STATUTS ET R.I

Report
CRÉER ET ORGANISER
UN EVENEMENT
Nadège Coucaud
Nino Herrero
Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014
C’est à vous
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Pour vous un événement pour un club cela
peut-être quoi? Cela sert à quoi?
Faire connaître l’association, rechercher de nouveaux
adhérents, créer et entretenir des liens, accroître ses
ressources… de multiples raisons poussent les
associations à mettre en place un événement.
Si la définition des objectifs à atteindre est primordiale,
rigueur et organisation sont aussi des gages de réussite :
un peu de méthodologie s’impose.
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Organiser une manifestation cela demande de
l’organisation et de la préparation.
On peut utiliser la démarche de projet.
Nous vous proposons de voir ensemble, les principales
étapes de la démarche projet, ainsi qu’une méthodologie
de la préparation d’une manifestation
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Comment passer d’une idée à sa mise en action ?
« Comment passer d’une idée à sa mise en action ? »
« Quelles sont les étapes indispensables pour en garantir le
succès ? »
Si les idées sont nombreuses et intéressantes, leur mise en
œuvre se heurte souvent à des obstacles méthodologiques,
administratifs ou financiers.
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C’est à vous
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D’après vous quelles sont les étapes qui
amènent / aboutissent à l’organisation d’un
événement ?
5 min et restitution par groupe à tour de rôle
8 étapes pour organiser un événement
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Etape 1: Clarifier et valider l’idée
Etape 2: Faire l’état des lieux
Etape 3: Formaliser le projet
Etape 4: S’organiser pour créer un événement
Etape5: Rechercher des partenaires
Etape 6: Communiquer sur l’événement
Etape 7: Réaliser l’événement
Etape 8: Evaluer et rendre compte
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1- Clarifier et valider l’idée
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"Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement".
Loin d’être une perte de temps, déterminer clairement les axes de son
projet est une étape indispensable pour le bon déroulement du projet.
Il faut prendre le temps de se réunir pour bien déterminer le rôle de
chacun.
Bâtir un projet, c’est aussi un moyen de renforcer la cohésion entre les
membres autour d’un but commun. Bien discuter en interne des
objectifs et des moyens que l’on souhaite mettre en œuvre permet
aussi d’adopter une stratégie cohérente vis-à-vis des intervenants
extérieurs.
1- Clarifier et valider l’idée
Une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, un
vide-greniers, une manifestation sportive, un gala...
Quel événement choisir ? La première étape essentielle
consiste à définir :
–
–
–
les objectifs :
les finalités :
la planification :
Quoi ?
Pourquoi ?
Quand ?
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1- Clarifier et valider l’idée
Les objectifs : Quoi
Qu’est-ce que nous voulons faire en termes d’action et de
résultat à atteindre ?
L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés (Pour
qui ? Quelle cible?), les délais et les résultats attendus.
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1- Clarifier et valider l’idée
La finalité : Pourquoi ?
Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ?
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1- Clarifier et valider l’idée
La planification : Quand ?
L’événement est-il à planifier pour une date ou une occasion
précise ?
Y a-t-il un moment plus propice ?
De combien de temps disposons-nous pour l’organiser ?
Envisageons-nous un événement ponctuel ou récurrent ?
Y a-t-il d’autres événements similaires à cette période ?
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2- Faire l’état des lieux
Organiser un événement est un travail d’équipe qui demande
des compétences multiples et nécessite organisation et
management performants..
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2- Faire l’état des lieux
1 - Se documenter
Se documenter permet de comprendre dans quel contexte je
veux monter mon projet, de l’enrichir, l’argumenter et de
repérer quels sont les acteurs en présence.
Pour cela je peux aller découvrir d ’autres expériences, voir
concrètement s’il existe des projets similaires et quels en sont
les principaux enseignements
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2- Faire l’état des lieux
Recueillir des données , puis les analyser: articles, revues de
presse, rapports d’activité, études, documents de synthèse
Ainsi je pourrai :
- vérifier que mon projet est réalisable, trouver de
nouvelles idées,
- faire apparaître un ou plusieurs éléments d’opportunité
ou de difficulté auxquels je n’avais pas pensé,
- Formuler des hypothèses sur la construction de mon
projet
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2- Faire l’état des lieux
Conseils
Lorsque l’on commence à se documenter, l’accumulation d’une
masse trop importante d’informations est à éviter, au risque de
ne plus pouvoir les traiter. Seules les informations pertinentes
par rapport au projet sont à retenir.
S’il est possible de se documenter en recueillant des données
écrites, un échange direct avec d’autres porteurs de projet est
également riche d’enseignements et permet d’approfondir
certaines questions.
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2- Faire l’état des lieux
