Présentation des processus de la dépense

Report
Gestion Budgétaire et
Comptable Publique (GBCP)
Dépense
Comprendre les processus de la dépense
Détails et explicitations dans les commentaires du document
Préambule
Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés
2
Domaines
Modules de formation associés
La gestion en AE et
CP
Budget
Présentation des états
budgétaires
Démarche de
programmation
Transverse
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
60’
Dépenses
Comprendre les processus de la dépense
Engagement
juridique marché
Engagement juridique
hors marché
Le service fait
Demande de
paiement sur EJ
Demande de
paiement hors EJ
Mise en paiement
Retenues de
garantie
Gestion des avances
et des acomptes
Gestion des
pénalités
Les
référentiels
La
démarche
de
contrôle
Carte achat et dématérialisation
Présentation du processus standard de la recette
Recettes
Gestion des titres
de recette
Recettes globalisées
et fléchées
Recettes au
comptant
Recettes – Cas particuliers
Comptabilités
Articulation
entre les
comptabilités
Opération
pour compte
de tiers
Gestion de la
trésorerie
Comptabilités
– Cas
particuliers
Eléments de comptabilités
Légende :
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré
xxx
module considéré
Sommaire
3
Processus de la dépense
•
•
•
•
Impacts comptables du processus
• Variantes du processus standard de la
dépense
• Processus standard
• Première variante
• Deuxième variante
• Troisième variante
• Quatrième variante
Référentiels budgétaires de la
dépense
• Concepts clés
• Nature et destination
• Opération et organisation budgétaire
Impacts organisationnels
• Organisation en mode hors Service
Facturier
• Organisation en mode SFACT
Quiz
Les étapes clés
Concepts clés
Description du processus
Articulation entre EJ, SF et DP : illustration
• Quiz
4
Description du processus de la dépense
Description du processus de la dépense
Les étapes clés
5
Décider une dépense
1
Exprimer un besoin
2
Engager la dépense
associée
3
Vérifier que la prestation
ou la livraison est
conforme à l’engagement
4
Payer
Réaliser une dépense
Contrôles
Impacts
Processus de la dépense
1
Concepts clés
6
 Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures :
Engagement
Acte juridique par lequel une personne morale crée ou
constate à son encontre une obligation de laquelle il
résultera une dépense.
Engagement
juridique (EJ)
Service fait
Procédure en une ou deux étapes (constatation puis
certification) permettant d’attester la conformité à
l’engagement de la livraison ou de la prestation.
Service fait
(SF)
Ordonnancement
Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer
une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au
fil de l'eau (Suppression du bordereau de transmission
et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de
payer est porté par la certification du service fait.
Demande de
paiement
(DP)
Mise en Paiement
Acte par lequel une personne morale se libère de sa
dette.
Paiement
Description du processus de la dépense
1
7
Expression de
besoin
Engagement
juridique
Service fait
Demande de paiement
Paiement
Service métier
Expression de
besoin
Description
Impact
budgétaire
Impact
comptable
Acheteur
Gestionnaire
des EJ
Formalisation
Création
Responsable
des EJ
Gestionnaire
du SF
Contrôle et
validation
Constatation
AE
Certificateur
du SF
Gestionnaire
des DP
Contrôle et
certification
Création
Responsable
des DP
Comptable de
la PEC
Responsable
de la
trésorerie
Contrôle et
validation
Prise en
charge
Mise en
paiement
CP
Description du processus de la dépense
1
Articulation entre EJ, SF et DP : illustration
8
EJ
SF
DP
EJ = 100
SF = 100
DP = 100
OU
OU
SF1 = 60
SF2 = 40
DP1 = 60
DP2 = 40
OU
DP1A = 20
DP1B = 40
DP2A = 20
DP2B = 20
•
L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés.
•
Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant
engagé.
•
Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait.
9
Impacts comptables du processus
Impacts comptables du processus
1
Variantes du processus standard de la dépense
10
Processus standard.
EX : subventions avec
conditions de réalisation.
SF
EJ
DP
Paiement
DP
Paiement
Les variantes du processus standard
1
Le SF est concomitant à
l’engagement juridique.
EX : subventions sans condition
de réalisation.
EJ
Le SF est concomitant à la
demande de paiement.
EX : baux avec préavis.
EJ
SF
DP
Paiement
Dépense sans engagement
préalable.
La consommation des AE et le
SF sont concomitants à la DP.
EX : fluides.
EJ
SF
DP
Paiement
SF
2
3
4
Paiement réalisé avant
l’ordonnancement.
EX : prélèvements.
Paiement
DP
Impacts comptables du processus
1
Processus standard
11
Zoom sur la consommation des AE et des CP
Processus standard
EX. : une subvention avec
condition de réalisation
EJ
SF
DP
Consommation
des AE
Paiement
Consommation
des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 408
Débit 408
Crédit 401
Débit 401
Crédit 5
Impacts comptables du processus
1
Première variante
12
Zoom sur la consommation des AE et des CP
1
Le SF est concomitant à
l’engagement juridique.
