ศูนย์คอมพ์ 150255 - สำนักงาน ประเมิน และ ประกัน คุณภาพ

Report
WP-Work Procedure
WI-Work Instruction
หัวใจสำคัญของ
กำรประกันคุณภำพ
(EdPEx)
www.themegallery.com
LOGO
Contents
1
ควำมสำคัญของ WP & WI
2
Work Procedure/ Work Flow
3
ระบบเอกสำร
4
5
Work Instruction (วิธีปฏิบัติงำน)
KPIs
2
วิทยากร
 ผู้ช่วยศำสตรำจำรย์ ดร. ศีขรินทร์ สุ ขโต
 ภำควิชำวิศวกรรมอุตสำหกำร คณะวิศวกรรมศำสตร์ มหำวิทยำลัยขอนแก่ น
 ตำแหน่ งบริหำร ผู้ช่วยอธิกำรฯฝ่ ำยกำรประกันคุณภำพ
 วิศวกรฝ่ ำยผลิต บริษทั สระบุรีซีเมนต์
 ผู้จัดกำรฝ่ ำยวำงแผนและควบคุมกำรผลิต บริษทั เอ็น เค แอพพำเรล
 ที่ปรึกษำ บริษัท ทีเฮชเคกำร์ เมนต์ จ. สุ รินทร์
 อำจำรย์ พเิ ศษ วิชำกำรจัดกำรอุตสำหกรรม วิชำวิศวกรรมควำมปลอดภัย วิชำสถิติ
วิศวกรรม วิชำกำรศึกษำกำรเคลือ่ นไหวและเวลำ และวิชำเศรษฐศำสตร์ วศิ วกรรม ที่
มหำวิทยำลัยเกษมบัณฑิต มหำวิทยำลัยศรีปทุม มหำวิทยำลัยเกษตรศำสตร์ วิทยำเขตศรี
รำชำ ภำควิชำเทคโนโลยีกำรผลิต คณะเทคโนโลยี ม.ข.
 วิทยำกรด้ ำนวิศวกรรมควำมปลอดภัย ด้ ำนกำรจัดกำรอุตสำหกรรม
 วิทยำกรด้ ำนกำรประกันคุณภำพกำรศึกษำ และ มำตรฐำนกำรทำงำน
 รองคณบดีฝ่ำยกิจกำรพิเศษ (QA) คณะวิศวฯ ม.ข.
 ทีป่ รึกษำประจำศูนย์ บ่มเพำะวิสำหกิจ มข. , ITAP, สสท.
 ทีป่ รึกษำ LEAN & 6 Sigma บริษทั ไนซ์ แอพพำเรลกรุ๊ป
3
WP & WI ทำ.......ทำไม ?
ถูกสั่ ง
ให้ ทำ ?
สั่ งทำไม ?
มำตรฐำน
กำรทำงำน
กำรปรับปรุ ง
ต่ อเนื่อง
4
คุณภำพกำรบริกำร
ก.พ.ร.
ทั้งหมด คือ คุณภำพกำรทำงำน ?
5
ก.พ.ร.
6
7
PMQA
8
ส.ก.อ. และ สมศ.
9
LOGO
LOGO
แยกการประเมิน IQA และ
EdPEx
ภาควิชา
และ
หน่วยงา
น
เทียบเทา่
คณะ
พ.ค.
มิ.ย.
ทีม
ผู้ตรวจ
ประเมิน
EdPEx
IQA
สกอ.
กรกฎาคม
ส.ค.
22 คณะ
ก.ย.
ต.ค.
พ.ย.
22 คณะ + 22 หน่วยงาน
12
ธ.ค.
