EFQM Mükemmellik Modeli ve Süreç Yakla**m*

Report
SÜREÇ YÖNETİMİ
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve
Kontrol Kanunu gereği kurumların yeniden
süreç bazlı yapılanmasının
istenmesiyle de süreç yönetim sisteminin
kurulması zorunluluk haline
Gelmiştir. Milli Eğitim Bakanlığı 2010–2014
Stratejik Planının 15.1. Stratejik Hedefi: "Millî
Eğitim Bakanlığı merkez ve
taşra teşkilatını plan dönemi sonuna kadar
süreç bazlı olacak şekilde
yeniden yapılandırmak" olarak belirlenmiştir.
TKY anlayışı klasik yönetim
anlayışları gibi sonuç odaklı bir yönetim
yerine süreç ve sonuç odaklı bir yönetimi
tercih etmektedir.
ZİHNİYET DEĞİŞİKLİĞİ
Kurum kültürü değişmeden
bir kurumda kalitenin
geliştirilmesi mümkün
değildir.
TRABZON MEM
Modelin 5. kriteri süreçlerdir. Modelin
uygulanması ile okul; amaç, strateji,
ve planlarını gerçekleştirebilmek için
süreçlerini tasarlamalıdır.
Tasarlanan süreçler, etkili bir şekilde
yönetilmeli ve iyileştirilmelidir.
Milli Eğitim Bakanlığı
Eğitimde Kalite Ödülü Modeli
3
İNSAN
KAYNAKLARI
YÖNETİMİ
2
OKUL/KURUMUN
PLANI
4
Maddi Kaynakların,
Bilgi Birikiminin ve
İşbirliklerinin
Yönetimi
5
SÜREÇ YÖNETİMİ
LİDERLİK
1
SONUÇ KRİTERLERİ
7
Çalışanlarla İlgili
Sonuçlar
Öğrenci, Veli, İşletme6
ve Hizmetten
Yararlananlar ile İlgili
Sonuçlar
Toplumsal-Sosyal 8
Sorumluluk ile İlgili
Performans
Sonuçları
YENİLİKÇİLİK VE ÖĞRENME
9
FİNANSAL VE
TEMEL PERFORMANS
SONUÇLARI
GİRDİ KRİTERLERİ
SÜREÇ; Belirli bir girdiyi, hizmet alanları
için belirli bir dizi faydalı çıktıya
dönüştüren;
tanımlanabilen, sınırları koyulabilen,
tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir
sorumlusu olan, fonksiyonlar arası
birbirine bağlı faaliyet
dizinidir.
Kurumsal yönetimi sorgulama ve geliştirme aracıdır.
Süreç odaklı yönetim uygulamaları ile etkili ve verimli bir
yönetim hedeflenir.
Bu hedefe yolculuk ,kurumda
yapılan işlerin nasıl yapıldığının sorgulanmasıyla başlar.
Kurumda yapılan işlerin ,yani süreçlerin tanımlanması,
süreç sorumlularının belirlenmesi,
her bir sürecin performans göstergelerinin tespit edilmesi
gibi adımlarla oluşturulan bir sistemin kurulması ve
işletilmesiyle devam edilir.
Neden Süreç Yönetimi?
 Daha hızlı karar alabilme
 Öncelikleri yapabilme
 Hizmeti alana odaklanmış yönetim anlayışı
vardır.
 Hedefi görmenizi ve doğru adımlarla
ilerlemenizi sağlar
SÜREÇ YÖNETİMİ
 Okullarda süreç yönetim sisteminin kurulması okul
yönetimlerinin
 okullarını sistem boyutunda tanımalarına,
izlemelerine, değerlendirmelerine ve
iyileştirmelerine olanak sağlayacaktır. Süreç yönetimi
temel alınarak yönetilen okullarda örgütsel etkililik
ve eğitim öğretim hizmetlerinde kalite artacak, okul
bütünsel olarak yönetilmiş olacaktır.

Okullarda süreç yönetimi sistemi aynı zamanda
yönetimde hesap verebilirlik, şeffaflık, kaynakların
etkili, ekonomik ve verimli kullanılması ilkelerinin
hayata geçirilmesini sağlayacaktır.
