Slaid 1

Report
EESTI – LÄTI 2007 – 2013 PROGRAMMI
PROJEKTIDE ARUANNETE
KOOSTAMINE
07.05.2014, Tallinn
Tiina Bubnova (Interreg programmide järelevalve büroo)
Interreg programmide järelevalve büroo

Interreg programmide esmatasandi kontroll
Siseministeeriumis alates juuli 2005

alates 1. juuni 2006 Interreg programmide järelevalve büroo

kohustuseks 2007 – 2013 programmiperioodil on kontrollida
kõikide Euroopa territoriaalse koostöö programmide Eesti
partnerite aruandeid (v.a Eesti-Läti-Vene koostööprogramm)
2
Üldpõhimõtted

projekti alguskuupäev on esimese kulu tekkimise (näiteks
arve, lepingu sõlmimise) kuupäev, mis määratakse kindlaks
esimeses vahearuandes (programme manual 8.1);

projektiperiood – kestus on kirjas taotlusvormis, arvestatakse
alates projekti alguskuupäevast;

aruandlusperiood –kolm kuud või kuus kuud, arvestatakse
alates projekti alguskuupäevast. Partner teavitab sekretariaati
peale MC heakskiitvat otsust.
3
Üldpõhimõtted
Protsessi kirjeldus
-
projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos
lisadokumentidega Siseministeeriumisse 10 tööpäeva
jooksul pärast aruandeperioodi lõppu
-
täiendavaid küsimusi esitab esmatasandi kontrolli teostaja
üldjuhul vaid ühe korra, siis tehakse otsus.
-
küsimustele vastamise aeg partneril 5 tööpäeva
-
vastavalt EÜ määrusele nr 1080/20006 artiklile 16 kulub
esmatasandi kontrolli teostajal aruande menetlemiseks kuni
3 kuud
4
Üldpõhimõtted
Eesti partneri kinnitatud aruande saadab Siseministeerium
juhtpartnerile paberkandjal ja projektipartnerile
elektroonselt:
- partneraruanne + esmatasandi kontrolli kulude kinnitus
juhtpartnerile (juhtpartner paneb kokku projekti
vahearuande)
5
Üldpõhimõtted
-
sekretariaat vaatab aruande üle ja kinnitab ning
saadab sertifitseerivale asutusele
(Siseministeeriumis), kes teeb väljamakse
juhtpartnerile
-
juhtpartner kannab raha projektipartneritele üle
vastavalt igaühe poolt aruandes deklareeritud
(esmatasandi kontrolli poolt kinnitatud) kuludele.
6
Üldpõhimõtted
Esitatav aruanne peab olema:




Süstematiseeritud kuluridade lõikes, eraldatuna
vahelehtedega
Lahtistel lehtedel esitatud aruanne saadetakse
tagasi korrastamiseks
Partneraruanne esitada terviklikuna isegi siis,
kui mõned kuluread jäävad tühjaks
Deklareeritavad tegevused sõnastada lähtuvalt
taotlusvormist (peavad olema vastavuses)
7
Esmased abikõlblikkusreeglid
Kulud peavad olema:
-
-
-
reaalselt tekkinud projekti abikõlblikkusperioodil ning
makstud projekti aruandlusperioodi jooksul (erand: maksud
töötasult, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande
esitamise hetkeks ja ettevalmistuskulud);
erand: kulud, mis on makstud kuid ununenud eksikombel
eelmisesse perioodi deklareerida, saab kajastada ainult
järgmise perioodi aruandes;
otseselt seotud projekti taotlusvormi vastavas tööpaketis
ning tegevusaruandes toodud tegevustega;
tõendatud vähemalt nii kulu tekkimist kui maksmist
tõendavate dokumentidega, kuid sõltuvalt kululiigist ka
täiendavate dokumentidega.
8
Esmased abikõlblikkusreeglid
Kulud peavad olema:
- raamatupidamises muudest asutuse kuludest selgelt
eristatud (projektipõhine kuluarvestus), sh ka
üldkulud, töötasud ja palgamaksud
- otstarbekad ehk projektitegevuste elluviimiseks otseselt
vajalikud
- mõistlikud ehk mitte üle tavapäraste hinnatasemete
- tehtud projekti eelarvest kinni pidades (esmatasandi
kontrolli läbiviimisel on aluseks projekti taotlusvormis
toodud eelarvenumbrid)
- leidnud üldjuhul aset programmi abikõlblikus
piirkonnas
9
Abikõlbmatud kulud on:
-
kulud, mis on saanud toetust muudest fondidest/abivahenditest
-
trahvid, karistused, kohtukulud, intressid jms
-
käibemaks juhul, kui ei ole võimalik lõplikult veenduda, et projektipartner ei saa
seda projektikuludelt MTA-lt tagasi küsida
-
seotud õigusalase, notariaalse, finants- või tehnilise ekspertiisiga või
raamatupidamis- ja auditeerimiskuludega, mida pole otseselt
projektitegevuste elluviimiseks vaja või mis pole otseselt seotud
programmi sekretariaadi poolt esitatud nõudmistega
-
ametikoha kaotamise hüvitis
-
õppepuhkus
Nimekiri pole lõplik!
10
Vajalikud dokumendid
Esimese aruande korral paberkandjal(vastavalt juhendile):