การจัดทีมคณะกรรมการตรวจ
ประเมิน EdPEx
กรรมการทีมที่ 2
กรรมการทีมที่ 1
A
B
วิทยาศาสตรสุ
์ ขภาพ
7 คณะ
กลุมคณะวิ
ทย-เทคโน
่
์
10 คณะ
EdPEx
C
คณะมนุษยศาสตร ์
และสั งคมศาสตร ์
5 คณะ
กรรมการทีมที่ 3
D
หน่วยงานสนับสนุน
22 หน่วยงาน
กรรมการทีมที่ 4
ทีมกรรมการ
สิ งหาคม 55
ทีม
กรรมการ
กันยายน 55
ตุลาคม 55
7 คณะ
พฤศจิกายน 55
• สร้างทีม WORK
• สร้างมาตรฐานในการประเมินตามเกณฑ ์
EdPEx ของแตละกลุ
ม
่
่
•
กระบวนการเทียบเคียงผลการดาเนินงาน /
แนวปฏิบต
ั ท
ิ ด
ี่ ี
• การเรียนรูร
นระหวางที
มผูตรวจประเมิ
นและ
้ วมกั
่
่
้
ผู้ถูกตรวจประเมิน
• คณะวิชาสามารถตกลงเลือกวันตรวจประเมิน
LOGO
สุ ดท้ ำย ก็จบที่ ECPE ที่มีชื่อเล่ นว่ ำ EdPEx
16
17
นำ้ หนักคะแนนตำม ECPE
หมวด 1 กำรนำองค์ กร
120 คะแนน
หมวด 2
กำรวำงแผนเชิงยุทธศำสตร์
85 คะแนน
หมวด 3 กำรมุ่งเน้ นลูกค้ ำ
85 คะแนน
• 1.1 กำรนำองค์ กรโดยผู้นำระดับสู ง 70 คะแนน
• 1.2 ธรรมำภิบำล
50 คะแนน
• 2.1 กำรจัดทำยุทธศำสตร์
• 2.2 กำรนำกลยุทธ์ ไปปฏิบตั ิ
40 คะแนน
45 คะแนน
• 3.1 ควำมผูกพันของลูกค้ ำ
• 3.2 เสี ยงของลูกค้ ำ
40 คะแนน
45 คะแนน
18
หมวด 4 กำรวัด
กำรวิเครำะห์ และกำรจัดกำร
ควำมรู้
90 คะแนน
หมวด 5
กำรมุ่งเน้ นผู้ปฏิบัติงำน
85 คะแนน
หมวด 6
กำรจัดกำรกระบวนกำร
85 คะแนน
• 4.1 กำรวัด กำรวิเครำะห์ และกำรปรับปรุงผลกำรดำเนินกำรของ
องค์ กำร
45
คะแนน
• 4.2 กำรจัดกำรสำรสนเทศและควำมรู้ 45
คะแนน
• 5.1 ควำมผูกพันของผู้ปฏิบตั ิงำน 45
• 5.2 สภำพแวดล้ อมของผู้ปฎิบตั ิงำน 40
คะแนน
คะแนน
• 6.1 ระบบงำน
• 6.2 กระบวนกำรทำงำน
คะแนน
คะแนน
19
35
50
หมวด 7
ผลลัพธ์
450 คะแนน
•
•
•
•
•
•
7.1 ด้ ำนกำรเรียนรู้ของผู้เรียน
7.2 ด้ ำนกำรมุ่งเน้ นลูกค้ ำ
7.3 ด้ ำนงบประมำณ กำรเงินและตลำด
7.4 ด้ ำนกำรมุ่งเน้ นผู้ปฏิบตั ิงำน
7.5 ด้ ำนประสิ ทธิผลขององค์ กำร
7.6 ด้ ำนกำรนำองค์ กร
20
100 คะแนน
70 คะแนน
70 คะแนน
70 คะแนน
70 คะแนน
70 คะแนน
21
22
ฝรั่งเรียก BPI
Business Process Improvement
23
มำกิกำมิ
ญีป่ ุ่ นเรียก กระดำษม้ วน
24
สำหรับ TOYOTA มันคือ DNA
25
TPS
ด้ ำนกำรผลิต
 ผลิตเทาที
่ าเป็ น
่ จ
 หยุดผลิตทันทีทผ
ี่ ด
ิ พลาด
 กาจัดทุกสิ่ งทีไ่ มเพิ
่ มูลคา่
่ ม
ด้ ำนกำรจัดกำรคน
 ให้ความสาคัญกับพนักงานทุกคน
 ใช้ศั กยภาพของพนักงานอยางเต็
มที่
่
 เชือ
่ มัน
่ ในความรับผิดชอบและอานาจหน้าที่
ของพนักงาน
26
LEAN เรียก S.O.P.
