiřazení pevných nákladů úkolům
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Náklady


do pole Pevné náklady zapište fixní náklady
úkolu
pole Nabíhání pevných nákladů udává
cashflow
(kdy bude náklad při realizaci projektu
započítán)
Doplnění výchozích nákladů zdrojů
 (SEZNAM ZDROJŮ)
 ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / Zadávání
 doplňte pole tabulky výchozími informacemi o
nákladech zdrojů
Doplnění speciálních sazeb zdrojů
 (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)
 PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Náklady
 PŘIDAT NOVÝ SLOUPEC – Tabulka
nákladových sazeb
 poklepejte na zdroj

Informace o zdroji / záložka Náklady
 doplňte pole jednotlivých tabulek B až E
specifickými informacemi o nákladech

slouží pro nastavení speciálních sazeb zdrojů
Přiřazení sazeb zdrojů úkolům
 (POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ)
 poklepejte na úkol
 INFORMACE O PŘIŘAZENÍ / OBECNÉ

vyberte v poli Tabulka nákladových sazeb
odpovídající písmeno
(slouží pro odlišení sazeb zdrojů pro různé
úkoly)
Zobrazení celkových nákladů
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 zobrazte tabulku Nákladů


ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / NÁKLADY
sloupec Celkové náklady
MS Project: Lekce 13
Úpravy a ladění plánu
Kontrola a ladění plánu
 kontrola vazeb mezi úkoly
 identifikace kritické cesty
 vyhledání časových rezerv
 přezkoušení omezení úkolů
 vyhledání přetížených zdrojů
Kontrola vazeb mezi úkoly
 (GANTTŮV DIAGRAM, SÍŤOVÝ DIAGRAM)
 ÚKOL / VLASTNOSTI / PODROBNOSTI
 vyberte spodní část okna

NÁSTROJE FORMULÁŘE ÚKOLŮ /
PODROBNOSTI / PŘEDCHŮDCI A
NÁSLEDNÍCI
 zkontrolujte všechny vazby mezi úkoly a
návaznosti v projektu
Identifikace kritické cesty
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 Formátujte diagram

NÁSTROJE GANTTOVA DIAGRAMU /
STYLY PRUHŮ / KRITICKÉ ÚKOLY
Vyhledání časových rezerv projektu
 (GANTTŮV DIAGRAM)
 ZOBRAZENÍ / DATA / TABULKY / PLÁN
 posuňte tabulku tak, aby byly vidět sloupce


Volná časová rezerva (Free Slack)
– o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím byl
ovlivněn jiný úkol
Celková časová rezerva (Total Slack)
– o kolik se může úkol zpozdit, aniž by tím
byla ovlivněna doba trvání celého projektu
Přezkoušení omezení úkolů
 VIEW (ZOBRAZIT) | TABLE | MORE TABLES
(DALŠÍ TABULKY) | CONSTRAINT DATES
(DATA OMEZENÍ)
 zkontrolujte zda jsou omezení všech úkolů
nastavena správně
MS Project: Lekce 14
Řešení přetížení zdrojů
Příčiny přetížení zdrojů
 na jeden úkol byl přiřazen větší počet
jednotek zdroje, než máme celkově k
dispozici (Max.jednotek)
 zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících
souběžně a součet přiřazených jednotek
zdroje je větší než max.počet jednotek, které
máme k dispozici
 jiné příčiny – chyby při zadání apod.
Kdy řešit přetížení zdrojů
 na jeden úkol byl přiřazen větší počet jednotek
zdroje, než máme celkově k dispozici

je třeba kontrola přiřazení a přetížení řešit vždy
 zdroj byl přiřazen na více úkolů běžících
souběžně a součet přiřazených jednotek zdroje
je větší než počet jednotek, které máme celkově
k dispozici

přetížení je třeba vyrovnat, pouze pokud množství
práce přidělené zdroji překračuje množství
pracovní doby dostupné pro zvolenou časovou
jednotku
 jiné speciální příčiny – chyby při zadání apod.
 třeba řešit individuálně
Kontrola přiřazených jednotek
 (SEZNAM ZDROJŮ)
 ZDROJ / PODROBNOSTI
 vybrat spodní část okna