Ex. : une subvention sans
condition de réalisation
EJ
SF
DP
Consommation
des AE
Paiement
Consommation
des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 408
Débit 408
Crédit 401
Débit 401
Crédit 5
Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique,
sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités.
1
Impacts comptables du processus
Deuxième variante
13
Zoom sur la consommation des AE et des CP
2
Le SF est concomitant à la
demande de paiement.
Ex. : baux avec préavis.
EJ
SF
DP
Consommation
des AE
Paiement
Consommation
des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 401
Débit 401
Crédit 5
Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en
comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable.
1
Impacts comptables du processus
Troisième variante
14
Zoom sur la consommation des AE et des CP
3
Dépense sans engagement
préalable.
La consommation des AE et
le SF sont concomitants à la
DP.
Ex. : les fluides
EJ
SF
DP
Paiement
Consommation
des AE
Consommation
des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 6 / 2
Crédit 401
Débit 401
Crédit 5
Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de
la DP par l’ordonnateur et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise
en charge par le comptable.
1
Impacts comptables du processus
Quatrième variante
15
Zoom sur la consommation des AE et des CP
4
Paiement réalisé avant
l’ordonnancement.
Ex. : prélèvements
Paiement
DP
Consommation
des AE
Consommation
des CP
Impact
comptable
Impact
comptable
Débit 401
Crédit 5
Débit 6 / 2
Crédit 401
Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP
ultérieure.
16
Référentiels budgétaires de la dépense
Référentiels budgétaires de la dépense
1
Concepts clés
17
 Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations
permettant d’assurer la génération des écritures comptables
et des consommations d'AE et de CP.
 Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses.
Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres
facultatifs ou recommandés (opérations et organisation).
1
Référentiels budgétaires de la dépense
Nature et destination
18
Axe « Nature »
•
Objectif
•
Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau de
limitativité.
Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leur
nature : enveloppe pour les dépenses et agrégat pour les
recettes.
Axe « Destination »
Objectif
Permet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une
activité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...).
1
Référentiels budgétaires de la dépense
Opération et organisation budgétaire
19
Axe « Opération »
Objectif
Permet de modéliser des activités ou projets qui constituent
des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis
distinctement
Axe « Organisation budgétaire »
Objectif
Permet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires de
l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire
20
Impacts organisationnels
Impacts organisationnels
Organisation en mode hors service facturier (SFACT) – 1/2
21
Choix organisationnels
 Séparation ordonnateur / comptable au moment de la DP
 Factures envoyées aux services ordonnateurs avec centralisation possible
Ordonnateur
EJ
Constatation
du SF
Certification
du SF
Saisie des
DP
Contrôle et
validation
des DP
Ordre de payer
Fournisseur
Factures
Fournisseur
Contrôle et
prise et charge
des DP
Mise en
paiement
Comptable
1
Impacts organisationnels
Rôles et attributions en mode hors service facturier – 2/2
1
22
Gestionnaire des EJ
Gestionnaire du
service fait
Constatation
 Gestion des aspects
administratifs liés aux
engagements juridiques
 Saisit des EJ
 Assure de la sincérité de
l’impact budgétaire
associé aux EJ.
Responsable des EJ
•
•
Valide l’EJ (au sens
budgétaire,
consommation des AE)
Responsable de la
sincérité de l’impact
budgétaire associé aux
EJ
A la qualité
d’ordonnateur
Comptable de la prise
en charge
 Contrôle la réalisation
physique des opérations.
 Est chargé de la création
de la DP.
 Prend en charge les DP.
 Contrôle la conformité des
opérations grâce au
rapprochement avec
l’engagement juridique.
 Est chargé de la saisie de
l’ensemble des
informations de la
liquidation, si besoin, par
collecte auprès des
acteurs détenteurs des
informations nécessaires.
 Peut également procéder
au rejet de certaines DP
et doit motiver son rejet.
 Renseigne la date d’effet
du service fait.
Gestionnaire du
service fait
Certification
•
Gestionnaire des
demandes de
paiement
 Arrête et certifie le montant
de la livraison/prestation
conformément aux clauses
du contrat.
 Contrôle les informations
saisies précédemment et
précise les éléments
d’imputation qui n’auraient
pu être définis lors de
l’engagement.
 Arrête le montant de la
charge ou de
l’immobilisation, qui peut
être différent de la dette du
fournisseur.
Responsable des
demandes de
paiement
 Procède à leur mise en
paiement.
Responsable de la
trésorerie
 Contrôle les DP
transmises par le
gestionnaire des DP.
 Est chargé du paiement des
dépenses.
 Peut modifier les DP le
cas échéant.
 Procède à la validation
des DP.
 Peut également rejeter
les DP en les retournant
au gestionnaire des
demandes de paiement
ou en les supprimant.
