FS-Brukerforum - Felles studentsystem

Report
Utveksling –
Nominasjon og
SøknadsWeb for
utenlandske søkere
Kathy Foss Haugen, USIT, UiO
Hvilke grupper søkere behandles?
1. Utreisende studenter på
utvekslingsprogram
2. Innreisende studenter på
utvekslingsprogram
3. Innreisende studenter på gradsstudier
(freemovers)
3
Utreisende studenter på utveksling
• Utvekslingsavtalene registreres i FS
også som opptaksstudieprogram
• Studentene kan søke via SøknadsWeb
• Kan kreve at studentene har gyldig
studierett ved institusjonen for å kunne
søke
4
Utreisende studenter - innlogging
5
Utreisende studenter 2
Studenten
logger inn
og søker om
opptak til en
utvekslingsavtale
6
Utreisende studenter 3
7
Opptakstype
•
•
•
Kan styre hvilke nasjonaliteter som kan søke
Kan sette krav til gyldig studierett for å søke
Kan styre hvilke opptakstyper som kan laste opp dokumenter
8
Opptaksstudieprogram
• Alle avtaler som
studenter skal søke til
må opprettes som
opptaksstudieprogram
• Det planlegges en
rutine for å kunne
gjøre dette
• Studietypenr kan
gjenbrukes, så en kan
for eksempel kun ha
to: ett for erasmus og
ett for bilaterale
avtaler.
9
Utvekslingsavtale Studieprogram
10
Utveksling – studieprogram 2
• Dersom det krever studierett for
opptak på opptakstype, så får kun
søkere som har studierett på
studieprogram knyttet til
utvekslingsavtalen, se det aktuelle
opptaksstudieprogrammet
11
Utveksling – studieprogram:
Eksempel
•
Et opptaksstudieprogram er knyttet til en utvekslingsavtale. På utvekslignsavtalen er
det oppgitt studieprogram
•
•
Kun søkere som har studierett på det/de oppgitte studieprogram skal få se
opptaksstudieprogrammet i SøknadsWeb..
En student har studierett på BAFY-UIO.
•
Hun søker om opptak til Utveksling 2014 vår. Hvor det er 4 opptaksstudieprogram:
•
•
•
•
2691 - avtale 160, studieprogram BAFY-UIO
2692 - avtale 225, studieprogram ALLINN
3008 - avtale 12, ingen studieprogram
3014 - avtale ADEL1, studieprogram AAS-UIO og BA-SVF
•
Studenten får kun se de opptaksstudiepprogram som er knyttet til utvekslingsavtale
med samme studiepprogram og utvekslingsavaler som ikke er knyttet til noe
studieprogram
Studenten får kun se 2691 og 3008
•
12
Opptaksstudieprogram
• Etter opptaket blir studenten ved
kjøring av FS159.001 opprettet som
utvekslingsstudent knyttet til avtalen
som er oppgitt på
opptaksstudieprogrammet.
13
Utvekslingsperson
Bildet er
omtrent
uendret fra
tidligere, men
er nå knyttet
til Avtaleid.
14
Oppgaver 1
1. Opprett et opptak utveksling 2013 høst med
opptakstype utveksling
2. Registrer parametre på opptakstypen slik at
utenlandske statsborgere kan søke
3. Opprett et opptaksstudieprogram og knytt det
til opptaket utveksling
4. Knytt opptaksstudieprogrammet til en
utvekslingsavtale
5. Legg opptakstypen inn i søketreet
6. Tvangskjør
7. Finn en student og søk om utveksling
15
Innreisende studenter på
utvekslingsprogram
• Studentene nomineres i NominationWeb
• Opptak med invitasjon, kan sette opp slik
kun de som er nominert kan søke dette
opptaket (Opptak – Kun invitert – J).
• Utvekslingsavtalene må være knyttet til
et opptaksstudieprogram.
• Studenter som er nominert fullfører
søknaden på SøknadsWeb.
