listserv_groepen_opleiding

Report
Listserv
Communicatiegroepen
Listserv en communicatiegroepen
• Listserv: onze software voor het beheer van
mailinglijsten = distributielijsten = verzenden
van ‘bulk mail’
• Communicatiegroepen: toepassing om
groepen/lijsten samen te stellen die kunnen
afgeleid worden van gegevens uit
databanken
Listserv
• Mail sturen naar 1 mailadres (het mailinglijstadres):
mail wordt geëxpandeerd naar alle leden van de lijst
Listserv lijst opties
• Maar er komt veel meer bij kijken!
o
o
o
o
Hoe kan men (en wie mag) leden
toevoegen/verwijderen?
Wie mag de opties van de lijst aanpassen?
Wie mag zenden naar de lijst?
Opvangen ‘bounces’
…
Alle opties: manuals op www.lsoft.com
Hoe groter de lijst, hoe belangrijker het instellen van de
juiste opties
Listserv server van KU Leuven
• listserv.cc.kuleuven.ac.be
=>
ls.kuleuven.be
• Te benaderen via
o
o
o
E-mail commando’s
Web browser
Bovenliggende toepassingen (bv. groepentoepassing)
= scripts door informatici die e-mail commando’s genereren of via
file transfer bestanden opladen
Listserv commando’s via mail
• Gebruik bij voorkeur plain text!
• HTML tekst of ‘handtekeningen’ onderaan de mail
geven problemen
=>
listserv aanziet dit als een verkeerd commando
(en kan de gebruiker blokkeren)
Mail naar listserv <-> lijst
• Commando’s voor listserv (subscribe / unsubscribe / …)
=> mail naar [email protected]
• Mail (bijdrage) sturen naar een lijst
=> mail naar
[email protected]
Listserv userid en wachtwoorden
• Userid bij listserv = uw e-mailadres
• Wachtwoord = eigen listserv wachtwoord (onafhankelijk
van wachtwoord van uw u-nummer)
• Web browser toegang: cookie met onbeperkte levensduur
• Mogelijk probleem: wijziging e-mailadres
• Mail commando’s naar listserv: wachtwoord mee te geven
of “OK” mechanisme
Listserv webtoegang
• https://ls.kuleuven.be/cgi-bin/wa
Aanvragen lijst
• https://admin.kuleuven.be/icts/services/listserv
• FAQ
http://icts.kuleuven.be/faq/?repid=faq_list&x_hoofdstuk_id=24
“OK” bevestigingsmechanisme (principe)
• Bevestigingsmechanisme =
ook wel OK mechanisme genoemd
• Op het web en via e-mail (niet in Exchange) kan men zich
voordoen als iemand anders. Om fraude te vermijden zal
listserv een e-mail sturen naar de aanvrager. Die dient te
antwoorden via mail (OK) of door op een weblink te klikken
Aanvraag/goedkeuring (confirm)
• Voor sommige acties kan men een aanvraag doen en
dienen anderen de aanvraag goed te keuren: bv.
o Subscribe aanvraag door de gebruiker, goedkeuring
door de eigenaar (‘owner’) van de lijst
o Mail naar de lijst dient eerst goedgekeurd te worden
door een ‘editor’
Listserv opties
Basis = tekst bestand met opties
Informatie voor IT beheerders
REVIEW= private
SUBSCRIPTION= By_Owner
SEND= editor,confirm
NOTIFY= YES
REPLY-TO= Sender,Respect
FILES= NO
CONFIDENTIAL= SERVICE
X-TAGs= YES
STATS= NORMAL
ACK= YES
SERVICE= *BE
ERRORS-TO= OWNER
Listserv opties
(overzicht voornaamste opties)
• Wie mag zich inschrijven?