 Standard Operation Procedure/ Standard Work
27
15 ก.ย. 2543 (ห้ องสมุด)
28
ไคเซน (KAIZEN)
29
PDCA = ฉันทะ วิริยะ จิตตะ วิมังสำ
30
PDCA = ฉันทะ วิริยะ จิตตะ วิมังสำ
อิทธิบำท หรือ อิทธิบำท 4 หมำยถึง ฐำนหรือหนทำงสู่ ควำมสำเร็จ หรือเครื่องให้
ถึงควำมสำเร็จ เครื่องสำเร็จสมประสงค์ ทำงแห่ งควำมสำเร็จ คุณธรรมทีน่ ำไปสู่
ควำมสำเร็จแห่ งผลทีม่ ่ ุงหมำย
 ฉันทะ (ความพอใจ) คือ ความต้องการที่จะทา ใฝ่ ใจรักจะทาสิ่ งนั้นอยูเ่ สมอ
และปรารถนาจะทาให้ ได้ผลดียงิ่ ๆขึ้นไป
 วิริยะ (ความเพียร) คือ ขยันหมัน่ ประกอบสิ่ งนั้นด้วยความพยายาม เข้มแข็ง
อดทน เอาธุระไม่ทอ้ ถอย
 จิตตะ (ความคิด) คือ ตั้งจิตรับรู ้ในสิ่ งที่ทา และทาสิ่ งนั้นด้วยความคิด เอาจิต
ฝักใฝ่ ไม่ปล่อยใจให้ฟุ้งซ่านเลื่อนลอยไป
 วิมงั สา (ความไตร่ ตรอง หรื อ ทดลอง) คือ หมัน่ ใช้ปัญญา พิจารณาใคร่ ครวญ
ตรวจหาเหตุผล และตรวจสอบข้อยิง่ หย่อนในสิ่ งที่ทานั้น มีการวางแผน วัดผล
คิดค้นวิธีแก้ไขปรับปรุ ง เป็ นต้น
31
32
KPIs……. วัดไม่ ได้ จัดกำรไม่ ได้
33
ทำไมต้ อง KPIs
34
หนทำงสู่ คุณภำพ
35
Work Flow
36
Flow Chart
start
Start #1
กำหนดตัวแปรและให้ ค่ำเริ่มต้ น
กำหนดตัวแปรและให้ ค่ำเริ่มต้ น
รับข้ อมูล
Y
วนรอบกำรทำงำน 10 รอบ
ตรวจสอบกำรทำงำน
กระบวนกำรย่ อย #1
Y
N
รับข้ อมูล
แสดงข้ อควำม
คำนวณ...
ทำต่ อหรือไม่
End #1
N
stop
37
Work Flow
38
House of Organization Activity
Strategic
Operation
Vision or Crisis
Normal
Operation
Core Process
Objective
O/P 1
O/P 2
O/P 3
Output
Input
Support Process
Efficiency
Effectiveness
39
Outcome
Result
คุณภาพการบริการ และความพึงพอใจ
เกร็ดควำมรู้ “ลูกค้ ำ และควำมพึงพอใจ”
ลูกค้ามักตัดสินเกี่ยวกับคุณภาพของบริการที่เขารับ
จากการประเมินบุคคลที่เป็ นผูใ้ ห้บริการ
40
สัญลักษณ์
จุดเชื่อมต่อกับกระบวนงานอื่น
จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดกระบวนงาน
กิจกรรมงาน/ขัน้ ตอนในกระบวนงาน
จุดตัดสินใจ
เอกสาร - ข้อมูลนาเข้า / ผลผลิต / รายงาน
ทิศทางการเคลื่อนที่ของกระบวนงาน
จุดเชื่อมต่อ
41
ผูร้ บั บริการ
1
รูปสำมเหลีย่ ม
แสดงกำร
เชื่อมต่อกับ
กระบวนงำนอื่น
5 นาที
ยื่นคำร้องด้วย
ตนเองหรือไม่
ไม่ใช่
หน่ วยงานที ่ 1
ใช่
หน่ วยงานที ่ 2
ตรวจสอบข้อมูลที่มี
(แบบฟอร์ม, ระบบ, เป็ นต้น)
จำเป็ นต้องให้
ผูร้ บั บริกำรติดต่อไป
ยังสำนักงำน/หน่วยงำน
อื่นหรือไม่
ไม่ใช่
ใช่
8 นาที
นำผูร้ บั บริกำรไป
ติดต่อหน้ำต่ำง
ฝำ่ ยต้อนรับที่เหมำะสม
นำผูร้ บั บริกำรไป
ติดต่อหน้ำต่ำง
