sop 1 penerimaan klien

Report
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
PENYELARASAN
SOP
SOP 01 : PEDOMAN
PENERIMAAN DAN
PENOLAKAN KLIEN
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
Bertujuan Untuk : menetapkan kententuan yang berlaku
tentang penerimaan atau penolakan klien
Ruang Lingkup : Untuk Seluruh Penugasan yang diterima
oleh KJPP Yanuar Bey & rekan
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI
Klien
•adalah pihak ketiga diluar Y&R yang memiliki prospek untuk bekerjasama dengan Y&R, atau telah
bekerjasama dengan Y&R dalam perikatan tertulis dengan tujuan yang saling menguntungkan sesuai
dengan hukum atau ketentuan yang berlaku. Termasuk dalam Klien adalah pihak ketiga yang telah
menerima proses Pemasaran Jasa dari Y&R tetapi belum bekerjasama atau melakukan perikatan tertulis.
Benturan Kepentingan
•adalah kondisi dimana Partner atau karyawan Y&R memiliki hubungan saudara, afiliasi atau kepemilikan
pada atau dengan Klien sehingga berpotensi menjadi tidak independen.
Ketidakberpihakan
•adalah kemandirian dan obyektivitas penilai terhadap Klien dan penugasan yang diterima.
Pemasaran Jasa
•adalah proses perkenalan dan penawaran jasa yang diberikan oleh Y&R kepada Klien atau calon Klien
dalam sesi presentasi, atau kunjungan (jika diminta).
Penerimaan Klien
•adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menerima pekerjaan dari calon Klien atau
Klien, berdasarkan hasil rekomendasi Partner yang lain.
Penolakan Klien
•adalah kriteria yang ditetapkan pada Y&R sebagai acuan untuk menolak pekerjaan dari calon Klien atau
Klien, berdasarkan hasil keputusan Partner yang lain
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
DEFINISI, Continued
Kertas Kerja Klien
•adalah kertas kerja pemeriksaan pada internal Perusahaan/Y&R
untuk proses evaluasi kelayakan Klien.
Kunjungan Klien
•adalah aktivitas yang dilakukan oleh karyawan Y&R untuk
melakukan identifikasi penugasan serta Pemasaran Jasa kepada
Klien atau calon Klien.
Partner
•adalah penilai bersertifikat, atau Partner yang memiliki kewenangan
untuk pengambilan keputusan penerimaan atau penolakan
penugasan dari Klien..
Identifikasi Kesanggupan Penerimaan Klien
•adalah mekanisme penerimaan pekerjaan/penugasan Klien
berdasarkan kompetensi yang dimiliki oleh Y&R.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
S O P 0 1 : P E D O M AN P E N E R I M AAN
D AN
:
P E N O L AAN
K L I E N ,
C O N T I N U E D
KETENTUAN
1. Y&R hanya akan bekerjasama dengan
Klien yang direkomendasikan dan disetujui
dengan suara terbanyak oleh Partner.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Identifikasi klien
Proses Pemasaran
Jasa
Kertas Kerja klien
• Point 1 – 6, terkait dengan informasi umum
tentang klien, perkembangan bisnis dan
reputasi klien, termasuk ada atau tidak
benturan kepentingan dengan salah satu
partner dan sikap kjpp terhadapnya.
• Point 6 – 11, terkait dengan siapa yang dapat
melakukan pemasaran jasa, model
pemasarannya, prosesnya, dokumentasi
hasilnya, tindak lanjut terhadap hasilnya,
termasuk review berkala atas kegiatan proses
pemasaran jasa ini,
•Point 12 – 15, terkait dengan kewajiban pengisian kertas
kerja klien, isi dari kertas kerja klien, dan pendistribusian
kertas kerja klien kepada partner sebagai bahan evaluasi
penolakan atau penerimaan klien.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Identifikasi
Penugasan
•Point 16, Partner atau karyawan Y&R yang melakukan kontak dengan Klien atau calon
Klien wajib melakukan identifikasi penugasan dan dicatat pada Kertas Kerja Klien,
minimal meliputi:
•Identifikasi Klien/calon Klien
•Lingkup Penugasan/Pekerjaan
•Obyek Penugasan
•Tujuan
•Cut off Date
•Nilai yang digunakan (terkait dengan lingkup penugasan penilaian).
Pendataan
klien dan
calon klien
• Point 17 – 19, terkait dengan status data klien,
aturan publikasinya, pengelolaan data
berdasarkan beberapa kriteria
pengelompokan, dan penugasan staff utk
pengelolaannya.