1-Süreçlerin akış şemalarıyla, yapılan
işlerİ bir bütün halinde görülebilir.
2-Her bir sürecin sahibi/sorumlusu
belirlendiği için hangi işin kimler
tarafından yapıldığı net biçimde
ortaya konur.
3-Süreçlere performans göstergesi ve
hedef belirlendiği için süreçlerin kendi
akışı içerisinde bırakılması yerine
,hedefine ulaşması yönündeki çabaları
içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.
4-Süreçler için hedefler konulacağından,
hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda
iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit
edilmiş olur.
Yapılan bilimsel bir araştırmada; Süreç
yönetimi uygulamalarına katılım ile iş doyumu
ve kuruma bağlılık arasındaki ilişki
araştırılmıştır.
Araştırma sonucuna göre: Süreç yönetimi
uygulamaların hepsine katılan çalışanların
iş tatmin düzeylerinin daha yüksek olduğu
görülmüş
Kuruma Duygusal
Bağlılığın artırdığı gözlenmiştir.
SÜREÇLERİN HİYERARŞİSİ
VE
SINIFLANDIRILMASI
Süreç hiyerarşisi: Okuldaki etkinlikleri önem
sırasına koymak ve sınıflandırmaktır.
Süreç hiyerarşisi
Okulun genel stratejisi ve ilkeleri
doğrultusunda oluşturulan , tüm temel iş
etkinliklerini ayrı ayrı süreç grupları altında
toplamaktır.
Süreçlerin Hiyerarşisi
Ana /temel
Süreçler
Tüm süreçlerin amaçlarına ulaşmalarını ve
kurum içi ve dışı ilişkileri yöneten süreçlerdir
(Stratejik Yönetim, Mevzuat ve düzenlemeler,
Yönetmeliklerde ve çalışma takviminde
etkinlikler planlanmıştır.
OPERASYONEL/yönetsel))
Alt Süreçler
Başlaması ve yürütülmesi ana
süreçlerin kontrolünde olan, ana
süreçleri asiste eden
süreçlerdir.(TEMEL/HİZMET)
Detay Süreçler
Alt süreçleri oluşturan ve daha alt
düzeyde faaliyetleri kapsayan
süreçlerdir Alt süreçte yer alan
her adımın detaylandırılmış
halidir.
Okullarda tasarlanabilecek süreçler
1- Öğrenci İşleri
- Öğrencilerin kayıt-kabul
- Öğrenci devam takibi
- Nakil ve kayıt işleri
- Öğrenim dışı ilişkiler.
- Sağlık önlemleri
2- Personel İşleri
- Atama, nakil-görevlendirme
- Stajyerlik-adaylık işlemleri
- Personel özlük işleri
- Sicil ve disiplin işleri
- Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri
- Devam izleme
- Denetleme ve değerlendirme
EFQM MÜKEMMELLİK MODELİ
3- Öğretim İşleri
- Yıllık, ünite, günlük planlar
- Sınıf öğretmenler toplantısı
- Zümre öğretmenler toplantısı
- Zümre başkanları toplantısı
- Şube öğretmenleri toplantısı
- Bölüm başk. işlet. Toplantısı
- Ders araç-gerecinin sağlanması
- Kütüphane, lab. Atölye işleri
- Öğrenim süreci,
- Ölçme,değerlendirme
4- Eğitim İşleri
-Rehberlik hizmetleri
-Öğrenci ödül ve disiplin işleri
-Öğretmenler kurul toplantısı
-Öğrenci kurul çalışmaları
- Okul aile birliği
- Okul-çevre ilişkileri
- Sosyal kulüpler
5- İşletmecilik
-Hesap işleri, yazı işleri, ayniyat işleri
-Kooperatif, döner sermaye işlemleri
-Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri
-Sivil savunma, yangından koruma ve güvenlik
işleri.
Nelere Süreç Diyemeyiz ?