ฝำ่ ยต้อนรับที่เหมำะสม
สิน้ สุด
ลูกศรแสดงทิศ
ทำงกำรเคลื่อนที่
ได้รบั คำร้องทำง
ไปรษณียห์ รือไม่
รูปวงรีแสดง
จุดสิน้ สุดของ
กระบวนงำน
ใช่
ไม่ใช่
15 นาที
รูปเพชรแสดง
จุดตัดสินใจ
บันทึกคำร้องจำก
เครื่องตอบรับอัตโนมัติ
มอบหมำย
ผูต้ รวจสอบคำร้อง
ตรวจสอบควำมสมบูรณ์ของใบสมัคร
15 นาที
แกนนอน: แสดง
บทบำทผูร้ บั ผิดชอบ
(เช่น ผูด้ แู ล)
แกนตัง้ : แสดงเวลำ
ทีใ่ ช้ในแต่ละ
กิจกรรม
รูปสีเ่ หลีย่ มแสดง
กิจกรรม
วิจยั ระบบสำรสนเทศของผูร้ บั บริกำร
15 นาที
2
42
รูปวงกลมเชื่อมต่อ
ไปยังหน้ำถัดไป
เป้ำหมำย : ลดรอบเวลำ และ ควำมผิดพลำด
Cycle Time and Defects
High
Low
Time
43
Good Practice
44
Good Practice
45
Work Flow
วัตถุประสงค์
เพือ่ ให้ มีควำมรู้ ควำมเข้ ำใจ ในหลักกำรหรือแนวทำงในกำรจัดทำ
เอกสำรที่จำเป็ นในองค์ กร
เข้ ำใจโครงสร้ ำงเอกสำรในระบบมำตรฐำนสำกล
สำมำรถจัดทำคู่มือกำรปฏิบัติงำนของหน่ วยงำนตนเองได้ อย่ ำงมี
ประสิ ทธิภำพ
สำมำรถนำเครื่องมือต่ ำง ๆ เพือ่ มำช่ วยในกำรวิเครำะห์ และช่ วยในกำร
ปรับปรุงกระบวนกำรทำงำนในหน่ วยงำนตนเองได้
เข้ ำใจและทรำบประโยชน์ ในกำรควบคุมเอกสำรและวิธีกำรควบคุม
46
โครงสร้ ำงของระบบเอกสำรในองค์ กร
47
ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ // คู่มือกำรปฏิบัติงำน
(Procedure / Work Manual)
เปรียบเสมือนแผนทีบ่ อกเส้ นทำงกำรทำงำนทีม่ ีจุดเริ่มต้ น และสิ้นสุ ด
ของกระบวนกำร
ระบุถึงขั้นตอนและรำยละเอียดของกระบวนกำรต่ ำงๆ ขององค์ กรและ
วิธีควบคุมกระบวนกำรนั้น
มักจัดทำขึน้ สำหรับลักษณะงำนทีซ่ ับซ้ อน มีหลำยขั้นตอนและ
เกีย่ วข้ องกับคนหลำยคน
สำมำรถปรับปรุงเปลีย่ นแปลงเมื่อมีกำรเปลีย่ นแปลงกำรปฏิบัติงำน
48
ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ // คู่มือกำรปฏิบัติงำน
(Procedure / Work Manual)
49
วัตถุประสงค์ Work Manual
1.เพือ่ ให้ กำรปฏิบัติงำนในปัจจุบันเป็ นมำตรฐำนเดียวกัน
2.ผู้ปฏิบัติงำนทรำบและเข้ ำใจว่ ำควรทำอะไรก่อนและหลัง
3.ผู้ปฏิบัติงำนทรำบว่ ำควรปฏิบัตงิ ำนอย่ ำงไร เมื่อใด กับใคร
4.เพือ่ ให้ กำรปฏิบัติงำนสอดคล้องกับนโยบำย วิสัยทัศน์ ภำรกิจ และ
เป้ำหมำยขององค์ กร
5.เพือ่ ให้ ผู้บริหำรติดตำมงำนได้ ทุกขั้นตอน
6.เป็ นเครื่องมือในกำรฝึ กอบรม
7.ใช้ เป็ นเอกสำรอ้ำงอิงในกำรทำงำน
8.ใช้ เป็ นสื่ อในกำรประสำนงำน
50
โครงสร้ ำง
1. วัตถุประสงค์
2. ขอบเขต
3. คำจำกัดควำม
4. ควำมรับผิดชอบ
5. ระเบียบปฏิบัติ (ขั้นตอน)
6. เอกสำรอ้ำงอิง
7. แบบฟอร์ มที่ใช้
8. เอกสำรบันทึก
51
ประโยชน์ Work Manual