2 – Faire un diagnostic :
- Vérifier si le projet est adéquat et réalisable ou s’il mérite
d’être éventuellement modifié par rapport au territoire, au
public, au calendrier, aux moyens
- Commencer à structurer le déroulement de mon projet,
définir des priorités, le périmètre d’activité, les publics
ciblés, les partenaires potentiels, le calendrier
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2- Faire l’état des lieux
Aligner et juxtaposer des chiffres ne fait pas un diagnostic .
Il est important de les croiser avec d’autres informations, pour
pouvoir les interpréter.
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2- Faire l’état des lieux
Commencer à écrire dès la phase de diagnostic permet de
garder trace de toutes les informations et réflexions réalisées à
cette étape.
Cela sera un support utile au moment d’écriture définitive de
mon projet.
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2- Faire l’état des lieux
3 - Evaluer les besoins et les ressources : une étape essentielle
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les acteurs : Qui ?
les moyens : Avec quoi ?
le budget : Combien ?
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2- Faire l’état des lieux
Les acteurs : Qui
Qui sont les principaux acteurs ?
Quel est notre capital humain : bénévoles et salariés ?
De quelles compétences disposons-nous ?
Qui sont les partenaires potentiels ?
De quelles ressources utiles à notre projet disposent-ils ?
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2- Faire l’état des lieux
Les moyens : Quoi
Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir
pour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ?
Quels sont les moyens dont nous disposons ?
Ceux qui pourraient nous manquer ?
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2- Faire l’état des lieux
Le budget : Combien?
Quelles dépenses devrons-nous faire pour réaliser l’événement ?
De quelles ressources disposons-nous ?
Quelles recettes attendons-nous ?
Utile pour savoir combien va coûter le projet et si l’association est
en mesure de réunir les financements nécessaires, le budget
prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la faisabilité
de l’événement. C’est un plan de financement qui évolue avec
l’avancement du projet.
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Mise en situation
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Vous êtes nouveaux dirigeants dans un club
et vous allez découvrir les données relatives
à votre structure
Vous pouvez me solliciter pour des
informations complémentaires
Vous devez faire une analyse et faire
ressortir les atouts, faiblesses et un début
d’idée d’événement
3- Formaliser le projet
Je définis des objectifs
Formuler des objectifs permet de concrétiser une idée en
décrivant la marche à suivre pour atteindre le résultat visé.
Pour cela je peux
- Formuler des objectifs généraux:
- Définir des objectifs opérationnels centrés sur l’action
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3- Formaliser le projet
Objectifs généraux :
Quels sont les buts, les intentions que je me donne ?
Spécifique
Mesurable
Atteignable
Réaliste
Temps
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3- Formaliser le projet
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Exercice SMART
3- Formaliser le projet
Objectifs opérationnels centrés sur l’action :
- Ils précisent de manière très concrète le plan d’action, la (les)
méthode(s) employée(s), les publics concernés, les délais et
les résultats attendus .
- Ils doivent renvoyer à des données observables , dans une
durée précise, avec des conditions de réussite clairement
énoncées
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3- Formaliser le projet
Dans bon nombre de projets , les objectifs opérationnels sont
confondus avec les objectifs généraux. Or construire un projet sur
la seule base d’intentions ne permet pas de le préciser, de le
mettre en oeuvre, ni de l’évaluer efficacement .
Éviter, dans l’énoncé des objectifs opérationnels, les verbes trop
généraux du type : favoriser, susciter, développer…
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Mise en situation
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En repartant de l’idée trouvée
précédemment, vous devez rédiger les
objectifs généraux et opérationnels liés à
l’événement
3- Formaliser le projet
A ce stade de la réflexion, suffisamment d’éléments sont réunis
pour écrire le dossier de présentation du projet.
Bâti sur la trame des questions, il est évolutif en fonction des
interlocuteurs.
Le but de cette étape est de convaincre en interne, au sein de
l’association d’abord puis en externe pour rechercher des
partenaires.
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3- Formaliser le projet
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Quoi : Quel événement
Qui : Pour qui
Où : Lieu
Quand : Date / durée
Comment : organiser par qui
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Pourquoi : Objectif final
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Le Pourquoi peut aussi s’appliquer aux items Quoi Qui
Où Quand Comment
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C’est à vous
Sur la base du QQOQCP vous devez
formaliser votre projet
Quoi : nom et description de l’action en 25
mots
Qui : quel public
Où : lieu
Quand : période – date - durée
Comment : besoins matériels et humains
Pourquoi : objectifs, résultats attendus