16
Nominasjon
• Studenter som skal komme til Norge på en
utvekslingsavtale nomineres av
hjemmeinstitusjonen på Nomination.
• Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen
gjennom nomineringen
• Institusjonen logger inn med epostadresse og
passord. Den mottagende institusjonen må
ha registrert denne epostadressen i bildet
Utvekslingsavtale, undervindu koordinator
17
Nomination - innlogging
18
Nomination – oversikt over
tilgjengelige avtaler
19
Nomination – nominering av
student
20
Registrering av nominert
student
21
Registrering av nominert
student
•Epostadresser må
være unike
•Grønn
markering av
felt som er fylt
ut korrekt
22
Epostadresse finnes fra før
Dersom
epostadress
en finnes fra
før, så må
en si om
dette er
samme
person eller
ikke.
23
Detaljer og opplasting
24
Nomination- opplasting av
dokumenter
• De som nominerer kan laste opp
relevante dokumenter.
• Dokumentene blir lagt i
dokumentarkivet til studenten som blir
nominert.
• Dokumentene får dokumenttype
NOMINATION.
25
Nominering
• Studenten som blir nominert blir
opprettet som person i FS med FSfiktivt fnr.
• Øvre del av Søknad samebilde blir
opprettet.
• For at den nominerte skal kunne bli
opprettet som student, må
vedkommende ha fått et Snr-nr.
26
• Studenten får epost med informasjon
om innlogging i SøknadsWeb for å
fullføre søknaden.
• Eposten sendes ut 30 min etter
registrering, slik at saksbehandler skal
ha mulighet til å kontrollere og
eventuelt slette nominering hvis den er
gjort ved en feiltagelse.
27
Etter nominering får studenten
tilsendt epost
28
Studenten må be om å få
passord
29
Studenten må
registrere
personopplysninger
30
Studenten velger et studieprogram
31
Studenten fullfører søknaden
32
Hva må være på plass av
bakgrunnsdata for å kunne
nominere?
• WebApplikasjon - Modulvalg
• Utvekslingsavtale
•
•
•
•
Avtaleparter
Koordinatorer for avtalen
Betingelser
Studieprogram
• Eposttekst til de som blir nominert
• Opptak
• Opptaksstudieprogram
33
WebApplikasjon - Modulvalg
34
WebApplikasjon Modulegenskaper
• HJELPLINK - venstremeny
• OPPTAKKODE - Opptakstypekode for opptak
som skal brukes for nominasjoner. For eksempel
UTVEKSLING. Det er kun mulig med en
opptakstypekode her.
• PASSFROM - Avsenderadresse for utsending
av passordepost til brukere
• SOKWEBLINK- Link til søknadsweb. Benyttes i
kvitteringsepost
35
Utvekslingsavtale – avtalepart
• Avtaleid er nøkkelen i utvekslingsavtale
 Kan ha flere parter innenfor en avtale
36
Utvekslingsavtale koordinatorer
• Koordinatorer må registreres med epostadresse
• Interne koordinatorer kan også
registreres med e-postadresse
• En koordinator kan være knyttet til
flere avtaler
• E-postadresssen benyttes til
innlogging på Nomination
37
Utvekslingsavtale – Koordinator
• Personer med ulike roller i forhold til
avtalen
38
Rapport FS280.001
Utvekslingsavtaler
39
Utvekslingsavtale – Betingelser
Periode – benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres
studenter
Opptaksinfo – grunnlagsdata for opptak. Skal senere benyttes til å få
generert opptaksstudieprogram innenfor aktive avtaler
40
Utvekslingsavtale – betingelser
Hvilke terminer skal vises?
For å finne ut om en betingelser er gyldig:
1. Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele
eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år.
2. Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato
ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida.
