Nieuwsbrief

Report
Nieuw General Laboratorium
Informatie Management Systeem
(GLIMS) bij de MMB per 31-3-2014:
veranderingen in xCare en de
weergave van uitslagen
Algemene informatie
GLIMS
•
•
•
•
ICT-systeem voor MMB, LG en apotheek
Als eerste geïmplementeerd bij MMB.
Aanpassingen nodig in xCare voor de MMB
Presentatie van de uitslagen in Poliplus
verandert; gaat via nieuwe software Cyberlab
Communicatie over nieuw LIMS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
In CdC-overleg 10-2-2014
Key-users X-care: 13-3-14
Bijeenkomst link-nurse en link-docs: 17-3-14
Hoofden administratie, medewerkers administratie: 20-3-14
Nieuwsbrief MMB aan hoofden, CdC, link-docs en link-nurses en
hoofdverpleegkundigen. Week 17-3-2014
In convent 24-3-14
Faculty hour voor OK-complex: 29-4-2014
Laatste 2 weken maart willen we zoveel mogelijk korte presentaties
doen t.a.v. aanpassingen X-care en uitslagen voor AIOS en artsen
Help-desk wordt ingericht voor 6 weken vanaf 31-3-2014
– Telefoonnummer(s) voor dringende zaken
– E-mail voor niet dringende zaken
• Bericht op intranet in maart
• Instructies voor xCare (aanvraagdeel) en Cyberlab (uitslagdeel) en
frequently asked questions (FAQs) staan op MMB website
Wat verandert er in aanvragen (1)?
• Nieuwe namen voor de service units
• Bacteriologie en Bloed bacteriologie Microbiologische kweken
• Virologie, tabblad moleculair  MMB PCR/Typering /Sequenci
• Virologie, tabblad serologie  MMB Antigeen/antistof det
Wat verandert er in aanvragen (2)?
• 559 Microbiologische kweken
–
–
–
–
Voor niet-virale verwekkers
Preparaat en kweek
Antigeen: pneumok en Legionella, Cryptococcus, galactomannan
PCR: MRSA, VRE, TB/non-TB, PCP en niet-virale darm-pathogenen
(SSCE, C. difficile, darmparasieten); onderstreept staat ook in 558
• 558 MMB PCR/typering/seque (‘moleculair onderzoek’)
– Alle aanvragen voor PCR-onderzoek (m.u.v. MRSA, VRE, TB/non-TB)
– NB: detectie van virussen (anders dan met serologie) is altijd PCR!
• 557 MMB Antigeen/antistof det (‘serologie’)
– Alle antistofbepalingen en antigeen viraal (bijv. Hep B sAg.)
– Betreft uitsluitend bloed (serum=stolbloed) of liquor (index)
Overige aanpassingen in xCare
• Service unit Microbiologische Kweken
– Kan nu meerdere aanvragen in één order doen
• Bij gecombineerde aanvragen is zoveel mogelijk getracht dat het in
één service unit en één tabblad kan
– vb BAL: kweek, TB-kweek+PCR, PCP preparaat+PCR (service unit
Microbiologische Kweken).
– PCR op alle darmpathogenen in service-unit MMB PCR/typering/seque
• Sommige aanvragen komen terug op meerdere tabbladen
– Ter voorkoming dat te veel geswitcht moet worden tussen tabbladen
en om items makkelijker vindbaar te maken
• NB: het is belangrijk juist aan te vragen!
– Achter elke aanvraag hangt n.l. een labprotocol
Bacteriologie oud
Slechts 1 hoofdtabblad
Materiaal
Tracti etc in tabbladen onder
Soort onderzoek aangevraagd
via aanvullende vragen
Slechts 1 materiaal per
order mogelijk
Nieuw: Microbiologische kweken
Prioriteit: moet meestal zijn ‘Aanvrager neemt zelf af’!
1.Hoofdonderwerpen (tracti / soort kweken)
3. Gevraagd onderzoek aanvinken
2. Soort materiaal
Nieuw: aanvragen van meerdere
materialen in één order nu mogelijk
4. Aanvullende vragen
Rood: verplicht
Geel: optioneel
Indeling binnen een service unit
• Tabbladen boven: hoofdonderwerp
– Tracti: Luchw/thorax; KNO; urinew/feces; MDL/buik, CZS/Oog;
Gyn/SOA; huid/weke delen
– Soort materiaal: lijn/drain; bloed/beenmerg; bot/gewr.
– Soort kweken: surveillance (IC’s, SDD hematol., transplantatie);
infectiepreventie (MRSA, VRE, MRGNS, pre-OK screening)
– Bijzondere kweken: Vreemd lichaam.
