Title - Institut de la Gestion Financière du Canada

Report
Mémoire au Cabinet et présentation au
Conseil du Trésor – pourquoi ces outils
sont essentiels pour le gouvernement
Présenté par :
Samantha Tattersall
Directrice exécutive, Secteur des programmes économiques
Secrétariat du Conseil du Trésor
Mai 2014
Aperçu
Faire mieux comprendre le processus décisionnel du
gouvernement fédéral
•
Rôles du mémoire au Cabinet et de la présentation au CT et
différences entre ces documents
•
Nouveaux gabarit et guide pour les présentations au CT:
 points importants à considérer au moment de la
rédaction
 processus menant à une réunion du CT
 conseils pour réussir
2
Processus décisionnel
Trois des principales approbations habituellement requises
pour la mise en œuvre d’un nouveau programme ou d’une
nouvelle initiative.
• Approbation de financement :
 Habituellement dans le cadre du processus budgétaire (sauf
s’il s’agit d’une décision « hors budget »)
 Finances Canada dirige le processus – nouveau rôle
consultatif pour le SCT
• Approbation de politique :
 Mémoire au Cabinet
 Le BCP dirige le processus, mais le ministère des Finances et
le SCT y participent
• Approbation de programme :
 Présentation au Conseil du Trésor
 Le Secrétariat du Conseil du Trésor dirige le processus
3
Comment une organisation fédérale obtient des
fonds pour une nouvelle initiative
Approbation du
Cabinet (MC)
Le ou la ministre demande
au Cabinet d’approuver
une nouvelle politique ou
initiative en présentant un
MC expliquant cette
dernière et proposant des
options.
Si approuvée, le ou la
ministre détient
l’autorisation de politique,
mais ne peut toujours pas
aller de l’avant puisqu’une
approbation de programme
est également requise
(modalités p. ex.)
Les MC approuvent une
idée.
Approbation du
Conseil du Trésor
(présentation au
CT)
Approbation du
Parlement
(versement réel
de fonds à
l’organisation)
Une fois que le ou la ministre a
l’autorisation de politique ET
une source de financement, il
ou elle doit obtenir une
autorisation de programme en
soumettant une présentation au
CT. Dans cette présentation se
trouvent des détails concrets sur
les objectifs, les résultats, le
modèle d’exécution et
l’optimisation des ressources du
programme ainsi que la mention
de toutes les politiques
pertinentes du CT.
Une fois l’approbation du
CT obtenue, l’organisation
peut aller de l’avant, mais
les fonds ne peuvent pas lui
être versés avant que le
Parlement ait approuvé les
budgets en adoptant la loi
de crédits connexe (Budget
principal et Budget
supplémentaire). Plusieurs
ministères assurent la
gestion du risque de ce
processus.
Les présentations au CT sont
beaucoup plus détaillées que
les MC.
Elles approuvent les paramètres
détaillés de programme.
Le Parlement approuve le
pouvoir de dépenser.
4
Approbation du Cabinet
Mémoire au Cabinet (MC)
•
Le MC vise principalement à faire approuver une nouvelle initiative. L’approbation du
Cabinet (approbation de politique) accorde généralement à une organisation
gouvernementale la permission de continuer d’explorer la possibilité de mettre en
œuvre un « nouvelle idée »
•
Les MC peuvent être préparer pour de nombreuses raisons, notamment:
 une organisation fédérale propose un nouveau programme ou une nouvelle
politique qui concorde avec les priorités du gouvernement, telles des initiatives
découlant du discours du Trône;
 une organisation a besoin de fonds additionnels pour se conformer à des exigences
législatives ou réglementaires;
 de nouveaux problèmes se posent nécessitant qu’une organisation intervienne au
nom du gouvernement; ou
 Le Premier ministre ou un ministre souhaite présenter une nouvelle politique ou
donner suite à un engagement antérieur, hors budget, du Cabinet.
Puisque le MC précède la présentation dans le processus, l’information qu’il contient est parfois de
nature beaucoup plus générale et axée sur la justification stratégique (pourquoi en avons-nous
besoin?).
Des renseignements détaillés sur l’exécution d’une nouvelle initiative sont fournis plus tard au
Conseil du Trésor par le biais d’une présentation au CT, une fois que l’organisation détient une
analyse de rentabilité qui décrit la conception et le plan de mise en œuvre du programme (de quelle
manière allons-nous procéder?).
