Arkiv- og dokumenthåndtering * hvem har

Report
Hvordan lykkes med overgangen
fra papir til fullelektronisk arkiv og
saksbehandling
Hvorfor er dette så vanskelig og hvordan kan vi gjøre overgangen
smidigere?
Karin Habbestad
Information Manager
Statkraft Energi AS
Hvem er jeg?
Karin Habbestad
Utdannet bibliotekar ved Statens Bibliotek- og
informasjonshøgskole 1992
Kværner Engineering 1992-1998 Nestleder
Infosenteret / Support på store prosjekter
Statkraft AS:1998–mai 2005 Avdelingsleder
Informasjonsforvaltning
Juni 2005 – mars 2008 Intranettredaktør
1. Mars 2008 – Information Manager i PG (Power
Generation)
side 2 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Innhold
Statkraftkonsernet – en kort orientering
Flere forsøk på innføring av elektronisk arkiv i Statkraft
Hva er viktig å konsentrere seg om
Veien fra papir til elektronisk dokumenthåndtering
Arkivarens nye roller
Mange nye ord og hva betyr de egentlig?
Nytt regelverk og ISO 15489
side 3 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Statkraftkonsernet
Størst i Europa innen fornybar energi
Produserer og utvikler vannkraft, vindkraft, gasskraft, solkraft,
biokraft og fjernvarme
277 kraft- og fjernvarmeverk med en samlet installert effekt på
rundt 15 800 MW
Vannkraftverkene har en samlet produksjonsevne på litt i
overkant av 50 TWh årlig
Satser på innovasjon og utvikler marin energi, saltkraft og
andre nye energiløsninger
Betydelig aktør på de europeiske energibørsene og har
spisskompetanse innen fysisk og finansiell krafthandel
side 4 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Statkraftkonsernet forts
Leverer strøm og varme til om lag 600 000 kunder i Norge og
Sverige
Eier 67 % av overføringskabelen Baltic Cable mellom Sverige
og Tyskland
Bygger ut vannkraft i vekstmarkeder utenfor Europa gjennom
selskapet SN Power
Over 100 års erfaring som leverandør av ren energi
Heleid av den norske stat
Konsernet hadde i 2009 en omsetning på 26 milliarder kroner
3400 medarbeidere og virksomhet i over 20 land
side 5 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Statkraft som arkivskaper
Statkraft er 100% eid av staten, men drives 100% etter
forretningsmessige prinsipper
Ingen krav i forhold til Arkivloven
Må ikke følge NOARK eller Offentlighetsloven
Det er ingen spesielle lover eller regler som gjelder spesielt
for kraftsektoren når det gjelder fagområdet
dokumenthåndtering.
Det gis krav til dokumenthåndtering i bl.a. aksjeselskapsloven,
arbeidsmiljøloven, bokførings- og regnskapslovgivningen,
hvitvaskingsloven og personopplysningsloven
ISO 15489 gir overordnede føringer
side 6 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Arkiv- og dokumenthåndtering i Statkraft
1 arkivar (Statkraft AS) med ansvar for Sakarkiv
1 Information Manager (Statkraft Energi AS)
Arkiv-/dokumenthåndteringsansvarlige i hver region
4 regioner i Norge, 1 i Sverige og 1 i Tyskland/UK
Information manager har fagansvar for regionsansvarlige
side 7 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Hva har skjedd i Statkraft?

1992 Statkraftverkene deles og det blir opprettet to
statsforetak. Kraftproduksjonen legges til Statkraft
SF, overføringsnettet til Statnett SF.
Stort papirarkiv som blir delt
 Første forsøk på å innføre elektronisk arkiv