• Voor kweken van of direct rondom een vreemd lichaam (vb
(vaat)prothese, OSM). Apart kweekprotocol voor
– Noodgeval: mogelijkheid vrije aanvraag voor bijzondere gevallen.
• In kantooruren: svp eerst MMB-helplijn bellen!
• Tabbladen onder: soort materiaal
Virologie oud
Tabblad Serologie en tabblad Moleculair
Materiaalsoort gevraagd via vragen
Nieuw: MMB PCR/Typering/Sequenci
Indeling op ziektebeelden / tracti
Als men niet weet
of item ontbreekt:
bel 77830 of 77839
voor overleg.
Buiten kantooruren:
kies optie opslag en
bel later.
Materiaalsoort
Gewenst onderzoek niet vermeld: noteer bij vraagstelling
Pakketten in PCR/Typering/Seque
Voor aantal ziektebeelden zijn er pakketten
Kijk hier als eerste!
Flocked swab= nasofarynx uitstrijk (voorkeur)
Nieuw: MMB Antigeen/antistof det
Indeling op soort verwekker
Liquor opslag
Lymfadenopathy
Acute doofheid
Myocarditis
Leverfalen
Solide orgaantransplantatie
NB: De volgorde in
xCare productie kan iets
anders zijn dan hier
vertoond
Tip: kijk eerst op tabblad Screeningen of daar gewenst onderzoek te vinden is.
Dit tabblad bevat syndroom gerichte aanvragen.
Liquor-serum index: zie onder ‘Losse bepalingen bacterieel’
Tips voor aanvragen (1)
• Kies voor volledig scherm om alle tabbladen te zien!
• Vermeld belangrijke informatie over de patiënt in vak
‘Medische indicatie’
– Info in dit vak wordt meegenomen in de gehele orderset
– Bijv.: transplantatiepatiënt; bevindingen bij een OK
• Vermeld evt. aanvullende informatie alleen van
toepassing op één specifiek materiaal bij vraagstelling
– Bijv: lijntip gevallen, cave contaminatie
• Bij kweken: anatomische locatie van afname van
materiaal is in te vullen bij de betreffende vragen.
Tips voor aanvragen (2)
• Bepaal soort verwekker voor bepalen van de service-unit
– Niet-virus en geen antistofbepaling  Microbiologische kweek
• Uitzondering: PCR op verwekkers van SOA of ‘atypische pneumonie’
– Virus: ander materiaal dan bloed  PCR/typering/sequenci
– Antistofbepaling (serologie)  Antigeen/antistof det
• Bepaal aard van de kweek
– Diagnostisch: bepaal waar in lichaam afgenomen en welke tractus
daar bij hoort of wat voor soort materiaal het is.
– Kweken extremiteiten, niet bot/gewr. of wond niet op tabblad van
tractus  ga naar huid en weke delen
– Niet diagnostische uitstrijken slijmvliezen (neus, keel, rectum,
perineum) en standaard kweek voor afdeling of bij specifieke
patiëntgroep  Surv(eillance)
– MRSA/VRE/MRGNS/pre-Ok screening  Infectiepr(eventie)
Tips voor aanvragen (3)
• Bij meerdere materialen (vaak op OK of bijv. drainvochten):
– Noteer op materiaal wat het is. Zet een nummer op het materiaal
– Vul in xCare het nummer in bij de vraag ‘Container identificatie’
• Meer dan 2 materialen: bij <?> invullen ‘Materiaal 3’ etc.
– Zo weet je welke sticker uit xCare op welk materiaal moet
Deze tekst komt op etiket
Tips voor aanvragen (4)
• MMB PCR/Typering/Sequenci
– Als betreffende onderwerp op hoofdtabblad er niet bij staat of
gewenste materiaal niet: kijk bij tabblad ‘Overig’.
– Als betreffende materiaal bij onderste tabblad er niet bij staat: kijk
bij tabblad ‘Anders’. Vermeld bij vraagstelling dan welk materiaal
het is!
• MMB PCR/Typering/Sequenci en MMB Antigeen/antistof det
– Zoek je een bepaald onderzoek klik op
en typ *zoekterm*
– NB: de zoekfunctie is niet zinvol binnen service unit
Microbiologische kweken.
Tips voor aanvragen (5)
• Feces zowel viraal als bacterieel gewenst
– Vraag aan via PCR/Typering/Seque
– Kies bij Pakket “feces pakket viraal” en kies bij “gastro-enteritis”
Salmonella/Shigella/Campylobacter/EHEC (en evt. C. difficile).
– Wil men onderzoek op bijzondere bacteriële verwekkers: kijk dan bij
Microbiologische kweken.
