Note de cadrage - PAP/RAP et réponses aux QP

Report
Présentation des projets candidats aux trophées financiers
de la défense
Les Rencontres de la communauté financière
12 juin 2014
Document de travail
Les principes du concours des « Trophées
financiers de la Défense »
Les objectifs du concours
 Valoriser le travail des services budgétaires et comptables
 Mettre en valeur les initiatives collectives portant sur la qualité de
la production et la performance des services budgétaires et
comptables
 Les
•
•
•
•
•
projets soumis pouvaient porter sur différentes thématiques :
Organisation /gouvernance
Ressources humaines
Qualité du service rendu
Outils
Processus
2
Présentation
des 16 projets candidats
3
Tableau récapitulatif
Service concerné
Libellé du projet
SCA / CACIC
Réalisation d'un dispositif d'enseignement à distance (E-Learning) au
CIC
Thématique
Ressources humaines de la
famille Finances
DMPA
Comité de revue des coûts
Organisation / gouvernance
DIRISI
Accompagnement des acteurs du circuit financier de la DIRISI à l'aide de Qualité de service rendu
courtes vidéos didactiques
CFMD
Formations financières : Initiation financière (IFIN) et Confirmation
financière (CFIN)
PFAF-NE
Mise en œuvre d'une démarche LEAN sur le processus d'exécution de la Processus
dépense au sein de la PFAF Nord-est
PFAF-SE
Dématérialisation des recettes non fiscales
Processus
SPAC
Modernisation de la chaîne financière : dématérialisation des factures,
des pièces de marchés et du service fait
Processus
SCA / CACIC AGIR
AGIR application de gestion interne des risques au service de la
performance du contrôle interne comptable (CIC)
Processus
GSBdD Belfort
Mémento SAF à l'usage des soutenus
Processus
PFAF-CE
Dématérialisation duplicative des factures au sein de la PFAF CE du SCA Processus
Ressources humaines de la
famille Finances
CACIC, PFAF, CAMID Mise en œuvre du contrôle allégé en partenariat avec la DDFiP du
Finistère au profit de 2 services exécutants du SCA
Processus
DRHAA
Démarche "Masse salariale 2015"
Outils
EMA-PPE
Le déploiement du contrôle interne budgétaire au sein du programme
178 - "préparation et emploi des forces"
Outils
CESGA
CRISTAL : Comptabilité et Restituttions Interarmées Spécifiques aux
Trésoreries Adaptées à la LOLF
Outils
EMA-MA
SIMPLEX (Solutions Innovantes et Management Participatif pour
L'Exportation)
Outils
DGA
Référentiel d'imputations CHORUS pour le fonctionnement et les
investissements de la DGA (P.144 et P.146)
Outils
4
Les projets
Organisation, gouvernance,
ressources humaines et qualité
de service rendu
5
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
SCA/CACIC
Réalisation d'un dispositif
d'enseignement à distance (E-Learning) au CIC
Description du projet
Principaux
jalons
Dans la continuité du déploiement du CIC, le CACIC a
conçu et lancé un programme de formation en présentiel
(1ères sessions de formation en 2012). Afin de
prolonger cette dynamique, le CACIC s'est rapproché de
la Marine et de l'ETRS pour concevoir un dispositif
d'enseignement à distance (EAD), permettant
d'élargir le panel de formés (notamment à destination
des agents en régions ou en Outre-mer) et d'optimiser
les coûts de la mise en formation ; ce qui a abouti à la
conception d’un programme de formation e-learning en
6 modules et un quiz final.
• Lancement :
octobre 2012
• Conception :
d’octobre à
décembre
2012
• Expérimentati
on : de février
à mars 2013
• Généralisation
: depuis mars
2013
6
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
DMPA
Comité de revue des coûts
Description du projet
Principaux
jalons
Afin de répondre au contexte de diminution de la
ressource et d'optimisation de la cohérence physicofinancière, la DMPA a souhaité mettre en œuvre
une méthodologie ministérielle de maîtrise des
risques en lien avec la DCSID. L'objectif est de
caractériser précisément les investissements liés aux
infrastructures de la défense.
L’instance "Comité de revue des coûts" a ainsi été créée
pour caractériser le lien entre le besoin Infrastructure et
sa valorisation financière, de valider le meilleur coût
d'une OILI (opération d'investissement liée aux
infrastructures) et de fixer le niveau de provision pour
risques au juste besoin.