5
Approbation du Conseil du Trésor
Présentation au CT
•
La présentation au CT vise principalement à obtenir une autorisation de programme des
ministres du Conseil du Trésor afin de mettre en œuvre une nouvelle initiative qui a déjà
reçu l’approbation du Cabinet et pour laquelle une source de financement est établie
•
Les présentations au CT peuvent également être préparées pour différentes raison,
notamment lorsqu’une organisation a besoin :
 d’une autorisation pour réaliser un projet ou une initiative dont le coût excéderait la valeur du
pouvoir de dépenser délégué au ministre
 de l’autorisation de verser des subventions ou contributions, ou de modifier les modalités de
programmes de subvention et de contribution
 de recommandations d’approbation de décrets ayant des répercussions sur les ressources ou la
gestion
 de l’autorisation de conclure un marché dépassant les pouvoirs délégués à l’organisation ou au
ministre ou qui échappent à la portée de ces pouvoirs
 d’une exemption à une politique du Conseil du Trésor
Une présentation est un document officiel soumis par le ou la ministre responsable au nom
d’une organisation fédérale afin d’obtenir l’approbation ou l’autorisation du Conseil du
Trésor pour une initiative que l’organisation ne pourrait pas autrement mettre en œuvre ou
qui dépasse les pouvoirs qui lui ont été délégués.
6
Les MC et les présentations au CT informent
le processus décisionnel du gouvernement de
différentes façons
Mémoire au Cabinet
Présentation au CT
Objet
Faire approuver une politique ou initiative
Faire approuver des éléments de la
conception, de la prestation et de la mise en
œuvre d'un programme
Axe
Justification stratégique et description
détaillée des objectifs de la politique;
proposition pour mise en œuvre
Conception et plan de mise en œuvre
détaillés d'un programme; couts détaillés,
cadres de mesure des résultats et de
responsabilisation; posibilités de réaffectation
Détails sur les
ressources
Public cible
Principales
organisations
fédérales
concernées
Renseignements généraux sur le
financement, y compris le montant total des
ressources par année (comptabilité de
caisse et d'exercice)
Comités sur les politiques, ministres du
Cabinet (présenté par ministre(s)
responsable(s)
Organisation(s) parrainant le MC, BCP,
Finances, SCT et autres organisations
fédérales concernées
Recommandation ministérielle approuvée,
approbation de principe, report ou non
Recommandation/
approbation par comité responsable de la
approbation
politique. L'approbation doit être ratifiée par
le Cabinet ou Priorités et planification
Détails spécifiques du financement et
justification claire des ressources dépensées
chaque année, y compris nombre précis
d'ETP
Ministres du CT (présentée par le secrétaire
adjoint du Secteur des programmes du SCT)
Organisation(s) parrainant la présentation
(dans le cas d'une société d'État, la société
elle-même et le ministère de portefeuille) et le
SCT
Le SCT prépare les recomandations, le CT
prend la décision finale : approuver, ne pas
approuver, approuver avec des conditions ou
reporter
7
Concordance entre les documents du
Cabinet
Les gabarits des MC et des présentations au CT comprennent
les renseignements suivants :
Recommandations
Justification
Approche proposée et options
Points à considérer
Diligence raisonnable
Contexte
Justification
Résultats escomptés
Risques et réactions aux risques
Coût et provenance des fonds
Établissement des coûts, diligence
raisonnable et validation
Personnne-ressource
Annexes
Appendices
Annexe X des RM : Plan de mise en
œuvre
Annexe Y des RM : Plan stratégique de
communication
Annexe Z des RM : Plan parlementaire
Appendice A : Données financières
Appendice B : Autorisations émanant de
lois ou de politiques existantes
Appendice C : Harmonsation des
programmes et mesures du rendement
Appendice D : Audit et évaluation
Appendice E : Considérations relatives aux
politiques pangouvernementales
(environnement, analyse comparative entre
les sexes, langues officielles)
8
Nouveau gabarit du Conseil du Trésor
– moderniser en fonction des priorités du gouvernement –
L’information sur les propositions contenues dans la présentation est
présentée de manière plus cohérente et plus facile à suivre
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Titre et sommaire
Autorisations demandées au CT
Contexte
Justification
Conception, prestation et mise en
œuvre**
Résultats attendus**
Risques et réactions aux risques**
Coût, exigences de financement et
provenance des fonds**
Validation et diligence raisonnable
aux fins de l’établissement des
coûts**
Personne-ressource
* Nouveaux en-têtes ou sections
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Nouveau gabarit du Conseil du Trésor
– moderniser en fonction des priorités du gouvernement –
Ancien gabarit
Titre de section
Objet
Autorisation
Proposition
