Coordinador Interno - sicad - Gobierno del Estado de Sonora

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GOBIERNO DEL ESTADO DE SONORA
Secretaría de la Contraloría General
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Sistema de Integración y Control Documental
Manual del Usuario
Modulo Manual de Organización
Tipo General
Abril de 2013
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
OBJETIVO DEL MANUAL DE USUARIOS
El presente manual tiene la finalidad de servir como una herramienta de
apoyo para los Roles participantes en el Sistema de Integración y
Control de Documentos Administrativos, en el cual se explica de una
manera sencilla y cronológica los pasos a seguir para la integración del
documento.
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Roles del Sistema
Para la operación del Sistema se requiere de la interrelación de los siguientes roles:
Por parte de la Dependencia/Entidad
Enlace/ Coordinador de Calidad, con las siguientes responsabilidades:
Capturar en el sistema los apartados generales del manual
Asignar las unidades administrativas a los Coordinadores Internos correspondientes
Revisar y en su caso aceptar o rechazar el proyecto de manual de organización enviado para su revisión
por parte de los Titulares de las Unidades Administrativas.
Enviar a revisión de la SECOG los manuales de organización que cumplen a su juicio con la Guía para la
elaboración de dicho documento.
Titular de la unidad administrativa, con las siguientes responsabilidades:
Revisar, y en su caso, aceptar o rechazar el manual de organización enviado por el Coordinador Interno.
Coordinador Interno, con las siguientes responsabilidades:
Integración de la información requerida por el sistema y envió al Titular para su revisión.
Realizar las correcciones solicitadas por el Titular, enlace y revisores de Contraloría.
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Roles del Sistema
Por parte de la Secretaría de la Contraloría General (Dirección de Mejora Operativa)
Administrador:
Administra el Sistema, crea cuentas para Coordinadores de Calidad/Enlace.
Altas y bajas de unidades administrativas.
Coordinador de Manuales:
Encargado de asignar los proyectos de manuales de organización que lleguen a través del Sistema.
Revisores:
Revisar los proyectos de manuales de organización enviados por los enlaces designados en las dependencias
y entidades.
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http://sicad.sonora.gob.mx/Default.aspx
Ingresa primeramente el Enlace al sistema
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Una vez dentro del sistema el Enlace debe dar clic en la pestaña de
Manual de Organización.
Pestaña para entrar al
modulo de manual de
organización
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El enlace procede a dar de alta las secciones generales del manual
dando clic en la opción Alta de MO/Captura de secciones Generales
Opción para dar de alta las
secciones generales del
manual.
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El Rol de enlace debe capturar cada uno de los campos requeridos por el
sistema.
Se debe ingresar nombre y
puesto de los responsables
Es importante guardar cada
sección que se integre
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Una vez terminada la segunda sección se debe guardar la información.
Opción de guardar
sección
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El apartado de organigrama permite adjuntar el documento, este debe estar en PDF
Espacio para poner el nombre del documento
adjunto, ejemplo Organigrama de la Dirección de
Administración y Finanzas.
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Opción para buscar archivo
que se va a adjuntar
Apartado incluir bibliografía
Espacio para agregar la
bibliografía
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Opción para guardar sección
Una vez concluida y guardada la integración de todos los campos requeridos
por el sistema, se debe dar clic en la pestaña de MO para que nos abra la opción
de asignar los coordinadores internos de cada unidad administrativa.
Opción para asignar los
coordinadores internos
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Se debe asignar el Coordinador interno de cada unidad administrativa.
Opción para asignar los
coordinadores internos
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Una vez que se ingresa a asignar CI se abre la opción para seleccionar el
coordinador interno y se da guarda dando clic en asignar.
Una vez asignado el CI se
debe dar clic en asignar
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Opción para asignar los
coordinadores internos
Una vez que se asigna el Coordinador Interno, este ingresa al sistema con su
usuario y da clic en el botón de Manual de Organización.