koopia allkirjastatud toetuslepingust (Subsidy contract)

koopia allkirjastatud partnerluslepingust (Partnership agreement)

koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist (Application form)

raamatupidamise kinnitus (vorm saadaval SiM-i kodulehel) projektikulude eristamise
tõendamiseks muudest asutuse kuludest

Maksu- ja Tolliameti poolt allkirjastatud käibemaksukohustuslase või mittekohustuslase
tõend

projektipartneri poolt esitatav käibemaksu selgitav tõend asutuse blanketil kui partner
on käibemaksukohustuslane ja ei saa käibemaksu maha arvata või tagasi taotleda
projektikuludelt;

Raamatupidamise sise-eeskiri (partnerorganisatsioon peab sätestama
dokumentide arhiveerimise korra ning protseduuri);

asutusesisesed projekti puudutavad korrad ja lepingud
Nimetatud dokumentide muutmise korral tuleb need uuesti esitada!
11
Vajalikud dokumendid
Iga aruande korral paberkandjal (st ka esimese):

täismahus partneraruanne (Partner Report) kahes allkirjastatud eksemplaris

raamatupidamise tarkvara väljatrükk projektikuludest (n:pearaamat)

koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud,
tööajatabelid, palgalehed jne)

maksmist tõendavad dokumendid

muud dokumendid ja tõendid

saldo väljavõte e-Maksuametist (maksuvõlgnevuste puudumise kohta)

vajadusel kolmandate isikute majutus-ja reisikulude kinnitus (vorm saadaval
SiM-i kodulehel)
Arved jm algdokumendid allkirjastada projektijuhi poolt ning lisada
projekti tunnus!
12
Kehtiv valuuta

Projekti aruandlus kajastatakse eurodes

Muudes valuutades tehtud kulutused tuleb ümber arvestada
eurodesse kasutades Euroopa Komisjoni poolt kehtestatud
kulu tekkimise kuu keskmist kurssi:
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
13
Mitterahalised kulud (in-kind)

maa, kinnisvara, varustuse või materjalide
andmist projekti käsutusse;

uuringute tulemuste andmist projekti käsutusse;

tasustamata vabatahtlik töö.
14
Mitterahalised kulud (in-kind)
Tasustamata vabatahtlik töö
-
tasustamata vabatahtliku töö tasu arvestatakse
tavaliselt miinimum neto tunnitasu alusel
-
arvestamise aluseks on tööajatabel ja selle pidamine
on kohustuslik.
15
Mitterahalised kulud (in-kind)

mitterahalise panuse rahaline väärtus peab olema
hinnatud sõltumatu eksperdi poolt enne
projektitaotluse esitamist

mitterahaline kulu peab olema eelnevalt kajastatud
projekti taotlusvormis (kulureal other).

mitterahalised kulud ei saa ületada siseriiklikku
kaasfinantseeringut ehk 15% deklareeritavatest
projektikuludest.
16
Kulude jagamine (cost-sharing)

vaid erandlikel ja põhjendatud juhtudel

selge kulude jagamise metoodika (vormid programmi
kodulehel)

vaid juhul, kui on toimunud reaalselt maksmine eesti
partneri poolt

kirjalik partneritevaheline kokkulepe (vorm saadaval
www.estlat.eu )
17
Finantsaruande kuluread




tööjõukulud (Staff)
üldkulud (Administration costs)
sisseostetud teenused (External expertise)
reisimine ja üritused (Travel and events)





sõidu-ja majutuskulud
üritused ja koosolekud
muud kulud (Other)
investeeringud (Investments)
ettevalmistuskulud (Prepatation costs)
18
Tööjõukulud (staff )