 Est chargé de la garde et
de la conservation des
fonds et valeurs
appartenant à l’organisme,
du maniement des fonds et
des mouvements de
comptes de disponibilités,
du suivi des prévisions de
trésorerie, de l’intégration
des opérations relatives
aux régies.
 A la qualité
d’ordonnateur.
: Sphère ordonnateur
: Sphère comptable
Impacts organisationnels
1
Organisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2
23
Choix organisationnels
Objectifs du SFACT
 Constituer un centre de traitement et
de paiement des factures placé sous
l’autorité du comptable.
 Décharger les services opérationnels
de la gestion des factures.
 Centraliser les factures au niveau du
SFACT.
Réduction significative des délais
de paiement.
Suppression de la redondance
d’une partie des contrôles.
Rationalisation du circuit des
pièces.
Amélioration de la qualité
comptable.
Lissage de l’activité dans le temps.





Ordonnateur
EJ
Constatation
du SF
SFACT
Certification
du SF
Ordre de payer
Saisie des
DP
Contrôle des
DP
Fournisseur
Factures
Fournisseur
Comptable
Mise en
paiement
Impacts organisationnels
1
Rôles et attributions en mode service facturier – 2/2
24
Gestionnaire des EJ
Gestionnaire du
service fait
Constatation
 Gestion des aspects
administratifs liés aux
engagements juridiques
 Saisit des EJ
 Assure de la sincérité de
l’impact budgétaire
associé aux EJ.
Responsable des EJ
•
•
Valide l’EJ (au sens
budgétaire,
consommation des AE)
Responsable de la
sincérité de l’impact
budgétaire associé aux
EJ
A la qualité
d’ordonnateur
Comptable de la prise
en charge
 Contrôle la réalisation
physique des opérations.
 Est chargé de la création
de la DP.
 Prend en charge les DP.
 Contrôle la conformité des
opérations grâce au
rapprochement avec
l’engagement juridique.
 Est chargé de la saisie de
l’ensemble des
informations de la
liquidation, si besoin, par
collecte auprès des
acteurs détenteurs des
informations nécessaires.
 Peut également procéder
au rejet de certaines DP
et doit motiver son rejet.
 Renseigne la date d’effet
du service fait.
Gestionnaire du
service fait
Certification
•
Gestionnaire des
demandes de
paiement
 Arrête et certifie le montant
de la livraison/prestation
conformément aux clauses
du contrat.
 Contrôle les informations
saisies précédemment et
précise les éléments
d’imputation qui n’auraient
pu être définis lors de
l’engagement.
 Arrête le montant de la
charge ou de
l’immobilisation, qui peut
être différent de la dette du
fournisseur.
Responsable des
demandes de
paiement
 Procède à leur mise en
paiement.
Responsable de la
trésorerie
 Contrôle les DP
transmises par le
gestionnaire des DP.
 Est chargé du paiement des
dépenses.
 Peut modifier les DP le
cas échéant.
 Procède à la validation
des DP.
 Peut également rejeter
les DP en les retournant
au gestionnaire des
demandes de paiement
ou en les supprimant.
 Est chargé de la garde et
de la conservation des
fonds et valeurs
appartenant à l’organisme,
du maniement des fonds et
des mouvements de
comptes de disponibilités,
du suivi des prévisions de
trésorerie, de l’intégration
des opérations relatives
aux régies.
 A la qualité
d’ordonnateur.
: Sphère ordonnateur
: Sphère comptable
25
Quiz
1
Quiz
26
Question 1
Quelles sont les quatre étapes majeures du processus de la
dépense ?
Réponse :
L’engagement juridique, le service fait, l’ordonnancement,
le paiement.
1
Quiz
27
Question 2
A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue
la consommation des AE?
A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue
la consommation des CP?
Réponse :
- Validation de l’EJ
- Paiement
1
Quiz
28
Question 3
L'étape du service fait donne lieu :
1- à une écriture en comptabilité budgétaire,
2- à une écriture en comptabilité générale,
3- aux deux
Réponse :
Réponse 2 : l’étape du service fait donne lieu à une
écriture en comptabilité générale.
1
Quiz
29
Question 4
Certaines natures de dépense dérogent au processus
standard de la dépense et donnent lieu à des variantes.
Quelle est la particularité des paiements réalisés par la voie
de prélèvements ?
Réponse :
Le paiement est réalisé avant l’ordonnancement.
1
Quiz
30
Question 5
Quels sont les quatre référentiels budgétaires relatifs au
domaine de la dépense ?
Réponse :
La nature, la destination, l’opération et l’organisation
budgétaires.
1
Quiz
31
Question 6
Sous l’autorité de qui est placé le service facturier (SFACT) ?
Quelles sont les principales fonctions d’un service facturier?
Réponse :
Le SFACT est placé sous l’autorité du comptable.
Un service facturier a pour fonction de centraliser les
factures, leur traitement et leur paiement.

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