Slide 1

Report
BAB III
Kebijakan dan
Perencanaan Sistem
Oleh:
Devie Rosa Anamisa, S.Kom
Gambaran umum
Sistem yang telah dikembangkan
P
e
r
e
n
c
a
n
a
a
n
P
e
r
e
n
c
a
n
a
a
n
P
e
r
e
n
c
a
n
a
a
n
P
e
r
e
n
c
a
n
a
a
n
Kebijakan sistem
P
e
r
e
n
c
a
n
a
a
n
Kebijakan Sistem



Suatu sistem jika ingin diperbaiki atau
dikembangan sesuai yang diharapkan maka
diperlu suatu kebijakan sistem yang baik.
Kebijakan sistem adalah landasan atau
dukungan dari manajemen untuk membuat
perencanaan sistem.
Misalnya : peningkatan efektifitas manajemen,
peningkatan produktifitas tenaga kerja.
Perencanaan sistem



Setelah manajemen menetapkan kebijakan sistem maka perlu
melakukan perencanaan untuk mengembangan sistem.
Perencanaan sistem adalah pedoman untuk melakukan
pengembangan sistem.
Tujuan:

Mengidentifikasi dan memprioritaskan
 Pemodelan sistem yang dipakai
 Sasaran yang ingin dicapai
 apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.
 Contoh:
 SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya:
 Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik
 Meningkatkan pangsa pasar
SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur
distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi
Jangka waktu pelaksanaan
Dana yang tersedia
Siapa yang melaksanakan




Pemodelan Sistem
Untuk menggambarkan sistem yang
diajukan
 Untuk mengesahkan dan memastikan
pemahaman pengembang akan keinginan
pengguna.
 Lebih mudah dan murah dengan
penggambaran model (model data, model
proses, model fisik).

Pemodelan sistem dengan 3
perspektif
State transition diagram
State1
state2 state 3
Entity Relationship diagram
3 perspektif

Perspektif fungsi sistem



Berorientasi pada proses
Menggunakan teknik data flow diagram
Melukiskan:





Perspektif data sistem



Berorientasi pada data (data oriented)
Menggunakan Entity Relationship diagram
Melukiskan:




Aliran data
Penyimpanan data
Entitas eksternal
Proses-proses sistem aplikasi
Properti data
Karakteristik hubungan antara entitas data
Struktur data
Perspektif model real time


Permodelan aktifitas sistem real time yang kompleks
Meliputi:


Sinkronisasi bebrapa proses sistem yang bekerja dalam beberapa mode atau status.
Reaksi sistem terhadap rangsangan dari lingkungan eksternal seperti survei.
Proses Perencanaan Sistem
1.
Merencanakan proyek-proyek sistem
Proses perencanaan sistem yang merencanakan proyek-proyek
yang akan dikembangkan nantinya berupa tujuan, strategi,
sasaran, kendala, prioritas proyek dll.
2.
Mempersiapkan proyek yang akan dikembangkan
Proses perencanaan sistem yang menunjuk tim analis (untuk
berbagai bagian yang terkait) dan mengumumkan proyek
pengembangan sistem/Sosialisasi kepada seluruh pihak yang terkait.
Ex : karyawan, dll.
3.
Mendefinisikan proyek yang dikembangkan
Proses perencanaan sistem yang melakukan studi kelayakan
untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak
untuk dikembangkan berupa survei untuk mengumpulkan fakta.
Merencanaan Proyek-proyek
sistem
1. Tujuan, strategi, taktik perusahaan
ex: organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba, maka
perencanaan sistem harus mendukung untuk
meningkatkan laba, berbeda dengan organisasi sosial
untuk mencapai tujuan, perusahaan merencanakan
strategi dan taktik
2. Identifikasi proyek
ex:
- SI pengendalian dan pemasaran
- SI distribusi
- SI produksi
3. Sasaran
 apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem
ex:
- SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya:
- Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik
- Meningkatkan pangsa pasar
- SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur
distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi
4. Kendala
ex:
- batasan dana
- batasan waktu
- batasan struktur organisasi
5. Menentukan prioritas proyek sistem
Ex:
alasan menentukan prioritas:
-kebutuhan mendesak
-penghematan biaya
6. Membuat laporan perencanaan sistem
Mendefinisikan Proyek-Proyek
Sistem
•
Melakukan studi kelayakan
untuk menentukan kemungkinan apakah
pengembangan siap dilaksanakan atau
dihentikan.
langkahnya : melakukan survei untuk
mencari fakta dari sistem yang sudah ada.
Nilai-Nilai Kelayakan
1.
2.
3.
4.
5.
Teknis
“Apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkan sistem”. Ex :
onderdil,ahli,dll
Operasi
“Dapatkah sistem diterapkan di dalam organisasi”. Ex: SDM,
output, control, efisiensi
Ekonomis
“apakah sistem dapat dibiayai dan menguntungkan”
Jadwal
Dapatkah sistem dapat dikembangkan sesuai batas waktu. Ex:
tek.CPM/tek PERT
Hukum
Apakah sistem yang dikembangkan tidak akan melanggar hukum
Survei

