presentatie gemeente Zaventem

Report
INFODAG
HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Leuven 13 maart 2014
VCS Luchthaven
AGENDA
1. Inleiding project
2. Introductie gemeentebestuur Zaventem
3. Verloop traject
4. Introductie Topdesk
5. Hoe nu afnemen?
6. Vragen en demo
Aanleiding project
•
Begin 2013, op bijeenkomsten van de virtuele
centrumstad ‘Luchthaven’ was er een consensus dat er
een tool nodig was om de IT-ers te helpen met hun
dagtaak.
•
VCS Luchthaven zijn:
– Steenokkerzeel
– Kampenhout
– Machelen
– Zemst
– Zaventem
Inleiding project
IT’ers van VCS Luchthaven
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Erik Bergen (Gemeentebestuur Zaventem)
Mike Lake (Gemeentebestuur Zaventem)
Jimmy Ghijsels (Gemeentebestuur Zaventem)
Patrick Scheepers (Gemeentebestuur Steenokkerzeel)
Kurt Jans (Gemeentebestuur Kampenhout)
Ruud Van Calster (Gemeentebestuur Steenokkerzeel)
Kevin Hilderson (Gemeentebestuur Zemst)
Sabine Wijns (Gemeentebestuur Machelen)
Gunter Convents (Gemeentebestuur Machelen)
Frederik Toetenel (OCMW Zemst)
Stefan Wuyts (VERA)
Inleiding project
AGENDA
1. Inleiding project
2. Introductie gemeentebestuur Zaventem
3. Verloop traject
4. Introductie Topdesk
5. Hoe nu afnemen?
6. Vragen en demo
Virtuele Centrumstad
PROJECT
HOSTED ICT KENNISPLATFORM
13 maart 2014
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
Overkoepelend Helpdesksysteem ->
Hosted ICT Kennisplatform
• méér dan klassieke ticketing
• informatie niet alleen voor IT’ers maar
voor alle gebruikers binnen VCS
• eenvoudig in gebruik -> tijd en geld
besparen
• meetinstrument -> vraag naar verandering
-> professionele aanpak
• delen van kosten is een extra bonus
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
Dit project ligt volledig in lijn met de beoogde
doelstellingen van het charter:
• samenwerken als een virtuele centrumstad
• werken aan ICT-maturiteit
• zorgen voor meer informatica-capaciteit
• IT-management op een hoger kennisniveau
brengen
• creatief denken
• kwalitatief netwerken
De project staat letterlijk voor samenwerkings
overeenkomst.
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
Wensenlijst = ideale tool:
• individueel oplijsten functionaliteiten
• ‘score’ toekennen via MoSCoW principe:
Must haves
Should haves
Could haves
Won’t haves
3 pagina’s gevuld met vereisten, wensen
en praktijkvoorbeelden
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
dit document werd samen met een
overzichtelijke lijst met scores en basis
verdeelsleutel gemaild naar potentiële
kandidaten
PROJECT HOSTED ICT KENNISPLATFORM
Virtuele Centrumstad
Eind februari: demo selectie kandidaten te
Zemst
Mix 100% open, open platform met
commerciële modules en 100% commercieel
Na de demo’s werd besloten het project verder
te zetten en een aanbesteding te doen
Vervolg plan van aanpak: verloop traject Stefan
AGENDA
1. Inleiding project
2. Introductie gemeentebestuur Zaventem
3. Verloop traject
4. Introductie Topdesk
5. Hoe nu afnemen?
6. Vragen en demo
Opstart procedure
• Na de demo’s heeft de werkgroep besloten een
dossier / aanbesteding te doen.
• VERA trad op als “opdrachtcentrale”
• Op 6 juni 2013 vertrok het dossier naar 4
potentiële leveranciers.
Verloop traject
Gunning
• Midden juni 2013 werden de onderhandelingen
gevoerd.
• Op 6 augustus 2013 gunde VERA de opdracht
aan Topdesk.
• Midden augustus 2013 was het eerste overleg
met Topdesk.