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4- S’organiser pour organiser un événement
L’enjeu est à présent de clarifier la façon dont
le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs fixés.
Qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?
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4- S’organiser pour organiser un événement
Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes
étapes:
- planifier les actions et activités dans le temps,
- lister les moyens nécessaires pour garantir leur réalisation et
déterminer la personne en fonction des compétences et intérêts
de chacun.
S’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du projet le
tableau de bord permet également de s’assurer que chacun sait
ce qu’il a à faire et le fait.
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- PERT
- GANTT
C’est à vous
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Exercice gantt « Montage de stand »
Travail en binôme
4- S’organiser pour organiser un événement
1 - Je détermine qui va porter le projet
Déterminer le porteur du projet, c’est choisir quelle structure sera
garante et responsable du projet et, éventuellement, porteuse de
demandes de financements
Deux cas de figure se présentent généralement :
- Je monte mon projet au sein d ’une structure juridique qui
existe déjà ( personne morale : association, service
municipal…), c ’est elle qui va porter le projet .
- Si plusieurs structures sont à l’initiative du projet, il est
important de choisir l’une d’entre elles
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4- S’organiser pour organiser un événement
-
S’ il n’existe pas de structure juridique , suis-je obligé de créer
une structure pour mettre en œuvre mon projet ?
-
Ou puis-je m’appuyer sur une structure partenaire de mon
projet, déjà existante?
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4- S’organiser pour organiser un événement
Quelques conseils
- Celui qui assume la responsabilité juridique du projet est aussi
souvent celui qui dispose d’une voix prépondérante dans la
décision.
- Travailler avec une autre structure, suppose de bien préciser
les accords de partenariat en amont.
- Certaines subventions ne peuvent être octroyées qu’à des
associations et non à des communes, et souvent même
uniquement à des associations agréées ou habilitées.
- L’association étant à but non lucratif, il n’est pas possible de
retirer des profits financiers personnels de l’action.
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4- S’organiser pour organiser un événement
2 – Je concerte et fait des points d’étape
- Comme dans le fonctionnement habituel d’une association, il
est préférable que les décisions soient préalablement
discutées et prises collégialement.
- Les organisateurs devront mettre en place des rencontres
régulières d’échange et d’information.
- Créer des groupes opérationnels permet de définir les fonctions
et les responsabilités qui y sont attachées, gage d’efficacité.
- Le chef du projet assure coordination et organisation, les
responsables s’impliquent personnellement sur des points
précis
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4- S’organiser pour organiser un événement
-
L’équipe projet, et notamment le responsable sécurité, devra
aussi intégrer les obligations légales :
- demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire.
- les autres formalités et autorisations (occupation d’un
lieu public, Sacem...)
- et sécuriser la manifestation (évaluation des risques,
dossier de sécurité, assurance…).
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4- S’organiser pour organiser un événement
3- Je gère les formalités
Ouvrir son événement au public le plus large possible est
l’ambition de toute association.
Dans ce cadre, il est impératif de respecter certains critères de
sécurité et les formalités administratives en vigueur.
Parfois réalisées en partie sur le domaine public, certaines
manifestations associatives nécessitent des autorisations
spécifiques d’occupation de la voie publique.
L’aspect festif et décontracté ne doit faire oublier que l’association
est responsable des incidents qui surviennent pendant ses activités.
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5 - Rechercher des partenaires
Organiser un événement, c’est également tisser des relations
entre l’association et les acteurs locaux.
Sans collaboration avec les collectivités locales, les autres
associations et les entreprises du territoire, l’événement n’aura
que peu de retentissement et ne disposera pas des moyens