Aandachtspunten bij aanvragen (1)
• Bij uitbesteden: arts moet goed aangeven wat precies moet!
– Persoon die invoert moet exact weten wat aan te kruisen
– Mn bij keel, rectum en feces essentieel
– Bloed op HIV, EBV, CMV, herpes en hepatitis virussen: antistof of
PCR?!
• Item niet aan te kruisen (lichtblauw)? Prioriteit staat fout.
– Geen bloed  moet dan meestal op ‘Aanvrager neemt zelf af’
– Prikrondes: alleen voor bloed of bloedkweek punctie (m.u.v.
Beatrixoord nog)!
– Poli: alleen van toepassing als prikpoli het kan afnemen
• Betreft alleen bloed of bloedkweek punctie
• Urine (alleen midstroom urine!)
• Thuiskweek set via orderbrief (voor sputum en feces)
Aandachtspunten bij aanvragen (2)
• Worden meerdere etiketten geprint, allen meesturen!
– Zo mogelijk het materiaal verdelen over evenveel containers als
het aantal etiketten en elke container voorzien van een etiket.
• Bijv. 2 buizen liquor of BAL bij vraag bacterie en virus
• Voor viraal onderzoek is minimaal 2 ml vloeistof voldoende.
Gebruik overig materiaal voor niet-viraal onderzoek.
– Bij 1 container: 1 sticker op container en resterende etiketten los
meesturen met materiaal in een oranje verzendzakje.
– NB: plak etiketten dusdanig dat de barcode scanbaar blijft!
Juist: barcode
in de lengte
van de
container
Aandachtspunten bij aanvragen (3)
• Op OK: vul als afdeling in waar patiënt heen gaat (niet poli of OK!)
– Het lab heeft prioritering in aflezen. Poli wordt later afgelezen
• Maak aanvraag niet definitief als bekend is dat materiaal niet op
dag van aanvraag wordt afgenomen
– Datum afname is nl datum afdrukken etiket! Materiaal kan dan te oud lijken
en worden afgekeurd! Vink aan ‘In concept houden’.
– Optie concept: vb aanvraag klaar maken voor uitvoerende radioloog.
• Thuiskweken: prioriteit poli en optie orderbrief doen
Openen concept: Klik op ‘mapje’
Verwijder vinkje  ‘Toepassen’
(datum wordt aangepast)  ‘OK’
Thuiskweek: instrueer patiënt
op materiaal UMCG-nr, naam en
afnamedatum te vermelden!
Overgang oude naar nieuwe xCare
• Maak geen aanvragen meer in concept die pas van
toepassing zijn ná 31/3/2014!
• De aanvragen waarvoor geen stickers zijn geprint vóór
31/3 gaan nl verloren!
– Aanvragen via orderbrief (poli, thuiskweken) geprint vóór
31/3 kunnen nog wel verwerkt worden.
Wat verandert in de uitslagen?
•
•
•
•
•
Gaat via software Cyberlab; via Poliplus te benaderen
Zowel bacteriologie, virologie als serologie in één scherm
Ook aangevraagde, maar nog niet ontvangen materiaal te zien
Diverse mogelijkheden voor weergave van kweekuitslagen
Zie ook bij Frequently Asked questions (FAQs) op de website
voor extra informatie over dit programma
Nota bene:
• Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen vóór
31/3/14 blijven vooralsnog in een apart tabblad in poliplus:
bacteriologie voor 31/3/14.
• Uitslagen TB kweek blijft in tabblad LvI en TBC
Uitslagen in Poliplus
Alles van Virologie én
Bacteriologie vanaf 31/3/14
Voor uitslagen “TB-kweken”
Zal tzt. verdwijnen (zit in Uitslagen)
Oude uitslagen bacteriologie*
*Nota bene:
Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen
vóór 31/3/14 staan in dit tabblad
Cyberlab is geïntegreerd in Poliplus
Je ziet gelijk de uitslagen van de patiënt die geopend is in Poliplus
Datum van recent > oud
Menubalk
Menubalk
Datum: recentoud
Bij kweken: materiaalsoort
Uitslagen
Materiaalsoort
Bij PCR of serologie:
resultaatstatus of
de uitslag
Nieuw: materiaal aangevraagd via xCare nu te
zien, ook als nog niet op lab is (resultaatstatus
aangevraagd; orderstatus initieel)
Voorbeeld uitslagscherm (1)
Volgorde uitslagen: Microbiologische kweken;
PCR/Typering/sequencing; Antigeen/antistof detectie (serologie).