3. Status må være J for h/v, samt det må være angitt både til og fra-tall
4. Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det
maksimale antall terminer av alle mulighetene. Altså, dersom en
betingelser sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har
høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall
for til-fra)
•
Eksempel:
Dersom man skal opprette tilgjengelige terminer for opptak VÅR 2013,
og det ikke finnes gyldige betingelser skal defaultbetingelsen returneres,
det blir altså to alternativer, VÅR 2013 og VÅR 2013+HØST2013.
41
Mer om terminer
42
Mer om terminer 2
43
Mer om terminer 3
44
Utvekslingsavtale
Avtalen presenteres med
1. Avtalenavn
2. Utvekslingsprogram
3. Mottagende institusjon
45
Epost til nominerte
• En student får kun tilsendt en epost,
selv om vedkommende blir nominert til
flere avtaler
• Epost blir sendt ut 30 min ETTER de
er nominert, slik at saksbehandler har
mulighet til å slette ved eventuelle feil
46
Oppsett av epost
Webapplikasjon – Tekster
PASSORDEPOST_SUBJECT = New Password for Nomination
PASSORDEPOST_BODY =
You (or someone else) have requested that a new password be
generated for your user at the Nomination application for (#1)
Your password is
(#2)
Use this together with your email address to log on at (#3)
Best Regards!
•
Epost-avsender hentes fra appmodulegenskap PASSFROM. Defaultverdi er Systemverdier.Smtp_Avsender_Default
47
Opptak
Krever invitasjon –
kun
inviterte/nominerte
kan se opptaket.
Inviterte er de som
har fått opprettet
øvre del av
Søknad
samlebilde. De må
selv søke aktuelle
søknadsalternativ.
48
Søknad samlebilde
• Ved nominering opprettes det en forekomst i
øvre del av Søknad samlebilde
• Søkeren må inn på SøknadsWeb for å fullføre
søknaden
• Søker får kun se opptaksstudieprogram knyttet
til den avtalen som vedkommende er nominert til
og opptaksstudieprogram som ikke er knyttet til
noen avtale.
• Info om avtalen blir automatisk registrert når
søkeren blir nominert
• Søker får automatisk satt studentgrunnlag UTV
49
Søknad samlebilde
Søknaden
knyttes til
avtaleid, som
benyttes av
FS159.001.
Dersom det
ikke er
oppgitt noe
her benyttes
avtaleid fra
opptaksstudieprogrammet.
50
Opplasting av dokumenter
• Den som nominerer kan laste opp
aktuelle dokumenter
• Dokumenttype Nomination blir satt
51
Nomination
Link til demobase:
https://jboss-test.uio.no/nomination/
Link til prodbase (kommer):
https://fsweb.no/nomination/
En trenger ikke tvangskjøre
52
Oppgaver 2
• Finn en utvekslingsavtale og registrer
betingelser slik at avtalen er åpen nå
og til høsten.
• Registrer deg som koordinator med din
epostadresse.
• Logg deg inn i Nomination ved først å
be om passord.