Mekanisme
pengambilan
keputusan
• Point 20 – 21, terkait dengan minimal
jumlah partner dalam rapat pengambilan
keputusan mengenai penerimaan dan
penolakan klien
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
•
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KETENTUAN, CONTINUED
Kebijakan
pertimbangan
resiko terhadap
klien
• Point 22 – 23 terkait dengan informasi yang cukup
untuk pengambilan keputusan, kriteria dalam calon
klien dengan resiko hukum yang tinggi yang akan
mengakibatkan ditolaknya klien atau penugasan
tersebut.
Kriteria
penerimaan dan
penolakan klien
• Point 24 – 30, terkait dengan kriteria diterima
atau ditolak, mekanisme pengambilan
keputusannya, pendokumentasiannya,
sosialisasinya, sampai evaluasinya.
Identifikasi
kesanggupan
penerimaan klien
• Point 31 – 34, terkait dengan evaluasi kompetensi
teknis, mekanisme identifikasi, kapan identifikasi
dilakukan, dan dokumentasinya.
Review terhadap
kriteria klien dan
kertas kerja klien
• Point 35 – 37, terkait dengan sosialisasi berkala
kepada seluruh karyawan dan pemantauan kertas
kerja klien secara periodik, .
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
KEWENANGAN
AKTIVITAS
• PERSETUJUAN
PADA KERTAS
KERJA KLIEN
MAKER
• PARTNER
ATAU
KARYAWAN
YANG
BERTEMU
DENGAN
KLIEN
APPROVAL
• MINIMAL 3
PARTNER
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART
IDENTIFIKASI KLIEN
Klien
Marketer*
Partner
Staf
Administrasi
Start
Penyusunan
Rencana Kerja
Jadwal Kunjungan
Klien
Jadwal Kunjungan
Klien
Rencana Kerja
Pastikan Klien
telah memenuhi
kriteria dan
memberikan
persetujuan
Siapkan materi
Pemasaran Jasa
Materi Pemasaran
Jasa
Lakukan kunjungan
Lakukan
pengumpulan
informasi tentang
penugasan
Kertas Kerja Klien
Stop
File
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
FLOW CHART
Klien/Pihak
Ketiga Lainnya
PENERIMAAN /
PENOLAKAN KLIEN
Partner yang
lain (minimal 3
Partner)
Marketer*
Start
Buat ringkasan
tentang Klien
Kertas Kerja Klien
Minta tambahan
informasi jika perlu
Berikan informasi
Kertas Kerja Klien
Lakukan evaluasi
tentang ruang
lingkup penugasan
dan identifikasi
kesanggupan
Distribusikan ke
Partner lain
Kertas Kerja Klien
Penerrimaan/
penolakan Klien
File
Lanjutkan pada
proses
Pengendalian Mutu
Penugasan
Stop
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
PROSEDUR
PROSES IDENTIFIKASI
KLIEN
•Ada 7 point yang harus
dilakukan baik oleh marketer
maupun oleh partner dari
mulai penyusunan rencana
kerja, jadwal kunjungan,
evaluasi dan persetujuan atas
rencana kerja, sampai
collecting info tentang klien
PROSES PENERIMAAN
ATAU PENOLAKAN
PENUGASAN KLIEN
•Terdapat 10 point yang harus
dilakukan baik oleh marketer
maupun oleh partner mulai
dari pembuatan ringkasan
klien dan penugasan,
pendistribusian ringkasan,
evaluasi kertas kerja,
pemahaman atas informasi
tentang klien dan penugasan
sebagai dasar persetujuan
atau penolakan,
pencantuman tanda tangan
persetujuan atau penolakan.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
S O P 0 1 : P E D O M AN P E N E R I M AAN
D AN
:
P E N O L AAN
K L I E N ,
C O N T I N U E D
MEDIA / FORM YANG DIGUNAKAN
KERTAS KERJA KLIEN
MINUTES OF MEETING
RENCANA KERJA
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
PENGAWASAN
PENGAWASAN (CONTROL CHECK POINT) PADA PROSES INI ADALAH
• Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan
pada kertas kerja klien oleh pejabat yang berwenang
• Secara mingguan, petugas yang ditunjuk melakukan review dan evaluasi terhadap data
calon klien atau klien existing.
YANUAR BEY & REKAN
P ro f e s s io n al Ap p rais e rs & Co n s u ltan ts
SOP 01 : PEDOMAN PENERIMAAN DAN PENOLAAN KLIEN, Continued :
END OF SLIDE

similar documents