Proje Kapsamındaki işler,
• Sistematik yürütülmeyen işler, (her defa farklı)
• Tek adımlı işler,
• Kurumun diğer süreçleri ile ilişkisi kurulamayan
faaliyetler (Girdi-çıktı ilişkisi)
•
23
SÜREÇLERİN TANIMLANMASI
Süreçlerin belirlenmesi aşamasında oluşturulan süreçlerin
yönetilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için tüm öğelerinin detaylı
olarak tanımlanması gerekir.Ancak okullarda süreçler
tanımlanırken şunlara dikkat edilmelidir:
1-Yönetilebilecek kadar süreç tanımlanmalıdır.
2-Süreç tanımlamada operasyonel (temel) süreçlerden
başlanılmalıdır.
3- Süreç sayısı, okuldaki personel sayısı dikkate alınarak
belirlenmelidir.
4- Süreç tanıtım kartları birinci seviye süreçlerden (temel
süreçlerden başlanarak hazırlanmalıdır. İhtiyaç duyuldukça alt
süreçler ve detay süreçlerin tanıtım kartları hazırlanmalıdır.
SÜREÇ TANIMLAMA AKIŞ ŞEMASI
Süreç tanımlama
ekibinin oluşturulması
6-Süreç faaliyetlerinin
tanımlanması
1-Hazırlık
ve planlama
7-Süreç girdilerinin
tanımlanması
2-Sürecin amacının
tanımlanması
3-Süreç sahibinin
görevlendirilmesi
8-Tedarikçilerin
tanımlanması
4-Süreç çıktılarının
tanımlanması
9-Performans göstergeleri ve
ölçüm sisteminin tanımlanması
5-Hizmet alanların
tanımlanması
11-Sürecin
dökümante
edilmesi
10Diğer süreçlerle
etkileşiminin
tanımlanması
1- SÜREÇLERİN TANIMLANMASI
A. HAZIRLIK VE PLANLAMA
Görevleri:
 Süreç Tanımlama İş Planını Hazırlama
 Ekip Üyeleri İçinde Görev Dağılımı
 Sürecin Uygulanması ve Standartlaştırılması
 Sürecin Amacının Tanımlanması
 5 N 1 K Yöntemi Kullanılabilir.
 Ekip ve Ekip Liderini Belirleme
1
Süreç Adı: ……………………………………
Adım 1. Süreç tanımlama ekibi olarak anahtar soruları süreçle ilişkilendirerek
tartışınız ve cevaplayınız.
Ne yapıyoruz?
……………………………………………………………………..……………………………
……………………
Kimin için yapıyoruz?
……………………………………………………………………..……………………………
……………………
Niçin/neden yapıyoruz?
……………………………………………………………………..……………………………
……………………
Adım 2. Soruların cevaplarını anlamlı bir cümle haline getirerek yazınız.
Sürecin Amacı:
……………………………………………………………………..………………………………………………
…
Süreç konusunda yetkin – deneyimli – ekip
çalışmasına yatkın – iletişim ve yönetim becerisi olan
kişi olmalıdır.
Görevleri:
1-Süreç faaliyetlerini sistematik uygulanmasını
2-Sürecin çıktılarını ilgililere iletilmesini
3-Performansın izlenmesi ve ölçülmesini
4-Sürecin iyileştirilmesini
5-Sürecin etkililiği ve verimini artırmasını sağlar.
Çıktılarla sürecin müşterilerinin ihtiyaç
ve beklentileri karşılanır.
1. Süreç müşterilerinin ihtiyaç ve
beklentileri sürecin amacına göre belirleyin.
2. İhtiyaç ve beklentilerin karşılanması
için gerekli olan çıktıları belirleyin.
Süreç Adı:
Süreç No:
Müşteriler
Müşterilerin
İhtiyaç ve
Beklentileri
Çıktılar
Sürecin çıktılarını kullanan ve yararlananların
belirlenmesi:
1- Tüm çıktıların listesini yapın.
2-“Kimin İçin Yapıyoruz” sorusunun cevabını
belirleyin.
