LOGO

Report
PANDUAN TAHAP
TAKING OWNERSHIP
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
1
LOGO
Coach : Drs.
Surjadi, M.Si.
CV
LOGO
1. PROJECT CHARTER
2. DOKMEN YANG TERKAIT :
a. Hasil Diagnostic Reading;
b. Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek
Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada);
c. Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan
yang diadakan dll yang dipandang relevant.
3. FORM ISIAN UNTUK MENTOR
4. FORM ISIAN UNTUK COACH
5. FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau
Lnjt
ada).
2
LOGO
DIAGNOSTIC READING
1. Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada
dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang
DIDIAGNOSA
bukanlah
tubuh
manusia,
melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA.
2. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih
dahulu menilai kinerja organisasi saat ini,
menemukan area yang bermasalah, kemudian
melakukan intervensi agar kinerja organisasi
meningkat.
3. .................
3
LOGO
DR…….
3. Kemampuan
mendiagnosa
organisasi
secara
akurat
menentukan
berhasil
tidaknya
pemimpin
dalam
membawa
perubahan bagi organisasinya.
4. Diklatpim
pola
baru
menghasilkan
pemimpin
perubahan
(adaptif)
dan
asumsi yang dirujuk adalah peserta
diklatpim telah memiliki pengetahuan,
sehingga
diklatpim
diarahkan
untuk
menggali tacit knowledge.
4
LOGO
DR…….
5. Diklatpim
lebih
menekankan
pada
keterampilan
memimpin
dari
pada
memberikan pengetahuan tentang teori dan
instrumen.
6. Agenda diagnostik organisasi diarahkan
untuk
melakukan
identifikasi
area
perubahan dan stakeholder agar dapat
dilaksanakan intervensi menuju organisasi
berkinerja tinggi.
5
LOGO
NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN
JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN
 Ingat Area Perubahan ?
 Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ?
 Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading, yaitu Solusi Alternatif yang
dipilih untuk memecahkan masalah
organisasi yang dipilih untuk diselesaikan;
JUDUL  “AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN +
SASARAN PERUBAHAN”
6
LOGO
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
JUDUL :
 Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi
perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.
LATAR BELAKANG :
 Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang
ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa
diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi
PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa):
 Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.
 Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
 Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.
LOGO
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN :
 Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang
diinginkan.
 Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan.
 Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
 Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi.
 Menjelaskan strategi pelaksanaan.
LOGO
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
(LANJUTAN)
 STAKE HOLDER :
 Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
 Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
 Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.
 RENCANA AKSI:





Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan
Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.
Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN
Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN
 PENUTUP.
LOGO
MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK
DIAGNOSTIC READING
1. MULAILAH DARI KONDISI
YANG DIHARAPKAN
TAHAPAN
DIAGNOSTIC
READING
2. TENTUKAN SASARAN REFORM
3. PERTAJAM FOKUS SASARAN
4. MENENTUKAN SASARAN ATAU
PENETAPAN SASARAN REFORM
10
SASARAN REFORM
CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN
Mendorong pegawai meningkatkan
pelayanan yang berorientasi hasil yg
Prima.
2. TENTUKAN
Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam
SASARAN REFORM
memperoleh Pelayanan Kesehatan
dengan kualitas pelayanan yang prima.
3. PERTAJAM
Percepatan Waktu Pendaftaran Pelayanan
FOKUS SASARAN
kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit,
sehingga terwujud perbaikan Standar
Pelayanan Publik.
4. MENENTUKAN SASARAN Terwujudnya percepatan waktu
ATAU PENETAPAN
pendaftaran pasien dari 30 menit
SASARAN REFORM
menjadi 8 menit .
1. MULAILAH DARI
KONDISI YANG
DIHARAPKAN
(Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Melalui
Percepatan Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Sebagai Upaya Perbaikan
Standar Pelayanan Publik).
11
CONTOH LAIN
LOKUS : KECAMATAN
Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum”
LOGO
IDENTIFIKASI KONDISI YANG
DIHARAPKAN :
a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%)
b. biaya berdasar Perda (100%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (80%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (80%);
e. Terpenuhinya prasarana yang representatif
(80%)
f. Kepastian hukum (80%).
12
LOGO
IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG
a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%)
b. biaya berdasar Perda (50%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (45%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (55%);
e. Terpenuhinya
prasarana
(55%)
f. Kepastian hukum (50%).
13
yang representatif
MEMBANDINGKAN KONDISI YANG
DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG
PELAYANAN ADMINISTRASI
UMUM DI KANTOR KECAMATAN
a.
PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN
KONDISI
YANG
DIHARAPKAN
KONDISI
SEKARANG
(85%)
(30%)
b. BIAYA BERDASAR PERDA.
