KIM

Report
KIM - Werkstattbericht über einen
Organisationsentwicklungsprozess
dbv Sektion 4
Tübingen 10./11.04.2013
Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum
Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum
● Start am 1.1.2011
● Zusammenschluss
o Universitätsbibliothek 50 Mitarbeiter/innen
o Rechenzentrum
25 Mitarbeiter/innen
o Verwaltungs-EDV
10 Mitarbeiter/innen
● Dienstleistungen – Ressourcen
o 86 Mitarbeiter/innen (73 VZÄ) und ca. 50 wiss. Hilfskräfte, geringfügig Beschäftigte
o Haushalt 2012: 4,0 Mio. € (KIM-Budget)
0,8 Mio. € Studiengebühren/QSM
o 1,7 Mio. € Medien
Universität Hohenheim
● 10.000 Studierende
● 2.100 wiss. und nicht-wiss. Mitarbeiter/innen
● 3 Fakultäten
o Naturwissenschaften: Digitale Publikationen, Forschungsdaten, Hochleistungsrechnen
o Wirtschaftswissenschaften: eJournals, Bücher, quantitatives Arbeiten nimmt zu
o Agrarwissenschaften: N + W + Ingenieure
Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum
● Auftrag und Zielsetzung Organisationsentwicklung
o Auf- und Ausbau einer integrierten und effizienten, wissenschaftlich geprägten
Dienstleistungsorganisation
o Das Zusammenwachsen von EDV der Verwaltung, Rechenzentrum und
Universitätsbibliothek zu einer integrierten Serviceeinrichtung erreichen
o Positionierung als zentrale Serviceeinrichtung für die Kommunikationstechnik, die
digitale Informationsverarbeitung und die Medienversorgung in der Universität
o die Richtlinienkompetenz in diesen Bereichen zielgerichtet auszuüben
Warum gibt es das KIM?
§28 LHG
Einheitliches
Informationszentrum
2005
LRH prüft
Bibliotheken
in Ba.-Wü.
2007
LRH prüft
IT der
Universität
Hohenheim
2008
Rektorat
beschließt
Zusammenschluss
(IT Verwaltung +
RZ + IT UB)
2009
Rektorat +
Senat
beschließen
das KIM +
ext. Begleitung
für OE
2010
KIM
2011
Warum gibt es das KIM? - § 28 LHG Informationszentrum
Die Hochschulen sollen zur Versorgung der Hochschule
●
mit Literatur und anderen Medien
● sowie zur Koordinierung, Planung, Verwaltung und zum Betrieb von Diensten und
Systemen im Rahmen der Kommunikations- und Informationstechnik ein
einheitliches Informationszentrum bilden.
Warum gibt es das KIM? - Rechnungshof
2008 Rechnungshof prüft die IT-Infrastruktur der Universität Hohenheim:
Rechenzentrum, EDV der Verwaltung, IT auf dem Campus
Empfehlung des Rechnungshofes (Denkschrift 2010):
● EDV der Verwaltung und Rechenzentrum unter einem Dach
● Schaffung eines schlagkräftigen und in IuK-Fachfragen weisungsbefugten IuK-Zentrums
● Stärkung dieses Zentrums als verantwortlicher Dienstleister gegenüber den wiss.
Instituten
● alleinige Zuständigkeit für die Standardisierung der Geräte und die Basisdienstleistungen
● hierfür sollte das IuK-Zentrum die notwendigen Haushaltsmittel erhalten, welche nach der
Zentralisierung in den wissenschaftlichen Instituten nicht mehr gebraucht werden
Warum gibt es das KIM? - Rektorat
Überlegungen des Rektorats zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der zentralen
IT-Dienstleistungen
Beschlüsse des Rektorates:
● Oktober 2009: Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + IT UB
Aufgabe: Erarbeitung einer Struktur für ein IT-Zentrum
● Mai 2010: Rektorat lehnt die erarbeitete Struktur für ein IT-Zentrum ab
● Juni 2010: Rektorat beschließt Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + UB
Leitung: Leiter UB
Anbindung an den Rektor
● Juni 2010: Rektorat stimmt einem begleiteten Organisationsentwicklungsprozess zu
Bereitstellung von Mitteln für den Prozess ab 2011 (130.000 €)
2. Hälfte 2010: Erarbeitung Verwaltungs-, Benutzungs- und Gebührenordnung für das KIM
Warum ist der Aufbau des KIM sinnvoll?
● Strategische Bedeutung von IT- und Informationsinfrastruktur
● Veränderung Lehren, Lernen, Forschen, Verwaltung (digitale Basis)
● Kooperation, Konzentration, Konvergenz
o einrichtungsübergreifende Projekte/Entwicklung (universitätsintern, bwProjekte)
o wenige bearbeiten Themen für viele (Lizenzierung, bwProjekte)
o Aufgabenverteilung zwischen RZ und UB (zufällig, systematisch)
● Grenzen der Zusammenarbeit: RZ, UB, Verwaltungs-IT
● Kompetenzgewinn + besserer Service durch engere Zusammenarbeit
● „Größe gewinnt“: RZ und UB waren zu klein um mittelfristig mit Entwicklungen mitzuhalten
Warum ein begleiteter OE-Prozess?
