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audit familiengerechte hochschule
Re-Auditierung zur Konsolidierung der
familiengerechten Arbeits- und
Studienbedingungen
Ort, Datum
Bei der Re-Auditierung Konsolidierung werden folgende Kriterien
überprüft
• Familiengerechte Ausrichtung ist Teil der Hochschulphilosophie und der
Hochschulstrategie.
• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der Hochschule,
den Instrumenten und der Kommunikation systematisch verankert.
• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der Kultur
verankert.
• Ein hoher Durchdringungsgrad ist sichergestellt. Vorhandene Maßnahmen
werden kritisch überprüft und - wo sinnvoll - adaptiert.
• Die Überführung vom Projektstatus zur Funktion / Regelaufgabe ist erfolgt.
• Das Thema ist in einer strategischen Funktion verankert.
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Das Verfahren der Re-Auditierung Konsolidierung beinhaltet
mehrere Schritte
 Vorbereitungsgespräch
 Aktualisierung Status quo
Analyse der Kennzahlen im Verlauf,
Überprüfung des Angebotsportfolios
 Review Rahmen
Überprüfung des Rahmens mittels
Einzelgesprächen und Dokumentation
 Review Kultur
Überprüfung der Kultur mittels
Interviews
 Leitungsgespräch
Rückmeldung zum Status quo, konkrete
Handlungsempfehlungen
 Vertiefungsmodul
Spezifische Vertiefung, Konkretisierung,
Fokussierung oder Weiterentwicklung
 Zielvereinbarung
 Bestätigung Zertifikat
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Zum Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung
• 2. Umsetzungs-bericht
• Aktualisierung
Status quo mit strateg.
Vorgaben
• Entwurf Zielvereinbarung
Review
Rahmen
Begutachtung
Review
Kultur
Vertrag
-------------------------------------
ca. 2 ½ Jahre
Umsetzung
Leitungsgespräch
Vertiefungs
-modul
ca. 2 Monate
Einreichung:
ZV und
weitere
Unterlagen
max. 4 Monate
Frist
Abschluss
Re-Auditierung
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 1
 Vorbereitungsgespräch
• Das Vorbereitungsgespräch findet zwischen Themenverantwortliche/r und
Auditor/in zur Vorstellung und Planung des Verfahrens vor Ort statt (vor oder
nach Vertragsabschluss)
• Aufgabenverteilung, Projekt-/ Zeitplan, Dokumentation sowie die
Teilnehmenden der Review-Tage/ des Leitungsgesprächs werden besprochen
• Weitere Themen, wie anstehende Projekte, die interne Kommunikation des
audit, etc. werden angesprochen
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 2
 Aktualisierung Status quo
Themenverantwortliche/r
• Erstellung dritter Umsetzungsbericht mit Einschätzung Zielerreichung
• Bearbeitung Status quo entlang der Handlungsfelder mit Selbsteinschätzung
sowie Kennzahlen, strategische Vorgaben
• Entwurf der Zielvereinbarung für den nächsten Umsetzungszeitraum,
Ergebnis aus:
• nicht erreichten Zielen der letzten Zielvereinbarung
• Ideen / Vorhaben zur Weiterentwicklung der familiengerechten Arbeitsund Studienbedingungen
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3
 Review Rahmen
Überprüfung des Rahmens vor Ort, d.h. der Institutionalisierung der Thematik
in der Hochschule sowie in den Personalentwicklungs- und
Führungsinstrumenten
Auditor/ in
• Gespräche mit relevanten Umsetzungsverantwortlichen, Gremien und
Funktionstragenden im Themenfeld (Bsp: Personalentwicklung/service,
Hochschulkommunikation, Frauen-/ Gleichstellungs-/Familienbeauftragte,
Gesundheitsmanagement, Qualitätsmanagement,…) sowie der Personal- und
Studierendenvertretung
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3
 Review Rahmen
• Gespräch mit Person der Leitungsebene
• Sichtung der Belegdokumente, Intranet etc.
Auditor/in & Themenverantwortliche/r
• Gespräch zu Reviewbogen und Entwurf ZV, Hochschulbegehung,
Nachbesprechung und Planung Review Kultur
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 4
 Review Kultur
Überprüfung der Kultur, d.h. der gelebten Selbstverständlichkeiten der
familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen in der Hochschule
Auditor/in
• Terminiert sind 8 (Leitfaden-) Interviews à 30 Minuten
(Leitungsebene, Führungskraft mit direkter Mitarbeiterverantwortung, aus
mitarbeiterstarken Bereichen, Mitarbeiter/innen aus administrativen /
wissenschaftlichen Bereich mit Familienaufgaben, ggf. Teilzeit und/oder
Telearbeit, Mitarbeiter/innen in Vollzeitkraft)
• wählt im Vorfeld Hochschulbereiche aus und legt Profil der Interviewten fest
Themenverantwortliche/r
• wählt im Vorfeld die entsprechenden Personen aus
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 5
 Leitungsgespräch
Ergebnisgespräch Auditor/in mit Themenverantwortlicher/em und
Hochschulleitung
Auditor/in
• Darstellung der Ergebnisse und konkreten Handlungsempfehlungen, die sich
aus der Prüfung ergeben haben
Themenverantwortliche/r
• Organisiert und moderiert den Termin
Auditor/in & Unternehmen
• Diskussion und Abstimmung des Inhalts und der Teilnehmenden des
Vertiefungsmoduls
• Klärung des weiteren Vorgehens
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 6
 Vertiefungsmodul
Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung;
konkrete Maßnahmenformulierung; Input für die Zielvereinbarung
Auditor/in
• Konzeption und Durchführung des Vertiefungsmoduls
Themenverantwortliche/r
• Einladung der Teilnehmenden und Organisation
• Übernahme der Ergebnisse in die Zielvereinbarung
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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 7
 Zielvereinbarung
Ergebnis aus
• Entwurf der Hochschule
• Empfehlungen des Auditors/ der Auditorin
• Ergebnissen des Vertiefungsmoduls
Interne Prozessschritte
• Umsetzungsplanung
• Interne Abstimmung
• Unterschrift der Hochschulleitung
 Begutachtung berufundfamilie gGmbH
 Bestätigung Zertifikat
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Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I
• Umsetzungsbericht mit Kommentierung auf Ziel-Ebene:
Umsetzungsergebnisse der letzten drei Jahre mit geplanten Vorhaben
für die nächsten drei Jahre
• Status quo:
Informationen zur Hochschule, Kennzahlen und Aktualisierung der
Handlungsfelder mit den Kriterien „fixiert“, „kommuniziert“ und
„angewandt“
• Strategische Vorgaben:
Strategischer Rahmen der Re-Auditierung Konsolidierung
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Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I
• Protokoll Managementgespräch:
Ergebnisprotokoll des Leitungsgesprächs
• Protokoll Vertiefungsmodul:
Ergebnisprotokoll des Vertiefungsmoduls
• Prüfbericht zur Institutionalisierung und Durchdringung:
Dokumentation der Ergebnisse entlang des gesamten Verfahrens durch
Auditor/in
• Zielvereinbarung:
organisationsspezifischer Entwicklungsplan für die folgenden drei Jahre
• Kurzporträt
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