(100%)
(50%)
c.
(80%);
(45%)
(80%);
(55%)
(80%)
(55%)
(80%).
(50%)
TEPAT.
PETUGAS TRAMPIL,
MENERAPKAN 3S
d. TERPENUHINYA SARANA
PELAYANAN
e.
TERPENUHINYA PRASARANA
YANG REPRESENTATIF
f.
KEPASTIAN HUKUM
14
SASARAN REFORM
PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN
1. MULAILAH DARI KONDISI
YANG DIHARAPKAN
2. TENTUKAN
SASARAN REFORM
Meningkatnya Prosedur Pelayanan
Adm. Um. cepat, mudah dan tepat
Terwujudnya kecepatan,
kemudahan dan ketepatan waktu
pelayanan
3. PERTAJAM
FOKUS SASARAN
4. MENENTUKAN SASARAN
ATAU PENETAPAN
SASARAN REFORM
Menyederhanakan persyaratan
dari 7 form menjadi 5 form
Meningkatkan IKM dari 65 %
menjadi 75 %
Judul : (Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor
Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan
Pelayanan).
15
FORMAT PROJECT CHARTER
1.0
IDENTITAS PROYEK
NAMA
Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor
Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan
Pengurusan Pelayanan.
DESKRIPSI
Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah :
Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat
, kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 %
SPONSOR
Atasan Langsung (Mentor)
PROJECT
LEADER
SUMBER
DAYA TIM
Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat)
Sumber Daya Kunci :
Dukungan Stake holder
yang dilegitimasi oleh
Mentor.
Penanggungjawab proyek meyakinkan
kepada stake holder dan mentor bahwa
proyek perubahan ini layak untuk
ditindaklanjuti dan mendapat dukungan.
16
FORMAT
RENCANA PROYEK PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
LOGO
LEMBAR KERJA
RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
•
•
•
•
•
•
•
N ama Peserta
:
NDH
:
Instansi
:
Jabatan
:
Area Perubahan
:
Fokus Perubahan
: (Hasil Diagnostic Reading)
Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan
(Nama Proyek Chater) : (Area Perubahan + Fokus Perubahan
+ Sasaran Perubahan )
18
FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
• JUDUL PROYEK PERUBAHAN :
Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana
Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek).
• Kata Pengantar
• Daftar Isi
Bab I
: Pendahuluan
A.
B.
C.
D.
E.
Latar Belakang
Area dan Fokus Proyek Perubahan
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kriteria Keberhasilan
Lanjutan………
Bab II
: DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Output Kunci Proyek Perubahan
B. Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Steakholder Proyek Perubahan
E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan
F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/
persentase pencapaian output sesuai kriteria
keberhasilan)
G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.
Lanjutan………
BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Bab IV : PENUTUP
(Bab III dan Bab IV Disampaikan dalam Pembekalan
Breakthrough II)
21
PENJELASAN BAB-PERBAB
22
BAB I : PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG
• Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang
akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi
(didukung dengan data dan fakta)
• Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini
penting untuk menentukan fokus proyek
perubahan)
• Kembangkan dari uraian latar belakang yang
ada pada Project Charter
B. AREA DAN
FOKUS
PROYEK
PERUBAHAN
• Area Proyek Perubahan adalah Program Instansi
yang telah dipilih pada waktu Diagnostic
Reading
• Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading yang dijadikan Judul/Nama Project
Charter
• Beri penjelasan seperlunya.
23
Lanjutan ………..
C. TUJUAN DAN
MANFAAT
PROYEK
PERUBAHAN
D. RUANG
LINGKUP
PROYEK
PERUBAHAN
E. KRITERIA
KEBERHASILAN
• Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
diambil dari Project Charter Point 3.0 dan
4.0
• Ruang Lingkup Proyek Perubahan
diambil dari Project Charter Point 5.0
• Beri uraian seperlunya !
• Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat
kuantitatif/measurable/dapat diukur
(indikator kinerja kegiatan)
• Usahakan berupa Outcome / hasil
kegiatan
• Ambil dari Project Charter Point 13. 24
BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. OUTPUT
KUNCI
PROYEK
PERUBAHAN
• Output kunci adalah output yang akan
dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output
jangka pendek, jangka menengah maupun
jangka panjang;
• Diambil dari Project Charter Point 6.0.
B. PENTAHAPAN •Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone
PROYEK
• Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang
PERUBAHAN
ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat
sasaran
• Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka
Menengah dan Jangka Panjang
• Diambil dari Project Charter Point 7.0
25
Lanjutan …………
C. TATAKELOLA
PROYEK
PERUBAHAN
D. STEAKHOLDER
PROYEK
PERUBAHAN
E. FAKTOR KUNCI
KEBERHASILAN
•Berisi struktur peran masing-masing tim/orang
yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek
perubahan;
• Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan
berikan uraian tatalaksananya.