o
Gebruikers zelf
subscription = open
subscription = open,confirm
• Eventueel nog goed te keuren door de owners (eigenaars)
subscription = by_owner
subscription = by_owner,confirm
o
Enkel door de owners (eigenaars) van de lijst
subscription = closed
Voorbeeld subscribe
• https://ls.kuleuven.be/
cgi-bin/wa?SUBED1=TEST&A=1
is de pagina waar u gebruikers naartoe kunt laten verwijzen om zich in
te schrijven op een lijst (in dit geval test)
• Via mail (door gebruiker) naar [email protected]:
subscribe test voornaam familienaam
Meer mogelijkheden: ftp://dropbox.lsoft.us/download/docs/SimpleWebsiteSignup.pdf
Voorbeeld subscribe
• Toevoegen aan een lijst door één van de owners:
• add lijstnaam [email protected] voornaam familienaam
pw=xxxx
Subscribe via web (gebruiker)
Beheer leden door owner
Bulk upload via mail
PUTALL LIJSTNAAM LIST pw=xxxxxxx
*
* TEST Lijst
*
* Review= owner
* Subscription= Closed
* Send= Editor,Hold,Confirm,All
* Reply-To= Sender,Respect
* Errors-To= Owners
* Owner= [email protected]
* Editor= [email protected]
*
[email protected] Ontvanger Een
[email protected] Ontvanger Twee
Bulk upload via web
Wie mag zenden naar een lijst?
• Wie mag zenden?
o
o
Iedereen van de lijst
send=private (af te raden voor grote lijsten, misbruik mogelijk!)
send=private,confirm
Een beperkt aantal personen, de editors
send=editor,confirm
…
Editor= [email protected]
Editor= [email protected]
(overzicht voornaamste opties)
Wie mag zenden?
• Administratieve accounts (ue-accounts) kunnen lid
gemaakt worden van een lijst zonder dat ze zelf mail
ontvangen
• add test [email protected] nieuwsbrief XXX
pw=yyyy
• set test nomail for [email protected] pw=yyyy
Wie mag zenden?
• Iedereen (all) mag zenden mits goedkeuring (confirm), maar
editor dient goed te keuren (editor,hold)
Send= Editor,Hold,Confirm,All
• Opletten wat goed te keuren! Mag geen ‘automatisme’
worden!
Wie mag zenden?
• Iedereen
send=public (af te raden voor grote lijsten!)
send=public,confirm
• Leden van een andere lijst
send=(anderelijst),confirm
Voor wie is de lijst zichtbaar
• Voor wie is de lijst zichtbaar? (Confidential keyword)
o
o
o
o
Iedereen
Enkel de leden
Enkel mailadressen uit de ‘service area’ (*.be of
*.kuleuven.be adressen)
Niemand
Bekijken lijstlidmaatschap
• Wie mag zien wie lid is van de lijst?
o
o
Review=private
Review=owners
(enkel de leden van de lijst mogen zien wie lid is)
(enkel de owners van de lijst mogen zien wie lid is)
Types mail die mogen verzonden worden
naar de lijst
(is niet hetzelfde als mails met commando’s voor listserv)
• Plain text
• HTML mail
• Mail met attachments
Logs - notebooks
• Wordt een kopie van alle mails bewaard, en wie mag die
logs zien?
o Notebook=
Yes,/home/listserv/archives/test,Monthly,Private
o Logs zijn doorzoekbaar (door de huidige leden van de lijst)
Antwoorden op mail
• Antwoorden op mail (als iemand ‘Reply’ doet): terug naar
de lijst (‘discussielijst’) of terug naar de afzender (of naar
een ander adres)
reply-to=sender,respect
reply-to=list
[email protected]
One -> many
|
many <-> many
lijsten
• De meeste lijsten aan de KU Leuven zijn ‘announcement’
lijsten
(one -> many)
=>
send= editor,confirm
reply-to= sender,respect
• Discussielijsten (many <-> many)
=>
send= private,confirm
reply-to= list
Verwerken foutieve mailadressen
(‘bounces’)
• Verwerken foutieve mailadressen
o
Kan automatisch:
Auto-delete= Yes, full-auto
of
Auto-Delete= Yes,full-auto,Delay(1),Max(3)
Indien niet automatisch: te verwerken door list owner!
Anders wordt de afzender, het lijstadres (of zelfs de hele
KU Leuven) geblokkeerd bij andere mailsystemen!
Vanaf oktober warnings door de KU Leuven, later
blokkeren we zelf.
o
Zie http://www.lsoft.com/news/techtipLSV-issue1-2006-us.asp voor meer info
o
Verwerken foutieve mailadressen
• Indien de lijst vanuit andere databronnen
wordt samengesteld dan dienen de
aanpassingen uiteraard in die databron te
gebeuren.