suffisants à la réalisation de ses ambitions.
Il faut savoir frapper aux bonnes portes et multiplier les contacts
en restant cohérent.
Fixer clairement par écrit les avantages que tirent chacun des
partenaires est nécessaire pour le respect des intérêts de chacun.
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5 - Rechercher des partenaires
Trouver des partenaires, c’est mobiliser et engager à mes côtés
d’autres personnes ou structures qui vont s’impliquer pour que le
projet réussisse.
Je peux rencontrer les partenaires potentiels que j ’ai repérés lors
de ma recherche documentaire ou de mon diagnostic , p o u r :
- Leur présenter les objectifs du projet ,
- s’ assurer qu’ ils sont partagés , et que l ’intérêt pour le projet
est commun
- Définir ce sur quoi chacun s’engage sur le plan financier,
matériel, humain…
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5 - Rechercher des partenaires
Qu’est-ce que je peux apporter et attendre de l’autre ?
Qu’est-ce qu’il attend de moi ?
Formaliser ce partenariat par un compte - rendu, un courrier, une
Convention
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5 - Rechercher des partenaires
En construisant des partenariats , je vais pouvoir :
- Enrichir l’action (l’union fait la force )
Impliquer d’autres acteurs dans la mise en œuvre du projet
Pour certains projets, avoir des relais et augmenter leur audience
5 - Rechercher des partenaires
Mise à disposition de locaux et de matériel, relais dans les
supports de communication ou coup de pouce financier, les
acteurs locaux incontournables sont les premiers interlocuteurs à
consulter.
Si le rayonnement de votre événement s’étend au-delà de la
commune, votre Conseil Général et le Conseil Régional sont
également à consulter .
Les aides peuvent alors revêtir la forme de subventions à votre
projet et d’aide à la communication autour de l’événement.
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5 - Rechercher des partenaires
Solliciter les collectivités locales
Soucieuses d’animer leur territoire, les communes et
communautés d’agglomération encouragent les événements
associatifs.
Il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l’élu(e) ou le service
chargé de la vie associative.
Celui-ci vous indiquera si le projet lui semble opportun et la
marche à suivre pour obtenir une aide municipale.
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5 - Rechercher des partenaires
L’aide des entreprises
Si votre association compte de nombreux membres sur un
territoire, il y a fort à parier que vous intéresserez certains acteurs
économiques locaux.
Les entreprises et les artisans peuvent avoir intérêt à acquérir un
espace publicitaire au sein de votre événement en échange d’une
aide financière ou en nature.
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5 - Rechercher des partenaires
On nomme ce type de partenariat parrainage ou sponsoring.
L’exemple le plus typique est celui du magasin de sport qui
sponsorise un événement sportif ou un club pour bénéficier de
visibilité.
Contrairement au mécénat qui est le soutien désintéressé d’une
entreprise à une association, les actions de sponsoring ne sont
pas déductibles fiscalement au titre des dons. L’association doit
établir une facture au nom du parrain concerné.
.
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5 - Rechercher des partenaires
Si l’on veut que des partenaires s’impliquent et mettent des
moyens dans le projet, ils doivent y trouver leur place. C’est
pourquoi, il vaut mieux ne pas arriver avec un projet entièrement
ficelé.
Une fois un accord trouvé au niveau des objectifs, la négociation
de la place de chacun dans la mise en œuvre du projet doit être
très claire, afin d’éviter de mauvaises surprises ensuite.
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5 - Rechercher des partenaires
Objectifs
Bénéfices
Concessions
Les miens
Que je veux obtenir
Qu’il va vouloir
obtenir
Les siens
Que je peux lui
apporter
Que je peux
envisager
Les limites que je me
fixe
6- Communiquer sur l’événement
Etape incontournable, l’action de communication est prévue en
amont et bénéficie de moyens au même titre que les autres
phases du projet.
Organiser un événement, y mettre toute son énergie de
bénévole c’est bien, encore faut-il que le public soit au
rendez-vous !
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6- Communiquer sur l’événement
Cibles et objectifs
La première chose à faire est de définir les cibles que vous souhaitez atteindre, généralement:





