魅せるプレゼンテーション講座

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デジタルドキュメントの
作成・(管理)技法
2004年7月129日
Ⅰ デジタルドキュメントの
基礎知識
ドキュメントに対する要件
ドキュメントの要件
問題点
課 題
策
ドキュメント作成に時間がかかる
可読性
伝達効率
検索効率
・情報が共有化されていないためドキュメントを1から
作成しなければならない
・リテラシーがない
・無駄な色づけやクリップアートが多い
意思がうまく伝わらない
・文字情報が多くてドキュメントを理解するのに時間がか
かる。受け手は見たり読んだりする気にならない
・電子メールの送受信がうまくいかない(添付ファイルが
開けない、文字化けする)
紙の情報とデジタルドキュメントの管理が煩雑・
机のまわりが収集したドキュメント情報でいっぱいになる
過去の紙資産の管理が大変
共有情報が利用しにくい
再利用性
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作成・伝達
テクニック
の習得
・必要な情報の入手に時間がかかる
・アプリケーションやバージョンが異なると、参考となる
ドキュメントが利用できない
管理
テクニック
の習得
情
報
技
術
の
発
達
ツールの位置づけ
高
イメージ
ドキュメント
レ
イ
ア
ウ
ト
の
自
由
度
イ
メ
ー
ジ
処
理
ツ
ー
ル
多
テキスト
ドキュメント
DTPツール
ド
キ
ュ
メ
ン
ト
量
サーバー
管理
ツール
ド
キ
ュ
メ
ン
ト
管 グループウェア
理
ツ
ー
ル
デスク
トップ
管理
ツール
統合
オフィス
ツール
EDMS
低
少
低
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情報の再利用度
高
弱
業務定型度
強
Ⅱ ドキュメントの作成と伝達
作成から伝達へ
作成過程
アウトライン
設 計
論理の構造化
情報整理
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作 成
執筆とビジュアル
.チャート化
.レイアウト
.カラー化
伝達過程
管理過程
プレゼン
テーション
個人管理
アウトライン
ストーリーの
組み立て
プレゼンカラー
配付資料
グループ管理
送 信
モラル
組織内
情報共有
ドキュメント設計とは
テーマの明確化
ストーリーの組み立て
・与えられたテーマ、考えられるアイデアに対し、
受け手が何を求めているか考える
・受け手のニーズに対する基本となる項目を押
さえる
・基本となる記述項目を分類する
記述項目のブレークダウン
・詳しく説明する内容を項目としてあげる
・項目の順序を考える
ドキュメント作成後の再利用
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・作成されたドキュメント情報の再利用の形態を
考える
記述項目の整理
基本構成
アウトライン
サマリー
1
作成の目的
序 論
2
背 景
3
現状分析
4
問題点の整理
5
全体イメージ
6
個別テーマ内容
7
実現のステップ
まとめ
8
進め方
補足資料
-
調査データなど
本 論
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1
2
3
1
2
1
2
3
1
2
1
2
1
2
1
2
1
2
3
4
ドキュメントのねらい
訴えたい内容の要約
具体的な進め方の概要記述
前提事実の紹介
導けるアイデアの記述
調査目的、方法、日程など
調査分析結果
内容の要約だけの紹介
問題点の分析
分類ごとの方向性の示唆
分類の方向性の関連整理
方向性の実施項目の列挙
実施項目の一覧化
各実施項目の内容の記述
実施項目の優先順位
第1ステップの実施事項
実施項目ごとの内容
ステップごとの実施項目
必要人員の数やかかわる組織
コストと得られるメリットの対比
調査データ
ドキュメントの作成
・わかりやすい表現を心がけドキュメントを作成する
執
筆
・的確な要約を行う
・目的に合ったグラフやチャートを作成する
グラフ化とチャート化
・情報を理解しやすい形で一定フォームにおさめる
フォームレイアウト
・色づけをルールに則って行う
カラー化
作成中の
ドキュメント情報の整理