• Validation du
projet par le
ministre : été
2013
• 1er comité
:octobre 2013
• 2ème comité :
novembre
2013
• 3ème comité :
février 2014
7
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
Description du projet
DIRISI
Accompagnement des acteurs du circuit financier de la DIRISI à
l'aide de courtes vidéos didactiques
Afin de fiabiliser les échanges entre services
bénéficiaires et services financiers de la chaîne DIRISI,
en favorisant une compréhension partagée des enjeux
financiers et en sécurisant les compétences, la DIRISI a
pris
l'initiative
de
renforcer
la
diffusion
des
connaissances et la formation par des sessions
d'information et des visioconférences dispensées au
profit de l'ensemble de ses personnels.
De plus, la DIRISI s’est lancée dans la création et la
mise en ligne sur son site Intradef des courtes vidéos
didactiques, portant sur des aspects techniques de
la fonction finances, au format MOOC (massive open
online course – méthodologie de formation à distance).
Voir
sur
intranet
:
http://portail-
Principaux
jalons
• Début du
cadrage du
projet :
janvier 2014
• Lancement de
la conception:
mars 2014
• Déploiement :
juin 2014
dirisi.intradef.gouv.fr/communication-information/index.php/12article-a-la-une-com/196-nouveau-les-mooc-dirisi-de-la-finance
8
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
CFMD
Formations financières :
Initiation financière (IFIN) et Confirmation financière (CFIN)
Description du projet
Principaux
jalons
Afin de répondre aux enjeux d'adaptation et
d'optimisation de la fonction financière, de la filière
budgétaire comme de la filière d'exécution financière, le
CFMD a créé, il y a dix ans, deux modules (IFIN et
CFIN) de formation visant à professionnaliser les
cadres intervenants au sein de la fonction financière.
Ces modules sont actualisés chaque année.
• Création :
2004
• Mise à jour
annuelle :
octobre/nove
mbre pour
l’année
suivante
9
Les projets
Processus
10
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
PFAF
Nord-Est
Mise en œuvre d'une démarche LEAN sur le processus d'exécution de la dépense
au sein de la PFAF Nord-est
Description du projet
Principaux
jalons
Afin de réduire le délai global de paiement par la
maîtrise du délai gestionnaire, la DCSCA a initié une
démarche LEAN sur le processus d’exécution de la
dépense : elle a mené une étude du processus allant de
la réception de la facture au sein de la PFAF jusqu'à sa
validation par le responsable de paiement dans Chorus,
en associant dans le diagnostic et l'élaboration des
pistes d'amélioration les opérateurs « terrain ».
Le projet répondait à un double objectif :
- optimiser le processus d'exécution de la dépense
- consolider la logique de bout-en-bout
• Phase 1 de
diagnostic :
septembre
2013
• Phase 2&3
d’analyse des
processus et
de recherche
de voies
d’amélioration
: décembre
2013
• Phase 4 de
contrôle : en
cours
11
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
Description du projet
PFAF
Sud-Est
Dématérialisation des recettes non fiscales (RNF)
Compte tenu de l'importance de l'activité RNF dans la
PFAF-SE (10% du montant des dépenses exécutées) et
des faibles effectifs disponibles, la PFAF-SE et la
DDFiP 83 ont souhaité dématérialiser ce processus
pour en accroître la performance :
- Dématérialisation des pièces justificatives de RNF en
collaboration avec le service recouvrement de la DDFiP
83
- Intégration des PJ dans Chorus dès la saisie de l'ordre
d'acceptation permettant à l'ordonnateur de ne plus
imprimer les pièces et de disposer en temps réel des
pièces afférentes à chaque dossier
- Mise à disposition pour les RUO de la situation des
recettes par l'intermédiaire d'une intégration sur l'espace
collaboratif de la PFAF-SE
Principaux
jalons
• Lancement :
mai 2013
• Expérimentati
on :
septembre
2013
• Généralisation
: depuis
octobre 2013
(projet en
cours)
12
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
SPAC
Modernisation de la chaîne financière : dématérialisation des
factures, des pièces de marchés et du service fait
Description du projet
Principaux
jalons
Dans la continuité du déploiement de Chorus, la loi de
modernisation de l'économie (LME) de 2012 permet aux
services de l'Etat de dématérialiser une partie des
processus financiers.