les participants (compétiteurs, stagiaires, etc.)
les bénévoles
le public
les mécènes (mairies, sponsors, etc.)
les médias (journaux, télé, web)
6- Communiquer sur l’événement
Pour chacune de ces cibles, vous pouvez attendre plusieurs choses:





Nombre de participants: animation du milieu et plaisir des participants.
Promotion du club: augmentation du nombre de pratiquants
Financement du club: retours financiers
Fonctionnement du club: retours politiques (obtention d’une salle plus grande...)
Promotion de la discipline: meilleure visibilité de la discipline
C’est à vous

D’après vous quels supports de
communication pouvez vous utiliser?
Supports
Pour véhiculer votre message vous pouvez utiliser plusieurs documents.

Fiche d’événement: Contient les informations minimales nécessaires à ce que
l’événement puisse se dérouler: Organisateur, lieu, date, horaire, prix, programme,
conditions de participation, date limite d’inscription (forclusion), public attendu, contact,
options (buvette, offre de repas, etc.). Généralement, elle est complétée par: un plan
d’accès, des recommandations d’hébergement/restauration. Cette fiche doit être réalisée
au plus tôt, même incomplète.

Affiche : Présente un visuel attractif et représentatif de l’événement et précise les
informations importantes : Lieu, date, horaire, prix pour le public (ou “entrée gratuite”), ainsi
que les logos de l’organisateur et des partenaires. Le visuel doit accrocher la vue et mener
à la lecture des informations. L’affiche sera utilisable aussi sur Internet pour illustrer les
pages traitant de l’événement.
L’affiche peut aussi être convertie en autocollant pour voiture, permettant une promotion
supplémentaire.
6- Communiquer sur l’événement

Flyer: Souvent une version réduite de l’affiche. Les informations doivent rester très lisibles.
Peut être découlé en autocollant.

Plaquette a l’attention du public: Sert de support pour présenter l’événement, l’activité
aux spectateurs qui seraient tentés de venir voir la discipline et qui voudraien
t comprendre les les règles de base (rôle de l’arbitre, des juges), Elle sert aussi de support
de communication, plaquette publicitaire.


Video: Une vidéo de qualité est un travail de haute compétence. Idéalement, il faut
s’adresser à un professionnel. Il est également envisageable de réutiliser des vidéos
existantes après autorisation des auteurs
6- Communiquer sur l’événement

Dossier de presse: Le dossier de presse doit permettre : d’obtenir des subventions, avoir
de la publicité gratuite dans la presse, démarcher des éventuels sponsors. Ainsi le dossier
doit comporter plusieurs volets clairs, chapitres, le tout détaillé dans une table des matières
introductive.
Le dossier de presse se doit d’être a la fois dense, exhaustif mais aéré et construit
(titres, sous-titre, découpage) pour faciliter la lecture. Les points a traiter sont les suivants :
Présentation
Organisation
Communication
Publicité
Matériel nécessaire
Recette
Budget
Partenaires
Conclusion
6- Communiquer sur l’événement
Canaux de promotion

Internet

le site du club, son flux twitter, sa page facebook.

les sites municipaux locaux,

le sites des clubs, partenaires, sponsors.

les sites d’annonces, évènements.

la rue

collage bénévole (attention certaines lois s’appliquent)

distribution de flyers

les panneaux d’affichage (certains peuvent être réservés a l’affichage associatif).

