Onze gemeente werkt al klantgericht (2)

Report
Stad Kortrijk
Omgevingsvergunning
December 2014
Omgevingsvergunning 2015
•
•
•
•
•
Integrale beoordeling
Vereenvoudiging procedures
Kwalitatief betere vergunningen
Minder administratieve lasten
Verhogen efficiëntie
• Digitalisering
• Omgevingsloket
• Uitwisselingsplatform
Organisatie is (was) gebaseerd op een
administratieve logica
Wetten, Decreten, Uitvoeringsbesluiten en regels bepalen de opdeling
van de dienstverlening:
•
•
ARAB
Vlarem
Dienst Milieu
•
•
•
Wet op de stedenbouw
DRO
VCRO
Dienst Stedenbouw
•
•
Wet over de Handelsvestigingen
Socio-economische machtigingen
Dienst Economie
•
Omgevingsvergunning
Eén Team
Bouw - Milieu -
Wonen
Thematische opdeling van de organisatie
• Technische diensten
–
–
–
–
–
–
–
Dienst Stedenbouw
Milieudienst
Dienst Wegen en Waterlopen
Groendienst
Dienst Patrimonium
Dienst huisvesting
Dienst economie
Historiek werking en verwerking van
dossiers
• Via fiches
(20ste eeuw)
• Via XLS – bestand
( 2000 )
• Via CIPAL
( 2004 )
• Via GIS
( 2013 )
Fiches
XLS - bestand
CIPAL
GIS
Wat vooraf ging… 2004
Een Uniek Loket,
• Probleemstelling
– Bij gemengde projecten zijn minstens
twee procedures van toepassing
– Procedures voor bouw- en milieuvergunningen
duren te lang
– De administratie(s) hebben geen zicht op
de initiatieven van de aanvrager
– Procedures worden op verschillende momenten gestart
– Openbare onderzoeken zijn niet duidelijk
– Tijd gaat verloren
– Bij behandeling en adviesverlening wordt soms dubbel
werk geleverd (op verschillende niveau’s)
GEMENGDE PROJECTEN
zijn projecten waar voorafgaandelijk zowel een
milieuvergunning als een bouwvergunning moet
verkregen worden.
Milieuvergunningsprocedure :
gemiddeld 68 dagen behandelingstermijn
Bouwvergunningsprocedure :
gemiddeld 113 (nu 60 – 87) dagen behandelingstermijn
Situatie (2004)
of
of
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Gewenste situatie
simultane behandeling
Uniek Vergunningenloket
Voor Gemengde projecten
één aanspreekpunt
stroomlijnen van processen
– Voortraject met aanvrager
– Eén contactpersoon bij de stad (SPOC)
– Vraag om de verschillende
vergunningsaanvragen gelijktijdig in te
dienen
– Geïntegreerde bespreking binnen de
verschillende diensten (Forum)
– Organisatie van één inspraakmoment
(openbaar onderzoek)
– Engagement voor snelle beslissingen
Vaststellingen 
• Voortraject schept duidelijkheid
• Afspraken met bouwheer, initiatiefnemer
binnen een werkgroep
• Vergunningstrajecten (procedures en timing)
vooraf bespreken
• Simultane indiening
• Informatie en communicatie met publiek
• Simultaan openbaar onderzoek
• Eén beslissingsmoment (2 agendapunten)
• Kortere termijnen
Vaststellingen 
•
•
•
•
•
•
•
•
Thematische benadering
Hiërarchie - Specialisatie
Interne adviesverlening (niet geïntegreerd)
Dubbele openbare onderzoeken
Twee nota’s CBS
Verschillende beslissingsmomenten (niveau’s)
Toch soms lange procedures
Verschillende beroepsprocedures
Enkele voorbeelden – Best Practices
• K in Kortrijk – procedure 6 maanden
–
–
–
–
–
–
–
MER
Socio economische Machtiging
Bouwvergunning
Milieuvergunning
Eén openbaar onderzoek
Infovergadering (Schouwburg)
Eén beslissingsmoment
• AZ Groeninge
• Barco nv
• Wienerberger nv
Wat is wenselijk?
Omgevingsvergunning
• Eén loket
• Eén aanvraag
• Eén openbaar onderzoek
• Eén adviesronde
• Eén vergunning door één bevoegd niveau
23
Reorganisatie in voorbereiding op…
• Sinds 2007 Forum-Overleg
Forum als lijm tussen de “ruimte – directies”
• Niveau operationeel
• Niveau dossier
• Niveau beleid
• Sinds 2009 Loket voor Ondernemers
Uniek aanspreekpunt voor ondernemers
• Bedrijfshuisvesting
• Vergunningen en toelatingen
• Steunmaatregelen
• Advies en correct doorverwijzen
Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012
Doelstellingen organogram
1.
