メール仕分け法 - OPEN INTRA-MART

Report
2010-02-16 Open intra-mart LT
oonishin流WorkHack
メール処理編
メールってどう読んでますか?
私の場合、最近1日100~150通前後(ML、スパム除く)
過去の最大1日200~300通。(人としての処理限界越え)
当然全部は読んでません。読めません。
全部読む必要があるのは、たぶん2~3割程度
なんらかの方法で、仕分ける必要が必須。
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メール仕分け
みんななんらかの方法で仕分けてるみたい。
社内を見ていると、だいたい以下の方法でや
っているみたい。
1. 送信元(会社名)分類法
• プロジェクト別分類法
2. なにもしない。
3. 日付分類法。
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メール仕分け法(送信元(会社名)分類法)
 メーラーのフォルダ分けを以下の
ように分ける。
受信箱
利点
– 会社別なので、過去の経緯が追
いやすい
– 分けている気になる。
 欠点
社内
営業
– 未読管理がしにくい
• あちこちに散らばる
○○商事
NTT○○
○×コーポレーション
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– スレッド表示は不可
– 複数宛先の場合に分けにくい
– 優先順位がつけられない
– 対象が増えるたびにフォルダが
増える。
メール仕分け法(送信元(会社名)分類法)
 メーラーのフォルダ分けを以下の
ように分ける。
受信箱
利点
– 会社別なので、過去の経緯が追
いやすい
– 分けている気になる。
 欠点
社内
営業
– 未読管理がしにくい
• あちこちに散らばる
○○商事
NTT○○
○×コーポレーション
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– スレッド表示は不可
– 複数宛先の場合に分けにくい
– 優先順位がつけられない
– 対象が増えるたびにフォルダが
増える。
メール仕分け法(なにもしない。)
 メーラーの受信箱(inbox)に、すべ
てのメールが存在している。
– すなわち、フォルダ分けをしない!
利点
– 簡単、便利。
– 男らしい。一本気!!
– 未読管理が簡単
受信箱
– ソートすれば、送信者別や日時別
など変更可能。
– 一カ所にあるので、検索も簡単。
欠点
– メーラーにより、数万通で破綻す
る。(Outlookは特に)
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メール仕分け法(なにもしない。)
 メーラーの受信箱(inbox)に、すべ
てのメールが存在している。
– すなわち、フォルダ分けをしない!
利点
– 簡単、便利。
– 男らしい。一本気!!
– 未読管理が簡単
受信箱
– ソートすれば、送信者別や日時別
など変更可能。
– 一カ所にあるので、検索も簡単。
欠点
– メーラーにより、数万通で破綻す
る。(Outlookは特に)
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メール仕分け法(日付分類法)
 「なにもしないの」発展系
 メーラーの受信箱(inbox)に、
一定期間のメールが存在している。
– 過去分は、月単位でフォルダを
作成し、そこに移動。
利点
– 未読管理が簡単
– ソートすれば、送信者別や
日時別など変更可能。
– スレッド表示も一部可能
受信箱
2010/01
2010/02
– 日付さえ思い出せば、検索
も簡単。
欠点
– どれを優先すればよいかわ
からなくなる。
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メール仕分け法(日付分類法)
 「なにもしないの」発展系
 メーラーの受信箱(inbox)に、
一定期間のメールが存在している。
– 過去分は、月単位でフォルダを
作成し、そこに移動。
利点
– 未読管理が簡単
– ソートすれば、送信者別や
日時別など変更可能。
– スレッド表示も一部可能
受信箱
2010/01
2010/02
– 日付さえ思い出せば、検索
も簡単。
欠点
– どれを優先すればよいかわ
からなくなる。
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じゃーおまえはどうしてる?
 GTD(Getting Things Done)
変形型
利点
受信箱
– 未読管理、タスク管理ができる。
1_完了
– 未対応の防止が可能。
2_返信
– 参考資料など、検索しなくても出て
くる。
3_参考資料
 未読、未処理は受信箱のまま。
 2~3分で処理できるものは、即返信。
 2~3分で処理できないものは、返信へ
欠点
– スレッド表示はできない
– 1日の量が膨大になると破綻する。
(経験上、200~300が限度)
 1日または、1週間の最後に返信を確認し、
未処理がないか確認。(未対応の防止)
 読んだ、読む必要のないものは、完了へ。
 あとで参考になりそうなものは、参考資料へ
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2年以上やってますが、
結構順調にやってます。
最後に・・・。
というような感じでやってます。
いやいや、甘いな、俺の方が、
いいぜ!って人が居れば、
是非、次回LTで発表を!!
おわり。
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次回予告?
今回、メール処理編だったので、
「情報収集術」
とか、気が向いたらやるかも。
でも、予定は未定。
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