 ได้ งำนทีม่ คี ุณภำพตำมทีก่ ำหนด
 ผู้ปฏิบตั ิงำนไม่ เกิดควำมสั บสน
 แต่ ละหน่ วยงำนรู้ งำนซึ่งกันและกัน
 บุคลำกรหรือเจ้ ำหน้ ำทีส่ ำมำรถทำงำนแทนกันได้
 สำมำรถเริ่มปฏิบตั ิงำนได้ อย่ ำงถูกต้ องและรวดเร็วเมือ่ มีกำรโยกย้ ำยตำแหน่ งงำน
 ลดขั้นตอนกำรทำงำนทีซ่ ับซ้ อนและซ้ำซ้ อน
 ลดข้ อผิดพลำดจำกกำรทำงำนทีไ่ ม่ เป็ นระบบ
 เสริมสร้ ำงควำมมัน่ ใจในกำรทำงำน
 ทำให้ เกิดควำมสมำ่ เสมอในกำรปฏิบตั ิงำน
 ลดควำมขัดแย้ งทีอ่ ำจเกิดขึน้ ในกำรทำงำน
 ลดกำรตอบคำถำม
 ลดเวลำในกำรสอนงำน
 ทำให้ กำรทำงำนเป็ นมืออำชีพ
 เป็ นสถำนะเริ่มต้ นในกำรออกแบบระบบงำนใหม่ และปรับปรุ งงำน
52
ระดับที่ 3: วิธีปฏิบัติงำน//วิธีกำรทำงำน (Work Instruction)
วิธีกำรปฏิบัติงำนจะมีรำยละเอียดวิธีกำรทำงำนเฉพำะ หรือแต่ ละ
ขั้นตอนย่ อยของกระบวนกำร เป็ นข้ อมูลเฉพำะ คำแนะนำในกำรทำงำน
และรวมทั้งวิธีที่องค์ กรใช้ ในกำรปฏิบัตงิ ำนโดยละเอียด
กำรจัดทำเอกสำรวิธีปฏิบัติงำน




ไม่มีโครงสร้างที่ชดั เจน เขียนได้หลายลักษณะตามความเหมาะสมของงาน
ควรเขียนให้เข้าใจง่าย มีความยืดหยุน่ และรัดกุม
ใช้คาศัพท์ให้เหมาะสมกับผูใ้ ช้งานเอกสาร
อาจเป็ นข้อความ Flow chart รู ปภาพ รู ปการ์ตูน หรื อวีดิโอ
53
ประโยชน์ ของเอกสำรวิธีปฏิบัตงิ ำน
ผู้ปฏิบัตงิ ำนทรำบรำยละเอียดและทำงำนได้ อย่ ำงถูกต้ อง
ทรำบถึงตำแหน่ งงำนทีร่ ับผิดชอบ
ทรำบถึงเทคนิควิธีกำรทำงำน
54
ระดับที่ 4:แบบฟอร์ ม บันทึกและเอกสำรสนับสนุน
เป็ นเอกสำรทีใ่ ช้ ในกำรทำงำนเพือ่ ให้ งำนนั้นๆ มีควำมสมบูรณ์
แบบฟอร์ ม (Forms)
 ใช้สาหรับลงบันทึกผลการทางานและผลลัพธ์ที่ได้จากการทางานในระบบ
บริ หารคุณภาพ
บันทึก (Record)
 จะถูกเก็บไว้สาหรับการเรี ยกออกมาใช้และควบคุมตามกระบวนการควบคุม
บันทึก
เอกสำรสนับสนุน (Support Document)
 เอกสารที่ใช้อธิ บายรายละเอียดปลีกย่อยในการทางานในรู ปแบบที่องค์กรมีใช้
อยู่ เช่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย หนังสื อชี้แจง มาตรฐานต่าง ๆ เป็ นต้น
55
ประโยชน์ ของแบบฟอร์ มและเอกสำรสนับสนุน
ทำให้ กำรทำงำนนั้นๆ มีควำมสมบูรณ์ ครบถ้ วน
เป็ นเอกสำรอ้ำงอิงในกำรทำงำน
ทำให้ ไม่ ทำงำนผิดขั้นตอน
ป้ องกันอุบัตเิ หตุ ทำงำนได้ อย่ ำงปลอดภัย
ลักษณะของเอกสำรกำรปฏิบัติงำนที่ดี







กระชับ ชัดเจน เข้าใจได้ง่าย
เป็ นประโยชน์สาหรับการทางานและฝึ กอบรม
เหมาะสมกับองค์กรและผูใ้ ช้งานแต่ละกลุ่ม
มีความน่าสนใจ น่าติดตาม
มีความเป็ นปัจจุบนั (Update)ไม่ลา้ สมัย
แสดงหน่วยงานที่จดั ทา วันที่บงั คับใช้