FORMÁT / PODROBNOSTI / PRÁCE
 kontrola sloupce Maximálně jednotek a počtu
jednotek přiřazených na úkolu
Vyhledání přetížených zdrojů
 (POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ)
 ZDROJ / VYROVNÁNÍ / DALŠÍ PŘETÍŽENÍ

vyhledá v plánu nejbližší místo s přetíženým
zdrojem
Řešení přetížení zdrojů
 automaticky – pomocí nástroje Vyrovnání

odsunutím nebo rozdělením úkolů
 ZDROJ / VYROVNÁNÍ



/ VYROVNAT VÝBĚR
/ VYROVNAT ZDROJ
/ VYROVNAT VŠE
Nastavení Možností vyrovnávání
 ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI
VYROVNÁVÁNÍ





určete s jakou podrobností chcete přetížení v
projektu hledat
(Minutu po minutě až Měsíc po měsíci)
nastavte rozsah vyrovnání - Celý projekt,
Od/Do
vyberte Automaticky nebo Ručně
pokud jste vybrali Automaticky, stiskněte OK
pokud Ručně, stiskněte Vyrovnat vše
Možnosti vyrovnávání – detaily
 ZDROJ / VYROVNÁNÍ / MOŽNOSTI
VYROVNÁVÁNÍ
 Pořadí vyrovnání

možnost řídit vyrovnání Prioritou úkolu
 Vyrovnat pouze v rámci časové rezervy
 dojde k vyrovnání pouze nekritických úkolů
 Vyrovnání může změnit jednotlivá přiřazení úkolu
 jednotlivé zdroje jsou na sobě nezávislé
 Vyrovnání může rozdělit zbývající práci
 práce na úkolu může být přerušena
Jiná řešení přetížení - manuální
 odebrání zdroje z úkolu
 nahrazení zdroje na úkolu
 přidání zpoždění zdroje nebo úkolu
 změna naplánování úkolů
(přesunutí, změna závislostí a omezení)
 ruční rozdělení úkolu
 změna rozvrhu práce
MS Project: Lekce 15
Řízení projektu
Řízení projektu
 rozdělení úkolů
 nastavení směrného plánu
 zahájení projektu
 sledování a aktualizace projektu
 ukončení projektu
 tiskové výstupy a sestavy
Nastavení směrného plánu
 směrný plán (baseline)

ideální průběh projektu dosažený plánováním
 PROJEKT / PLÁN / NASTAVIT SMĚRNÝ
PLÁN

možnost nastavit/vymazat směrný plán
Sledování projektu - nastavení
 (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)
 šedivé pruhy ukazují nastavený Směrný plán
 nastavte Datum stavu
(datum ke kterému vyhodnocujete a aktualizujete projekt)
 PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU
 PROJEKT / STAV / DATUM STAVU
 klik pravým tl.myši v Gantt.diagramu
 záložka Data a intervaly – volba Aktuální ukazatel
průběhu - Zobrazit
Sledování a aktualizace projektu
 (SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM)
 ÚKOL / PLÁN
 podle skutečných informací o průběhu projektu
označujte pomocí tlačítek s procenty aktuální stav
splnění úkolů
 pokud úkol probíhá jinak, než bylo naplánováno,
použijete tlačítko Aktualizovat úkoly
 ÚKOL / ÚKOLY
 pokud je třeba posuňte úkoly tlačítkem Přesunout
 Dalším užitečným zobrazením je Kalendář
MS Project: Lekce 16
Tiskové výstupy
Tiskové výstupy a sestavy
 každý pohled lze vytisknout
(přístup WISIWIG – co vidím, to dostanu)
 před tiskem je doporučeno zkontrolovat tisk pomocí
Náhledu (Print Preview)



vyberte pohled, který chcete vytisknout
SOUBOR / TISK
nastavte hodnoty tisku - vlevo od Náhledu
(Nastavení, Vzhled stránky)
 další tiskové sestavy
ZOBRAZENÍ / SESTAVY

similar documents