• Ambil dari Project Charter Point 10
• Beri penjelasan peran, pengaruh dan
hubungan kerjanya.
• Faktor yang dianggap menjadi kunci
keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan secara tepat sasaran dan tepat
waktu
• Diambil dari Project Charter Point 14
26
Lanjutan ……………………
F.
TARGET
CAPAIAN
PROYEK
PERUBAHAN
G. HASIL ADOPSI
BENCHMARKING
• Berisi target hasil yang ingin dicapai
oleh Proyek Perubahan;
• Target ini bersifat kuantitatif
sehingga dapat diukur tingkat
keberhasilannya;
• Berdasarkan ukuran output kunci
dan kriteria keberhasilan Proyek
Perubahan
• Contoh *)
• Berisi best practice yang dapat
diadopsi dari kegiatan benchmarking
dan sesuai dengan Fokus Proyek
27
Perubahan.
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(Project Charter)
( Lampiran : 1 )
01. IDENTITAS PROYEK
NAMA
DESKRIPSI
SPONSOR
PROJECT
LEADER
SUMBER
DAYA TIM
Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan
Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan.
Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung
Proyek Perubahan.
Penanggung Jawab Proyek Perubahan
Sumber dukungan dan
legitimasi bagi Tim
untuk menjalankan
Proyek Perubahan
Penjelasan Singkat
Penanggung Jawab Pro.Per.
Sehingga mendapatkan
dukungan yang legitimate.
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek dilakukan.
Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif
yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi.
Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil
Identifikasi Masalah.
03. TUJUAN
Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka
Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah
(satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai
berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV)
Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan
hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.
29
04. MANFAAT
Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi
Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta
Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung
jawab Instansinya.
05. RUANG LINGKUP
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan
dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut
disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.
30
06. 0UTPUT KUNCI
(Key Project Deliverables)
NAMA
Nama output kunci yang
akan dihasilkan;
Output berupa Output
Antara (yang akan dicapai
Jangka Pendek dan
Menengah) dan Output
Akhir (yang akan dicapai
Jangka Menengah).
DESKRIPSI
Penjelasan singkat Output
yang hendak dihasilkan
dalam Proyek Perubahan.
31
07. PENTAHAPAN (Milestone)
No.
TAHAP UTAMA
WAKTU
1. Tahapan dalam proyek perubahan
Target waktu
merupakan capaian-2 yang sangat
pelaksanaan
penting, sehingga harus diperhatikan
(minggu,
dalam menjamin terlaksananya
bulan, tahun)
proyek perubahan secara tepat
waktu dan tepat sasaran. Milestone
berbeda dengn Time Schedule yang
akan diuraikan secara lebih rinci
pada Laporan Breakthrough-2;
2. Milestone bisa dibedakan antara
tahapan Jangka Pendek dan
Panjang.
32
08. TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR
Gambaran Struktur Tim / orang
yang terlibat dalam
penyelenggaraan proyek
perubahan. Contoh :
Sponsor
Project
Leader
Coach
Pokja
DESKRIPSI
Penjelasan peran masing-masing
dalam penyelenggaraan proyek
perubahan.
• Sponsor :
• Project Leader :
• Pokja :
• Coach :
Pokja
33
09. ANGGARAN
JUMLAH
DESKRIPSI
(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan)
(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan)
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No.
Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki
sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan.
Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau
negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat
dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi)
atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang
berpengaruh di luar Instansi Peserta.
34
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
No.
DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat
kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek
perubahan.
12. RESIKO
No.
DESKRIPSI
Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target waktu,
yang telah ditetapkan.
35
13. KRITERIA KEBERHASILAN
Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran
tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian,
norma waktu, uang dsb.
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)
Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
15. DISETUJUI
Project Sponsor (Atasan Peserta)
(tanda tangan)
Tempat, tgl. / bulan / tahun.
36
FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
( Lampiran : 2 )
1. Nama Peserta
2. Instansi
:
:
3. Topik yang dijadikan Project
:
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :
Rekomendasi :
Surabaya, ……………………………….
MENTOR,
(
)
37
FORMULIR BAGI COACH
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
( Lampiran : 3 )
1. Nama Peserta
:
2. Instansi
:
3. Topik yang dijadikan Project
:
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :
Rekomendasi :
Surabaya, ……………………………….
COACH,
(
)
38
LOGO
BIMBINGAN VIA E_MAIL
LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA
E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb.
[email protected]
No. HP – 0811362496
39
Add your company slogan
40
LOGO

similar documents