Coût et provenance
des fonds
Langues officielles
Audit et évaluation
Remarques
Personne-ressource du
Ministère
* Nouvelle section
Nouveau gabarit
Titre de section
Titre et sommaire
Autorisations émanant de lois et de
politiques existantes
Autorisations demandées au Conseil du
Trésor
Coût et provenance des fonds
Appendices obligatoires (LO, ACS et
environnement)
Appendices Audit et Évaluation
Contexte
Justifications*
Résultats escomptés*
Risques et reactions aux risques*
Établissement des coûts, diligence
raisonnable et validation*
Appendices Harmonisation des
programmes et Mesures du rendement *
Personne-ressource
Emplacement
Corps du document
Appendices
Corps de la
présentation
Corps de la
présentation
Appendices
Appendices
Corps de la
présentation
Appendices
Corps de la
présentation
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Principaux points à considérer pour la
rédaction d’une présentation au CT
•
•
•
•
Le nouveau gabarit des présentations au CT contribue à présenter une
histoire plus claire et plus cohérente pour expliquer l’initiative proposée
aux ministres
Nouvelles séries de questions pratiques dont chaque organisation
devrait tenir compte lorsqu’elle élabore ses présentations
Les questions témoignent des intérêts actuels du ministre du CT et
peuvent changer au fil du temps, comme les priorités
Les conseils relatifs aux principaux points à considérer sont organisés
par section du gabarit:







Autorisations demandées au Conseil du Trésor
Contexte
Justification
Résultats attendus*
Risques et réactions aux risques
Coût et provenance des fonds
Validation et diligence raisonnable aux fins de l’établissement des coûts*
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http://www.tbs-sct.gc.ca/tbs-pct/dgw-ddir/tps-opp-fra.asp
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Extraits des principaux points à
considérer : Contexte
• Quel est le contexte de votre proposition?
• Comment la proposition se rattache-t-elle au mandat de votre
organisation?
• Quel est l’historique de la proposition ou du programme? Depuis
combien de temps la proposition ou le programme existe-t-il?
Quel budget lui a été attribué par le passé?
• Des décisions antérieures du Cabinet ou du Conseil du Trésor
se rapportent-elles à la proposition?
• Des annonces publiques pertinentes ont-elles été faites au sujet
de la proposition?
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Extraits des principaux points à
considérer : Justification
•
Pourquoi le plan d’action proposé est-il nécessaire? Quel problème les
autorisations demandées devraient-elles régler?
 Comment votre proposition appuie-t-elle les priorités du gouvernement ou
s’y rattache-t-elle?
 Le rôle du gouvernement fédéral à ce chapitre est-il légitime et nécessaire?
•
Quel contexte des politiques et des dépenses s’applique?
 S’agit-il d’une nouvelle initiative ou du renouvellement d’un programme
existant? Quels résultats ont été obtenus par le passé?
 Le plan d’action proposé a-t-il été élaboré par suite de l’analyse des écarts?
 Quelles analyses comparatives ont servi à juger du caractère raisonnable
de la proposition?
•
Comment la proposition cadre-t-elle avec les programmes existants et
l’architecture d’alignement des programmes (AAP) actuelle de votre
organisation)?
 Votre organisation a-t-elle montré qu’il existe clairement un écart dans sa
série de programmes et de politiques ou dans l’AAP pertinente d’autres
organisations gouvernementales, dans le cas des activités horizontales? 14
Extraits des principaux points à
considérer : Résultats escomptés
• Quels sont les résultats escomptés?
• Comment mesurez-vous le succès?
• Vos résultats sont ils alignés sur votre mandat organisationnel?
• Vos stratégies de prestation concordent-elles avec vos objectifs
stratégiques?
• Quels sont les plans en matière d’audits et d’évaluations futurs?
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Extraits des principaux points à considérer :
Risques et réactions aux risques
• Quel est le degré de complexité de votre proposition?
• Votre organisation possède-t-elle la capacité d’exécuter
l’initiative?
• Les antécédents du dossier font-ils état de risques?
• Quels sont les risques financiers?
• Comment votre organisation réagira-t-elle aux risques et les
surveillera-t-elle?
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Extraits des principaux points à
considérer : Coût et provenance des fonds
• Votre organisation a-t-elle pris en compte tous les
aspects des coûts et de la provenance des fonds de
chaque proposition?
 Avez-vous examiné des options moins coûteuses en matière de
prestation?
 Avez-vous analysé des options de recouvrement des coûts?
 Les coûts risquent-ils de dépasser les estimations, ce qui pourrait
entraîner à l’avenir des préoccupations quant à des coûts non
provisionnés et à l’intégrité des programmes?