les commerçants autour du lieu de l’évènement
6- Communiquer sur l’événement
Il ne suffit pas de savoir faire, mais aussi de faire savoir.
La communication avec les médias
Annoncer, inviter, rédiger un communiqué de presse, sont autant
d’actions indispensables à la réussite d’un projet.
La parution dans les médias est aussi gage de réussite
notamment pour vos partenaires…Il faut donc les intéresser
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6- Communiquer sur l’événement
La communication envers le public
Ecrire sur un forum Internet, concevoir une affiche, assurer une
bonne signalétique… sont autant d’actions indispensables à la
réussite d’un projet.
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7- Réaliser l’événement
Le jour « J »
Chacun doit savoir ce qu’il doit faire et quand il doit le faire
Si l’événement a bien été préparé, il ne reste plus qu’à assurer la
logistique, régler les problèmes de dernière minute et gérer les
imprévus.
Les responsables seront présents, visibles et rassurants envers
l’équipe.
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7- Réaliser l’événement
La manifestation a eu lieu, le public satisfait est parti, il ne reste
plus qu’à ranger, démonter, nettoyer.
Une étape utile est celle des remerciements à ceux qui ont
participé au succès.
A l’occasion d’un moment de détente (collation, repas…), les
échanges favorisent entre autres les liens entre les adhérents
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8- Evaluer et rendre compte
Tout au long du projet, évaluer permet :
-
-
d’assurer le suivi de l’action,
de mesurer son impact, son efficacité, la manière dont elle a été conduite,
de mettre en évidence les forces et les faiblesses de l’organisation.
A la fin de l’événement, en termes de bilan, l’évaluation est précieuse pour
remercier, fidéliser bénévoles et partenaires, justifier l’attribution d’une aide
publique.
A partir des objectifs définis au départ, elle s’appuie sur des résultats et des
indicateurs
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8- Evaluer et rendre compte
>>des indicateurs objectifs (quantitatifs) : le nombre de bénévoles impliqués, de participants,
d’articles dans la presse, le temps passé, les dépenses, les recettes…
>>des indicateurs subjectifs (qualitatifs) : le ressenti des organisateurs, des intervenants, des
partenaires, la satisfaction du public, l’implication des bénévoles...
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8- Evaluer et rendre compte
La réalisation du bilan, autre phase riche et constructive, est indispensable pour transmettre
l’expérience.
Ce bilan détaille l’organisation et tient compte des modifications à apporter.
Il facilitera et améliorera le processus opérationnel en cas de reconduction de l’événement.
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8- Evaluer et rendre compte
Enfin, si les retombées presse contribuent à faire connaître l’association, à présenter une
image motivante et dynamique, elles donnent aux adhérents l’occasion d’être fiers d’y
appartenir ;
les diffuser sans modération en interne et aux partenaires pour partager le succès de la
manifestation
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A vous de jouer



vous avez pris connaissance des données de votre environnement
Vous avez fait le point sur vos ressources
Vous avez défini un objectif général / stratégiques et des objectifs opérationnels
Vous devez maintenant
-
-
:
Planifier l’organisation au sens large de votre événement
Trouver des sources de financement
Communiquer envers vos partenaires institutionnels et privés
Communiquer auprès des médias
Communiquer en interne
Vous pourrez présenter au vidéoprojecteur vos travaux
C’est à vous

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

Vous allez rencontrez le maire ou adjoint au sport
pour lui présenter votre projet, lui demander une
aide financière et matérielle
Vous allez rencontrer la presse locale pour présenter
votre manifestation
Vous allez présentez votre projet lors de votre AG
Vous allez rencontrer un partenaire privé potentiel
pour le convaincre de vous aider dans votre
organisation
Quelques points essentiels
pour vos organisations
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Si j’organise un bal il faut savoir

Qu’il y a des autorisations à obtenir:




Tout d’abord un courrier au Maire 15 jours minimum avant
la manifestation,
Des démarches auprès de la SACEM, en amont
Puis en aval l’envoi du document « état des recettes »
S’il y a une buvette, une demande de licence en mairie
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Si j’organise un bal il faut savoir

Faire le choix entre un orchestre et un DJ

Assurer la sécurité des organisateurs et des participants
(contact en amont avec les autorités)

Choix d’une société de sécurité ou non…)

