Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur

Report
Konsultasi Penyusunan Standar
Operasional dan Prosedur dengan
Sekretariat Jenderal DPR RI
Penyusunan Standar
Operasional dan
Prosedur
SEKRETARIS JENDERAL DPR RI
DRA. NINING INDRA SHALEH MSI.
JAKARTA, APRIL 2012
Pedoman Penyusunan SOP
 Setjen DPR RI telah menyusun Pedoman
Penyusunan SOP dan telah ditetapkan dengan
Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor
02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur di
lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Jenis SOP
 Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal
DPR RI bagi DPR RI yaitu memberikan dukungan teknis,
administrasi, dan keahlian, maka disusunlah 3 jenis SOP yaitu:

SOP Teknis
 SOP yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan teknis yang sangat rinci
sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain.
 Penyusunan SOP Teknis perlu memasukkan langkah-langkah yang
spesifik dari proses inisiatif, pengkoordinasian dan pencatatan hasil dari
kegiatan.
 Contoh penggunaan SOP Teknis seperti: kegiatan perekaman
pembicaraan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPR RI, kegiatan
pemeriksaan dan penelitian barang-barang untuk disimpan dan
didistribusikan dari Bagian Perlengkapan.
Lanjutan....

SOP Administratif
SOP yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan administrasi.
 SOP administratif perlu memasukkan beberapa langkah yang spesifik dari
proses inisiatif kegiatan seperti pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan
hasil dari setiap kegiatan.
 Contoh SOP Administratif antara lain dalam me-review dokumen seperti
kontrak, proyek; menentukan kebutuhan diklat; ataupun menggambarkan
prosedur surat menyurat kantor.


SOP Kognitif
Penggabungan SOP teknis dan SOP administratif yang dipergunakan
untuk kegiatan dukungan keahlian.
 Penyusunan SOP kognitif perlu memasukkan beberapa langkah yang
bersifat teknis dan spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti
pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan.

Prinsip Penyusunan SOP
 Kemudahan
 Kepastian hukum
 Kejelasan
 Pembakuan
 Efisiensi dan efektivitas
 Pertanggungjawaban
 Keselarasan
 Keterkaitan
 Keterukuran
 Keamanan
 Dinamis
 Keterbukaan
 Berorientasi kepada
pengguna
 Kepatuhan hukum
Format SOP
Contoh Format SOP.docx
 Langkah Sederhana (Simple Steps)

Dalam SimpleSteps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana
dengan proses yang pendek.
 Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)
 Dalam Hierarchical Steps langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan
ke dalam sub-sub langkah secara terperinci.
 Grafik
 Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub
proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
 Diagram Alir (Flowchart)
 Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut
diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan
jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub-langkah berikutnya.
Langkah Sederhana (Simple Steps)
SOP No:
STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR
Tanggal Persetujuan:
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN
……………….
BIRO
…………………………
Tanggal Revisi:

NAMA SOP
NO
KEGIATAN
PENANGGUNG
JAWAB
1.
SOP antara lain:
 Kepala
KETERANGAN


2.

3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
Disetujui oleh:
Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap
NIP. ...................................
Nama instansi
Nama unit kerja
Nama unit kerja di atasnya
Tanggal persetujuan
Nama SOP
 Isi
 Rincian kegiatan
 Jabatan penanggung jawab
 Keterangan
 Kaki
 Tanda tangan dan nama lengkap
pejabat pemberi persetujuan
(minimal eselon II)
Tahapan Berurutan
(Hierarchical Steps)
SOP No:
Tanggal Persetujuan:
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN
BIRO
…………………
…………………..
STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR
Tanggal Revisi:

NAMA SOP
NO
KEGIATAN
ESELON I
ESELON II
ESELON III
SOP antara lain:
 Kepala
ESELON
IV
STAF
KET

1.

2

3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.
Disetujui oleh:
Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap
NIP. ...................................
Nama instansi
Nama unit kerja
Nama unit kerja di atasnya
Tanggal persetujuan
Nama SOP
 Isi
 Rincian kegiatan
 Jabatan penanggung jawab
 Keterangan
 Kaki
 Tanda tangan dan nama lengkap
pejabat pemberi persetujuan
(minimal eselon II)
Grafik
SOP No:
Tanggal Persetujuan:
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN
BIRO
…………………
…………………..
STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR
Tanggal Revisi:
SOP antara lain:
 Kepala


NAMA SOP

TAHAP AKHIR
TAHAP AWAL/
PERSIAPAN
TAHAP
PELAKSANAAN
Disetujui oleh:
Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap
NIP. ...................................


Nama instansi
Nama unit kerja
Nama unit kerja di atasnya
Tanggal persetujuan
Nama SOP
 Isi
 Rincian kegiatan yang disertai
dengan penanggung jawabnya
 Kaki
 Tanda tangan dan nama lengkap
pejabat pemberi persetujuan
(minimal eselon II)
Diagram Alir (Flowchart)
SOP No:
Tanggal Persetujuan:
STANDAR
OPERASIONAL
PROSEDUR
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
BAGIAN
BIRO
…………………
…………………..
Tanggal Revisi:

NAMA SOP
KETERANGAN
KEGIATAN
SOP antara lain:
 Kepala
DOKUMEN




NO
YES
Disetujui oleh:
Kepala Biro ...........................................
Nama Lengkap
NIP. ...................................
Nama instansi
Nama unit kerja
Nama unit kerja di atasnya
Tanggal persetujuan
Nama SOP
 Isi
 Rincian kegiatan
 Jabatan penanggung jawab
 Keterangan
 Kaki
 Tanda tangan dan nama lengkap
pejabat pemberi persetujuan
(minimal eselon II)
Identifikasi SOP Setjen DPR RI
 Kegiatan penyusunan SOP mulai dilaksanakan tahun
2010, dimulai dengan pembentukan Tim Penyusun
SOP (dibentuk dengan Keputusan Sekjen DPR RI
Nomor 433/SEKJEN/2010) .
 Tim telah melakukan identifikasi awal sebanyak 489
SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.
Lanjutan...
 Tim Penyusun SOP juga telah menetapkan 72 SOP
prioritas yang harus diselesaikan selama tahun 2010,
dengan 16 diantaranya adalah SOP Unggulan.
 Penentuan kriteria unggulan tersebut dengan
pertimbangan antara lain:



Melakukan dukungan langsung kepada DPR RI
Terkait dengan keuangan negara
Terkait dengan keselamatan kerja.
Lanjutan...
 Selama tahun 2010, Tim telah menyelesaikan 75
SOP (melebihi jumlah yang ditargetkan, 72 SOP).
 SOP tersebut telah mendapat persetujuan eselon II
di masing-masing unit kegiatan SOP.
 SOP yang telah selesai kemudian di berikan
kekuatan hukum dengan Keputusan Sekretaris
Jenderal DPR RI Nomor 911/SEKJEN/2010 tentang
Penetapan Standar Operasional Prosedur di
lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan
Rakyat Republik Indonesia.
Lanjutan...
 Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) telah
melakukan identifikasi ulang terhadap inventarisasi
SOP, dan dari identifikasi sementara saat ini
terdapat 725 SOP.
 Sampai dengan bulan Oktober 2011, jumlah SOP
yang telah dibahas dengan Bagian Ortala berjumlah
250 SOP.
Terima Kasih
JAKARTA, 4 NOVEMBER 2011

similar documents