Presentasjon - Sogn og Fjordane fylkeskommune

Report
Skipingsmøte
eHandel
Skei Hotell, 11. mars
Dagsorden
10.00
Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes
10.10
Presentasjon av deltakarane v/deltakarene
Vegen frå til nå
Forventingar og ting som uroar
10.30
Kva er elektronisk innkjøp v/Arve Sandvoll frå Difi
10.45
Pause
11.00
Presentasjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson
Mål
Gevinst/nytte
Framdriftsplan
Organisering
Roller og ansvar
Økonomiske rammer
11.30
Gruppearbeid. Kva betyr dette for min kommune?
Gevinstplan
Organisering
www.sfj.no
12.00
Lunsj
13.00
Plenumsdiskusjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson
14.00
Pause
14.10
Vedta prosjektplanen
Mål
Organisering
Framdriftsplan
14.25
Prosjektvegvisaren til Difi v/Arve Sandvoll frå Difi
14.40
Kva skal min kommune gjere i nærasta framtid v/prosjektleiar Katrine Wilson
Leverandøranalyse
Buyer-setup
14.55
Takk for nå
Kl 15 - 16
Etter møtet vil Visma gi ein presentasjon av løysningen for dei som er interessert/ikkje har
sett det tidligare
www.sfj.no
Målet med innføring av eHandel
www.sfj.no
…. betre
styring med innkjøp mot rammeavtalar og
budsjett
…betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom
elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør
www.sfj.no
Toppen!?
Sjå litt glade ut da!
www.sfj.no
Godt på veg heim – endelig
glade og fornøgde!
www.sfj.no
Delmål
• Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune
• Lage og innføre nye rutinar for innkjøp
• Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange
leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt
–
–
–
–
leverandørar vi har rammeavtaler med
leverandørar som allereie er aktivert på eHandel
leverandørar av stor verdi
leverandører vi har mange transaksjoner med
• På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp
www.sfj.no
Effektmål / gevinstar
• Færre og definerte bestillarar
• Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom
automatisering
• Færre feil i fakturaprosessen
• Større lojalitet mot rammeavtaler
• Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar
• Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan
vere nøgd med
• Betre budsjettkontroll
• Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og
feilkommunikasjon)
• Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga)
www.sfj.no
…forslag til eit konkret mål
Innan 1 år:
Innan 1 år:
årleg ordrevolum :
15% av
berekningsgrunnlaget
årleg ordrevolum :
25% av
berekningsgrunnlaget
Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25
www.sfj.no
Prosjektplan - framdriftsplan
AKTIVITET
Visma-kommunar
Planlegging og førebuing
Integrasjonsarbeid
Leverandøraktivering
Kursing/ta systemet i bruk
Feilretting
Vanleg drift
www.sfj.no
1.kv
2013
2.kv 3.kv
4.kv
1.kv
2014
2.kv 3.kv
4.kv
Organisering
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar SFj fk
Styregruppe
Prosjektleiar: Katrine Wilson
Prosjektgruppe
Prosjektleiar kommune
Prosjektleiar kommune
Prosjektleiar kommune
Arbeidsgruppe
www.sfj.no
Prosjektleiar SFj fk
Arbeidsgruppe
Organisering
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar kommune
Prosjekteigar SFj fk
Styregruppe
Prosjektleiar: Katrine Wilson
Prosjektgruppe
Prosjektleiar kommune
Prosjektleiar kommune
Prosjektleiar kommune
Arbeidsgruppe
www.sfj.no
Prosjektleiar SFj fk
Arbeidsgruppe
Roller og ansvar
Prosjekteigar – ansvar for
•
•
•
•
avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning
finansieringa
at styrande dokumenter vert følgd
at gevinstar vert realisert
www.sfj.no
Styregruppa
www.sfj.no
Styregruppa har ansvar for at…
• prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar
av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på
vegne av prosjekteigar
• prosjektleiar har kontroll over framdrifta
• prosjekteigarane tar sitt ansvar
www.sfj.no
Prosjektleiar skal
• kommunisere med alle partar
• rapportere til styregruppa om framdrift
og ressursforbruk
• anvende leiingsprodukta som skildra av
Difi
• leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i
eHandelsplattformen
• leggje til rette for analyse- og
forbetringsarbeid
• ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI)
• organisere felles opplæring
www.sfj.no
Prosjektgruppe skal
• sørgje for framdrift i sin
region i høve til
framdriftsplan
• sparringspartner og
rådgjevar for prosjektleiar
• bidra med å samordne
opplæring
www.sfj.no
Prosjektleiar i ein kommune skal
• gjere nødvendig analysearbeid
• endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og
godkjenning
• sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som
registrering i elma, felles kontoplan osv.
• systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI
(eigne leverandørar og interne brukarar)
• vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen
prosjekteigar
(Arbeidsgruppe)
• faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar
• relevante arbeidsoppgåver
www.sfj.no
Felles budsjett
2013
2014
2015
Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar
Overføring frå Innkjøpstenesta SFj
Sum inntekter
650 000
100 000
750 000
650 000
100 000
750 000
650 000
85 000
735 000
Utgifter
Løn prosjektleiar
Reise- og møteutgifter prosjektleiar
Møtekostnadar skipingsmøte
Diverse
Sum utgifter
650 000
50 000
15 000
35 000
750 000
650 000
50 000
650 000
50 000
50 000
750 000
35 000
735 000
0
0
0
Inntekter
Resultat
www.sfj.no
Utgifter for ein kommune
2013
2014
2015
Investeringsutgifter
Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen
60 000
Visma Enterprise eHandel
?
Driftsutgifter
Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen
kr 20 000, start 1. sept
5 000
20 000
20 000
Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen
2 400
9 600
9 600
Årleg lisens Visma
?
Drifting av Visma
?
Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet
?
SUM utgifter
?
?
?
www.sfj.no
Inntekter
Mulig å søke Fylkesmannen
om fornyingsmidlar
Søknadsfrist 1. juni
http://www.fylkesmannen.no/Sogn-og-Fjordane/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/
www.sfj.no
Diskusjon
www.sfj.no
www.sfj.no
Kva skal min kommune gjere i
næraste framtid?
www.sfj.no
Leverandøranalyse
Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å
eHandelsplattformen?
•
•
•
•
•
Rammeavtaler
Rammeavtalar med stor lekkasje
Leverandørar med stort ordrevolum
Leverandørar med mange fakturaer
Leverandørar med mange bestillarar
www.sfj.no
Leverandøraktivering
SFFIrammeavtalar
Ansvar: SFFIadministrator
Ansvar: Lokal
administrator
Andre
rammeavtalar/
leverandørar
www.sfj.no
Leverandørar
aktivert på
eHandelsplattformen
Leverandøraktivering
Leverandøranalyse
Samhandlingsavtale med
leverandørar
www.sfj.no
Triggerdokument til
CapGemini
CapGemini
skriver avtale
med
leverandør
Leverandør
vert aktivert
Buyer-setup
Treng
• Namn på ein person som skal ha lov til å ta
kontakt med support hos CapGemini (helst med
en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering)
• Namn på administrator
• Namn på teknisk kontaktperson
• IP-adresser
• Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen
www.sfj.no
…andre ting
• Må være i Elma-registeret
• Innkjøpsroller i Visma
• osv
www.sfj.no
Prosjekt kodeknekk-hindringer???
EHandel sprer om seg!
www.sfj.no

similar documents