Blauw onderstreept: dubbelklik voor zien van de uitslag
(alleen van toepassing bij Microbiologische kweken)
Orderstatus
Geel: een gecorrigeerde uitslag
Voorbeeld uitslagscherm (2)
Dubbelklik óp tekst: uitslag klapt open
Dubbelklik náást tekst: extra info:
ontvangstdatum, datum laatste rapport
Selectie tabblad en ongedaan maken
• Veel uitslagen voor PCR of serologie  selecteer tabblad
voor beter overzicht
• Geselecteerde tabblad wordt blauw en trechter verschijnt
• Maak selectie ongedaan door op trechter te klikken.
Functies Cyberlab: menubalk (1)
• ‘Rondje’ (petrischaal): handig voor overzicht van Microbiologische Kweken
• Klik op regel voor aanvullende gegevens (gram, resistentie etc.)
Kies gewenste periode
Geautoriseerd
Resultaatstatus direct zichtbaar
Geïsoleerde
organismen te
zien. *: er is een
antibiogram
Cursor boven item Datum t/m status:
gegevens vermeld in xCare zijn te zien
Scherm klapt uit voor zien van hele kweek door op
een regel te klikken
Scherm klapt weer in door opnieuw op regel te klikken
Informatie uit xCare staat onder in scherm
• Bij klikken op + komt optie voor ordening: alle positieve kweken eerst
of alle
nog in bewerking zijnde kweken zonder isolaat eerst
.
• Rode kleur: positieve uitslagen en geautoriseerd. NB rode kleur verdwijnt als kweek
volgende ochtend weer op volgt komt te staan als de kweek nog niet was afgerond.
De kweek wordt weer rood na opnieuw autorisatie door de arts-microbioloog.
• NB: geel van wijziging niet te zien in dit scherm!
Functies Cyberlab: menubalk (2)
4
1.
3
2
1
Pijl blauw: meer uitslagen (in dit geval oudere)
Pijl grijs: niet meer uitslagen (in dit geval recentere)
2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien
3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20)
4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram
NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond!
Functies Cyberlab: menubalk (2)
4
3
2
1
1. Door te klikken op de drie-hoekige
pijlen kan men in één keer het aantal
kolommen opschuiven dat ingesteld is bij ‘getoond’.
Door op de pijlen
te klikken schuift men slechts 1 kolom op.
2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien
3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20)
4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram
NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond!
Terminologie status
• Orderstatus (bij datum in bovenste regel):
–
–
–
–
Initieel: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd
Ontvangen: (deel van) order is op lab ontvangen
Deels: deelresultaten bekend
Definitief: hele order klaar
• Resultaatstatus voor materiaal (bij kweken) of test:
– Aangevraagd: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd
– Volgt: Onderzoek in bewerking, nog geen uitslagen beschikbaar
– Geconfirmeerd: uitslag beschikbaar, wacht op autorisatie a.m. (voor
bepaalde bepalingen is uitslag dan al wel zichtbaar)
– Geautoriseerd: uitslag door arts-microbioloog vrijgegeven
Tijdstip uitslagen bekend
• Laboratorium bacteriologie
–
–
–
–
–
Klinische kweken voor ICV en bloedkweken: meestal rond 10:00 uur
Kinder IC en hematologie: vóór 11:00 uur
Klinische kweken opgenomen patiënten: meestal vóór 12:00 uur
Surveillance en poliklinische kweken: meestal vóór 14:00 uur
Sneltesten MRSA (doorgebeld), S. aureus: binnen 3 uur na ontvangst
• Beschikbaarheid uitslagen virologie
– PCR testen: vaak rond 16:00-17:00 uur zichtbaar
– Serologie: kan eerder
– Sneltesten: worden altijd doorgebeld
Cyberlab: informatie
Door op te drukken opent een Engelstalige helpfunctie.
NB: de versie in Poliplus heeft niet alle vermelde functionaliteit!
Contact voor vragen
• G.A. Kampinga, Chef de Clinique 43773
• Maakt afdeling gebruik van ordersets?
–
–
–
–
Voor bacteriologie: mail naar [email protected]
Voor virologie/serologie: mail naar [email protected]
U wordt dan geïnformeerd hoe de set aan te passen
Aanpassen kan pas vanaf 31/3. Tip: zorg dat personen die dat
kunnen op die dag beschikbaar zijn, zodat snel weer kan ingesteld.
• Helplijn: wordt ingesteld voor xCare vanaf 31/3 (voor 6 weken)
– Voor vragen waar wat te vinden is in xCare:
• Microbiologische kweken: 46287; Serologie / moleculair: 47535
• Niet dringend/ suggesties: [email protected]
– Presentatie van uitslagen in Poliplus: 46177
– Zie ook op onze website www.mmb-umcg.nl/glims
• Technische vragen printers, instellingen computers: 11111!

similar documents