3- İç ve diş müşterileri belirleyin
Sürecin Adı
Sürecin
Çıktıları
Yararlanıcı/
Müşteri
İç Müşteri
Dış Müşteri
Faaliyet bir amaca ulaşmak - hedefleri
gerçekleştirmek – sorunları çözmek – iyileştirme
yapmak için yürütülen etkinliklerdir. Her faaliyet;
Bir işi tanımlar.
Bir çıktı/sonuç ortaya koyar.
Süreçte istenen dönüşümü yaratmalıdır.
Süreç tanımlama ekibi ulaşılmak istenen çıktıları ve
yapılması gerekenleri öncelik sırasına göre tartışarak
listelemelidir.
Sürecin Adı:
Sürecin
Çıktıları
Planlanan
Faaliyetler
a) Sürecin Girdileri : Hedeflenen çıktı ve
sonuçları elde edebilmek için süreçte
kullanılan bilgi, veri, hammadde ve
kaynaklardır.
b) Sürecin Tedarikçileri: okul dışı çevreden (dış
Tedarikçi) ya da okul içindeki kişi veya okulun
diğer süreçlerinden (iç tedarikçi) olabilir.
Sürecin Adı:
Girdiler
İç Tedarikçi
Dış Tedarikçi
Süreç performans göstergesi, sürecin ETKİLİLİĞİNİ
ve VERİMLİLİĞİNİ ölçmek amacıyla belirlenen
ölçülebilir göstergelerdir. Performans göstergeleri,
süreçte amaçlanan çıktının elde edilip edilmediğine
ve sürecin başarılı olup olmadığına karar verebilmek
için izlenmesi gereken ölçütlerdir. Bunlar:
1. Girdi Performansının Ölçülmesi
2- Süreç Çıktılarının Performansının Ölçülmesi
Sürecin Adı:
Performans
Göstergeleri
Etkililik
Göstergeleri
Verimlilik
Göstergeleri
Çıktı performans göstergeleri, süreç müşterilerinin
memnuniyetini/tatminini belirleyen, süreç çıktılarının
etkili ve verimli olup olmadığını ölçmeye yarayan
göstergelerdir.
Örneğin; süreç çevrim süresi, çıktının maliyeti,
çıktıların hatasızlık oranı, çıktı ile ilgili şikâyetler,
tekrar üretilen çıktı sayısı, vb.
ÇIKTI PERFORMANSI TANILAMA
FORMU
Sürecin Adı:
Çıktı Performans
Göstergeleri
Süre ç Çıktı Etkililik
Göstergeleri
Verimlilik
Göstergeleri
SÜREÇ
DÖKÜMANTASYONU
Süreç yapısını, öğelerini, süreç faaliyet
adımlarını, uygulamalarını,sorumluluklarını ve
süreçlerin yönetilmesini içeren dokümanların,
yani süreçlerde kullanılan dokümanlarınpaylaşım amacıyla kağıtlara yazılması ya da
dijital ortama aktarılmasıdır.
Uygulamalar sistematik hale getirilir.
Sonuçların izlenebilirliği sağlanır.
Kıyaslama ve karşılaştırma
yapılabilir.
Verilere dayalı analiz ve
değerlendirme yapılır.
İyileştirme sistematik hale getirilir.
Süreç öğeleri tanımlanır.
Örtük bilgi açık bilgi haline getirilir.
Paylaşım sağlanır.
Kişilere bağımlılık ortadan kaldırılır.
Standartlaşma sağlanır.
Anlam ve algı birliği sağlanır.
Sorumluklar net olarak tanımlanır.
a) Dış Kaynaklı Dokümanlar
Yasalar,
Yönetmelikler,
Yönergeler,
Genelgeler,
Öğretim Programları,
Standartlar (MEB İlköğretim Kurumları Standartları,
ISO 9001:2008, vb.),
Modeller (EFQM, ISO, MEB TKY Uygulama Modeli vb.),
Planlar (MEB Stratejik Planı, Kalkınma Planları vb.),
Kılavuzlar (MEB Stratejik Planlama Kılavuzu),
Formlar (Yönetmelik eklerinde verilen formlar vb.)
1. Tanıtım Dokümanları
2. Tasarım Dokümanları
1-Okulu geleceğe bakışını belirlemek amacıyla
hazırlanan dokümanlardır.