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・作成中の情報の分類や整理を行う
執筆時の注意
ポイント
執
筆
時
効 果
情報に漏れがないように
5W2Hで書く
次の項目を明確にする。
Who(誰が)主語/When(いつ)年月日、時間/Where(どこで)場所
/What(何を)伝えたい事項/Why(なぜ)理由や原因/How(どの
ように)方法/How much(いくらで)金額
・ 伝えたい情報を過不足なく記述できる。
・ 正確性が高まる。
・ 受け手に正しい理解や判断を促す。
重点先行型の文章を書く
・ 冒頭に結論や重要な事項を記述する。
・ 結論やポイントが短時間で理解できる。
・ 一読しただけで意味を理解できる。
・ 興味のある箇所を拾い読みできる。
箇条書きを活用する
・
・
・
・
・ 文章の中で視覚的な強調が図れる。
・ 項目数がひと目でわかる。
・ 一読しただけで内容を把握できる。
漢字の使い方に注意する
・ 一般のビジネス文書の場合、漢字の含有率は30~35%にする。
・ 漢字を多く使わなくても済む表現に変える。
・ 代名詞や接続詞、副詞などは平がな表記を心がける。
・ スムーズに文章を読むことができる。
・ キーワードを拾いやすくなる。
メッセージ抽出
結論優先
・ 結論部分を先頭に配置する。
・ 結論部分の先頭配置に従い、本文を再構成する。
・短時間で内容のポイントを把握できる。
・ 重複する語句を削除する。
・ 意味に影響しない語句を削除する。
・ まわりくどい表現を避ける。
・ 限られたスペースに情報を収めることがで
きる。
箇条化
2~4項目整理
・ キーワードを挿入する。
・ キーワードの説明部分に下線を引く。
・ 説明部分以外は削除する。
・ 要項を順序よく列記することで物事が明確
になる。
表化/箇条文をマ
トリクス整理
・ 箇条文のキーワードを分類する。
・ 表のフォーマットに情報を当てはめる。
不要部分の削除
40%の削減目標
要
約
時
解 説
文
章
の
圧
縮
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1文1内容で整理する。
重要度や時系列で項目を並べる。
長くても30字内におさめる。
番号や符号をつける。
・ 訴えるポイントが明確になる。
・ 表化することで全体と部分の関係、内訳
や内容の比較、対比を示すこともできる。
チャート化とは
関係図形
囲み図形・形象図形
+-×
÷=
言語情報
構
造
化
・
視
覚
化
キーワード
構造の基本パターン
視覚表現の基本
●バランス
つなぐ 仕切る 重ねる 含む
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●視線の流れ
●余白の活用
チャート
チャート化の注意
視線の流れ
●左から右
バランス
●シンメトリーな配置
余 白
●全体イメージ
●上から下
●線の長さ
●文字と図形のアキ
A
●Z型
B
●図形の大きさとアキ
●円周は右回り
ドキュメントの
重要性
A:半文字分 B:1文字分
が最低の目安
(チャート全体のバランス
により変化する)
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目的に合ったグラフの選択
目的
主
に
使
わ
れ
る
グ
ラ
フ
内 訳
較 差
推 移
その他
円グラフ
棒(水平棒)グラフ
折れ線グラフ
ヒストグラム
半円(相対半円)グラフ
積み上げ棒グラフ
層グラフ
レーダーチャート
二重円(内訳円)グラフ
重ね合わせ棒グラフ
階段グラフ
損益分岐点グラフ
構成比率棒グラフ
複合棒グラフ
Zグラフ
点グラフ
内訳構成比率棒グラフ
水平対称棒グラフ
動線グラフ
散布図
パレート図
ピラミッド・グラフ
浮動棒グラフ
三角グラフ
構成比層グラフ
偏差棒グラフ
ファンチャート
線・棒+テーブル
正方形グラフ
面積グラフ
線+棒
円+円/円+棒
応
用
で
き
る
グ
ラ
フ
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層グラフ
棒(水平棒)グラフ
点グラフ
積み上げ棒グラフ
重ね合わせグラフ
複合棒グラフ
水平対称棒グラフ
偏差棒グラフ
グラフ作成のポイント
円グラフ
D 5%
Other
18%
A
41%
C
18%
B
18%
D 5%
Other
18%
C
18%
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B
18%
A
41%
棒グラフ
折れ線グラフ
レイアウトとは
視覚表現の基本
●余白を活用する
●バランスを考える
●視線の流れを考える
視覚伝達要素
●原稿類
文章
図版
●補助的要素
ケイ線
記号・図形
一定のスペースに 構成・配列
ドキュメントのページ構成
レイアウト
された
ドキュメント
レイアウトの基礎知識
●表紙
●本文
●判型
●文字組み
●行間
●まえがき
●補足資料
●用紙の向き
●書体
●インデント
●版面
●字詰め
●段組み
●目次
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:
レイアウトにあたって
視線の流れ
余白の活用
バランスの配慮
文章中心
のもの
見出しと
本文の
バランス
図版が
入るもの
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図版の
位置
数値情報の視覚化表現
弱
視
素データ
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXX
XXXXXX
XXXXXX
XXXXXX
○
○
○
○
○
数
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
覚
表
強
性
グラフ
アイソタイプ・地図の活用
XXXXXXXXXX
XXXXXXXXXX
XXX
XXXX
XXXXX
XXXX
XXXX
XXX
XXXXX
XXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXX
XXXX
XXX
XXXX
XXXX
XXX
XXXX
XXX
XXXX
XXXX
XX
XXXX
XXX
XXX
XXX
XXX
XX
XXX
XXXXX
XXX
XXXX
XXX
XX
XXXX
XXXX
XXXX
XXX
XXXXX
XXXX
XXXXX
XXX
XXX
XXX
XXXXXXXXXX
XXX
XXXX
XXXXX
XXX
XXX
XXX
XXXX
XXXX
XXXX
XX
XXXX
XXX
XXX
XXX
XXXXXXXXXX
○
○
○
○
○
●
●
●
一般的な表現
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●
●
●
バリエーション
論理のデザイン化
「AB型の人は O型の人に
「AB型の人は A型の人に
「AB型の人は B型の人に
「AB型の人は AB型の人に
輸血できません」
輸血できません」
輸血できません」
輸血できます」
「B型の人は O型の人に
「B型の人は A型の人に
「B型の人は B型の人に
「B型の人は AB型の人に
輸血できません」
輸血できません」
輸血できます」
輸血できます」
「A型の人は O型の人に
「A型の人は A型の人に
「A型の人は B型の人に
「A型の人は AB型の人に
輸血できません」
輸血できます」
輸血できません」
輸血できます」
「O型の人は O型の人に
「O型の人は A型の人に
「O型の人は B型の人に
「O型の人は AB型の人に
輸血できます」
輸血できます」
輸血できます」
輸血できます」
「AB型の人は O型の人に
「AB型の人は A型の人に
「AB型の人は B型の人に
「AB型の人は AB型の人に
輸血してもらえます」
輸血してもらえます」
輸血してもらえます」
輸血してもらえます」
「B型の人は O型の人に
「B型の人は A型の人に
「B型の人は B型の人に
「B型の人は AB型の人に
輸血してもらえます」
輸血してもらえません」
輸血してもらえます」
輸血してもらえません」
「A型の人は O型の人に
「A型の人は A型の人に
「A型の人は B型の人に
「A型の人は AB型の人に
輸血してもらえます」
輸血してもらえます」
輸血してもらえません」
輸血してもらえません」
「O型の人は O型の人に
「O型の人は A型の人に
「O型の人は B型の人に
「O型の人は AB型の人に
輸血してもらえます」
輸血してもらえません」
輸血してもらえません」
輸血してもらえません」
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ドキュメントのカラー化とは
カラー化の心得
色の基礎知識
●重要なポイントをカラー化する
●ドキュメントに適した色
●色の使い方をルール化する
●色の性質
●少ない色数で表現する
●配色の基本
モノクロ
ドキュメント
●紙
色の特性を活用したメリハリ表現
●モニター
・
・
・
カラー化の表現目的
●区分け
●強調
●区分け+強調
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カラー
ドキュメント
カラー化の注意
心 得
ニーズ
1ページ
のみ
本文
ページを
着色する
重要な箇所を
着色する
色の使い方を
ルール化する
図版中心
意味の統一
基本は
3色以内
グラフ
● チャート
● 地図
● 図面
●
複数
ページ
全体を通した
統一感
イメージ
● 意味
(属性・階層…)
●
ドキュメント全体を
着色する
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表紙(表題)
本文ページ
(図版・見出し…)
少ない色数で
表現する
最大でも
5色以内
区分けと強調
強 調
区分け
b
a
A
a
a
区分けと強調
b
b
a
a
b
b
a
a
b
a
a
a
a
a
c
c
c
●基
本
c
a
c
● 意味や順序の区分け
c
c
c
● 意味や順序を区別しな
がら、強調する
A
● ワンポイント
● 視覚的な区分け
● 視覚的な区分けを
しながら、強調する
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プレゼンテーションに必要な技術
限られた時間の中で、情報を正確に伝え、その結果として、
判断や意志決定までしてもらうコミュニケーション方法
内容の構成
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情報の視覚化
発表の技術
ドキュメントの伝達効率を高めるには
扱いやすい量にする
論 理 構 成
グ ラ フ 化
チャート化
伝達効率の向上
表現方法を工夫する
視 覚 化
レイアウト
カ ラ ー 化
文 章 品 質
適切なメディアを使う
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ストーリーの組み立て
企画書のアウトライン
プレゼンテーション用アウトライン
最適出力環境構築に向けて
序 論
1 現状と課題
1.1 技術の進展に伴う複写機の進化
1.2 ネットワーク推進計画の位置づけ
本 論
2 実体調査からわかったこと
2.1 複写実体調査にみる課題の整理
2.2 現状機器配備状況と課題の整理
2.3 課題解決の方向性
3 LAN環境で目指す姿
3.1 PC-LAN完備後のネットワークイメージ
3.2 ネットワークイメージを実現するための視点
4 当面の改善策
4.1 複写機器の課室分散環境
4.2 担当内での共有ファイルの徹底
4.3 改善効果予測
まとめ
5 今後の進め方
5.1 モデル部門の設定
5.2 目標値の設定とモデル部門での実施項目
5.3 モデル環境イメージと実施項目
Appendix グループウエア機器比較表
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序論
20%
背景のねらい
1P
調査報告結果
1P
課題解決の方向 1P
本論
70%
結論
10%
めざすべき姿
2P
当面の解決策
6P
今後の進め方
1P
12P
この先は興味がある方のみ
ドキュメントの管理にていて
個人の視点での細分化
分類項目
相手別
テーマ別
地域別
書式別
日付別
手順別
該当業務
人名、顧客名単位での分類がしやすい仕事
業務名、ブロジェクトやタスク名での分類がしやすい仕事
担当エリアや市町村名での分類がしやすい仕事
契約書などのピジネスフォーム名での分類がしやすい仕事
申請書・届け出書など日付単位での分類がしやすい仕事
作業や手順名での分類がしやすい仕事
第一階層分類
各階層分類の考え方
「計画」の
第2階層
ドキュメント群
第3階層
「業務」の
第2階層
ドキュメント群 第3階層
「実績」の
第2階層
ドキュメント群 第3階層
「テーマ別」(例:「販売」「予算」「生産」など部門業務や「A商品開発ブロジェクト
」など特定業務に即した分類)
「日付別」(例:四半期、半期、月度など)
「テーマ別」(「計画」の分類と同様)
「書式別」(例:仕様書、提案書、見積書など)または「手順別」(提案フェーズ、契約
フェーズなど)
「テーマ別」(「計画」の分類と同様)
一定期間保管の必要な契約書や、検収書など対外的責務の発生するものは「書式別」。そ
れ以外は「日付別」。
業務に即した「テーマ別」(例:営業、設計など)またはプロセスに即した「手順別」(
例:提案フェーズ、開発フェーズなど)
作業の内容に適した項目で分類。(例:営業→提案事例、設計→不具合報告など)
ドキュメント量が多い場合、第2階層を設ける。業務に即した「テーマ別」またはプロセ
スに即した「手順別」に分類。
「書式別」(例:通達、連絡書など)
「日付別」さらに、「連絡」ドキュメント量が多い場合は、ファイル名に発信・受信など
を区別する管理ナンバーを付与する。
「ノウ八ウ」の 第2階層
ドキュメント群
第3階層
「情報」の
第2階層
ドキュメント群
「連絡」の
第2階層
ドキュメント群 第3階層
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管理ツールの導入
階層による管理
業務の拡張
アクセス人数の
増加
業務の見直し
ドキュメント量の
増加
検索の多面化
専用管理ツール導入
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ワークフローの
改善
過去資産の取り扱い1
管理情報
代表
ドキュメント名
過去資産の変換後用途
位置づけ
情報 参照度 再利用度
重要度
計画
・ グループ計画資料
・ グループ内の記録
低
低
低
実 績
・ 報告書
・ 契約書、検収書
・ グループ内の記録
・ 対外的責務の発生
高
中
低
業 務
・ 依頼書
・ 企画書、提案書
・ グループ内の記録
・ 他グループへの展開発生
中
高
高
ノウハウ
・ 改善提案
・ 各種レポート
・ グループ内の共有情報
・ 他グループへの展開発生
高
高
高
情 報
・ カタログ、セミナー資料
・ グループフォーム
・ グループ内の共有情報
低
低
中
連 絡
・通 達
・ 連絡書
・ グループ内の記録
低
低
低
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情報提供方法の検討
利用ニーズ
検 索
参 照
再利用
項 目
解 説
操作のしやすさ
専門的な知識のない利用者でも検索を指示しやすい画面を提供し、なるぺく
少ない文字入力で済むような工夫をする(プルダウン形式での条件設定や、
単語での全文検索など)。
検索・入手時間の
速さ
検索やデータ入手をスピーディーに実現できる環境にする。高速なネットワー
クだけでなく、展開するドキュメントの圧縮方法や同時にアクセスできる利用
者数の制限などについても検討する。
ドキュメント
フォーマットの選択
参照が主目的のドキュメント(連絡、通達など)は「すばやく見られる」ことが重
要なので、圧縮可能な参照用フォーマット(PDFやTlFFなど)に変換したファ
イルで共有する。その際、利用者側のマシンで参照できることがフォーマット
の選択条件となる。
アプリケーションの
選択
パージヨンの統一
ドキュメントサイズ
の制限
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再利用が主となるドキュメント(提案書など)は取り出したあと内容を加工でき
るように、Word,PowerPointなどのアプリケーションフォーマットで共有する
。そのときは社内で推奨されている、または標準としてみんなが利用している
アプリケーションで作成することが大前提となる。
各アプリケーションによっては、最新バージョンで作成すると旧バージョンと互
換性がないものもある。社内での現状のバージョンに合わせるとともに、新旧
バージョンの利用者の混在を補完する仕組みを検討する。アプリケーションデ
ータで展開するとドキュメントのサイズが重くなるため、圧縮・解凍ツールを利
用するか、複数のドキュメントに分けて共有する。この場合の圧縮ツールも社
内で利用されているものを選ぶ。
支援体制
●共通ホームページの掲載管理
●システム保守・維持・運用
(セキュリティー・アクセス権)
●標準フォーム・図形集などのひな型の整備
●連絡・通達などの伝達ドキュメントの管理
(利用者側から検索・参照する仕組み)
●集中管理すべきドキュメントの選別
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