AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Report
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CURSO AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
SEJA BEM VINDO!
CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Este curso tem como objetivo capacitar ao
aluno para exercer a profissão de auxiliar
administrativo. Você aprenderá diversas
técnicas necessárias para o bom desempenho
da profissão.
CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Neste curso você irá aprender:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
conheça a profissão do auxiliar administrativo
funções do auxiliar administrativo
perfil do auxiliar administrativo
requisitos necessários para exercer a profissão
como está o mercado de trabalho para o auxiliar administrativo
como deve ser a apresentação pessoal do auxiliar administrativo
como evitar obstáculos
como obter ética profissional
como obter uma boa comunicação
como elaborar um bom currículo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
a importância de possuir idiomas e informática
como deve ser as roupas para trabalhar
qualidades desejáveis
como alcançar objetivos
planejamento profissional
a importância de ter uma agenda
relações interpessoais
etiqueta profissional
como vencer a timidez
exercícios
gabaritos
CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Nome da professora: Elaine H. N. dos Santos
• E-mail para dúvidas:
[email protected]
CONHEÇA A PROFISSÃO DO AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
• A profissão auxiliar administrativo é uma das
profissões que mais tem vagas. Sempre é
possível verificar vagas de auxiliar
administrativo nos anúncios de emprego,
porém nem todos sabem o que é um auxiliar
administrativo.
• Você sabe o que é um auxiliar administrativo?
• O auxiliar administrativo auxilia em funções
administrativas dentro de uma empresa, essas
funções podem variar desde digitar
documentos a até recepcionar clientes.
• Para ser um auxiliar administrativo não é tão
simples assim, pois o mercado de trabalho
quer profissionais qualificados.
• As empresas estão muito exigentes. Elas
exigem profissionais com qualidades
interpessoais (bom relacionamento com
outras pessoas) e com um bom currículo
(idiomas, informática, cursos, experiências e
em alguns casos graduação).
• Realmente não é tão fácil ser um auxiliar
administrativo, mas em alguns casos basta ter
conhecimentos de informática e qualidades
interpessoais.
• O auxiliar administrativo é o profissional que
trabalha tanto em empresas privadas quanto
públicas. A variedade de empresas que esse
profissional pode trabalhar é muito ampla.
• Suas funções são auxiliar (ajudar) nas
atividades da empresa. Essas atividades são
variadas, podem ser digitar um documento,
atender telefone, recepcionar clientes
imprimir e tirar xerox de documentos,
entregar documentos em outros setores,
enfim são vários tipos de serviços
administrativos que o profissional poderá
realizar.
• Portanto, capacite-se, não despreze
oportunidades, quanto maiores qualidades
profissionais e interpessoais você ter maiores
são as oportunidades.
FUNÇÕES DO AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
• As funções do auxiliar administrativo são
muito variadas. Depende do tipo de empresa
em que o profissional irá trabalhar.
• Esse profissional não realiza suas funções
sozinho há sempre outros profissionais que
trabalham em funções semelhantes e outros
que supervisionam o trabalho do auxiliar
administrativo.
• Digitar documentos, imprimir, arquivar
documentos, servir cafezinho, enfim esse
profissional tem muitas funções.
•
•
•
•
São exemplos de funções:
registro de protocolos;
serviços com computador;
serviços com impressora (impressão,
digitalização e xerox);
• recepção de clientes;
• atendimento no telefone;
• arquivo de documentos.
• É preciso estar preparado para atender a
todas as exigências do mercado de trabalho,
por isso o auxiliar administrativo deve sempre
estar se qualificando em suas funções para ser
um diferencial nas empresas.
PERFIL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• As empresas são muito exigentes e desejam
profissionais com um ótimo perfil.
• Ter o perfil que as empresas desejam não é
fácil, mas para conquistar uma vaga no
mercado de trabalho é preciso ter o perfil que
as empresas buscam nos profissionais.
• O perfil desejado pelas empresas é que o
profissional seja dinâmico, determinado,
atencioso, pontual, com boa aparência, sem
gírias, com empatia, concentrado, com
qualidades interpessoais, com qualidade
intrapessoais, tranquilidade, rápido, paciente,
confiável, responsável e boa comunicação.
• Além disso, as empresas buscam profissionais
com boas qualificações profissionais e com um
bom currículo.
REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA
EXERCER A PROFISSÃO
• O requisito fundamental é ter ensino médio
completo.
• Além do ensino médio, torna-se importante
possuir cursos de qualificação profissional,
informática e idiomas, que torna o profissional
um diferencial no mercado de trabalho.