2-Kurumun vizyonunu, misyonunu,
değerlerini,
Amaçlarını ve hedeflerini içerir.
3-Okulu tanıtmak amacıyla hazırlanan
dokümanlardır. Bu tür dökümanlar tüm
paydaşların bilgisine açıktır.
( Tarihçe, brifing, hizmetler, standartlar,
broşürler).
Süreçleri, süreç yapısını ve süreçlerin
nasıl yönetileceğini tanımlayan
dokümanlardır.
Süreç Akış Şeması,
Süreç Tanıtım Kartı,
Prosedürler
Süreç akış seması: Süreç akış şeması, süreç
adımlarının şekil ve sembollerle gösterildiği
şemadır.
Temel süreç akış şeması alt süreçleri,
alt süreç akış şeması detay süreçleri, detay
süreç akış şeması ise tüm
faaliyetlerin adımlarını, sırasını ve faaliyetler
arasındaki ilişkiyi gösterir
Eğitim-Öğretim
Ana Süreci
51
AKIŞ ÇİZELGESİ SİMGELERİ
Süreci başlatan,
bitiren faaliyet
Yapılan işlem,
faaliyet
Karar noktası,
sorgulama
Belge, basılı evrak
Çok sayıda belge,
basılı evraklar
Faaliyet yönü
Sayfa içi bağlayıcı
Bekleme, gecikme
Dış sayfa bağlayıcı
52
Prosedürler: Prosedür, herhangi bir işin veya
birbirini izleyen işlerin
nasıl yapılacağını, sorumlulukları ve tutulacak
kayıtları tanımlar
Süreç Tanıtım Kartı: Süreçlerin öğelerinin
yazıldığı dokümanlardır
aynı tarzda yapılmasını sağlayan, bir standart
oluşturan, çalışanlar için
bağlayıcı olan dokümandır
PDOSEDÜR ÖRNEĞİ
MURATPAŞA ATATÜRK İLKÖĞRETİM OKULU
Rehberlik Hizmetleri Prosedürü
PROSEDÜR NO :
Yayın Tarihi :
Revizyon No :
Revizyon Tarihi:
1.0. AMAÇ
…………………………………… ………………………… ………… …… … ……………………………………..
2.0. KAPSAM
…………………………………… ………………………… ………… …… … ……………………………………..
3.0. SORUMLULUK
3.1. Okul Müdürü: ………………………….
3.2. Müdür Yardımcısı: …………………………………………
3.3. Öğretmenler: ………………………………………..
4.0. KISALTMALAR
4.1. ÖHYAS: ………………………….
4.2. PR: …………………………………………
4.3. Öğretmenler: ………………………………………..
5.0. TANIMLAR
5.1. Alt Süreç: ………………………………………………………………………
5.2. Prosedür: ………………………………………………………………………
5.3. Akış Şeması: ………………………………………………………………………
5.4. Rehberlik Hizmetleri: ………………………………………………………………………
5.5. Çerçeve Planı:
6.0. UYGULAMA
6.1. ………………………………………………………………………
7.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE ORTAYA ÇIKAN KAYITLAR
7.1. ………………………………………………….
8.0. BU DOKÜMANIN UYGULANMASI İLE İLGİLİ REFERANSLAR
8.1. …………………………………………………………….
Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan
Özlem YILMAZ Özlem YILMAZ Osman HATİPOĞLU
Süreç Sahibi Kalite Koordinatörü Okul Müdürü
 KONTROLLÜ KOPYA
 BİLGİ AMAÇLI
 İPTAL .. / .. / ….
Süreç No : 3
Süreç Adı : Öğretim Süreci
Sürecin sahibi : Yönetici, Öğretmen ve Öğrenciler
Sürecin girdileri : Öğrenci (Duygu, düşünce, tutum ve davranışlar), Öğretmen, Bilgi,
Veli, Sanatsal-Kültürel faaliyetler, Müfredat, Teknolojik gelişmeler
Süreçte yapılan iş ve işlemler : Dersler, Ödevler, Araştırmalar, Sınavlar, Sanat, Spor,
Kültürel etkinlikler, Toplantılar, Etkileşim Ortamları
Sürecin çıktısı : Öğrencilerin bilgi ve becerisindeki artış ve davranış değişimi
Sürecin tedarikçisi : İlköğretim Okulu, Aile.