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Extraits des principaux points à considérer :
Validation et diligence raisonnable aux fins
de l’établissement des coûts
•
De quelle façon les coûts concordent-ils avec la priorité du
gouvernement visant à réduire les dépenses?
 La proposition se rapporte-t-elle à des décisions antérieures du PARD et de
l’ES? Rétabli-t-elle des programmes qui ont déjà été supprimés ou réduits?
 Quels efforts ont été déployés pour limiter les coûts?
 La proposition est-elle abordable dans l’actuelle conjoncture budgétaire?
•
De quelle façon les coûts sont-ils limités?
 Les ressources financières demandées sont-elles adéquates pour exécuter
le programme?
 Les ressources permanentes sont-elles suffisamment justifiées?
 Quels efforts votre organisation a-t-elle déployés pour minimiser les coûts
de fonctionnement?
•
Votre organisation a-t-elle fait preuve de diligence raisonnable?
 La méthode utilisée pour préparer l’estimation des coûts est-elle conforme
au Guide d’établissement des coûts du CT?
 Existe-t-il des initiatives nationales ou internationales comparables?
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Principaux acteurs du processus
d’élaboration des présentations au CT
•
Dans votre ministère client :
 Secteur(s) de programmes à l’origine de la présentation
 Groupe des services ministériels / des finances
 Autres directions générales importantes de votre ministère (services
juridiques, d’audit, d’évaluation, etc.)
 Sous-ministre
 Ministre
•
Au Secrétariat du Conseil du Trésor :
 Analyste du Secteur des programmes assigné à un ministère client –
point d’accès principal
 Analyste(s) du centre de décision — spécialiste(s) du domaine
 Secrétaires adjoints qui présenteront la proposition au CT
19
19
Processus d’approbation des présentations
au CT : 90 % sous la surface
20
Pointe de l’iceberg
Version
provisoire
Ministère
Analyste du SCT
Commentaires
Nouvelles normes de service – Dans les cinq jours ouvrables suivant la
réception de la version provisoire d’une présentation au CT, le Secrétariat en
évaluera la qualité générale. Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la
confirmation selon laquelle le contrôle diligent ira de l’avant, le Secrétariat
fournira des commentaires de fond sur la version provisoire de la présentation
au CT.
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Processus des présentations au CT
Version
Ministère (par le biais provisoire
des services
ministériels ou financiers)
Analyste du
SCT
Version
provisoire
Secteur des
politiques
Version finale de la
présentation soumise au
SCT
Précis rédigé par
l’analyste
Révision
par l’analyste
Rédaction
nouvelle
version
Communication au ministère de
ses commentaires par l’analyste
La collaboration entre le ministère et le SCT se
poursuit jusqu’à ce que l’analyste du SCT ait la
certitude que toutes les questions ont été réglées.
Cette étape déterminera le temps requis pour
approuver la présentation.
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Processus des présentations au CT
Précis final
Présentation finale
signée attendue au
SCT
3,5 semaines avant
soumission au CT
Examen par le secrétaire
adjoint de la présentation
et du précis avec
l’analyste
2 semaines avant
CT
Examen par le secrétaire
adjoint des présentations
et des précis avec les
autres secrétaire adjoints
et le secrétaire du CT
1,5 semaine
avant CT
Breffage du président
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Que se passe-t-il à la réunion ?
• Les fonctionnaires du SCT présentent les dossiers
aux ministres du CT
• Les ministres du CT ont quatre possibilités lorsqu’ils
examinent une demande:
 approuver telle quelle
 approuver avec des conditions
 ne pas approuver
 reporter leur décision
24
24
Conseils pour réussir
•
Communiquer dès le départ et régulièrement avec le SCT:
 Des réunions régulières forgent des liens étroits
 La collaboration aide à cerner rapidement les problèmes de manière à
ce que nous puissions travailler à leur solution
 Des communications continues durant le processus sont essentielles
pour la gestion efficace des affaires du ministère
•
•
Une longue présentation n’est pas nécessairement une bonne
présentation – il faut toujours se demander « quel est le
scénario? »
N’oubliez pas le public (ministres du CT)
 N’insistez pas sur les détails techniques (et n’utilisez pas un langage
trop spécialisé), déterminez stratégiquement l’information à inclure
 Prévoyez les questions que pourraient avoir les ministres du CT
•
•
25
Attendez-vous à ce que le processus dure environ 3 mois (ou plus)
et faites vos plans en conséquence
Votre analyste au SCT contestera votre dossier en même temps
qu’il le défendra; aidez-nous à vous aider – en nous fournissant
l’information en temps opportun
25
Questions
[email protected]
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