Gestion Documen toridades-042014-ver2

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El conocimiento y la información está en las personas y la
forma de trasmitir ese conocimiento es a través de
conversaciones y documentos.
http://papelesdeinteligencia.com/reflexiones-personales-a-cerca-de-la-gestion-del-conocimiento-y-la-frustracion-de-innovar/
Gestión documental
o Gestión del
Conocimiento
Explicito
“La gestión documental (GD)asegura de manera
sistematizada la creación, organización,
administración, conservación y eliminación de
documentos.
El objetivo de la “GD” es proteger los intereses
operacionales legales, financieros y
administrar el conocimiento y la memoria
i n s t i t u c i o n a l ” . (UNESCO (2008). Manual de Gestión Documental)
¿Donde está el Conocimiento explicito en CIREN?
¿Y Qué parte del CE se encuentra en Cedoc?
En Cedoc Público acceso
Público
Web, Visualizadores de mapas , SIT
Programas de otras Gerencias

Publicaciones , Estudios e
Informes Ciren y no CIREN,
Atlas, Memorias, Folletos,
(Impreso ,digital)
Colecciones digitales (7)
¿Donde está el Conocimiento explicito en CIREN, de
acceso solo interno?
En Cedoc y Archivo
En otras Gerencias

Mapoteca/Fototeca

Originales Archivo técnico

Documentación de proyectos

Literatura gris: IA-IF-BD-Respaldos
SIG ,Ideas de proyectos, Minutas
reuniones técnicas, convenios,
manuales, productos información,
catálogo
Memorias, Actas
Con Catálogo Parte
metadata
Patrimonio
Vector y Raster
metadata
público en IDE
Características de los Recursos de información
Disponibles en CEDOC

Multitemática :


Recursos naturales, Medio ambiente, Sector silvoagropecuario,
Cartografía y sensores remotos, geología, geomorfología, Gestión
administrativa.
Formatos:

Impresos diferentes tamaños, formatos y calidad, necesario
transformar a digital

Formatos electrónicos
Nuestro Objetivo es …..
Crear servicios documentales para :
 Mejorar accesibilidad al conocimiento
TICs
 Difundir y transferir patrimonio intelectual y
conocimiento explicito – Democratización de la
información
 Servicio documental web 24/7
 Superar las barreras espacio-temporales de acceso a la
información.
 Conservar en medios digitales información relevante
para el estudio de los recursos naturales del país
(Patrimonio intelectual)
COMO LLEGAMOS A NUESTROS
USUARIOS?
Porque medio pueden acceder a nuestros
servicios
Gestión
de la
Información Y
Conocimiento
explicito
En Centro de
Documentación
Plataforma WEB
BIBLIOTECA
DIGITAL DE
RECURSOS
NATURALES CIREN
(Greenstone)
CATÁLOGO PÚBLICO EN
LÍNEA CEDOC (WinIsis)
• BD referenciales
• reserva de documentos
• Chat , Twitter, RSS,
encuestas
Difusión y
comunicación
de la Información
• CIREN- IREN
USUARIOS
INTERNOS Y
EXTERNOS
• REC.HIDRICOS – DGA
• CIREN DIFUSIÓN
• FOTOMOSAICOS
Acceso Interno
Acceso a la
información
Con valor agregado
• RIEGO Y DRENAJE CNR
• BOSQUE ESCLERÓFILO
• HUMEDALES
ALTOANDINOS
Creación de
Conocimiento,
innovación
ACCESIBILIDAD
Internet, Directo en Cedoc,
utilizando diferentes dispositivos
portátiles
•Bi-Digital on-line público
•Repositorio solo Intranet
Proceso de la Información en CEDOC
• Revisión , selección e inventario del material según colección donde se archivará.
• Asignación de ID único
Recepción de • Fuentes : donaciones a través de dirección, Gerencias, profesionales; directo desde
objetos de
otras bibliotecas, de CNR según convenio, Compra (eventual)
información
• Asignar responsable de digitalización y edición.
• Especificar características de digitalización según requerimientos de usuario
Conversión a • Archivo de material digitalizado y editado en servidor de respaldo del Cedoc
digital
(biblioteca en "192.10.10.3)
• Rescate de material para procesamiento (estantería o servidor)
• Bibliotecarios aplican metadata según normas y utilizando herramientas de control
Asignación
terminológico (descripción, resumen, palabras claves, descriptores geográficos)
de Metadata • Archivo en Interfaz del bibliotecario de la aplicación que se esta utilizando
Indización
Control Calidad ,
Publicación,
Difusión
• Revisión (control de calidad)
• Publicación en catálogo en línea, o Biblioteca Digital o Repositorio según sea el caso
• Difusión
Digitalización
y2
ETAPA
Edición
1
•Recepción material
de CNR
•Preparación física
Desempaste ,
limpieza
3
•Revisión
compaginación
2
Captura imágenes
Textos –mapasgráficos.
B/N, gris, Color
•Limpieza
archivos
imágenes.
TIFF /JPEG
•Insertar
imágenes de
tamaños mayores
5
•Nombre archivos
según inventario.
Desempaste
7
4
•Nombre ID único
•Carpetas/ Estudio
•subcarpetas/ Volumen
•miniatura portadas
/jpg de 60x84 pixeles
•Control calidad 1
•Edición imágenesPDF- OCR
•Correcciones, reescaneo
•Edición archivos
digitales – PDF-OCR
•Control calidad 2
6
Empaste/
Ingreso
colección física
Repositorio
Respaldo Archivos
•TIFF alta resolución
Archivos
•Carpetas PDF para cargar
a Interfaz de trabajo
TIFF finales
Proceso de Conversión a Digital en CEDOC
Repositorio del Conocimiento
Objetivo General
Implementar un servicio de
información integrado para capturar, almacenar,
indexar, preservar y redistribuir - en formato digital
la producción intelectual de CIREN
Objetivos específicos