• Também é importante ter domínio em Excel,
Word e boa digitação, que são características
muito requisitadas pelas empresas.
• Não é necessário fazer graduação ou curso
técnico relacionado a essa área, pois está
profissão exerce funções de apoio, ou seja,
funções de auxílio das atividades
administrativas da empresa.
• O auxiliar administrativo será sempre
supervisionado dentro da empresa para
garantir o bom desempenho de suas funções,
por isso o auxiliar administrativo deve tomar
cuidado para atender aos requisitos que as
empresas desejam.
COMO ESTÁ O MERCADO DE TRABALHO
PARA O AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Há tantas vagas no mercado de trabalho que
esse profissional, desde que bem qualificado,
não deixará de ter muitas oportunidades.
• O mercado de trabalho para o auxiliar
administrativo está sempre crescendo, pois as
empresas não param de contratar.
• Em quase todas as empresas há sempre um
auxiliar administrativo, portanto sempre
haverá vagas.
• Podemos concluir, então, que o mercado de
trabalho está aquecido, ou seja, com muitas
vagas.
• Mas conquistar uma vaga de emprego não é
tão fácil assim, pois o mercado de trabalho
quer profissionais qualificados.
• O mercado de trabalho está muito exigente,
pois a quantidade de profissionais que enviam
seus currículos é muito maior que a
quantidade de vagas oferecidas pelas
empresas.
• Sendo assim, as empresas tem a sua
disposição diversos tipos de profissionais,
alguns com pós-graduação, outros com vários
anos de experiência.
• Há muitos profissionais qualificados e isso
dificulta as oportunidades. É nesse momento
que as qualidades interpessoais fazem a
diferença para garantir uma contratação.
• Portanto, o auxiliar administrativo deve estar
qualificado para atender as exigências das
empresas, já que elas tem a sua disposição
uma enorme quantidade de profissionais que
desejam uma vaga no mercado de trabalho.
• Há muitas vagas no mercado de trabalho,
porém as empresas só contratam profissionais
qualificados. O auxiliar administrativo deve
sempre estar se qualificando para atender as
exigências do mercado de trabalho.
COMO DEVE SER A APRESENTAÇÃO
PESSOAL DO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Uma boa apresentação pessoal é uma
qualidade observada e desejada pelas
empresas.
• O auxiliar administrativo deve ter uma boa
apresentação pessoal, para isso é necessário ter:
• boa aparência;
• cabelo penteado;
• roupas limpas, passadas e de acordo com o
padrão da empresa;
• boa comunicação;
• bom tom de voz;
• evitar comportamentos inadequados, como por o
pé em cima da mesa, ou gírias.
• Enfim, a empresa observa a aparência pessoal
e qualidades interpessoais do profissional
dentro da empresa.
• Manter a roupa limpa, passada, ter bom
relacionamento com todos dentro da empresa
são características fundamentais na
apresentação pessoal do auxiliar
administrativo.
• O profissional reproduz a imagem da empresa,
por isso a apresentação pessoal é muito
importante para as empresas.
• É fundamental que o auxiliar administrativo
mantenha uma boa apresentação pessoal.
COMO EVITAR OBSTÁCULOS
• Os obstáculos são situações que prejudicam a
carreira profissional do auxiliar administrativo.
• Para evitar obstáculos, que dificultem as
atividades do auxiliar administrativo, é
necessário que o profissional esteja bem
preparado para qualquer situação inesperada.
• É importante evitar fofocas, evitar uso dos
materiais da empresa para benefício pessoal,
manter boa aparência, ser sempre prestativo,
manter descrição, enfim o profissional deve
manter sempre uma postura formal, para que
não ocorra obstáculos na sua carreira
profissional.
COMO OBTER ÉTICA PROFISSIONAL
• A ética profissional é um requisito
fundamental para se manter dentro de uma
empresa.
• O auxiliar administrativo nunca deve
descuidar de ter ética profissional.
• Um profissional sem ética não atende aos
comportamentos desejáveis que a empresa
quer de seus profissionais.
• Para obter ética profissional é necessário manter:
•
•
•
•
•
•
uma postura profissional;
empatia;
respeito as regras da empresa;
honestidade;
qualidades intrapessoais;
qualidades interpessoais.
• Para manter a ética profissional é importante
seguir as regras e manter uma boa postura
formal e profissional.
COMO OBTER UMA BOA
COMUNICAÇÃO
• Uma empresa bem sucedida é aquela que zela
em manter uma boa comunicação com seus
empregados e com seus clientes.
• As empresas desejam empregados com boa
comunicação social.
• A boa comunicação é um diferencial que todo
auxiliar administrativo deve ter.