2004 1. oktober blir Statkrafts virksomhet
omorganisert fra statsforetak til aksjeselskap og
konsernet Statkraft AS etableres. Staten eneeier

side 8 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Andre, tredje og fjerde forsøk på å innføre elektronisk arkiv
En liten kuriositet
Informasjonseksplosjonen er kraftig. Faglig og
vitenskapelig informasjon vokser eksponentielt og
fordobles hvert femte år. Denne utviklingen kan
illustreres slik:
De 10 bud bestod av 297 ord
Den amerikanske uavhengighetserklæringen bestod av 300
ord
Et EU-direktiv vedr. eksport av egg består av
30 000 ord
side 9 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Elektronisk dokumenthåndtering
– hvorfor er dette et slit å få til?
•
Ikke sterk nok fokus fra ledelsens side
•
•
•
Personlig vegring
•
•
•
•
side 10 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Ikke tydelig nok i bedriftens overordnete strategier
Manglende visjoner og målsetting
Jeg vil ikke (les: orker ikke lære noe nytt, jeg vil jobbe som
jeg alltid har gjort)
Jeg vil ikke at alle skal se mine dokumenter (les: jeg er litt
usikker)
Det er ikke min jobb å arkivere (les: jeg har viktigere ting å
gjøre)
Og mange andre vikarierende argumenter
.
Ikke helt på skinner med forretningsprosessene
Systemtekniske feil
Begrensninger i systemet
side 11 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
1. forsøk på innføring av elektronisk arkiv
Hvordan gikk det?
Ganske dårlig
Fordi:
side 12 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
•
Ble bestilt av innkjøpsavdelingen. Hyllevare. ”Vi
kjøper systemet først, så får brukerne lære seg å
bruke det”
•
Hver region sin database – ikke innsyn på tvers av
organisasjonen
2. forsøk på innføring av elektronisk arkiv
Hvordan gikk det?

Veldig dårlig – prosjektet ble terminert og delt opp i
4 mindre prosjekter
Hvorfor?
side 13 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
•
Prosjektet vokste utover alle grenser
•
Altfor mange involverte med liten kompetanse på
fagområdet (men som selvsagt mener å inneha
denne kompetansen)
•
For dårlig forankring i ledelse og organisasjon
3. forsøk på innføring av elektronisk arkiv
Hvordan gikk det?
Bedre enn de to andre gangene
Hvorfor?
Liten prosjektgruppe med riktig sammensatt
kompetanse
Tett samarbeid med leverandør
Større vilje og forståelse i organisasjonen – spesielt i
Produksjonsdivisjonen
side 14 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv
Pågår nå
Vi er spent på hvordan dette går
Hva har vi lært av tidligere prosjekter?
Vi må ha:
side 15 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010

Forankring – forankring - forankring

Klar visjon og målsetting

Klare avgrensninger

Tydelige hovedstrategier
4. forsøk på innføring av elektronisk arkiv

Handler ikke om system men
90% organisasjonsutvikling
 10 % system


Opplæring i informasjonsforståelse
Hvorfor
 Hvordan
 For hvem
 osv

side 16 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Hvordan bør dette gjøres?
Overordnet forankring
Deltakelse i strategimøter med ledelsen (i det minste få
komme med innspill)
Strategien skal plassere arkivtjenesten som et av flere
strategiske virkemidler for konsernet til å oppnå sine
strategiske mål
Strategien knyttes direkte opp mot konsernets overordnede
mål
Arkivstrategien må eies av konsernledelsen og forvaltes av
Arkivtjenesten.
Utarbeide klar visjon / målsetting
side 17 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
forts
Klare avgrensninger
Eks. ikke regnskapsdokumentasjon og annen informasjon
som konsernet finner mer hensiktsmessig lagres i
fagsystemer
Forbered organisasjonen
side 18 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010

Foreta prosess- og behovsanalyser

Involvér folket – informér og lytt
Arkivtekniske forberedelser
Sakarkiv (all forretningskritisk dokumentasjon)

Vurdere

skarpt periodeskille på saksarkivet


side 19 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
registrere alle eksisterende saker med henvisning til det fysiske
hvorvidt man skal skanne inn alt eller kun skanning ved
forespørsel
forts. arkivtekniske forberedelser
Dokumentarkivet – alt det andre…
side 20 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010

Utarbeid enkle kjøreregler

Definér hva som skal forventes å gjenfinnes i
dokumentarkivet, eks. møtereferat hvor
beslutninger er tatt

Opptil den enkelte å vurdere hvorvidt en del
dokumentasjon skal lagres sentralt
Systemet
side 21 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010