Gérer la buvette ou la sous-traiter
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Si j’organise un Loto il faut savoir
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Les lotos traditionnels sont autorisés lorsqu'ils sont :
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organisés dans un cercle restreint et uniquement dans un but social, culturel, scientifique,
éducatif, sportif ou d'animation sociale
se caractérisent par des mises de faible valeur, inférieures à 20 Euros par joueur et par jeu
(loto, loto perso, loto plus...). Ces lots ne peuvent, en aucun cas, consister en sommes
d'argent ni être remboursés. Ils peuvent néanmoins consister dans la remise de bons
d'achat non remboursables.
-
En clair, seules les associations ont la possibilité d'organiser un loto
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Si j’organise un Loto il faut savoir
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D'un point de vue fiscal, les recettes tirées de loteries ou de lotos entrent dans le champ
d'application de l'exonération de tous impôts et taxes prévus au titre de 6 manifestations
exceptionnelles par an.
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Le bénéfice de cette exonération est cependant subordonné à 2 formalités :
Informer, au plus tard 24 heures avant la manifestation, par simple lettre, le service des
impôt du siège social de l'association
-
-
Envoyer à ce même service des impôt un relevé détaillé des recettes et des dépenses,
dans les trente jours qui suivent la manifestation.
Toutefois, l'administration peut présumer une activité commerciale lorsqu'une association
organise plus de 3 lotos par an. Une requalification, effectuée par les services préfectoraux
après enquête, peut alors soumettre l'association aux paiement des impôts commerciaux
en l'occurrence, TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et IS (Impôt sur les sociétés).
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Si j’organise un Loto il faut savoir
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Préfecture : vous devez demander l'autorisation si le loto est ouvert au grand public.
(l’autorisation préfectorale n’est pas nécessaire si celui-ci est destiné à un public restreint)
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Impôts : voir ci-dessus
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SACEM : si vous diffusez de la musique lors des pauses, vous devez déclarer la
manifestation 3 semaines avant, et redonner l'état des recettes et le programme musical
dans les 10 jours.
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Assurances : déclarez la manifestation
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Mairie : demandez l'autorisation de la manifestation
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Gendarmerie ou au commissariat : déclarez la manifestation
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Si j’organise un Loto il faut savoir
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Qu’il faut du matériel:
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Les cartons font partie du matériel de base indispensable au bon déroulement d'un loto,
chaque carton comporte 15 chiffres.
Pour marquer vos chiffres, il vous faut des pions
Le boulier permet de mélanger les 90 boules qui sont tirées au fur et à mesure de
l'avancée du loto, à chaque numéro tiré, le nommeur dépose la boule sur un pupitre de
contrôle.
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Qu’il faut un animateur:
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Animer un loto ne s’improvise pas il faut choisir quelqu’un de dynamique et qui sait donner
du rythme au tirage,
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Si j’organise une tombola il faut savoir
Souvent pour trouver quelques finances, les associations organisent une tombola.
C'est simple et souvent rentable.
La tombola est une loterie dont les billets numérotés sont tirés au sort.
Chaque gagnant reçoit un lot en nature à l'exclusion de sommes d'argent.
En principe, « les loteries de toute espèce sont prohibées », néanmoins, si certaines conditions
sont respectées, les tombolas peuvent échapper à cette interdiction.
A savoir : respecter une mise en œuvre stricte et demander l'autorisation préfectorale.
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Si j’organise une tombola il faut savoir
Demande d'autorisation :
Elle devra se faire auprès de la préfecture du département où est domicilié l'organisme
bénéficiaire.
Pour que l'autorisation soit accordée il faut remplir un certain nombre de conditions :
- L'organisme organisateur doit avoir statutairement pour activité principale la bienfaisance,
l'encouragement des arts ou la pratique d'une activité sportive
- La tombola doit porter exclusivement sur des objets mobiliers (en général de faible
valeur)
- Les frais d'organisation ne doivent pas dépasser 15 % du capital d'émission
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Si j’organise une randonnée il faut savoir
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Choisir une région un ou plusieurs itinéraires:
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Le choix de la région où vous irez randonner est à priori ce qui vous posera le moins de
problèmes : d'une part, vous avez certainement déjà une idée de l'endroit qui vous fait
plaisir et la France ne manque pas de régions où il est agréable de pratiquer la
randonnée ; d'autre part, certains types de randonnées sont liées à des régions précises.
Je vous déconseille ainsi de préparer une rando à raquettes dans les Bouches du Rhône
où vous aurez bien peu de chances de trouver de la neige, même pendant l'hiver le plus
froid !!!
Déclarer la manifestation : Prévenir les autorités de la manifestation
Prévoir un accueil : Si vous faîtes payer un accès à la randonnée il faut prévoir un accueil,
aider au choix de la distance(6Km 13 Km 22Km ou 30Km) remettre des cartes, prévoir que
les randonneurs doivent se présenter à l’accueil au retour pour vérifier que tout le monde
revient à bon port!
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Si j’organise une randonnée il faut savoir
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Prévoir des points d’étape avec du ravitaillement:
Si vous faîtes payer un accès à la randonnée il faut prévoir un ravitaillement avec des
produits locaux si possible et surtout des bénévoles pour assurer l’accueil,