Opción para ingresar al
Manual de Organización
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Una vez que se ingresa al sistema se debe seleccionar la unidad
administrativa
Opción para ingresar al
Manual de Organización
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Se debe dar clic en agregar, para la captura de los órganos administrativos que
conforman la estructura de la unidad referida.
Opción para agregar la estructura que
depende de los órganos administrativos
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Se debe agregar la estructura de forma descendente de mayor a menor nivel
jerárquico.
El código del órgano administrativo lo
genera de manera automática el
sistema.
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Se debe seleccionar el tipo
de órgano de acuerdo a su
nivel jerárquico.
Opción para agregar el
órganos administrativos
Captura de objetivos y funciones de los órganos administrativos
Apartado para la captura de objetivos
y funciones de los Órganos
Administrativos
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Una vez agregado el órgano administrativo se debe ingresar el objetivos y funciones de
cada uno de ellos.
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Una vez requistados todos los campos del sistema se debe dar clic en enviar a revisión
del Titular.
Una vez integrados tanto el objetivo
como las funciones se guardar dicha
información
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Una vez completados todos los
campos requeridos por el sistema se
debe enviar el documento a revisión
del Titular.
Se ingresa al sistema con el rol de Titular y da clic en la pestaña MO y se muestra
el documento a revisar.
Proceder a la revisión del documento.
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Se da clic en revisar para visualizar el documento y llevar a cabo la revisión
por parte del Titular.
Desplegar el organigrama
adjunto.
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Desplegar el objetivo y funciones del
órgano administrativo.
Una vez revisado el documento por el Titular este tiene la opción de aprobarlo dando clic en
enviar a revisión por parte del Enlace o rechazar el documento, en este ultimo caso el Titular
deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas.
Opción de enviar al Rol de Enlace una
vez revisado y aprobado por el Titular
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Regresar al Coordinador Interno en
caso de encontrar observaciones
Una vez capturados los comentarios por el Titular se da clic en enviar al Coordinador
Interno, por lo tanto el documento se regresa para su corrección.
Espacio para la captura de
comentarios
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Una vez que el documento ha sido aprobado por el Titular, este es enviado al
Enlace para su aprobación, el enlace debe dar clic en la pestaña de MO
Debe dar clic en revisar en
documento que requiera revisar
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Pestaña de MO
Una vez revisado el documento por el Enlace este tiene la opción de aprobarlo
dando clic en enviar a revisión de la SECOG o rechazar el documento, en este
ultimo caso el Enlace deberá anotar los comentarios u observaciones encontradas.
En caso de encontrar
comentarios y/o
observaciones se deberá
rechazar el documento
Desplegar el organigrama
adjunto.
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Desplegar el objetivo y funciones del
órgano administrativo.
Una vez capturados los comentarios por el Enlace se da clic en rechazar, por lo
tanto el documento se regresa para su corrección al Coordinador Interno,
Espacio para la captura de
comentarios
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Si una vez revisado el documento por el enlace y
no se encontraron comentarios se debe enviar a
revisión por parte de la SECOG
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Revisión por parte de la SECOG.
Si el documento es aprobado internamente y se envía a la Contraloría, este quedara en espera de que sea
validado o en su caso rechazado con su respectiva cedula de observaciones o recomendaciones realizadas
por parte de los revisores de SECOG.
En caso de ser validado se elaborará el oficio de validación por parte del Secretario de la Contraloría General,
el cual se les hará llegar al titular de la dependencia o entidad, mismo que quedara integrado en el SICAD y
así mismo deberá publicar los manuales en los términos de la Ley de Acceso a la Información Pública del
Estado de Sonora.
Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico:
Ing. Ramón Acosta Ramos
Director de Mejora Operativa:
Lic. Jorge Ogarrio Perkins
Departamento de Organización:
Lic. Carlos Alberto Martínez Guzmán
Domicilio: Edificio Plaza de la Construcción, Local 6;
Blvd. Paseo Río Sonora Sur No.159
Hermosillo, Sonora
Tel: 2-13-72-22
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