Brukervennlighet må stå i høysetet

Integrerte maler

Metadata eks.
 Tittel, Emneord , Type, Prosjektnr., Arkivnøkkel? +++

Roller må defineres

Enkle tilgangskontrollmatriser

Mailintegrasjon

Integrasjon med andre fagsystemer
Eksempler på en arkivars mange roller i en
elektronisk hverdag
Kvalitetssikring (av lov- og regelverk, rutiner og
saksbehandling)
Nettredaktør/Informasjonsarkitekt
Utvikle og strukturere nettsider
Informasjonsspesialist
Rådgiver/Konsulent
Formidle egen kompetanse
Opplæringsansvarlig
side 22 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
side 23 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Hva er viktig – hvor ta tak?
Forstå forretningsprosessene
Sett deg inn i hvordan folk jobber, knytt kontakter
Bruk forretningsforståelsen til å sette opp
systemene riktig
Skap en enklere hverdag for folket
Compliance - Følge lover, regler og standarder
Sett deg inn hva som gjelder og bruk det for hva det er
verdt!
side 24 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Compliance - Hva er nå det?
”Compliance” betyr egentlig etterlevelse eller
overholdelse av regler
Mye av grunnlaget for å være ”compliant” er at
organisasjonen kan redegjøre for hvem som tok
hvilke beslutninger på hvilket tidspunkt og samtidig
kan dokumentere hvorfor man tok beslutningen.
side 25 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Hva er viktig forts.
Lag en enklere hverdag for deg og andre som
jobber med/drifter systemet/ene
Du må forstå kompleksiteten i systemintegrasjonen, dvs.
mest mulig oppdateringer av felles grunnlagsdata på et sted
Få folk til å dra nytte av systemet
Lær folk enkle nyttige triks for lagring og gjenfinning – bruk
systemet!
Fornøyde brukere
Det får du ved å opptre profesjonelt og sikkert (driv gjerne
en aktiv ”pp-tjeneste”)
Få folk til å forstå at dokumenthåndtering er en
prosess i prosessen
side 26 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
..
Lær deg å utarbeide kravspesifikasjoner
Bidra med faglig kunnskap inn der hvor
beslutninger skal fattes
Trykk på med compliance - det du kan om SOX,
Eurosox, NOARK, Moreq, Offentlighetsloven +++
Skaff deg et nettverk utenfor egen bedrift som du
kan utveksle erfaringer med – sug til deg kunnskap!
Vær løsningsorientert, ikke problemorientert Ikke syt og klag – bidra!
side 27 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Hva er viktig fokus?
Hva ønsker vi å gjøre, å arbeide med ?
KLARGJØRE
forståelsen og betydningen av dokumenthåndtering/
informasjonshåndtering
SIKRE
bedriftens virksomhetshukommelse
FORBEDRE
informasjonskvaliteten
ØKE
topp- og bunnlinje med flere %
side 28 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Ny rolle
Bidragsyter til etatens/virksomhetens suksess.
Pådriver til enhetlig informasjonsbehandling.
Medspiller til informasjonsgjennfinning
Bistand til saksbehandlere / brukere
Kommissærer for beste praksis
Ikke lenger overvåker av saksbehandler / brukere
(restanser mm), men veileder og kvalitetssikrer
side 29 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Ny rolle forts.
Arkivarene eier de nye søkemotorene !
Arkivaren er ansvarlig for hovedintegratoren
i virksomheten!
Arkivaren er en av fler som ser etter
muligheter for gevinst!
side 30 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
”Vill ni se en stjärna, se på mej” !
(Zarah Leander)
Vis hvem du er og hva du kan!
Heng deg på i alle sammenhenger der det er snakk om
elektronisk dokumenthåndtering!
Opparbeid deg god IT-kunnskap og bli spesialist på EDM!
Lær deg ”butikken”
Lær deg enkle triks innenfor pedagogikk og psykologi
Vær hyggelig og blid
Få deg alliansepartnere
side 31 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Fra kvantitet til kvalitet
side 32 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Mange skjær i sjøen mot målet !
MÅL!
Integrasjoner mot
andre systemer
Strategi,
styrende
dokumenter
Opplæring
og informasjon
Samhandling
internt og eksternt
side 33 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Nye
versjoner,
systemutvikling
Drift og
vedlikehold
Ligger svarene i noen av begrepene nedenfor?
Records Management
Document Management
Content Management
Enterprise Content Management
Knowledge Management
Information Management
Business Intelligence
side 34 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Overordnete forretningsstrategier og mål
Information Management
Knowledge Management
= forvaltning av intern/ekstern informasjon
Business
Intelligence
= både strukturert (eksplisitt) og human
(taus) kapital
i organisasjonen
= innholdshåndtering
hele virksomheten
BIfor= beslutningsstøtte
Enterprise Content Management
Content Management
= innholdshåndtering
Document Management
= dokumenthåndtering
Records Management
= arkivdanning
RM
DM
CM
KM
IM
Teknisk infrastruktur, hardware og drift av systemer
side 35 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Kort og oppsummert om trendordene
Document Management
= Dokumenthåndtering, behandling av alle
typer dokumenter, både arbeidsdokumenter
og arkivdokumenter
Content Management
= Innholdshåndtering, behandling av all type
innhold (dokumenter og data) i en
organisasjon
Knowledge Management
=
Information Management
= Innformasjonsstyring, styring av virksomhetens
interne informasjon og kontakt utad (Internett,
tilgang til ekstern informasjon)
Records Management
= Arkivbehandling, håndtering av arkivverdig
dokumentasjon
Business Intelligence
= Anvendelse av firma/markedsinformasjon, som
underlag for viktige forretningsvurderinger og
beslutninger
side 36 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Kompetanseledelse, bevisst utvalg og
forvaltning av eksplisitt informasjon og human
kapital
Aktuelt regelverk for privat sektor
SOX (Sarbanes-Oxley Act)
EuroSox - EUs 4., 7. og 8. direktiv
ISO 15489
side 37 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
SOX
SOX (underskrevet av Bush 30. juli 2002) oppstod i
kjølvannet etter ENRON og Arthur Andersen
skandalene i USA
Gjelder for børsnoterte selskaper i USA
Eksempelvis er Telenor børsnotert i USA (skal ha kostet dem 6700 millioner å rette seg etter SOX)
side 38 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
SOX
SOX består av 11 seksjoner og omfatter bl.a.
Krav til styresammensetning og kompetanse
 Nye standarder for bokføring, finansiell auditering og
revisjon
 Krav til styremedlemmers og ledelsens troverdighet
 Krav til revisorers uavhengighet
 Krav til kommunikasjon
 Etiske standarder
 Etablering av Public Company Accounting Oversight Board
(PCAOB) for å sikre at revisorbransjen overholder
lovgivningen og standardene utvikles og tilpasses