Süreçte Çalışanlar : Öğretmen ve Yöneticiler
Sürecin çıktısının kullanıcısı : Üst Öğrenim Kurumları, Aile, İş Dünyası, Toplum.
Sürecin performans göstergeleri : Sınav Sonuçları, sosyal gelişim, kişisel dönüşüm
Sürecin performans ölçüm sıklığı ve tarihi : Kasım, Ocak, Mart, Mayıs aylarında yılda 4
kez
Süreç revizyon tarih no : Eylül 2014
Süreç İyileştirmeleri için takım çalışması şarttır.
Takım,
Değişimi
etkileyebilecek
Beceri ve motivasyon düzeyi yüksek
Bu işe vakit ayırabilecek
Sürecin içinden veya süreci iyi tanıyan
Yeni fikirlere açık
Takım çalışmasına yatkın
Etkin iletişim kurabilecek
özelliklere sahip
kişilerden oluşmalıdır.
Süreç iyileştirme sorunlar ve
hatalarla ilgili işi yapan insanları
suçlama veya sorumlu tutma değil
yapılan işi daha iyi nasıl yaparız
sorusuna cevap aramaktır.
Problem konusunu en çok
etkileyen,buna karşılık
performansı en düşük
olan sürece öncelik
vererek iyileştirilecek
süreç belirlenir.
1.
2.
3.
4.
5.
Süreç amacını gerçekleştiremiyorsa,
Çıktılarda sapmalar mevcutsa,
Hatalar oluşuyorsa,
Süreç müşterilerinden şikâyetler varsa,
Süreci ilgilendiren teknik / teknolojiler
değişmişse,
6. Müşteri beklentileri değişmişse,
7. Stratejik hedefler değişmişse,
8. Olası problem alanlarının varlığı belirlenmişse,
9. Sürecin katma değeri olmayan adımları varsa,
10. Süreçte gereksiz bürokratik işlemler varsa.
1. ÖZDEĞERLENDİRME SONUÇLARI
2. SÜREÇ PERFORMANSLARI
3. ŞİKAYETLER
4. ANKET SONUÇLARI
5. STRATEJİK PLAN
Yukarıda bahsedilen problem konularının hangi
süreçlerden kaynaklandığı tespit edilir. Tespit edilen
bu süreçlerin performanslarının hedef değerlere
yakınlığına bakılır. Problem konusunu en çok
etkileyen, buna karşılık performansı en düşük olan
sürece öncelik verilerek iyileştirme yapılacak süreç
belirlenir.
Etki Performans Değerlendirme Tablosu
Problem
konusu
Etkileyen
Süreç
Etki
Puanı(5
çok
etkili-0
etkisiz)
Performans
Puanı(3 hedefi
aşmış - 0 hedefin
çok altında)
1
1
Rehberlik
hizmetleri
4
3
Kulüp
yönetimi
5
1
Veli
ilişkileri
yönetimi
3
2
Sosyal
Öğrenci
faaliyetler servisleri
e katılım
düşük
 Tabloda ki
ifadelerden
anlaşıldığı gibi sosyal
faaliyetlere katılımın
düşük olması
problem konusunun
hangi süreçten
kaynaklandığını
sebep sonuç ilişkisi
içerisinde
belirlenmiş,süreçlerin
konu üzerindeki
etkisi ve mevcut
performansı
değerlendirilmiştir.Bu
değerlendirme
sonucunda öncelikle
gerekli olan süreç
KULÜP YÖNETİMİ
olarak tespit
edilmiştir.
Süreç İyileştirme modelleri
 Süreç iyileştirme bir döngüdür ve literatürde
değişik aşamalardan meydana gelen süreç
iyileştirme döngüleri mevcuttur.Bu
döngüler incelendiğinde temelde Deming’in
PUKÖ döngüsüne dayandığı görülür.Yaygın
olarak kullanılan döngülerden üç tanesi
aşağıdaki gibidir.