• Ter info
5.x.y (5 -> permanente fout
“hard bounce”)
bv. 5.1.1 user unknown - 5.1.2 host unknown
4.x.y (4 -> tijdelijke fout
“soft bounce”)
bv. 4.3.1 disk full
• Renewal optie: gebruiker dient om de X-tijd
subscription te vernieuwen
Bounces naar de lijst
• Worden grotendeels automatisch tegengehouden of
afgeleid naar de owners/editors
• Bepaalde mailclients doen het toch anders; mail kan overal
(lijst, owner, afzender, …) toekomen
• Opletten met goedkeuring! (per ongeluk goedkeuren van
een ‘bounce’ of een ‘out of office’ boodschap)
Bounces en andere databronnen
• We kunnen lijst opsturen met bounced adressen
• Tool advanced email verifier
te gebruiken met: via IMAP uw mailbox lezen;
niet te gebruiken met: zelf mails laten uitsturen
(http://www.glocksoft.com/email-verifier/)
Sublijsten
• Een lijst kan ook andere lijsten bevatten
• Bv. lijst IT beheerders
sub-lists= ictstech
sub-lists= ictgbiomed
sub-lists= ictghum
…
• Dubbele ontvangeradressen worden automatisch
opgevangen
• Dient ingesteld te worden door listserv beheerders, niet
door list-owner
Best practices (en privacy wet)
• Opt-in: voeg geen externen toe zonder dat ze daarvoor
zelf initiatief hebben genomen (dit geldt niet voor bv.
personeelslijsten)
• Verwerk opt-out’s (aanvragen tot uitschrijven)
• Geef extra aan hoe men kan uitschrijven
o Boodschap onderaan telkens toevoegen
o Uitschrijven (unsubscribe) =
• Mail het commando unsubscribe lijstnaam naar
[email protected] (lid)
• Mail het commando del lijstnaam [email protected] (owner)
o
Templates om onderaan automatisch deze boodschap
toe te voegen
Templates (unsubscribe toevoegen)
Best practices
• Stuur enkel mail die van belang is voor de ‘overgrote’
meerderheid van de leden van een mailinglijst
(vermijd ‘spam’achtige mailings) (bv. sleutelbos gevonden of autolichten staan nog aan type mails
naar honderden of duizenden e-mailadressen sturen is mailsgewijs een ‘bad practice’)
• Verzamel eventueel berichten in een (wekelijkse)
nieuwsbrief
• Nog meer dan bij een individuele mail: kijk de mail twee of
drie keer na op taal-, inhoudelijke- of lay-out fouten
(problemen met html mails opgesteld in 1 mail client maar onleesbaar in een andere mail client zijn
van de baan. Dit was een probleem van voor het jaar 2010).
Best practices
• Verstuur geen grote attachments via mailinglijsten (neemt veel plaats
in bij de mailservers/mailboxen)
o Gebruik alternatieven zoals webpagina’s, SharePoint of file servers
voor het delen van grote bestanden
o Mail limiet KU Leuven = 20M, daarbuiten soms nog 2M.
o Attachments worden gecodeerd met ongeveer 1/3 toename in de
grootte van het bestand: limiet is dus eigenlijk 13M (1.3M)
• Attachments toelaten of niet bij een lijst:
attachments=no
attachments=all
attachments=yes,file_types
Best practices
• Default-Options= repro,fullhdr
opnemen in de lijst
• Repro = zender van de mail (die lid is van de lijst) krijgt zelf ook de
•
mail toe. Staat standaard af, maar dat geeft veel verwarring (zender
denkt dat de mail niet is toegekomen). Repro opzetten = verhoogde
kans op mailloops, maar listserv heeft andere mechanismen om loops
te vermijden (loop controle waar soms tegen ‘gebotst’ wordt: tweede
mail met hetzelfde subject en dezelfde eerste zinnen in de mail body
dan een voorgaande mail wordt geweigerd).
Fullhdr = volledige mail headers opnemen, dat laat betere opsporing
van problemen toe
‘dist’ lijsten
• ‘Dist’ lijsten: leden worden geselecteerd uit een andere
databron; per mailing worden de leden en de afzender
aangepast.