● KIM gelingt nur als evolutionäre Veränderung (bottom up)
● 3 Organisationskulturen zu einer Organisationskultur entwickeln
● Integrierte statt addierte Dienstleistungen
● Mitarbeiter/innen leben während des Veränderungsprozesses in 2 Welten
(Tagesgeschäft, Übergang in neue Struktur)
Unterstützung ist erforderlich, da es ein stark emotionaler Prozess ist
● Hoffnung auf flachere Veränderungskurve
Veränderungskurve
Quelle: www.unternehmer.de
Projektstruktur
Steuerkreis
Projektleitung
und
Kernteam
Konzeptgruppe
Thema:
z.B.: Servicekatalog
Thema:
z.B.: IT-Struktur
Resonanzgruppe
Thema:
z.B.: KIM-Konzept
Projektstruktur
● Steuerkreis
Der Steuerkreis ist ein strategisches, beratendes Gremium. Er ist für die Steuerung des
gesamten Prozesses zuständig und die zentrale Entscheidungsinstanz für die
Prozessergebnisse.
● Konzeptgruppe
Die Konzeptgruppe entwickelt – in Zusammenarbeit mit den externen Beratern und in
Abstimmung mit dem Auftraggeber – das Entwicklungskonzept.
Die Zusammensetzung der Konzeptgruppe wird vom Leiter des KIM bestimmt.
● Resonanzgruppe
Die Resonanzgruppe hat die Aufgabe, die Reaktionen und Einschätzungen der
Mitarbeiter/innen widerzuspiegeln.
Die Resonanzgruppe wird von den Mitarbeiter/innen gewählt.
„PingPong“: Konzept- und Resonanzgruppe
Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?
● „KIM-vorab“
● Oktober 2010: Rektor, Prorektor Lehre und Kanzler erklären den MA die Entscheidung
● Kennenlernen mit den Abt. RZ und EDV der Verwaltung
● 24.1.2011 KIM-Startempfang
● Auswahl externer Auftragnehmer für Begleitung der OE, Unterstützung Abt. APO/PE
● Vorarbeiten mit externer Beratung ab April 2011, Projektgruppe
● Mai 2011: 2 Workshops mit Nutzer/innen und KIM IT-Mitarbeiter/innen
Was soll das KIM leisten?
Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?
● 27. Mai 2011 Auftrag des Steuerkreises, IT-Schwerpunkt
● 30. Juni 2011: Startveranstaltung zur Organisationsentwicklung
mit Einrichtung von Konzeptgruppe und Wahl der Resonanzgruppe
● KIM-Café - informeller Informationsaustausch seit September 2011
● November 2011: Arbeitsplatzbesuche
● 12.12.2011: Brand der Zentralbibliothek
Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?
● Bildung von KIM-Arbeitsgruppen:
o Virtualisierung
o Vereinheitlichung öffentlich zugänglicher PC
o Desktopmanagement Arbeitsplätze Bibliothek u. Universitätsverwaltung!
o Einführung Ticketsystem für KIM
o KIM-Webseiten, Facebook aktuelle Pflege u. Neustrukturierung
o KIM Kurse: IT-, Informations- und Medienkompetenz
Ziel: wichtige Aufgaben erledigen, Zusammenarbeiten „üben“, erste Erfolge sehen
● KIM Verwaltung: Abstimmung und Etablierung neuer Abläufe und Verantwortungsbereiche
● Juli 2011 - März 2012: Erstellung des Servicekatalogs, 1. Fassung
Servicekatalog
● beschreibt alle direkten Dienstleistungen aus Sicht der Kunden
● wird regelmäßig fortgeschrieben
● ist den Mitgliedern und Angehörigen der Universität zugänglich - Web-Seiten KIM
● Zweck des Servicekataloges:
o Sichtbarkeit und Transparenz der Dienstleistungen, umfassende Information
o Wichtiges Instrument für den Kampf um Ressourcen für das KIM
o Orientierung für alle Mitarbeiter/innen im KIM - dafür arbeiten wir
Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?
● April/Mai 2012: kiz Ulm u. SCC/KIT in Hohenheim
● Mai - Dezember 2012: Erarbeitung IT-Konzept und IT-Struktur
● 17./19. Dezember 2012: Vorstellung IT-Konzept und IT-Struktur
Resonanzworkshop, „Vision“: eScience
● Januar 2013 Resonanzphase
● Februar Anpassung IT-Konzept
● 15. März 2013: Kick-Off „Arbeiten in der neuen IT-Struktur“
Umsetzungsphase in IT-Abteilungen, zwischen IT-Abteilungen
Was steht im IT-Konzept 2013 - 2017?