Tujuan :


Menentukan apakah suatu proyek pengembangan perangkat
lunak yang diminta oleh user apakah layak/dapat dikembangkan
dan diimplementasi ataukah tidak.
Kegiatan teknik dari survei:


Merinci permintaan user untuk pengembangan aplikasi
Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi user




Memastikan bahwa informasi yang ada dalam permasalahan user
lengkap dan akurat.
Melakukan wawancara dan pertemuan dengan semua
perwakilan dari divisi yang terlibat dalam proyek
Dokumentasikan semua informasi yang dikumpulkan dari
wawancara dan pertemuan dengan para user.
Verifikasi fakta yang telah dikumpulkan dan konfirmasikan hasil
dari temuan anda itu dengan orang yang diwawancarai dan
manajer yang mengepalai mereka.
 Jika
ada beberapa permasalahan yang memiliki
potensi konflik, maka dokumentasikan isu
permasalahan ini dan berikan kepada pihak
manajemen untuk segera dicarikan jalan keluarnya.
 Berikan skala prioritas untuk tiap-tiap permasalahan
yang telah dikumpulkan selama proses pengumpulan
fakta.
 Telaah kembali daftar permasalahan dan buat
ringkasan atas situasi yang sedang dihadapi. Buat
sebuah pernyataan yang mencerminkan semua
kebutuhan user.
 Teliti lebih jauh lagi daftar permasalahan / kebutuhan
user, untuk memastikan bahwa dafatr tersebut benarbenar mencerminkan sistuasi yang sedang diahdapi.
Prioritas masalah
Permasalahan yang tergambar oleh
pengguna harus diprioritaskan
berdasarkan kepentingannya.
 Pengembang harus dapat membedakan
kebutuhan dengan keinginan.

Tingkatan/ kriteria kebutuhan user

Essential



Adaptable



Kebutuhan dimana jika tidak dipenuhi, pengguna tidak dapat
beroperasi secara normal dalam lingkungan bisnis.
Misalnya: Dalam sistem seminar international diperlukan login
untuk membedakan user sebagai pemakalah atau reviewer.
Kebutuhan dimana jika diperlukan dapat dipakai sebagai modus
operasi alternative.
Misalnya: untuk melihat informasi seminar yang diadakan kapan,
dimana, tentang apa maka jika user selain pemakalah atau
reviewer, user bisa langsung kontak panitianya atau disediakan
form abstrak.
Nice to have :

Kebutuhan yang ingin didokumentasikan oleh user tetapi
kebutuhan itu sudah berada diluar daftar yang diperlukan.
Identifikasi Kebutuhan User
o
o
o
Menentukan kebutuhan sistem
Menentukan kebutuhan software & hardware
o Hardware
 Input : keyboard, mouse, touch-screen, scanner
 Output : monitor, printer
 CPU
 storage
o Software
 Sistem software : operating system, Software development
kit (SDK), utility program
 Programming language
 Application software :application software, package software
Menentukan SDM




o
EDP manager
Sistem analis
Programer
dokumentasi
Memperinci biaya
- Teknisi
- Desainer
- Pengelola jaringan
Dokumentasi




Hasil dari pengumpulan data dan fakta dalam
proyek yang dikerjakan harus ditulis dengan
menggunakan terminologi dari user.
Semua istilah bisnis harus dapat dipahami
dengan jelas.
Daftar istilah bisa dimasukkan kedalam lembar
sendiri (bila perlu)
Ada daftar permintaan user.
Teknik Pengumpulan Fakta
Teknik
Pengumpulan fakta
Interviews
(wawancara)
Survey quessioner
(kuissioner survey)
Observation
(menganalisis
pengamatan)
Analisis alur proses
Sesi tukar pikiran
informal
Wawancara


Tahap pertama : mengenali user yang paling
berkaitan dengan perencanaan proyek.
Petunjuk dasar wawancara:
 Sebelum wawancara:
 Buat jadwal wawancara (hari, jam)
 Kenali jabatan dan lingkup tanggung jawab orang yang
diwawancarai
 Siapkan catatan untuk wawancara
 Atur waktu dan tempat wawancara agar orang yang
diwawancarai nyaman
 Kumpulkan sebanyak mungkin informasi melalui form
pengisian dan laporan-laporan.