2.
3.
4.
Plan Nieuw Kortrijk realiseren
Effectiviteit / impact op de samenleving
Integrale organisatie = 1 stad
Betrokken en gemotiveerde medewerkers
(kunnen, willen, mogen)
5. Kwaliteitsvolle en snelle dienstverlening
6. Open netwerkorganisatie = 1 Kortrijk
7. Efficiëntie
Nieuw Organogram Stad Kortrijk 2012
• 2012 nieuw organogram
– 3 directies
– één directie
Ruimtelijke en Economische Stadsontwikkeling
• 1 Team “Bouwen - Milieu - Wonen”
• 1 Team “Ruimtelijke Planning en Realisatie”
• 1 Team “Beheer en Openbaar domein”
– In alle Teams een integrale aanpak van de thema’s
milieu, stedenbouw, mobiliteit, natuur, water,…
Team Bouwen Milieu & Wonen (BMW)
-
Balie Vergunningen Premies & Subsidies
Bouwen
Wonen
Milieu
Inname Openbaar Domein
Andere (riolering, huisnrs, …)
Backoffice Bouwen en Milieu:
- GSA + Milieuambtenaar
- Wettelijk kader
- Omgevingsvergunning
-
Backoffice Wonen:
Wettelijk kader
Leegstand
Studentenkamers
Bouwblokrenovatie
FRGE
Subsidies en premies
Controle & Handhaving
Teamcoach
BMW
Ciska
Vereecke
Team Bouwen Milieu Wonen
Organisatie – organogram
–
–
–
–
1 balie ipv 3
1 backoffice
1 administratie
GSA’s en Milieuambtenaar samen
gericht op
–
–
–
–
–
Klantgerichte dienstverlening
Ontvoogding
Omgevingsvergunning
Digitale bouwaanvraag
Geïntegreerde administratieve behandeling
Team Bouwen Milieu Wonen
• Verdere digitalisering van de
Administratieve verwerking
– Cipal
Milieu en Stedenbouw: (Nestor²) één platform
– Vastgoedinfo Notarisinfo
Geïntegreerde info
–
–
–
–
Bouw
Milieu
Vlarebo
Natuur
– Webgis
Aantal dossiers
• Milieu
– Klasse 1 en 2
: ongeveer 50 per jaar
– Klasse 3
: ongeveer 70 per jaar
• Trend: afname klasse 1 en 2, toename klasse 3
effect van declassering
• Stedenbouw
– Bouwaanvragen : ongeveer 800 per jaar
– Meldingen
: ongeveer 70 per jaar
• Trend: beperkte afname van aanvragen
effect melding en vrijstelling
Waarvan Gemengde dossiers:
– ongeveer 25 per jaar
3 soorten dossiers
1. Dossier met een gunstig verloop en geen bijkomende
verwikkelingen
– Ong. 80 % van de dossiers
– Vereenvoudiging dringt zich op, kortere termijnen
2. Dossier is niet haalbaar (project niet wenselijk)
– Ongeveer 5 % van de dossiers
– Geen compromis mogelijk
– Procedure wordt (soms) gebruikt als middel
3. Dossier waar bijkomende inzichten en input gewenst is.
– Ongeveer 15 % van de dossiers
– Voortraject, inspraak noodzakelijk.
Evolueert meestal in een kwalitatiever dossier
Bedenkingen
• OV vraagt een geïntegreerde benadering van het dossier én
van de dienstverlening
– Een betere dienstverlening
– Expertises bouw en milieu samen
• Voortraject en inspraak worden geformaliseerd
Vooroverleg nog mogelijk
– Een vollediger dossier
• Een simultane behandeling biedt meer duidelijkheid voor
betrokkenen.
Eén aanvraag en één beslissing op één niveau
– Vereenvoudiging
– Kortere termijnen
Bedenkingen
• Tijdstraject goed afspreken met aanvrager
– De formele procedure is gebald, maar de voorbereiding is breder en
ligt meer bij de aanvrager (alles in één dossier).
• Formaliseren van voortraject zorgt ook voor langere
proceduretermijnen
– Informeel of formaliseren van voortraject(en)
• Is aanvrager in staat om tijdig een kwalitatief dossier in te
dienen met alle exploitatie- en bouwtechnische informatie?
– Architect en Milieubureau op hetzelfde moment betrekken
• Ondersteuning gemeenten (overgangsperiode)
– Organisatie, integratie, digitalisering,…

similar documents