Dans un contexte de contraction des ressources et de
recherche de réduction des délais globaux de paiement,
le
SPAC
a
souhaité
expérimenter
la
dématérialisation des factures, des pièces de
marchés et du service fait afin de proposer à ses
fournisseurs au choix : une dématérialisation native, une
saisie des factures via internet sur le portail Chorus ou
une dématérialisation duplicative (scan).
• Date de
lancement de
la conception :
mars 2013
• Expérimentati
on : juin à
décembre
2013
• Généralisation
: janvier à juin
2014
13
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
SCA/CACIC
AGIR application de gestion interne des risques au service de la performance du
contrôle interne comptable (CIC)
Description du projet
Principaux jalons
La DCSCA s'est portée volontaire pour expérimenter en 2012
l'application de la DGFiP, déployée dans l'ensemble du réseau du
ministère des finances en 2010. Le CACIC est la structure
chargée de mettre en œuvre la phase de test en qualité de 2ème
niveau de CIC.
L’application web AGIR permet de mesurer l’efficacité des
dispositifs de contrôle, le suivi de la planification et la réalisation
des contrôles par les 2 niveaux (CIC1 et CIC2).
• 1ère phase de
l’expérimentatio
n : de janvier
2012 à février
2013
• 2ème phase de
l’expérimentatio
n : de
septembre 2013
à mars 2014
14
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
GSBdD
Belfort
Mémento SAF à l'usage des soutenus
Description du projet
Principaux jalons
Face à la complexification de la chaîne Achats-Finances, a
émergé un besoin de clarifier les rôles et responsabilités des
acteurs de la chaîne et les méthodes de travail associées auprès
des soutenus de la BdD. Pour y répondre, les différents bureaux
du SAF ont décidé de rédiger un mémento à l'attention des
soutenus présentant les services qu'ils leur délivrent, sous forme
de logigrammes orientés "prestations de service de soutien".
Ainsi de manière synthétique et visuelle, l'objectif du mémento
est d'aider les soutenus à mieux comprendre la réforme du
soutien et l'organisation des services qui en découle.
• Lancement :
août 2013
• Cadrage et
conception :
d’août 2013 à
mars 2014
• Déploiement :
avril 2014
15
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
PFAF
Centre Est
Dématérialisation duplicative des factures
au sein de la PFAF CE du SCA
Description du projet
Principaux
jalons
Dans la continuité du déploiement de Chorus, la loi de
modernisation de l'économie (LME) de 2012 permet au
service de l'Etat de dématérialiser une partie des
processus financiers.
Dans un contexte de contraction des ressources et de
réduction des délais globaux de paiement, le SCA a
souhaité expérimenter la dématérialisation des
factures, pièces de marchés et service fait dès
septembre 2013 au sein de la PFAF CE et aux autres PAF
par la suite.
• Lancement :
mai 2012
• Conception:
mai 2012 à
janvier 2013
• Expérimentati
on: février à
mai 2013
• Généralisation
: en cours
16
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
CACIC, PFAF
CAMID
Mise en œuvre du contrôle allégé en partenariat (CAP) avec la DDFiP
du Finistère au profit de 2 services exécutants du SCA
Description du projet
Principaux
jalons
Afin de répondre aux objectifs de réduction des délais de
paiement, d’accélération des remboursements des frais
de déplacements et changements de résidence, de
diminution du montant des intérêts moratoires et de
sécurisation des activités financières et comptables, le
CACIC (antenne de Brest) a mené conjointement avec la
PFAF Ouest, le CAMID et la DDFiP 29 des travaux
d’audit mesurant la pertinence et l’efficacité des
dispositifs de maîtrise des risques comptables afin
de mettre en œuvre un contrôle allégé en partenariat
(CAP).