• Para obter uma boa comunicação é necessário:
•
•
•
•
•
•
•
evitar gírias;
saber ouvir e falar;
ter empatia;
ter feedback;
ter amabilidade;
ser cortês;
tomar cuidado com a comunicação não verbal.
• Existe a comunicação verbal e não verbal.
Ambas, influenciam no relacionamento
profissional. Por isso, é preciso manter a ética
em todos os tipos de comunicação.
• Um simples olhar que seja mal interpretado,
pode transmitir muitas mensagens que
prejudicam os profissionais, por isso é
importante tomar cuidado e usar técnicas que
garantam uma boa comunicação.
• Os profissionais devem atender as exigências
das empresas e manter uma boa
comunicação.
• A comunicação é tão importante que muitas
vezes os profissionais são promovidos por
causa da influencia que a boa comunicação
causou dentro da empresa.
COMO ELABORAR UM BOM
CURRÍCULO
• Um bom currículo mostra o perfil do
profissional, portanto para conquistar uma
vaga no mercado de trabalho é necessário ter
um currículo bem elaborado.
• Para elaborar um bom currículo é necessário:
•
•
•
•
•
•
•
evitar erros de ortografia;
não amassar e nem sujar o currículo;
ter boa estética;
ser verdadeiro nas informações;
informar dados pessoais como endereço, idade;
informar no mínimo 2 telefones;
informar as experiências mais recentes e de acordo com a vaga
oferecida pela empresa;
• colocar foto ¾;
• informar habilidades pessoais e profissionais de forma objetiva;
• informar cursos.
• Geralmente em um currículo a informação
mais importante para a empresa é a
experiência, mas se o currículo conter erros de
ortografia, falta de estética, informações
desnecessárias ou imprudentes, certamente o
empregador não selecionará esse currículo.
A IMPORTÂNCIA DE POSSUIR IDIOMAS
E INFORMÁTICA
• Informática e idiomas são essenciais para
possuir no currículo. Ter esses cursos pode ser
decisivo no momento da contratação.
• O desejo das empresas é contratar
profissionais dinâmicos que dominem o uso
do computador e que possam dominar
idiomas.
• Algumas empresas não desejam apenas
profissionais com cursos básicos, muitas
desejam profissionais com cursos de nível
intermediário ou avançado.
• Por isso, o profissional deve ter no mínimo um
curso de idioma e dominar Excel, Word e
digitação. Além disso, é essencial saber usar
impressora.
• Devido ao fato de que alguns clientes são
estrangeiros, as empresas desejam
profissionais que dominem idiomas. Algumas
empresas desejam profissionais bilíngue e
outras trilíngue. Mas ainda existe muitas que
contratam profissionais com apenas um
idioma.
• O idioma mais importante para possuir no
currículo é o de inglês. Além desses, há
também o idioma espanhol, francês,
mandarim, chinês, italiano e alemão. Esses
são os cursos de idiomas mais comuns.
• Os profissionais que já estão atuando no
mercado de trabalho e que se qualificam com
mais cursos de idiomas e informática, muitas
vezes conseguem ser promovidos.
• Quanto melhor a vaga de emprego, maiores
serão os requisitos para alcança-la. Tentar
conseguir um bom emprego sem idiomas e
informática torna o processo de conseguir
uma vaga mais difícil e demorado.
• Portanto, todo profissional que deseja
alcançar um bom emprego deve ter idiomas e
informática.
COMO DEVE SER AS ROUPAS PARA
TRABALHAR
Até mesmo as roupas são fundamentais para
influenciar na contratação de um novo
empregado e na manutenção de um empregado
antigo.
• Uma roupa adequada no ambiente de
trabalho auxilia o empregado na promoção,
ou seja, o empregado pode até mesmo ser
promovido.
• As roupas são valorizadas pelas empresas
porque representam a imagem de uma
empresa.
• Enfim, a roupa deve ser discreta, social e de
acordo com o ambiente de trabalho, ou seja,
se os outros empregados usam blazer e calça
social, você não deve usar jeans rasgado,
camiseta muito decotada e curta.
• Os acessórios também contribuem para o
visual no ambiente de trabalho.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
deve-se evitar:
muita transparência;
decotes exagerados;
roupas rasgadas;
roupas sensuais;
roupas descontraídas;
roupas muito apertadas;
bermuda;
short curto.
• As roupas devem ser:
• Discretas
• Formais
• Cores discretas
• Enfim, o auxiliar administrativo deve ser
cauteloso com suas roupas no ambiente de
trabalho.