Planla aşaması:Süreç iyileştirme
çalışmalarında problemin farkına varılarak
gerekli bilgilerin toplandığı ve çözüm için
harekete geçmeyi sağlayacak kararın verildiği
bir aşamadır. Bu aşamada problemin farkına
varma ve tanımlama,problem için çözümler
çözümler geliştirme ve problem için
çözüm seçeneğini belirleme çalışmaları
yapılarak karar verilir
Uygula aşaması, bir bakıma süreç
performansının ölçümü sonucu
ortaya çıkan problemi çözüm amacıyla
oluşturulan kararın uygulamaya
geçirilmesidir. Bu aşamada, tanımlanan
problemin çözümüne yönelik en
iyi alternatifin belirlenmesi sonucunda
yapılacak bir eylem planı ile
uygulama başlatılır.
Kontrol Et aşaması, süreçte yaşanan
problemin çözümü için yapılan planın uygulamasının
ne derece belirlenen problemin çözüme
yönelik sonuçlar verdiğinin değerlendirildiği aşamadır.
Tanımlanan problemin çözümü için yapılan uygulama
sonuçlarının değerlendirilmesi gerekir.
Bu süreçte amaçtan sapmaların olup olmadığı,
uygulamaların amacın gerçekleştirilmesine hizmet
edip etmediği görülür. Kontrol sonuçlarının
değerlendirilmesinde tanımlanan problemin
çözüldüğü görülürse standartlaştırma aşamasına
geçilebilir.
Önlem Al aşaması,
planlama ve uygulama
adımlarının tekrar gözden geçirilerek sonucu
etkileyen hataların giderilmesi ve tekrar
uygulamanın başlatılması demektir.
Sonuçların değerlendirilmesini
takiben,amaçtan sapma ya da
amaca hizmet etmeyen uygulama belirlenirse
gerekli önlemlerin alınması için tekrar
planlama yapılması gereklidir.
Süreçte yaşanan problemin çözümünü
sağlayan bir uygulama
gerçekleştirilmiş ve amaca ulaşılan iyi
bir sonuç almışsa standartlaşmaya
gidilir.İyi sonuç almayı sağlayan bu
uygulama benzer problemlerin
çözümüne ışık tutacağı düşünülerek
standartlaştırılır.
5”Lİ SÜREÇ İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ
1.adım:Hazırlık Çalışması
2.adım: Mevcut Durumun Değerlendirilmesi
3.adım: Verilerin Analiz Edilmesi
4.adım: Çözüm Önerilerinin Oluşturulması ve
Uygulamanın Yapılması
5.adım: Yeni Sürecin Değerlendirilmesi ve
Standartlaştırılması
İyileştirme Ekibinin
Kurulması
İyileştirme Konusunun
ve Başarılmak istenen
Hedefin Anlaşılması
Çalışma Planının
Hazırlanması
NİCEL/SAYISAL
VERİLERİ
TOPLA
NİTEL/SÖZEL
VERİLERİ
TOPLA
Öğrenci Notları
Öğrenci/Veli Şikayetleri
Hatalı Yapılan Soruların
Dağılımı vb.
Anket Verileri
Görüşme Verileri vb.
MEVCUT SÜRECİN
DETAYLI AKIŞ
DİYAGRAMINI ÇİZ
Sürecin Uygulanması Esnasında
Yapılan
Tekrarlar/Bilgilendirmeler vb.
şemada göster.
Akış Diyagramının Analizi Yap
Olumlu ve Olumsuz Veriler Analiz Et
Katma Değeri Olmayan Faaliyetleri Belirle
Kök Nedenleri Belirle
NOT: 3. Adım İçin: Balık Kılçığı- Beyin
Fırtınası-İlişkiler Diyagramı vb. kullanılabilir.
İYİ UYGULAMA
ÖRNEKLERİ BUL
OKULUNUN
ÖZEL
KOŞULLARINI
BELİRLE
(Kıyaslama Benchmarking)
ÇÖZÜMLER
ÜRET
(Beyin Fırtınası
vb.)