มีตวั อย่างประกอบ
56
12 ขั้นตอนกำรจัดทำเอกสำรกำรปฏิบัตงิ ำน
1. ศึกษำรำยละเอียดของงำนจำกเอกสำร
2. สั งเกตกำรปฏิบัติงำนจริง
3. จัดทำ Work Flow อย่ำงง่ ำย
4. จัดทำรำยละเอียดในแต่ ละขั้นตอน
5. มีกำรทดสอบโดยให้ ผ้ ปู ฏิบัติงำนอ่ ำน
และผู้ทไี่ ม่ ได้ ปฏิบัตงิ ำนอ่ ำน
6. ตรวจสอบกับนิติกร ว่ ำมีประเด็นใดขัด
ต่ อกฎหมำย หรือกฎระเบียบของทำง
หน่ วยงำนหรือไม่ หำกมีให้ แก้ไข
ปรับปรุ ง
7. ขออนุมตั ิ
8. บันทึกเข้ ำระบบกำรควบคุมและ
แจกจ่ ำยเอกสำร
9. ดำเนินกำรแจกจ่ ำยหรือเผยแพร่
10. ดำเนินกำรฝึ กอบรมหรือชี้แจง
วิธีกำรใช้
11. มีกำรทดสอบควำมเข้ ำใจของผู้ใช้ งำน
12. รวบรวมข้ อเสนอแนะ เพือ่ ปรับปรุ ง
คู่มอื ให้ เกิดประสิ ทธิภำพสู งสุ ด
57
ตัวอย่ ำงระเบียบปฏิบัติ
58
ตัวอย่ ำงระเบียบปฏิบัติ (ต่ อ)
59
1. วัตถุประสงค์ (Objectives)
ควำมหมำย
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทาเอกสารเรื่ อง
นี้ข้ ึนมา
ตัวอย่ ำง
 วัตถุประสงค์เรื่ อง คู่มือการตรวจสอบภายใน:
เพือ่ ให้ มั่นใจว่ ำได้ มีกำรปฏิบัตติ ำมข้ อกำหนด ระเบียบ หลักเกณฑ์
เกีย่ วกับกำรตรวจสอบภำยในทีก่ ำหนดไว้ อย่ ำงสม่ำเสมอและมี
ประสิ ทธิภำพ สอดคล้ องกับนโยบำยและวัตถุประสงค์ ของ
องค์ กร:
60
2. ขอบเขต (Scope)
ควำมหมำย
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่าครอบคลุม
ตั้งแต่ข้ นั ตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด
ตัวอย่ ำง
 ขอบเขตเรื่ อง คู่มือการตรวจสอบภายใน:
ระเบียบกำรปฏิบัตินีค้ รอบคลุมขั้นตอนกำรตรวจสอบภำยในของผู้
ตรวจสอบภำยในและผู้รับกำรตรวจสอบ ตั้งแต่ กำรวำงแผนกำรตรวจสอบ
กำรดำเนินกำรตรวจสอบ กำรจัดทำรำยงำนผลกำรตรวจสอบ และกำร
ตรวจติดตำมซ้ำ สำหรับทุกครั้งทีม่ ีกำรตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค
กระทรวงสำธำรณสุ ข:
61
3. คำจำกัดควำม (Definition)
ควำมหมำย:
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบถึงคาศัพท์เฉพาะซึ่งอาจเป็ นภาษาไทย
หรื อภาษาอังกฤษ หรื อคาย่อ ที่กล่าวถึงภายใต้ระเบียบปฏิบตั ิน้ นั ๆ
เพื่อให้เป็ นที่เข้าใจตรงกัน
ตัวอย่ ำง
 คาจากัดความ เรื่ อง คู่มือการตรวจสอบภายใน
• Auditor = ผูต้ รวจสอบที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็ นทางการ
• Auditee = แผนก หน่วยงาน หรื อบุคคลผูไ้ ด้รับการตรวจสอบ
• CAR = Corrective Action Report - การร้องขอให้ดาเนิ นการแก้ไข
62
4. หน้ ำที่ควำมรับผิดชอบ (Responsibilities)
ควำมหมำย:
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับระเบียบ
ปฏิบตั ิน้ นั ๆ โดยมักจะเรี ยงจากผูอ้ านาจหรื อตาแหน่งสูงสุ ดลงมา
ตัวอย่ ำง
 หน้าที่ความรับผิดชอบเรื่ อง : คู่มือการตรวจสอบภายใน
• ผูอ้ านวยการกอง: อนุมตั ิแผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการ
ตรวจสอบ ภายใน
• หัวหน้ากลุ่มทุกกลุ่ม: รับทราบและให้ความร่ วมมือในการตรวจสอบ
• นักวิชาการ 6 ว.: จัดทาแผน ดาเนินการตรวจสอบ สรุ ปผลและติดตามผล
63
5. ขั้นตอนกำรปฏิบัติหรือระเบียบปฏิบัติ
ควำมหมำย
(Procedure)
 เป็ นการอธิ บายขั้นตอนการทางานอย่างละเอียด ว่าใคร ทาอะไร ที่ไหน
อย่างไร เมื่อใด โดยสามารถจัดทาได้ในรู ปแบบต่าง ๆ ได้แก่ การใช้ขอ้ ความ
อธิบาย การใช้ตารางอธิบาย การใช้แผนภูมิ และการใช้ Flow Chart
ตัวอย่ ำง กำรเขียนขั้นตอนกำรปฏิบัติ





5.1 เขียนรำยละเอียดเอกสำรที่ต้องกำรจัดทำ แก้ไขหรือเปลีย่ นแปลง
5.2 พิจำรณำเหตุผลกำรขอจัดทำ แก้ ไขหรือเปลีย่ นแปลง
5.3 ดำเนินกำรจัดทำ
5.4 แจกจ่ ำยสำเนำเอกสำร
5.5 บันทึกกำรแจกจ่ ำย
64
6. เอกสำรอ้ำงอิง (Reference Document)
ควำมหมำย:
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ตอ้ งใช้ประกอบคู่กนั
หรื ออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบตั ิงานนั้นๆ สมบูรณ์ ได้แก่
ระเบียบปฏิบตั ิเรื่ องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรื อ
วิธีการทางาน เป็ นต้น
ตัวอย่ ำง เอกสำรอ้ ำงอิงเรื่อง : คู่มือกำรตรวจสอบภำยใน
 ระเบียบการปฏิบตั ิเรื่ องการแก้ไขและป้ องกัน
(QP-QMR-01)
 ระเบียบปฏิบตั ิเรื่ องการทบทวนโดยฝ่ ายบริ หาร
(QP-QMR-02)
65
7. แบบฟอร์ มที่ใช้ (Form)
ควำมหมำย:
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ตอ้ งใช้ในการ
บันทึกข้อมูลของผูท้ ี่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบตั ิงานของกระบวนการ
นั้น ๆ
ตัวอย่ ำง แบบฟอร์ มเรื่อง : คู่มือกำรตรวจสอบภำยใน
 แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD -01)
 แบบคาถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD -02)
 แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD -03)
66
8. เอกสำรบันทึก (Record)
ควำมหมำย
 เป็ นการชี้แจงให้ผอู ้ ่านทราบว่าบันทึกใดบ้างที่ตอ้ งจัดเก็บเพื่อเป็ น
ข้อมูลหรื อหลักฐานของการปฏิบตั ิงานนั้น ๆ พร้อมทั้งระบุถึง
ผูร้ ับผิดชอบในการจัดเก็บ สถานที่ ระยะเวลา และวิธีการจัดเก็บ
ตัวอย่ ำง เอกสำรบันทึก เรื่อง คู่มือกำรตรวจสอบภำยใน:
67
กำรเขียนขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน
มีหลำยแบบ...........