QUALIDADES DESEJÁVEIS
• São qualidades desejáveis para o auxiliar
administrativo:
• Pontualidade;
• Descrição;
• Rapidez;
• Organização;
• Boa aparência;
• Boa relação interpessoal.
COMO ALCANÇAR OBJETIVOS
• Para alcançar objetivos é preciso estabelecer
metas, não parar o aprendizado, fazer cursos e
buscar o objetivo desejado.
• Não fique parado, busque seus objetivos!
PLANEJAMENTO PROFISSIONAL
• O auxiliar administrativo deve ter
planejamento. Deixar tudo para última hora,
sem planejar, demonstra desorganização.
• As empresas querem produção. Um
profissional sem planejamento, que não
determina quais serão suas atitudes e
decisões dentro de uma empresa, não
representa um profissional produtivo.
• Portanto, planeje suas decisões, pois isso
influenciará em seu ambiente de trabalho.
A IMPORTÂNCIA DE TER UMA AGENDA
• Já pensou em ter uma reunião importante e
faltar justamente nesse dia?
• Ter uma agenda evitar erros e transtornos. Por
isso é importante anotar na agenda os
compromissos do trabalho, aniversários,
atividades e planejamentos.
• Uma agenda é uma ótima opção para o
profissional que não deseja perder seus
compromissos com a empresa.
RELAÇÕES INTERPESSOAIS
• As relações humanas no ambiente de trabalho
necessitam de uma boa relação interpessoal.
• Você sabe o que é relação interpessoal?
• A relação interpessoal é a relação entre
pessoas, para que está relação seja eficaz é
necessário ter empatia, boa comunicação e
respeito.
• Ter boa relação interpessoal representa
qualificações profissionais indispensáveis nas
empresas.
• Não é suficiente ter um ótimo currículo sem
ter uma boa relação interpessoal. As empresas
desejam profissionais com qualidades
interpessoais.
ETIQUETA PROFISSIONAL
• A etiqueta profissional representa um
profissional cuidadoso em sua apresentação
pessoal e profissional.
• Um profissional sem etiqueta comete muitas
gafes, não se comunica de forma adequada
com os colegas do trabalho e não tem boas
atitudes.
Para não cometer erros o auxiliar administrativo
deve evitar fofocas, não usar materiais do
trabalho para benefício pessoal, ter boa
comunicação e evitar comportamentos
indesejáveis nas empresas.
• Características importantes que todo auxiliar
administrativo deve ter para manter a etiqueta:
• boa apresentação;
• bons comportamentos;
• evitar gafes;
• boa comunicação;
• pontualidade;
• roupas discretas;
• organização.
COMO VENCER A TIMIDEZ
• Há muitos profissionais tímidos e bem
sucedidos profissionalmente.
• Mas, qual será o segredo?
• Muitas pessoas acreditam que uma pessoa
tímida não é capaz de realizar um bom
desempenho profissional, já que a
comunicação é indispensável.
• Mas, isso não é verdade.
• Um profissional tímido pode ser bem sucedido
desde que saiba separar sua vida pessoal da
profissional, ou seja, dentro da empresa ele
deve se comunicar, mesmo que essa
comunicação seja pouca, mas deve ser uma
comunicação que seja essencial para a
empresa.
• Para uma pessoa tímida é importante a
qualificação profissional e um bom exercício
do trabalho. As empresas desejam
profissionais com boa comunicação e não
tagarelas, por isso os tímidos muitas vezes
conseguem até mesmo ser promovidos, pois
para as empresas o importante é a boa
manutenção das atividades no trabalho.
• Portanto, para vencer a timidez no ambiente
de trabalho é importante se preocupar em
realizar bem suas atividades e manter a
comunicação mesmo que seja apenas o
essencial. Qualificação também é
indispensável para todos os profissionais.
EXERCÍCIOS
• 1. O que é um auxiliar administrativo?
• 2. A ética é importante no ambiente de
trabalho?
• 3. o que você realizaria para evitar obstáculos
no trabalho?
• 4. como está o mercado de trabalho para o
auxiliar administrativo?
• 5. cursos de idiomas e informática são
importantes para conseguir um emprego?
GABARITOS
• RESPOSTAS
• 1. profissional que exerce atividades
administrativas
• 2.sim
• 3.resposta pessoal
• 4. está com muitas oportunidades para
profissionais bem qualificados.
• 5.sim
• Busque qualificação profissional, pois há
muitas vagas.
• Quanto mais cursos, experiências e
habilidades pessoais você ter, maiores serão
as oportunidades.
• Em caso de dúvidas me envie um e-mail:
[email protected]

similar documents