Mejorar accesibilidad al conocimiento disponible en
CIREN .
Utilizar una herramienta que permita, conservar,
difundir y transferir el patrimonio y conocimiento
Crear un sistema escalable en el tiempo, que
permita publicar en forma colaborativa, con un
sistema de administración para gestionar los
permisos de accesos de personas y a documentos.
¿Como se definió el Repositorio?
“Metodología centrada en el usuario”
Características Sistema Dspace o Repositorio

Agregar valor intelectual y estratégico a los
contenidos:
Resúmenes/ Lenguaje controlado/ Indización / palabras claves.

Construcción bajo estándares (metadata)

Definir métodos para buscar, encontrar y relacionar
información:
Texto libre, Navegadores, Indices, Accesos directos , Metáforas de
búsqueda, aplicar filtros.


Permite múltiples formatos
Gestionar permisos de acceso
Proyectos
Minutas,
Convenios
Actas
Productos y
servicios de
información
Manuales
¿¿??
Propuesta
Cartas temáticas,
Atlas
Ortofotos
Ideas
Proyectos.
Proyectos
ejecutados
Actas
Consejo
Minutas
Técnicas
Convenios
ICTF
Fotomosaicos
Indices, listados
Imágenes satelitales
Productos de
Imágenes satelitales
Carpetas pozos
Fichas, Publicaciones,
Informes Técnicos
Diccionarios de
datos
Glosarios
Manuales BD
Manuales
Procedimientos
PPT, Multimedia,
Videos, Audio
Publicaciones e
Informes No
CIREN
Catálogo
metadata
Sistemas de
Información
¿2014?
2013
REPOSITORIO DEL
CONOCIMIENTO EN
CIREN
Situación a Marzo 2014
http://repositorio.ciren.cl
Disponible solo en CIREN
Extensión Repositorio año 2014
Definir nuevas comunidades y sub-colecciones a incorporar
 Propuesta de nuevas colecciones:



Presentaciones, Multimedia y prensa: para incluir presentaciones de
proyectos, Fotografías, archivos de Videos Audio Prensa.
Publicaciones No Ciren de interés institucional.
Propuesta de nuevas sub-colecciones


Informes de comisiones de servicios internacionales y asistencias a
seminarios y cursos : Colección Minutas y convenios
Informes técnicos y estudios contratados (Informes de contratos ),
información intermedia adquirida y utilizada en proyectos : Colección
Productos y servicios de información
Capacitación autoarchivo, administración permisos acceso
(Programado II Semestre 2014)
Servicios del CEDOC