ข้ อควำมทั้งหมด (Wording)
ตำรำง (Table)
แผนภูมจิ ำลอง (Model)
ผังกำรไหลของกำรปฏิบัติงำน (Flow Chart)
68
กำรเขียนขั้นตอนแบบข้ อควำม
ขั้นตอนกำรรับกำรฝึ กอบรม
69
กำรเขียนขั้นตอนแบบตำรำง
70
กำรเขียนขั้นตอนแบบแผนภูมิ
71
กำรเขียนขั้นตอนแบบ Flow Chart
72
เทคนิคกำรจัดทำคู่มอื ให้ เข้ ำใจง่ ำยและน่ ำสนใจ
กำรใช้ ภำพถ่ ำยอ้ำงอิง
กำรใช้ ภำพกำร์ ตูน
กำรใช้ แบบฟอร์ มบันทึก
กำรใช้ Multi Media
73
กำรนั่งปฏิบัติงำนกับคอมพิวเตอร์
74
75
76
เมือ่ ใดทีต่ ้ องปรับปรุงคู่มอื และทำอย่ ำงไร
เมือ่ มีกำรปรับเปลีย่ นนโยบำย กระบวนกำรทำงำน
เมือ่ มีกำรปรับเปลีย่ นผู้รับผิดชอบ แบบฟอร์ ม หรือเอกสำรอ้ ำงอิงต่ ำงๆ
ควรมีกำรทบทวนกระบวนกำรทีไ่ ม่ มกี ำรเปลีย่ นแปลง อย่ ำงน้ อยทุก ๆ 3 ปี เพือ่ ให้
แน่ ใจว่ ำยังเป็ นฉบับปัจจุบัน (Update) อยู่
 เสนอเรื่องเพือ่ ขออนุมตั จิ ำกเจ้ ำของเรื่องเดิมหรือผู้มีอำนำจอนุมัติ
 ดำเนินกำรปรับปรุ งตำมควำมเหมำะสมต่ อกำรปฏิบัติงำน
 บันทึกประวัตกิ ำรปรับปรุ งว่ ำได้ เปลีย่ นแปลงเรื่องใด
 ดำเนินกำรแจกจ่ ำยเพือ่ ทดแทนเอกสำรคู่มือฉบับเดิม
 นำเอกสำรคู่มอื ฉบับเดิมกลับมำทำลำย
 เก็บเอกสำรคู่มอื ต้ นฉบับของเดิมเพือ่ ใช้ อ้ำงอิง
77
กำรควบคุมเอกสำร
ระบบกำรจัดกำรด้ ำนเอกสำร ครอบคลุมตั้งแต่
กระบวนกำรในกำรจัดทำ กำรทบทวน กำรอนุมัติ
กำรแจกจ่ ำย กำรยกเลิก และกำรทำลำย
เหตุผลของกำรควบคุมเอกสำร
 เพื่อให้มนั่ ใจว่า มีเอกสารที่จาเป็ นต้องใช้
 เอกสารปฏิบตั ิงานมีความถูกต้องและทันสมัย
 การปฏิบตั ิงานไปในทิศทางเดียวกัน
78
ระบบการจัดลาดับเลข
ต้ องง่ ำยต่ อกำรเข้ ำใจ มีควำมต่ อเนื่อง เปิ ดช่ องให้ สำมำรถแก้ ไข
เพิม่ เติมได้
ตัวอย่ ำง ได้ แก่
AA-BB-CC
AA = ประเภทของเอกสำร
BB = ชื่อย่ อของหน่ วยงำนเจ้ ำของเอกสำร
CC = ลำดับเลขทีข่ องเอกสำร
79
วิธีกำรควบคุมเอกสำร
มีข้นั ตอนกำรจัดกำรเรื่องเอกสำร (Document Procedure)
มีหมำยเลข หมวดหมู่เอกสำร (Index, Number)
อนุมัติเอกสำรโดยผู้ทอี่ ำนำจ (Approval)
มีเอกสำรหลัก (Master List)
มีกำรชี้บ่ง (Identification)
ควบคุมกำรแจกจ่ ำยเอกสำร (Distribution List)
ควบคุมกำรเรียกเก็บเอกสำรฉบับทีล่ ้ำสมัย(Obsolete)
ควบคุมเอกสำรทั้งจำกภำยในและภำยนอก (Internal & External
Document Control)
80
ทาไมต้อง KPIs
วัดไม่ ได้ จัดกำรไม่ ได้
Can’t measure, can’t manage
81
82
83
84
85
86
87
88
89
ทาไมต้อง KPIs
90
ทาไมต้อง KPIs
91
บริกำร คือ งำนของเรำ
92
LOGO

similar documents