• Hangt dikwijls samen met diensten die mail versturen in
naam van een VIP (rector, vicerector, decaan, …)
• Dubbel voorzichtig zijn
Groepentoepassing
Groepen voor communicatie
Historiek
• Lijsten afleiden uit de personeelsdatabank
-> icts diende alle aanpassingen (in- en excludes) zelf
manueel te doen
• Voor alle eenheden en personeelstypes werden
automatisch lijsten voorzien (gestopt voorjaar 2013)
-> aantal lijsten werd te groot na integratie van
1/10/2013
-> centrale moderatie was nodig
-> lijsten kloppen niet met werkelijkheid in
de diensten
AD groepen voor elke eenheid zoals kuleuven.US.OUREC_5xxxxxxx bestaan nog, maar
zijn niet mail enabled (enkel bruikbaar voor delen agenda of andere Windows
toepassingen)
Historiek
• Studentenlijsten: -> Toledo is het primaire
communicatiekanaal voor communicatie naar studenten
• Enkel nog studentenlijsten op KU Leuven, kulloc en locatie
niveau
2013 -> groepentoepassing
• Communicatiegroepen
o
o
o
o
AD groepen
Listserv lijsten
Postfix lijstjes
Lync groepen voor telefonie (IM, …)
Groepentoepassing
• AD groepen
o
o
Delen van agenda’s
Groepen binnen SharePoint
AD groepen kunnen ‘mail enabled’ worden, maar
hebben minder mogelijkheden dan listserv (vooral
indien men geen Outlook of OWA gebruikt, of
externen wil opnemen) -> listserv primaire tool
voor mailinglijsten
AD groepen
• G.naamvandedienst.xxx
Ter info: naamconventie
G.naamvandedienst.xxx -> G = Group
R.naamvandedienst.xxx -> R = Room
E.naamvandedienst.xxx -> E = Equipment
T.naamvandedienst.xxx -> T = Telephone
Groepentoepassing
• Listserv groepen
• Aanmaak van een listserv groep vertrekkende vanuit een
selectie van de personeelsdatabank
• In- en uitdiensttredingen worden automatisch opgevangen
• Bv. typische selectie: alle personeel van een eenheid
Groepentoepassing
• Listserv groepen
o
o
o
Te beheren via groepentoepassing, niet via listserv
Groepen starten op listserv altijd met ‘groep’, bv.
[email protected]
Alias zoals [email protected] kan verwijzen
naar de lijst
Groepentoepassing
• Postfix groepen
o
[email protected] =
• [email protected][email protected]
o
o
Geen opties of moderatie mogelijk
Beperkt tot enkele bestemmelingen
Groepentoepassing
• Lync groepen
o
o
o
Telefoniegroepen
= sip adres en telefoonnummer dat doorverwijst naar
twee of meerdere personen
Opties:
• Rinkelt
•
gelijktijdig bij iedereen
• één voor één
• Indien niet opgenomen doorschakelen naar voicemail of GSM
• …
Groepentoepassing URL’s
• https://cwisdb.kuleuven.be/persdb-bbin/groepen
• Lijst van mailinglijsten per eenheid: op te zoeken via het
organigram
o
http://www.kuleuven.be/wieiswie/nl/unit/50000050 (enkel KU Leuven)
o
https://cwisdb.kuleuven.be/organigram/ (organigram gebruikt voor mailadministratie; associatiebreed)
Exchange/groepentoepassing = KU Leuven + Luca + TM *3
Aanvraag van een groep
• KU Leuven personeel kan zelf een listserv groep
aanvragen; goedkeuring nodig door ICTS fooces-comsam
• AD, postfix en Lync groepen dienen altijd eerst door ICTS
fooces-comsam aangemaakt te worden
Wanneer listserv of groep?
• Wanneer een ‘gewone’ listserv lijst gebruiken, wanneer
een groep gebruiken?
=> groep gebruiken indien de leden ‘voornamelijk’ kunnen
afgeleid worden uit de beschikbare databanken
(includes/excludes = toevoegingen/weglatingen zijn altijd
mogelijk want databanken komen zelden overeen met wat
gewenst is)
Organigram
• Vroeger 1 boomstructuur
• Ouder-kind relatie
• Na integratie: 2 structuren:
o
o
De regionale view
De globale ‘geïntegreerde’ view
Uitgebreide regionale view met kulloc’s
Globale (geïntegreerde) view
Bv. TC bouw TM Kempen
Bv. OG Tekst en Interpretatie HUB
Organigramcode (5xxxxxxx) nummer
Welke organigramstructuren volgen?