side 39 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
EUs 4, 7 og 8 direktiv (EuroSOX)
Den europeiske varianten av SOX
Omfattende regelverk for god risiko- og
virksomhetsstyring
Omhandler
Regnskapsloven
Revisjonsloven
Aksje-/bokføringsloven
Høringen er gjennomført, men ligger fortsatt i
Finansdepartementet
side 40 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
ISO 15489 – Information and documentation –
Records management
Den første internasjonale standarden som setter
opp et sett med ”universelle” krav til en forsvarlig
arkivdanning
Den identifiserer de overordnede kravene til det
organisatoriske rammeverket en forsvarlig
arkivtjeneste skal virke under
Helt overordnede krav til et elektronisk arkiv og til
viktige elementer som må oppfylles for at man skal
ha en forsvarlig arkivtjeneste
side 41 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Viktig å vite
I et hierarki er forholdene mellom kravene følgende
side 42 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010
Helt overordnede krav til
arkivdanning
Også systemkrav
ISO 15489
Funksjonell kravspesifikasjon
for et elektronisk arkiv
Moreq
(Model Requirements EU 2001 /
2002)
Teknisk kravspesifikasjon for
et elektronisk arkiv
Noark-standarden
.
Takk for oppmerksomheten
side 43 Multiteam
Brukerdagene
Sandvika april
2010

similar documents