Verloop traject
Resultaat
•
•
•
•
•
•
•
Hosted platform in beveiligd data center
Selfservice desk voor medewerkers
Kosten gedeeld over de deelnemers
Korting meer dan 22 %
Kennis delen over de besturen
Samenwerken en elkaar helpen
Begeleiding vanuit VERA
Verloop traject
Resultaat
Conform leidraad organisatiebeheersing voor lokale
besturen blz 82 (www.auditvlaanderen.be)
•
•
•
•
Er is een systeem voorzien waarmee medewerkers incidenten
en problemen kunnen melden.
De organisatie heeft zicht op de ICT waarover ze beschikt. Ze
heeft dus actuele inventarissen van haar hardware, software,
outsourcers en partners waarmee ze samenwerkt
Inventarissen van hardware, software, ... worden regelmatig
geëvalueerd.
Incidenten/problemen worden opgevolgd en hieruit worden
de nodige lessen getrokken
Verloop traject
Voorbereiding productie omgeving
• In de maanden oktober, november en december
was de tuning van de omgeving.
• In januari vond de opleiding plaats voor de VCS
luchthaven.
• Op 1 maart ging VERA zelf online.
Verloop traject
Schematische voorstelling
Kampenhout,
Steenokkerzeel,
Zemst, Machelen
Zaventem +
projectleiding
Raamovereenkomst
VOORBEREIDING
VERA
Verloop traject
AGENDA
1. Inleiding project
2. Introductie gemeentebestuur Zaventem
3. Verloop traject
4. Introductie Topdesk
5. Hoe nu afnemen?
6. Vragen en demo
AGENDA
1. Inleiding project
2. Introductie gemeentebestuur Zaventem
3. Verloop traject
4. Introductie Topdesk
5. Hoe nu afnemen?
6. Vragen en demo
Hoe nu afnemen?
Opdrachtencentrale?
Raamovereenkomst?
Raamovereenkomst
“De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende
overheden en één of meer ondernemers met het doel
gedurende een bepaalde periode de voorwaarden
inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name
wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de
beoogde hoeveelheid”
Opdrachtencentrale: Definitie
Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006:
Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid
die:
• Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende
overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten
(“aankoopcentrale”);
• Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met
betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor
aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten
(“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);
Opdrachtencentrale: Voorbeelden
België:
• Centraal Bureau voor Benodigdheden
• Federaal Aankoopbureau
• Cel FOD-overschrijdende Raamcontracten
• Cel aankoopbeleid en advies
• Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5
e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.)
• VERA
Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)
Opdrachtencentrale: Doelstelling
Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door:
• Know-how samenbrengen
• Besparingen / gunstigere tarieven - beperking transactiekosten
• Verbreden van de mededinging
• Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de
private sector gelet op grotere volumes)
• Uitbouw competenties binnen één organisatie
Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden
en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat
indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)
Rol van de opdrachtencentrale
Penhouder = overheid of entiteit :
• treedt in naam en voor rekening op voor leden
samengevoegde opdracht
• treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen
naam
Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid
Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard
wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een
gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006)
Maar!
• Geen misbruik;
• Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;
Opvolging VERA
• VERA zal het platform onderhouden waarop alle
informatie staat
http://www.virtuelecentrumsteden.be
• Voor een aanbestedende overheid:
– Lid zijn van een Virtuele Centrumstad
– Vertrouwelijkheidsverklaring
– Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform
voor meer informatie en model raadsbesluit
Hoe verder?
Praktische informatie
•
•
•
•
•
•
•
•
TOPDESK werkt op basis van het aantal melders.
VERA is beheerder van de verdeelsleutel
Factuur rechtstreeks van Topdesk naar het bestuur
We zitten nu in een staffel van 500.
Een gemiddeld bestuur betaald 2200 € incl BTW per jaar.
Hoe meer deelnemers hoe lager de prijs
Hoe meer deelnemers hoe meer kennis
Indien u nog geen lid bent van een Virtuele Centrumstad, kan u hier
iemand aanspreken van VERA of mailen naar [email protected]
Hoe verder?
Demo
DEMO
Vragen?
?

similar documents