Biblioteca Digital 24/7 multitemática
Repositorio del Conocimiento Intranet
Catálogo referencial (OPAC) en línea
Servicio de reserva de documento en
línea
Servicio de consulta “Pregunte al
bibliotecario”, en línea.
Archivo técnico o central de originales
(Base de datos con inventario de
cartografía disponible, y pozos) - Intranet
Colecciones especiales:

Cartografía regular IGM, SHOA, Aeronáuticas,

Fotos aéreas, e imágenes satelitales
Historial de los proyectos y estudios realizados por
CIREN, Actas de entrega
Colección de riego y drenaje de la CNR




Investigación bibliográfica – estado del
arte(CIREN- bibliotecas externas – web)
Sala de lectura y reuniones con PC, Wi-Fi,
data show








Asistencia de bibliotecario a consultas
presenciales en sala y fono
Préstamos: Domicilio, Interbibliotecarios y
Servicio de Fotocopias
Digitalización y Conversión de archivos
digitalizados a diferentes formatos
Difusión: Alertas informativas vía mail y
en pagina web, banner en otros sitios
web
Búsqueda y cotización de nuevos textos
y/o cartografía
Gestión de la propiedad intelectual a
nuevos textos y bases de datos, ISBN.
Registro y asignación de N° de
publicación CIREN, en proceso de edición
y publicación.
Extra CIREN : Club de Lectores
Propuesta de Catálogo Metadata patrimonio
Vector y Raster

Mediante links a Catálogo IDE
Coordinar entregas a Cedoc , para publicar en
colección productos y servicios, metadata de lo
nuevo subido a servidores raster y vector
Ejemplos:

Ortofoto CIREN Región de Atacama, escala 1:0.000, http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/466





Actualización Cartográfica de Suelos en la VII región a escala de salida 1:10.000. (2011-2012). En repositorio
http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/115 / IDE http://tinyurl.com/qeq64as
Localización de pozos CORFO sobre imágenes de Google Earth asociado a base de datos pozos CIREN,
http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/448
Ortoimágenes QuickBird, escala 1:10.000, Región de O´Higgins. Año imagen 2004-2008,
http://repositorio.ciren.cl/handle/123456789/467
PROPIEDAD INTELECTUAL EN CIREN
Situación al año 2014
• Como registrar base de datos, SIG?
•
Resumen registros Prop.Intelectual
Tipos de
registros:


Publicaciones
Impresas

Publicaciones
Digitales

Atlas digitales

Bases de
Datos y
SIG???
Publicaciones y Atlas impresos y digitales : 177
publicaciones Registradas
Bases de datos, programas, sitios web, fichas
técnicas: 37 Registros – Revisión asesor legal
Respaldo de los registros - Digitalizados
Requieren actualización
(Publicación y Base de datos de suelos ,
Ejemplo Región del Maule, 1997)
Posibles nuevos registros, se propone :

Nuevas publicaciones y Bases de Datos de suelos modificadas por la actualización
cartográfica.

Analizar convenios con SII para registrar BD propiedades

Analizar resultados de algunos proyectos factibles de registrar (Caso Suelos Isla Pascua,
Atlas heladas,

Estudiar mejor forma de proteger la información de las BD
Temas a resolver en corto plazo








Propiedad intelectual: nuevas versiones pub. y registro de BD
Respaldo de los formatos electrónicos grabados en CD y DVD,
Repositorio: nuevas colecciones, capacitación DSpace
Seguridad información Repositorio : definir niveles de acceso a los
documentos y colecciones del repositorio
Instaurar una cultura de acceso a la información en puntos oficiales,
para trabajar con última versión
Incorporar en los respaldos periódicos institucionales, la información
de los sistemas del Cedoc
Mantención correctiva y preventiva a sistema Greenstone y Migrar
a plataforma Dspace el año 2015
Apoyar el proceso de entrega de información al Cedoc – Actas de
Entrega (Instructivos y procedimientos)
Equipo de atención en Cedoc
Bibliotecarios:
Apoyo a Atención usuarios ,
digitalización, secretaria
Verónica Poblete
[email protected]
Anexo 8977
Carolina Gonzalez
[email protected]
Anexo 8978
Joan Peña
[email protected]
Anexo 8978
Carlos Barrau
[email protected]
Anexo 8977

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