• Lancement du
contrôle
partenarial du
CAMID : 2010
• Lancement du
contrôle
partenarial du
PFAF Ouest :
novembre
2013
• Résultat : avril
2014
17
Les projets
Outils
18
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
DRHAA
Démarche « Masse salariale 2015 »
Description du projet
Principaux
jalons
La nouvelle architecture budgétaire effective pour le PLF
2015 installe le DRHAA comme RBOP T2, unifiant ainsi le
périmètre organique budgétaire et RH relevant de sa
responsabilité. Le bureau Pilotage des ressources a
décidé de saisir cette opportunité pour consolider dès
2014 son projet de construction de Document
Prévisionnel de Gestion Organique à travers la
mise en œuvre de l'outil ATHOS (Analyse TecHnique
des Opérations Solde). Cet outil doit permettre de
mettre en cohérence la planification budgétaire annuelle
et la planification pluriannuelle (A+5) des effectifs, afin
de piloter finement la masse salariale grâce à un lien
physico-financier robuste, selon un calcul consolidé de
coûts moyens par profil d'effectifs.
• 1ère phase :
conception du
DPG
organique et
développemen
t du SI Athos
• 2ème phase :
Pilotage
• Finalisation :
mai 2014
19
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
EMA-PPE
Le déploiement du contrôle interne budgétaire au sein du programme
178 - "préparation et emploi des forces"
Description du projet
Principaux
jalons
Face aux difficultés d'utilisation de Chorus au démarrage
(2010), le P178 a souhaité y apporter une réponse
rapide en rendant cohérent les modalités d'utilisation du
SIFE à tous les niveaux de responsabilité (RPROG, RBOP,
RUO et SE). Il s'est attaché à faciliter la compréhension
de la gestion appliquée à Chorus en remédiant aux
difficultés et en réalisant un guide de contrôle interne
budgétaire établissant les principes et procédures
à mettre en œuvre à l’intention des acteurs
budgétaires. Le guide se compose de fiches action
décrivant les modes opératoires validés par les
utilisateurs chorus ainsi que les restitutions Chorus
nécessaires à l'action de maîtrise.
• Mobilisation
de l’équipe :
2011
• Parution du
premier guide
: 2012
• Actualisation :
2013
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Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
SCA/CESGA
CRISTAL : Comptabilité et Restitutions Interarmées Spécifiques aux
Trésoreries Adaptées à la LOLF
Description du projet
Principaux
jalons
La modification des procédures applicables aux
trésoreries militaires, l'embasement et l'interarmisation
du soutien a engendré la nécessité d'avoir recours à un
nouveau SI comptable interarmées : Cristal.
- Cristal local est déployé dans chaque trésorerie
militaire ou régie, pour répondre aux exigences
d'utilisation quelque soit la disponibilité des réseaux
(notamment en OPEX)
- Cristal central assure les restitutions et le pilotage de
l'ensemble et la communication avec Chorus.
• Lancement :
janvier 2009
• 1er
Déploiement :
2010
• Depuis 2010 :
ajustement et
généralisation
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Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
EMA-MA
SIMPLEX (Solutions Innovantes et Management Participatif
pour L'Exportation)
Description du projet
Principaux
jalons
La division maîtrise des armements de l’EMA (EMA/MA)
a la responsabilité de piloter les actions de soutien aux
exportations menées par les armées au profit des
industriels français (notamment par la mise à disposition
d’experts des armées et de démonstrations de
matériels).
Afin de pouvoir mieux quantifier, suivre, coordonner et
piloter efficacement l’ensemble des actions SOUTEX, et
d’assurer la facturation, la division EMA/MA a décidé de
lancer le projet SIMPLEX. Ce projet doit permettre de
définir des procédures interarmées, et harmoniser et
formaliser les règles de calcul des coûts facturés aux
bénéficiaires de prestations SOUTEX.
• Lancement:
octobre 2011
• Conception :
avril 2013
• Expérimentati
on : juin 2013
• Actualisation :
novembre
2013
22
Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »
DGA
Référentiel d'imputations CHORUS pour le fonctionnement et les
investissements de la DGA
Description du projet
Principaux
jalons
Au déploiement de CHORUS (2010), de nombreuses
erreurs sont constatées dans les imputations saisies
dans l'outil (codes activités erronées, incohérences
centre financier / code activité).
Face à l'enjeu de fiabilisation des imputations
budgétaires dans CHORUS, au titre de ses actions de
contrôle interne budgétaire, le bureau du budget de
fonctionnement et d'investissements de la DGA a conçu
puis diffusé un référentiel d'imputations CHORUS sur
le périmètre de l'ensemble de programmation (EP) DGA.
• Lancement:
septembre
2010
• conception :
novembre
2010
• Expérimentati
on : février
2011
• Déploiement :
février 2012
• Dernière
actualisation :
décembre
2013
23

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