Prévoir une assistance en cas de problème:
Un ou deux Quad avec des bénévoles peuvent permettre d’assister un randonneur en
difficulté (Si ces bénévoles sont titulaires du PSC1 ça ne gâche rien!)
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Etre en lien avec les sapeurs pompiers
Les sapeurs pompier doivent être informés de la manifestation et de son déroulement pour
pouvoir intervenir en cas de pépin!
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
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J’organise un interclubs pour créer du lien avec des clubs amis mais également pour que
les parents qui habituellement ne se déplacent pas en compétition puissent voir évoluer
leurs enfants
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Organiser un interclubs ou une compétition nécessite des moyens humains , de la
logistique
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Nous vous proposons d’utiliser le cahier des charges d’une compétition « classique » pour
ne rien oublier
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
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Une manifestation sportive est encadrée par un ensemble de textes réglementaires ou
législatifs,
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Même si c’est indigeste nous vous donnons les références certains de ces textes:
Loi N°84-160 du 16 juillet 1984 relative à l’organisation et à la promotion des activités
physiques et sportives (articles 16,17,18,37,42-1, 42-6)- version consolidée au 16
décembre 2004
Loi N° 95-73 du 21 janvier 1995 (art.23) Dispositions relatives à certaines interventions de
la Police et de la Gendarmerie,
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-
Loi N°99-223 du 23 mars 1999 relative à la protection de la santé des sportifs et à la lutte
contre le dopage.
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
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Il y a un certain nombre de règles à respecter:
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Obligation d’assurance il est nécessaire de souscrire des garanties d’assurance de
responsabilité civile (Art 37 Loi du 16 juillet 1984), les assurances FFJDA couvrent
généralement ces risques,

Respect des règles techniques, une compétition ou un interclubs obéit aux règles fixées
par la FFJDA en la matière

Surveillance médicale, la licence et le passeport sportif créent l’obligation de surveillance
médicale,

Si la manifestation est non-compétitive elle n’est pas soumis à autorisation préfectorale
mais à une procédure de déclaration préalable (sous –préfecture)
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition

Un cahier des charges pour ne rien oublier:
1. -Attention au choix du lieu de compétition,
- Au nombre de surfaces de tapis réglementaires
- Éventuellement une surface pour l’échauffement
- Au nombre de vestiaires (h & f)
- A la salle pour le tirage au sort (si nécessaire)
2, -Le financement
- Y a-t-il des arbitres à prendre en charge?
- Des tapis ou du matériel à transporter?
- Des hébergements et de la restauration à prévoir?
- Y a-t-il de la sécurité à assurer?
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
3. - Déroulement:
- Organiser la pesée
- Organiser les tableaux de rencontre
- Durée totale de la compétition
- Remise des récompenses
4. -Publicité dans la salle
- Existe-t-il un contrat de publicité pour la salle utilisée?
- Peut-on rajouter ses propres publicités
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
5. -Promotion communication
-Quels canaux utiliser?
-Conférence de presse?
-Quelle suite médiatique donner à l’évènement?
-Quelle information aux clubs amis ou voisins,
6. -Médical
-Faut-il prévoir la présence d’un médecin ? D’un Kiné? Ou de la croix Rouge
-Le dispositif d’alerte des secours est-il prévu? Qui déclenche?
7. -Remise des récompenses
La remise des récompenses est toujours un moyen de s’assurer la présence des élus ou des
sponsors ou des personnes importantes pour le club.
Ils n’hésitent pas à remettre des médailles ou des récompenses aux vainqueurs! Attention au
respect du protocole
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Ce qu’il faut savoir si j’organise un
interclubs ou une compétition
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Matériel à prévoir:
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Des bancs, des chaises & des tables en nombre (arbitrage, commissaires, organisation,
coachs, journalistes, invités…)
Des ceintures rouges pour les combattants
Prises électriques er rallonges à chaque table
Eventuellement des ordinateurs / internet
Des panneaux d’affichage
Des balances
Nappage des tables
Zone de séparation entre le public et le plateau de compétition ou d’évolution,
Système de sécurité ou de service d’ordre et contrôle de l’accès au plateau
Podium pour la remise de récompenses,
Micro et sonorisation
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A vous de jouer
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Maintenant à vous de jouer
Bonnes manifestations et bon courage
 Merci
de votre attention!
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CAS PRATIQUE
Répartis en 4 groupes
Vous allez vous mettre dans la peau de membres d’un comité directeur de club
Vous allez :
Prendre connaissance des données remises
Poser un diagnostic
Faire émerger une idée d’événement
Rédiger le ou les objectifs généraux et opérationnels (SMART)
Formaliser le projet (QQOQCP)
Planifier (PERT / GANTT)
Déterminer vos indicateurs
Etablir un dossier / une trame de négociation pour les partenaires potentiels
Etablir un communiqué de presse
Choisir le mode de communication grand public
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