● Selbstverständnis und Zielsetzung der KIM IT-Dienste („Vision“ eScience)
● Beschreibung von Basisdiensten, Anwendungsfeldern und Querschnittsaufgaben
● Handlungsfelder mit Relevanz in der Organisationsstruktur, z.B.
o
Konsolidierung von IT-Aufgaben
o
Security-Management und Datenschutz
o
Service-Desk
● Handlungsfelder im Sinne von strategischen IT-Projekten, z.B.
o
Lokales Identitätsmanagement
o
Campusmanagement
o
Erweitertes Kursangebot
o
Positionierung innerhalb der IT-Struktur in der baden-württembergischen Hochschullandschaft
● Benennung von Schnittstellen mit den Bibliotheksdiensten
Was steht im IT-Konzept?
Rektorat
Senat
(Pro-)Rektor/in
KIM-Kommission
Beratung
Koordination
IT-Dienste
IT-Basisdienste
IT-Support,
Client u. IDM
Universitätsweite
Projekte
Leitung KIM
Verwaltung
Kommunikation, ELearning,
Print
Koordination
Bibliotheksdienste
Informationssysteme
Benutzungsdienste
Medienbearbeitung
Bereichsbibliothek
Wie geht es weiter im OE-Prozess?
●
●
●
●
Erarbeitung KIM-Konzept und KIM-Struktur
Juli 2013: 1. Resonanzworkshop mit allen Mitarbeiter/innen
…
Ziel: Abschluss der Erarbeitungsphase Ende 2013
Veränderungen
● Resonanzworkshops statt Resonanzgruppe
● Wechsel der Beraterin im OE-Prozess
● Zusammensetzung Konzeptgruppe verändert
Was war/ist hilfreich …
● Geschäftsführer RZ, Ruhestand ab Herbst 2010
● Leiter EDV der Verwaltung neue Aufgabe ab Juli 2011
● Abteilungsleiter/innen: KIM ist der richtige Weg
● KIM-Arbeitsgruppen-Mitarbeiter/innen fördern Prozess des Zusammenwachsens
● Externe Beratung achtet auf den Prozess
● Das vorherige Rektorat wollte veränderte/zentrale Strukturen in der Universität
Was uns (Leitungsebene) herausfordert …
● Der OE-Prozess geht zu langsam voran
● Akzeptieren das Widerstand normal und wichtig ist (Angst, Eigeninteressen)
o
Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht genügend beteiligt
o
Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht ausreichend informiert
● Akzeptieren das „langatmige“ Diskussionen erforderlich sind
● Unterstützer/innen stützen
● ausdauernd bleiben, auch bei eigenen Zweifeln
● Umsetzung/Realisierung verfolgen
● Mitarbeiter/innen befinden sich an verschiedenen Punkten der Veränderungskurve
Was uns (Leitungsebene) herausfordert …
● Beteiligung:
o Personalrat, Schwerbehindertenvertretung
o Gleichstellungsbeauftragte, Beauftragte für Chancengleichheit
● Hoher zeitliche Aufwand für:
o Konzeptgruppenarbeit, Resonanzgruppenarbeit
o Mitarbeiter/innen-Versammlungen, Workshops
o Formalisierter Informationsfluss (OE-Rundbrief, KIM-Intern-Mails etc.)
o Steuerkreissitzungen
o Vorbereitung/Abstimmung mit externer Beratung
● neue Dienstleistungen, Kooperationen, Projekte
● Das neue Rektorat (seit 1. April 2012)
Rektorat
Senat
(Pro-)Rektor/in
KIM-Kommission
Beratung
CIO?
Koordination
IT-Dienste
IT-Basisdienste
IT-Support,
Client u. IDM
Universitätsweite
Projekte
Leitung KIM
Verwaltung
Kommunikation, ELearning,
Print
Koordination
Bibliotheksdienste
Informationssysteme
Benutzungsdienste
Medienbearbeitung
Bereichsbibliothek
Chief Information Officer KIM
SEP 2012 – 2017:
Universitätsleitung strebt eine stärkere Anbindung des KIM an die Entscheidungsebene an
Aktueller Stand der Überlegungen im Rektorat:
● ein Mitglied der Professorenschaft als CIO für das KIM
● Die Amtszeit soll begrenzt und mit der des Rektorates synchronisiert sein
Aufgabe des CIO:
● gemeinsam mit dem KIM-Senatsausschuss das KIM konzeptionell beraten
● das Rektorat bei Entscheidungen über KIM-Angelegenheiten unterstützen
Offener Punkt: Weisungsrecht für CIO
Was uns herausfordert: Räume
● Brand der Zentralbibliothek am 12.12.2011, Wiederbezug Ende 2013
● Verteilung der Mitarbeiter/innen über den Campus
● „Durchgangs-Großraumbüro“
● Räumliche Konzentration des KIM nicht absehbar
Standorte des KIM
Campusfläche 350 ha
Ost-West: 1,5 km
Nord-Süd: 1,0 km
Was haben wir bisher erreicht?
Einiges!
Keine Erfolgsstory!
Vielen Dank
für ihre Aufmerksamkeit!
„Vision“ eScience
● Die koordinierte Nutzung integrierter digitaler Dienstleistungen und Ressourcen im
Rahmen von Forschung, Lehre, Studium und universitärer Verwaltung (enhanced
Science)
● eScience hat in diesem Sinne nicht nur technische, sondern auch starke soziale,
wissenschaftspolitische, organisatorische, und kommunikative Aspekte
● