Modul 3 - Manajemen Proyek.

Report
Mata Kuliah Analisis Sistem Infomrsi
“Manajemen Proyek Sistem
Informasi”
Proyek…..
Proyek, adalah urutan aktivitas-aktivitas unik,
komplek dan terkoneksi yang memiliki suatu tujuan
dan diselesaikan dengan waktu yang spesifik, sesuai
dengan anggaran berdasarkan spesifikasi.
Definisi dari kata-kata bergaris bawah sbb;
a. Metodologi pengembangan sistem mendefinisikan
urutan aktivitas-aktivitas
b. Pengembangan sistem informasi unik, karena
berbeda dengan pengembangan sistem lain.
c. Aktifitas-aktifitas pada pengembangan
informasi relatif komplek
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
sistem
Proyek
d. Tahapan/fase dalam pengembangan sistem saling
terkoneksi
e. Beberapa sasaran harus dicapai untuk meraih
suatu tujuan
f. Pada umumnya proyek Pengembangan Sistem
Informasi tidak memiliki target waktu yang pasti
atau waktu yang spesifik
g. Sedikit sekali sistem informasi diselesaikan sesuai
dengan anggaran
h. Sistem informasi harus memenuhi harapanharapan bisnis, pengguna, dan manajemen 
spesifikasi
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Manajemen Proyek
Manajemen Proyek, adalah suatu proses yang
mencakup merencanakan, menyediakan staff,
mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol
pengembangan sebuah sistem agar dapat diterima
dengan biaya minimal selama jangka waktu tertentu.
Manajemen Poses, adalah suatu aktivitas berkesinambungan yang mendokumentasikan, mengelola
pengguna, dan memperbaiki metode proses untuk
pengembangan sistem.
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Keberhasilan Suatu Proyek SI
Sebuah proyek dianggap sukses adalah sbb;
a. Sistem informasi yang dihasilkan diterima oleh
pelanggan
b. Sistem diselesaikan tepat waktu dan sesuai
dengan anggaran
c. Pengembangan sistem memiliki dampak minimal
pada operasi-operasi bisnis berkesinambungan
d. Sistem informasi yang dihasilkan mudah untuk
diperluas
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Masalah Manajemen Proyek….
1. Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas
suatu proyek
2. Kurangnya komitmen
pengembangan sistem.
organisasi
pada
metodologi
3. Mengambil jalan pintas dengan alasan sbb;
-
Proyek terlambat, dan tim ingin mengerjar keterlambatan
-
Biaya proyek terlalu besar, dan tim ingin menyeimbangkan anggaran
dengan mengabaikan beberapa langkah
-
Tim tidak dilatih atau terampil dalam beberapa aktivitas dan
persyaratan metodologi sehingga tim melewatinya.
4. Manajemen ekspektasi yang jelek, yaitu semua pengguna
dan manajer memiliki harapan pada proyek, setiap saat
harapan tersebut dapat berubah, maka dapat berakibat
pada dua situasi yang tidak diharapkan yaitu;
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Masalah Manajemen Proyek….
-
Adanya perubahan persyaratan-persyaratan yang tidak diharapkan
selama proyek sistem informasi, sehingga waktu dan anggaran
dapat dipengaruhi
-
adanya tambahan fitur-fitur teknis yang tak terkontrol terhadap
sistem yang dikembangkan tanpa memperhatikan jadwal dan
anggaran
5. Komitmen dini pada anggaran dan jadwal tetap
6. Teknik-teknik pikiran yang jelek
7. Terlalu optimis
8. Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup
9. Gagal beradaptasi dengan perubahan
10. Sumber daya tidak cukup
11. Gagal mengelola rencana
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Kompetensi Manajemen Proyek….
1. Kompetensi Pencapaian Bisnis
- Kesadaran Bisnis, mengikat tiap proyek sistem pada visi,misi dan
tujuan organisasi
- Orientasi Rekan Bisnis, menjaga keterlibatan para manajer dan
pengguna selama proyek berjalan
- Komitmen pada kualitas, memastikan tiap proyek sistem
berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan.
2. Kompetensi Pemacahan Masalah
- Inisiatif, mendemonstransikan kreaktivitas, risiko diperhitungkan, dan
kelanjutkan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
- Pengumpulan Informasi, adanya ketrampilan untuk mendapatkan
informasi aktual yang diperlukan untuk analisis, mendesain, dan
mengimplementasikan sistem informasi
- Pemikiran analitis, dapat menilai, memilih proses/metode, dan
memecahkan masalah melalui pendekatan analitis
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Kompetensi Manajemen Proyek….
- Pemikiran Konseptual, memahami teori sistem dan menerapkannya
pada analisis dan desain sistem dari sistem informasi
3. Kompetensi Pengaruh
- Kesadaran antarpersonal, dapat memahami, mengenal,
bereaksi pada motivasi dan tingkah laku antarpersonal
dan
- Kesadaran Organisasi, memahami politik organisasi dan bagaimana
menggunakannya dalam proyek
- Antisipasi dampak, memahami imlikasi keputusan-keputusan proyek
dan mengelola harapan-harapan dan risiko
- Banyak menggunakan pengaruh, dengan trampil memperolah
kerjasama dan konsesus para manajer, pengguna, dan ahli
teknologi.
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Kompetensi Manajemen Proyek….
4. Kompetensi Manajemen Manusia
- Memotivasi orang lain, memimpin dan mengarahkan
orang-orang dalam satu tim untuk mencapai tujuan proyek
- Keterampilan komunikasi, melakukan komunikasi secara
efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan,
presentasi, dan laporan.
- Mengembangkan orang lain, memberikan pelatihan, tugas,
supervisi, dan unpam balik performan yang cukup untuk
menyelesaikan proyek.
- Memonitor dan mengontrol, Menerapkan rencana, jadwal,
dan anggaran proyek secara berkesinambungan
melakukan monitor perkembangan dan membuat
penyesuaian jika diperlukan.
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Kompetensi Manajemen Proyek….
5. Kompetensi Self Manajement
- Kepercayaan diri, secara konsisten membuat dan
mempertahankan
keputusan-keputusan
dengan
kepercayaan diri yang kuat dalam proses dan atau fakta
- Manajemen stres, bekerja efektif di bawah tekanan.
- Kepedulian pada kredibilitas, secara jujur dan konsisten
menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi.
- Fleksibelitas, mampu menyesuaikan proses, gaya
manajemen, atau mengambil keputusan berdasarkan
situasi dan masalah-masalah yang tidak terantisipasi
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Fungsi Manajemen Proyek….
1. Pelingkupan (Scoping), adalah mendefinisikan
batas-batas proyek
2. Perencanaan (Planning), kegiatan pokok yaitu;
a. Menentukan Target
b. Menentukan Aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan.
c. Menetapkan urutan kegiatan
d. Jangka waktu yang diperlukan
e. Menyediakan alat ukuran/standar
f. Memperhatikan contingency factor
3. Perkiraan (Estimating), lama waktu, SDM, biaya
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Fungsi Manajemen Proyek
4. Pedjawalan (Scheduling),
5. Pengorganisasian (Organizing), mendefinisikan
kebutuhan anggota tim, peranan,
tanggung
jawab, dan perlaporan masing-masing anggota tim
6. Pengarahan (Directing), mengarahkan aktivitasaktivitas anggota tim.
7. Pengontrolan (Controlling), memonitor dan
melaporkan perkembangan proyek.
8. Penutupan (Closing), melakukan evaluasi
kekurangan dan kelebihan dari proyek.
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Teknik Manajemen Proyek
1. Project Evaluation and Review Technique (PERT),
adalah model jaringan grafik untuk mengilustrasikan
ketergantungan atara tugas-tugas dalam proyek.
2. Gantt Chart, adalah bagan batang untuk
mengilustrasikan
tugas-tugas
dalam
proyek
terhadap waktu.
Kedua Teknik tersebut pada umumnya digunakan
dalam perecanaan, dan menghasilkan suatu bentuk
jadwal pelaksanaan suatu proyek
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Tahapan Perencanaan Proyek
1. Dimulai dengan memecah/menguraikan proyek
menjadi kegiatan-kegiatan (Activities)
2. Perkiraan waktu, untuk masing-masing kegiatan
tersbut
kemudian
gambarkan
dengan
menggunakan diagram jaringan kerja, diagram
merupakan implementasi dari Teknik PERT
3. Jadikan diagram jaringan kerja sebagai pedoman
keterkaitan antar kegiatan dalam suatu proyek
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Diagram Jaringan Kerja …..
Adalah suatu teknik kuantatif yang digunakan oleh sistem
analis untuk menentukan waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan suatu proyek.
Agar suatu proyek dapat diselesaikan tepat pada waktunya
diperlukan suatu koordinasi dan prosedur kerja yang antara
lain;
1. Kapan suatu proyek harus diselesaikan
2. Bagaimana urutan-urutan aktifitas-aktifitas (kerja) di setiap bagian,
kapan dimulainya dan kapan selesainya
3. Pekerjaan-pekerjaan mana saja yang merupakan waktu terlama untuk
selesainya suatu proyek
4. Pekerjaan mana yang dapat ditunda dan berapa waktu maksimum
penundaan tersebut
5. Pekerjaan mana saja yang harus mendapat perhatian khusus.
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Diagram Jaringan Kerja …..
Menggunakan PERT, dua informasi yang diperlukan untuk
masing-masing pekerjaan yaitu;
1. Urutan dari kegiatan dari masing-masing pekerjaan
2. Waktu yang diperlukan untuk masing-masing pekerjaan
Dalam diagram jaringan digunakan dua buah simbol yaitu;
Mengambarkan kejadian (awal dan akhir suatu
kegiatan)
Mengambarkan kegiatan dengan beberapa
atributnya, kadang-kadang bersifat ‘dummy’
(ditandai dengan panah putus-putus)
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
aturan-aturan dalam Menggambarkan Jaringan Kerja:
1. Setiap kegiatan hanya boleh diwakili oleh satu anak panah
saja didalam jaringan kerja,
1
A
A, B
1
2
2
Salah
Benar
2. Tidak boleh ada dua kegiatan diawali oleh satu kejadian
dan ke satu kejadian. Dalam hal ini harus dipergunakan
anak panah boneka (dummy arrow). Perhatikan ilustrasi
berikut. Pangkal (1) dan ujung (2), A dan B sama.
A
1
MK-Analisis Sistem Informasi
B
Manajemen Proyek
2
A (1,2) B juga (1,2), ini tidak boleh dan harus diatasi
dengan menggunakan anak panah boneka seperti
berikut ini.
D = Dummy arrow, dengan garis putus-putus.
2
A
1
a`
3
B
A
1
MK-Analisis Sistem Informasi
3
b`
2
a`
1
3
B
B
3
A
2
A
1
Manajemen Proyek
B
b`
2
Rencana Kegiatan dari Suatu Proyek
 Kegiatan A dan B, merupakan kegiatan awal dari proyek
dan dapat dikerjakan secara bersama-sama
 Kegiatan A mengawali kegiatan D dan E, artinya kegiatan D
dan E belum dapat dikerjakan sebelum kegiatan A selesai
 Kegiatan B mengawali kegiatan E, kegiatan E juga harus
menunggu diselesaikan kegiatan B
 Kegiatan D dan E mengawali kegiatan F dan G, kegiatan F
dan G, belum bisa dimulai sebelum kegiatan D dan E
diselesaikan
 Kegiatan G mengawali kegiatan H, kegiatan H baru bisa
dimulai setelah kegiatan G selesai
 Kegiatan F dan H merupakan kegitan terakhir dari suatu
proyek
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Gambar Diagram Jaringan Kerja Proyek
D
F
4
2
6
A
E
A1
1
G
H
dummy arrow
B
MK-Analisis Sistem Informasi
3
5
Manajemen Proyek
Jalur Kritis
Adalah lintasan yang menunjukan kegiatan kritis dari awal
kegiatan sampai dengan akhir kegiatan, dengan kata lain
lintasan yang paling lama dari penyelesaian suatu proyek.
Jalur kritis penting karena;
1. Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi, kecuali
salah satu atau beberapa kegiatan dalam tersebut bisa
dikurangi.
2. Penundaan waktu akan menyebabkan penundaan waktu
dalam menyelesaikan proyek
Jalur kritis dalam penggambaran ditandai dengan garis tebal
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Contoh
D
Kegiatan
2
Perkiraan
Waktu
A
10
B
8
D
6
E
14
F
20
G
12
H
28
MK-Analisis Sistem Informasi
4
6
A
10
1






8
B
F
A`
0
G 12
E
20
6
28
14
5
H
3
Jalur A,D,F  10+6+20 = 26
Jalur A,D,G,H  10+6+12+28 = 56
Jalur A,A`,E,F  10+0+14+20 = 44
Jalur A,A`,E,G,H  10+0+14+12+28 = 64
Jalur B,E,F  8+14+20 = 42
Jalur B,E,G,H  8+14+12+28 = 62
Manajemen Proyek
Algoritma Jalur Kritis …..
Ditentukan berdasarkan menghitung dua besaran yaitu;
1. Waktu Mulai Tercepat (Earlies Start time = ES)
2. Waktu selesai terlama (Latest Finish time = LF)
Untuk masing-masing kegiatan dalam suatu proyek. ES dan LF
dapat ditulis dalam simpul kejadian yang bentuknya dapat
dikembangkan menjadi;
Nomor Identitas Kejadian
1
ES
Waktu mulai tercepat
FS
Waktu selesai terlama
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Algoritma Jalur Kritis …..
Perhitungan ES dan LS dilakukan dengan melelalui 2 tahap
yaitu;
1. Forward Pass, digunakan untuk menghitung waktu mulai
tercepat (ES), dimulai dari simpul pertama sampai simpul
terakhir, ES pada simpul pertama Nol
2. Backward Pass, digunakan untuk menghitung waktu
selesai tercepat (LF), dimulai dari simpul terakhir sampai
simpul pertama, LF di simpul terakhir ditetapkan sama
dengan ES pada simpul terakhir
Rumus
ESn = Esn-1 + waktu kegiatan
LFn-1 = LFn - waktu kegiatan
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Tahapan Forward Pass
2
10
A
10
1
0
0
4
6
E
24
3
10
ES1 = 0
F
20
12
6
G
64
H
14
B
8
C
D
5 36
28
ES5 = ES4 + WG = 24 + 12 = 36
ES2 = ES1 + WA = 0 +10 = 10
ES3 = ES1 + WB = 0 + 8 = 8
= ES2 + WC = 10 + 0 = 10
ES6 = ES4 + WF = 24 + 20 = 44
= ES5 + WH = 36 + 28 = 64
ES4 = ES2 + WD = 10 + 6 = 16
= ES3 + WE = 10 + 14 = 24
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Tahapan Backward Pass
2
A
10
1
0
0
8
D
10
6
E
C
4
12
24
24
3
10
10
LF6 = ES6 = 64
F
20
6
G
H
14
B
0
10
5
36
36
28
LF5 = LF6 – WH = 64 – 28 = 36
LF2 = LF4 – WD = 24 – 6 = 18
= LF3 – WC = 10 – 0 = 10
LF4 = LF6 – WF = 64 - 20 = 44
= LF5 – WG = 36 – 12 = 24
LF1 = LF2 – WA = 10 – 10 = 0
= LF3 – WB = 10 – 8 = 2
LF3 = LF4 – WE = 24 - 14 = 10
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
64
64
Maka Jalur Kristis adalah
10
D
24
2
4
10
A
F
24
6
20
E
10
0
C
6
12
G
0
64
H
14
1
B
0
10
3
8
MK-Analisis Sistem Informasi
5
10
64
36
36
Manajemen Proyek
28
SLACK
Adalah waktu suatu kegiatan yang dapat ditundaa tanpa
memperngaruhi total waktu penyelesaian proyek keseluruhan.
Untuk menghitung besarnya slack, diperlukan dua waktu lagi
yaitu;
1. Waktu Mulai Terlama ( Latest Start Time = LS)
2. Waktu Selesai Tercepat (Earlist Finish Time = EF)
LS = LF – waktu kegiatan
EF = EF + waktu kegiatan
Slack = LS – waktu kegiatan
Contoh lihat tabel sebelah
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek
Contoh Penentuan SLACK
Kegiatan
(1)
Waktu
(2)
ES
(3)
LF
(4)
LS
EF
Slack
(5)=(4)-(2)
(6)=(3)+(2)
(7)=(5)-(3)
A
10
0
10
0
10
0
B
8
0
10
2
8
2
D
6
10
24
18
16
8
E
14
10
24
10
24
0
F
20
24
64
44
44
20
G
12
24
36
24
36
0
H
28
36
64
36
64
0
MK-Analisis Sistem Informasi
Manajemen Proyek

similar documents