Regionaal en/of Globaal
aanvinken
Ofwel één structuur
aanvinken
Maar meer
organigramnummers
ingeven
Organigram
• Departementen van een faculteit zitten soms onder de
faculteit, soms rechtstreeks onder de groep. In dit laatste
geval dient men voor een groep op faculteitsniveau de
organigramcodes van de faculteit + de organigramcodes
van de departementen in te geven.
Organigram en diensthoofden
• Diensthoofden die zelf niet gekoppeld zijn aan een
eenheid worden NIET mee opgenomen in de selectie via
eenheid.
• Indien het gewenst is dat ze deel uitmaken van de groep
dan dient dat via een include te gebeuren.
Managers
• Kunnen personen en managers toevoegen/weglaten, en
kunnen bepaalde opties aanpassen
• Kiezen via (oude) wie-is-wie
• Is niet hetzelfde dan wie mag zenden (editors)!!!
Managers
Editors
• Editors = wie mag zenden
o
o
o
o
groep: leden van de groep
iedereen: iedereen
groep xxxeditors of groep hogerniveau
=> leden van een andere groep mogen zenden
Bepaalde userid’s
Kortere naam
Personeelstypes
•
•
•
•
•
•
•
ZAP: Zelfstandig Academisch Personeel = proffen
AAP: Assisterend Academisch Personeel
BAP: Bijzonder Academisch personeel
ATP: Administratief en Technisch Personeel
OP3: Proffen kulloc’s
OP1 en OP2: Assistenten kulloc’s
ATI: ATP kulloc’s (ATP Integratiekader)
Personeelstypes
•
•
•
•
•
•
Emeriti en ERE-ZAP: proffen ‘op pensioen’
Gepensioneerden: ATP op pensioen
ERE-AP: BAP op pensioen
IO-bursalen: International Office (beurzen)
Externen
SSD: Self Supporting Doctorandi
Personeelstypes
• Vrijwilligers
• Jobstudenten
• Administratieve mailboxen (ue-accounts)
Emeriti, Ere-ZAP, Ere-AP en gepensioneerden zijn niet
meer aan een eenheid gekoppeld.
Includes/excludes
Externe includes/excludes
Admin opties
(opties die enkel door ICTS fooces-comsam kunnen aangepast worden)
• Query op studentendatabank (enkel KU Leuven studenten)
• Confirmatie afzetten bij mailinglijsten
• Personen uit dienst in de groep laten
Andere opties
• AD groepen expandable in Outlook (enkel bij groepen <
100)
Lidmaatschap
• Lidmaatschap zichtbaar, enkel voor managers
• Zowel gevolgde organigramstructuur als de leden die
opgenomen werden
Updatefrequentie
• AD
Aanmaak/wijzig: 5 minuten
o Verwijder: ‘s nachts
o Mail enabled: s‘ nachts
• Listserv
o Aanmaak/wijzig: 5 minuten
(extra naam: 20min tot 1u20)
o Verwijder: 2 dagen
o
Updatefrequentie
• Postfix
20min -> 1u20
• Lync
o 5 minuten
o
Alternatieven voor listserv en groepen
•
Gedeelde Exchange/Outlook contactenlijst:
o
Mailen naar contactenlijst: beperkt tot 100 bestemmelingen per mail
o
Geneste lijsten kunnen niet gedeeld worden
•
Mail/merge programma’s: mengen van mailprogramma met een adressenlijst
in bv. Excel/Access
•
SAP CRM / SharePoint / … hebben mogelijkheden voor bulk mails gekoppeld
aan de toepassingen in deze softwares
•
•
Allerlei andere tools
Deze alternatieven hebben meestal beperkingen qua afscherming (bv. wie
mag zenden) van de lijst, het verwerken van terugkerende mails, …
Slides staan op
• https://admin.kuleuven.be/icts/opleidingen/cursusmateriaal
/cursusteksten

similar documents