Pada saat wawancara:








Informasi tujuan wawancara.
Jika anda mencatat hasil wawancara, jelaskan apa yang anda
lakukan dan kenapa anda harus melakukannya.
Waktu wawancara jangan lebih dari 2 jam
Wawancara staff dulu baru supervisornya
Jelaskan bahwa semua hasil wawancara akan didokumentasikan
dan dimintakan persetujuan (ACC) baru kemudian dipublikasikan
Diakhir wawancara buat point-point penting hasil wawancara,
gunakan sebagai parameter sejauh mana anda mengerti apa yang
dikatakan user.
Akhiri wawancara dengan mengucapkan terima kasih.
Sesudah wawancara




Dokumentasikan informasi yang dikumpulkan dari hasil wawancara
Kirimkan dokumentasi ke user yang diwawancarai untuk menerima
persetujuan final
Jika ada hal lain yang perlu diklarifikasi lebih lanjut, hubungi user
yang bersangkutan kemudian buatlah janji wawancara lanjutan.
Sebarkan hasil wawancara baik ke user maupun kepada jajaran
direksi.
Kuessioner


Kuessioner harus benar-benar mengarah ke user yang tepat.
Kekurangan kuissioner:




Kurangnya interaksi langsung
Membutuhkan waktu yang lama dalam menyusun pertanyaan yang baik
Format seperti “checking-off” dan “melingkari jawaban” akan dapat
mempersingkat waktu pengisian.
Petunjuk dasar kuessioner:









Identifikasi tipe informasi yang kita butuhkan
Pilihlah format yang tepat, susun pertanyaan-pertanyaan yang bersifat
sederhana, jelas dan singkat.
Sediakan tempat yang cukup untuk jawaban naratif
Pertanyaan-pertanyaan dengan topik spesifik dikelompokkan dalam tempat
yang sama
Lampirkan instruksi-instruksi detail tentang cara pengisian
Beri deadline pengembalian
Analisis jawaban dari responden
Dokumentasikan hal-hal yang penting
Kirim kopian dari dokumentasi hal-hal penting kepada setiap responden sebagai
bukti partisipasi mereka dalam proses survei.
Observation Analysis (Menganalisis
Pengamatan)

Tujuan:




Dapat digunakan sebagai konfirmasi hasil wawancara
Mengidentifikasi dokumentasi
Mengklarifikasi apa yang sedang dikerjakan dalam sistem
Petunjuk dasar observasi:

Sebelum observasi:




Pada saat observasi:



Identifikasi area user yang akan diobservasi
Dapatkan persetujuan dari manajemen untuk seluruh observasi
Jelaskan tujuan dari studi tersebut
Kumpulkan contoh-contoh dokumentasi dan prosedur-prosedur tertulis yang
digunakan setiap proses spesifikasi yang sedang diobservasi
Dalam berinteraksi dengan user, selalu tetap pada tujuan, jangan
mengomentari cara kerja mereka.
Setelah observasi:



Dokumentasikan temuan-temuan yang didapatkan dari observasi
Konsolidasi hasilnya
Review hasil terkonsolidasi dengan observees / manajer mereka.
Analisis Alur Proses


Analisis alur proses adalah teknik identifikasi
akar permasalahan yang ada di suatu
bisnis/perusahaan.
Permasalahan tersebut diantaranya:
 Kesalahan
yang terlalu banyak muncul dilingkungan
kerja
 Adanya suatu fungsi/pekerjaan sama yang dikerjakan
oleh orang yang berbeda tanpa alasan yang jelas
sehingga redundan/tumpang tindi.



Proses adalah serangkaian operasi yang
dilakukan dalam departemen dan menghasilkan
beberapa keluaran (output).
Analisis berarti mempelajari proses yang ada
tersebut untuk memisahkannya dalam elemenelemen yang lebih sederhana dan melihat
apakah elemen-elemen tersebut dapat
dikembangkan.
Teknik ini menggunakan sebuah bahasa grafis
yang sederhana yang menggambarkan aliran
dari proses-proses yang dilakukan oleh
departemen yang berbeda pada sebuah proses
flowchart.
Informal Branstorming Group
Session

Menggunakan pendekatan dynamic group





Diikuti oleh wakil tiap-tiap departemen yang paling mengerti
mengenai proses yang ada atau orang yang dipilih oleh user.
Dipimpin oleh moderator
Pada saat sesi, seluruh permasalahan diidentifikasi dan direview
oleh para partisipan.
Prinsipnya: beberapa kepala lebih baik daripada satu kepala.
Prinsip dasar kerja:



Setiap partisipan mengeluarkan ide sebanyak mungkin
berdasarkan topik yang dibicarakan.
Mencatat ide-ide yang muncul
Mendiskusikan untuk menganalisis ide-ide tersebut.
Referensi
Founier, roger, practical guide to
structured system development and
maintenance.
 Hartono, jogiyanto, analisis dan desain,
yogyakarta, andi offset, 2005.


similar documents