Sellel kulureal lubatud töötamine töölepingu või avaliku teenistuja
ametisse nimetamise käskkirja või asutuse juhi korralduse alusel.

abikõlblik on nii töötasu kui ka kohustuslikud töötasu maksud
(sotsiaalmaks, töötuskindlustus, tulumaks, kogumispensioni makse)
ehk palgafond

osalise ajaga töötamisel tuleb pidada tööajatabelit (vorm
partneraruande osa)

Tööajatabelis tuleb projekti heaks tehtud tööd kirjeldada piisavalt
põhjalikult, et oleks võimalik hinnata töö sisu. Üldised kirjeldused (
näiteks „project work“, „data collecting“, „project managing“ jne) ei
ole aktsepteeritavad. Ilma täiendavate kirjeldusteta on sellisel juhul
esmatasandi kontrolli teostajal õigus kulud aruandest välja arvestada
Töötaja puhkusetasu kajastamine on abikõlblik üldiselt ainult projektis
täistööajaga töötava inimese puhul vastavalt puhkuseseaduses
sätestatud korrale.
19
Tööjõukulud (staff )
-
-
projekti töökoormus ning tööülesanded peab
olema selgelt sätestatud kirjalikus töölepingus,
selle lisas,
käskkirjas/ametijuhendis/töökirjelduses vms
dokumendis
tagantjärele lepingute ja käskkirjade
täiendamine, parandamine ja sõlmimine ei ole
lubatud.
Leping, käskkiri peab olema fikseeritud kirjalikus
vormis!!
20
Tööjõukulud (staff )
- projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla
kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi
tuleks keskmine tunnitasu
- kõigi osalise tööajaga projekti heaks töötavate inimeste puhul
tuleb tunnitasu arvestamise käik aruandega kaasa panna.
(Töötasu arvestatakse projektikuludesse tunnitasu alusel, mis
saadakse põhipalga jagamisel kogu asutuses töötatud tööajaga
ja saadud tunnitasu korrutatakse projekti heaks töötatud
tundidega)
- preemiad, toetused jm ühekordsed tööga mitte seotud
väljamaksed ei ole abikõlblikud. Ületunnid ja töötamine
nädalavahetustel ning riiklikel pühadel on üldjuhul abikõlbmatu
21
Üldkulud(administration)
-
antud kulureal võib kajastada otseselt ja proportsionaalselt
arvestatud igakuiseid asutuse üldkulusid (kontori üür,
telefon, dokumentide paljunduskulud jms)
-
proportsionaalselt arvestatud üldkulude seotus projektiga
peab põhinema selgel kalkulatsioonil
-
kalkulatsioon tuleb aruandele lisada
Antud kulud on projektist abikõlblikud vaid juhul, kui nad on
ka tegelikult makstud ( sisearved ei ole lubatud).
22
Meelespidamiseks

Võlaõiguslike lepingute (töövõtuleping, käsundusleping jm)
puhul üldkulusid arvutada ei saa.

Välisekspertide teenuste osutamisega seotud üldkulud tuleb
kajastada eelarvereal Sisseostetud teenused ning üldiselt
teenusehinna sees.

Kontorimööbli, arvutite ja muu kontoritehnika ostmisega seotud
kulud tuleb lisada Investeeringud kulureale.

Amortisatsiooni üldkulude real deklareerida ei saa

Projekti raames ostetud kontoritarbed tuleks soovitavalt osta
teistest kontoritarvetest eraldi.
23
Sisseostetud teenused (external
expertise)

siia kuuluvad võlaõiguslike lepingute (sh töövõtu- ja
käsunduslepingute) ja/või arvete alusel tasutud kulud
konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete
elluviimiseks – nt uuringud ja analüüsid, tõlkimine ja
projektijuhtimine (kui see on sisse ostetud)

peavad kajastuma taotlusvormis sisseostetud teenuste
kulurea täpsustuses

hinnapakkumised, järgida riigihangete seaduse nõudeid
24
Sisseostetud teenused (external
expertise)

keelatud on partnerite omavaheline teenuste
osutamine ja kaupade ostmine või võlaõigusliku
lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab
partnerorganisatsioonis ning on projektiga juba
töölepingu alusel seotud

teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab
kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti
nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus,
soovitatavalt ka programmi/projekti nimi.
25
Sisseostetud teenused (external
expertise)
Esitatavad dokumendid:
 hinnapakkumised, otsuseprotokollid hinnapakkumiste
osas otsuste tegemise kohta;
 lepingud;
 tööde üleandmis-vastuvõtmisaktid;
 arved ja maksmist tõendavad dokumendid;
 tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid / lingid
(võib saata ka e-posti teel või eraldi CD-l, eriti suure mahuga
dokumentide puhul);
 kui on korraldatud riigihange, siis info ja viited riigihangete
registrile (numbrid, väljatrükid) ning dokumendid
26
Reisimine ja üritused (travel and events)
Sõidukulud (travel costs)
-
projekti töötajate sõidu- ja majutuskulud;
-
projekti töötajate koosolekute, seminaride ja
konverentside osalemisega seotud sõidukulud;
-
isikliku sõiduauto kasutamine;
-
asutuse sõiduki kasutamine.
27
Sõidukulud (travel costs)

sõidukulude ja majutuskulude ning sealhulgas ka
päevaraha deklareerimise aluseks on koopia
korrektselt vormistatud asutuse juhi
korraldus/käskkiri ning lähetusaruanne

sõidu-ja majutuskulud peavad olema mõistlikud
(soodsaim viis)!

kolmandate isikute sõidu-ja majutuskulud – tuleb
esitada vastav kinnitus
(www.siseministeerium.ee)
28
Sõidukulud(travel costs)
Päevaraha:




välislähetuse korral kuni 32 eurot päevas
projekti tegevustega seotud päevarahasid saab
maksta vaid töölepingu või avaliku teenistuse
seadusel töötavale inimesele
kolmandatele isikutele makstavate päevarahade osas
tuleb jälgida, et ei esineks topeltmaksmist.
töövõtu-või käsunduslepingu alusel töötava inimesele
päevaraha maksta ei saa.
29
Sõidukulud(travel costs)
Majutuskulud:

koopia majutuskulu arvest, kus peab kajastuma
majutatava(te) isiku(te) nimi(ed), isikute arv ning
ööde arv

arve peab olema esitatud projekti partnerasutuse
nimele (vt raamatupidamise seadus §7)

arve peab olema makstud projekti partnerasutuse
poolt, kas lähetatud isikule või teenuse osutajale

Kolmandate isikute majutuskulude kohta tuleb täita
kolmandate isikute kinnitus (vorm kodulehel)
30
Sõidukulud(travel costs)


a.
b.
c.
d.
Sõidukulud:
kulude hüvitamise aluseks on koopia kulu
tõendavast alusdokumendist (siia
kuuluvad:piletid, tšekid, pardakaardid)
siia kuuluvad:
isikliku sõiduauto kasutamisega seotud kulud
asutuse auto kasutamisega seotud kulud
ühistransport, lennuk, rong
välisriigi lähetuse puhul on lubatud ka viisakulu
ning reisikindlustuse kulud
31
TÄHELEPANU!
Hüvitamisele kuuluvad ainult projektiga
otseselt seotud kulud, mis on vajalikud
projekti elluviimiseks. Kulud peavad olema
tehtud majanduslikult otstarbekalt!
Äriklassis reisimine ei ole abikõlblik.
32
Reisimine ja üritused (travel and events)
üritused ja koosolekud





taotlusvormi järgsete projektiürituste
organiseerimisega seotud kulud (ruumide ja
seadmete rent, tõlge, toitlustus jms);
üritusega seotud reklaami kulud
tegevused on taotlusvormis ette nähtud;
väljamaksmine toimub lepingute, arvete alusel;
NB! üritusega seotud transpordikulud (need
tuleb deklareerida “Sõidu-ja majutuskulude”
kulureale partneraruandes).
33
Reisimine ja üritused (travel and events)
üritused ja koosolekud

kui ürituse raames deklareeritakse kulusid toitlustamisele (kohvipaus,
lõuna), siis peab see kajastuma päevakavas.

toitlustamisega- ja muude ürituse korraldamisega seotud kulude arved
peavad olema detailsed, s.t kajastama inimeste arvu, ürituse nime,
toimumise kuupäeva, projekti nime.