• Nominer noen studenter. Tips bruk din
[email protected]
53
Innreisende studenter på
gradsstudier (freemovers)
• Institusjonen kan sette opp en
silingsprosess, slik at kun de som
kommer igjennom den får mulighet til å
søke
• Studenter kan søke til kvotestudier
54
Siling
• Søkere må gå gjennom et
spørreskjema, og kun de som oppfyller
kriteriene for å søke får lov til å
registrere seg
• Institusjonene lager selv spørsmålene
55
Søkere uten norsk fnr kan
registrere seg med epostadresse
Når søkeren klikker
på knappen ”Register
international
applicant” kommer
søkeren inn i
silingsprosessen
56
Silingsprossess – oppfyller kriteriene
57
Hvordan sette opp siling
• Spørreundersøkelse
• Spørreskjema
• Spørsmål med utfall
58
Siling
• Søkere må gå gjennom et
spørreskjema, og kun de som oppfyller
kriteriene for å søke får lov til å
registrere seg
• Institusjonene lager selv spørsmålene
• Modulegenskaper UTLSIL og
UTLSOK må være aktive
59
Spørreundersøkelse/Spørreskjema
Type
undersøkelse må
være SILING
60
Spørreundersøkelse
•
•
•
•
Må ha en fristdato for at den skal vises
Må hete SILING
Må ha J for Aktiv
Må ha J for Anonyme svar
61
Spørreskjema
• Kan bestå av spørsmål og tekst, må
sette inn rekkefølgenr for å presentere
de i ønsket rekkefølge
• Kun ett spørsmål eller en tekst pr
webside, men spørsmålet kan ha
mange svaralternativer
62
Spørsmål
•Til hvert spørsmål knyttes
svaralternativer
•På det enkelte
svaralternativ sier en hva
som skal skje med
søkeren når det svaret
velges
63
Spørsmål 2
• Det må opprettes 3 spørreskjemaer
med spørreundersøkelsestype
UTFALL:
• UTFALL_VANLIG_SOKER
• UTFALL_KAN_SOKE
• UTFALL_IKKE_KRAV
64
Teksten Beskrivelsekommer på websiden
med reusltatet av
spørreundersøkelsen
65
For å angi av søkeren skal gå
videre i spørreundersøkelsen
66
SILING
• Siste spørsmål må ha utfall
UTFALL_KAN_SOKE
• Søkeren får da lov til å registrere seg som
søker.
• Svarene til de potensielle søkerne blir
ikke lagret.
67
Innlogging for utenlandske
søkere
• Registrere opplysninger om navn,
fødselsdato, kjønn,…
• Blir opprettet med fs-fiktivt fnr
• Søkere får tilsendt epost med passord
som de må bruke ved innlogging
68
Modulvalg og modulegenskaper
69
Ny registrering
70
Kvitteringseposter til søkere
uten norsk fnr
Ved nyregistrering av søkere uten norsk fødselsnummer
kommer epost med følgende tekstkoder:
• NR_SUBJ_BODY
• NR_BODY_NYREG
Når søkere uten norsk fnr ber om å få tilsendt nytt
passord benyttes følgende tekstkoder i eposten:
• PI_SUBJ_NYTTPWD
• PI_BODY_NYTTPWD
71
Tips ved testing
• Epostadressen er unik i FS og en kan
derfor kun registrere en epostadresse
• Ved testing hvor en ønsker å teste
med flere personer kan en for
eksempel bruke:
[email protected]
Og så bruke test2, test3,…
72
Generelt i FS for alle
søkergrupper
• Begrensninger i hvilke opptak en søker får se
• Dokumentopplasting
73
Dokumentopplasting
• Søkere gis mulighet til å laste opp
dokumenter
• Det kan lastes opp tre typer dokumenter
• Vitnemål/karakterutskrifter
• Praksis
• Andre dokumenter
• Dokumentene lagres i personens
dokumentarkiv i FS
74
Mine dokumenter
75
Opplasting
76
Dokumentopplasting
• Saksbehandlere kan sperre dokumenter for
sletting når de blir tatt bruk i saksbehandlingen.
•
Sperring kan gjøres i Søknad samlebilde og i
dokumentarkivet
• De opplastede dokumentene er knyttet til
personen og ikke til søknaden
77
Dokumenttype
• Dokumenttyper – kan styre hvilke
grupper som skal vises
• KARVIT
• PRAKSIS
• ANNET
78
Tekster
• De fleste tekstene som vises i
SøknadsWeb kommer fra tekstkodene
og kan dermed endres ved behov
NB! Husk at
tekstene
gjelder alle
søkere i
SøknadsWeb
og ikke bare
for
utenlandske
79
Hvordan finne tekstkoder - 2
• Bruk dette til å finne tekstkoden til det
stedet hvor du ønsker å endre teksten
• Søk frem teksten i bildet
WebApplikasjon – Tekster og endre
teksten
80
81

similar documents