ÇÖZÜMLERİ
ETKİ PUANINA
GÖRE SIRALA
(Nominal Grup
Tekniği vb.)
ÇÖZÜMÜ
BELİRLE
UYGULAMA
PLANI HAZIRLA
PİLOT
UYGULAMA YAP
SONUÇLARI
DEĞERLENDİRİN
DOKÜMANTASYONU
GÜCELLEYİN
UYGULAMA
PLANINI
HAZIRLAYIN
GEREKLİ
BİLGİLENDİRME
VE EĞİTİMLERİ
YAPIN
14”LÜ SÜREÇ İYİLEŞTİRME MODELİ
1.Belirlenen süreçte iyileştirilecek ve
geliştirilecek durumu tespit edin ve
iyi tanımlayın, iyileştirme ve gelişim
hedefini belirleyin.
2. Süreci iyileştirecek ve geliştirecek
ekibi oluşturun
3. Mevcut süreci bir iş akış şeması
oluşturularak tanımlayın.
4. Gereksiz faaliyetleri çıkararak
süreci basitleştirin.
5. Veri toplamak için bir plan
geliştirin.
6. Sürecin kontrol altında olup
olmadığını değerlendirin.
7. Sürecin yeterliğini değerlendirin.
8. Sürecin hedefleri yakalamasını
engelleyen temel nedenleri belirleyin.
9. Sürecin beklenen hedefe
ulaşamamasındaki nedenler
doğrultusunda yapılacak değişikliklerle
ilgili bir uygulama planı hazırlayın.
10. Beşinci adımda geliştirilen veri
toplama planını gerekli görüldüğünde
değiştirin.
11. Değiştirilen süreci uygulayın, test edin
ve verileri toplayın.
12. Değiştirilen sürecin yeterliliğini ve
tutarlılığını değerlendirin.
13. Yapılan değişikliğin süreci iyileştirip
iyileştirmediğini değerlendirin.
14. Daha ileri ek süreç iyileştirmelerine
devam etmenin gerekli olup olmadığını
değerlendirin, süreci standartlaştırın.
Kalite araçları ve teknikleri bazı mantıksal ve
istatistiksel bilgilerden yola çıkarak problemlerin
görüntülenmesi ve çözülmesi düşüncesi ile
geliştirilmiş yaklaşımlardır.Temel felsefeleri hızla
doğru sonuca ulaşmayı öngören bu tekniklerin
ortak özelliği ekip çalışmasının gerekliliğidir.
Kalite Araçları olarak adlandırılan araçlar
özellikle problemlerin belirlenmesi ve
çözümüne yönelik bilgi ve veri üretimini
kolaylaştırmak ve sistematik olarak
değerlendirmek amacıyla tasarlanmışlardır. Bu
araçlar sayısal ve görsel nitelikleri yardımı ile
olayların kolay anlaşılmasını ve yorumlanmasını
sağlar. Bu teknikler doğru ve yerinde
kullanıldığında problemin çözümü kolaylaşır.
-Beyin fırtınası
-Afinite diyagramı
-Denge Tabakası
-Kriter ortalama formu
-Liste indirgeme
-Ağırlıklı oylama
A) Süreç tanımlama
-Akış Diyagramı
-Süreç akış diyagramı
-Süreç analiz diyagramı
-Ağaç diyagramı
B) Veri toplama
-Çetele Diyagramı
-Hedef gruplar
-Örnekleme
-Anketler
C) Sebep sonuç analizi
-Sebep sonuç diyagramı (balık kılçığı)
- 5N1K
- İlişkiler diyagramı
D) Veri analizi ve görüntüleme
-Görüntüleme(sütun ,çizgi)
-Güç analizi
-Histogram
-Matris diyagramı
-Pareto analizi
-Önceliklendirme matrisi
-Dağılım diyagramı
-İstatistiksel proses kontrol grafikleri
Aktivite ağ diyagramları
-Gant şeması
-Ağaç diyagramı
-Öykü akışı
--
TRABZON MEM
89

similar documents