ürituste organiseerimisega seotud kulud ning toitlustuskulude puhul tuleb
järgida hinnapakkumiste reegleid

NB!alkohoolsete jookide kulud on abikõlblikud vaid koos toidukorraga ja
mõõdukas (s.t üks pokaal veini isiku kohta või üks pudel õlut inimese
kohta) koguses, moodustades kuni ¼ vastavast arvest

Üldjuhul on erisoodustusmaks abikõlbmatu. Abikõlblik on erisoodustus ja
erisoodustusmaksud oma töötaja toitlustuskuludelt ning taotlusvormis
ettenähtud projekti meened või kingitused.
34
Reisimine ja üritused (travel and events)
üritused ja koosolekud
Esitada tuleb:





koopia ürituse/seminari päevakavast
memod; soovituslik on elektroonilised
ettekanded, analüüsid jm materjal
osavõtjate registreerimisleht osalejate
allkirjadega
maksedokumendid (konto väljavõte)
võrdlevad hinnapakkumised
35
Muud kulud (other)

projekti tegevuste elluviimiseks otseselt
vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste
kuluridade alla.

täpsustatud taotlusvormis

kulurida on mõeldud ka projekti raames
deklareeritavate mitterahaliste kulude
kajastamiseks, mis peavad samuti olema
taotlusvormis detailsemalt kirjeldatud.
36
Muud kulud (other)
Sel kulureal võimalik deklareerida ka amortisatsiooni. Sellisel
juhul tuleb silmas pidada, et:

amortisatsiooni ei saa arvestada seadmetelt, mille ostmiseks
on varem kasutatud kas Euroopa Liidu või siseriiklikke
toetusi;

amortisatsioon on arvestatud vastavuses
raamatupidamisreeglitega (kalkulatsioon lisada aruandele);

kulud oleks seotud vaid projekti abikõlbliku perioodiga;

amortisatsiooni arvestamine on kuluna fikseeritud
taotlusvormis.
37
Investeeringud (investments)

investeeringud on suuremad ostud, ehitus- ja
remonditööd, mida teostatakse vastavalt
lepingutele ning esitatud arvetele

alati täpsustatud taotlusvormis
38
Investeeringud (investments)

tuleb järgida riigihangete seadust (hinnapakkumised,
otsuseprotokollid)

investeeringute omandilise kuuluvuse iseloom ning
kasutuse eesmärk ei tohi muutuda 5 aasta jooksul
peale projekti lõppemist. Vastasel juhul on
programmil õigus investeeringuks kulunud vahendid
tagasi nõuda.
39
Ettevalmistuskulud (preparation costs)
Abikõlblikud on vaid 3 tüüpi kulud:
 projekti raames kavandatavate infrastruktuuri
objektide/tehtavate investeeringute tehnilise
dokumentatsiooni ja vajalike uuringute
ettevalmistamise kulud (välja arvatud
detailplaneeringu koostamine)
 projektitaotluse ettevalmistamisega seotud tõlkekulud
(maksimaalne summa 3000 eurot ilma
käibemaksuta);
 mitterahalise panuse rahalise väärtuse hindamise
kulud.
40
Ettevalmistuskulud

ettevalmistuskulud peavad olema välja makstud
peale 1. jaanuari 2007 ja enne projekti
heakskiitmist, kuid mitte varem kui 24 kuud
enne seirekomitee heakskiitvat otsust.

kõik ettevalmistuskulud peavad olema loetletud
taotlusvormis

ettevalmistuskuludele kehtivad kõik
“Sisseostetud teenused” kulurea nõuded.
41
Kohapealne kontroll
-
teatame vähemalt 3 tööpäeva ette
-
tuleb tagada projektijuhi ja raamatupidaja kohalolek
-
Kohapeal palume teostada pearaamatu väljatrükk
projektikuludest
-
raamatupidamise sisekorra eeskirja olemasolu
-
projektikausta olemasolu
42
Kohapealne kontroll
-
originaaldokumentide olemasolu
-
tööajatabelite olemasolu ja vastavus esitatud infole
-
riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolu
-
teostatud tööde, ostetud asjade ja osutatud teenuste
olemasolu ja tõendid ning EL kaasfinantseeringule
viitamine (kleebised, EL logo, programmi logo jms)
-
vastavuse kontroll arvestuse aluseks olevate ruumide
ja vahendite kohta
43
Informatsioon:

http://www.siseministeerium.ee/esmatasandi-kontroll

http://www.estlat.eu/
44
Tänan!
Kontakt:
Tiina Bubnova
Esmatasandi kontrolli teostaja
Siseministeerium
Regionaalarengu osakond
Interreg programmide järelevalve büroo
Pikk tn 61,15065 Tallinn
Tel +372 612 5036
[email protected]
www.siseministeerium.ee
45

similar documents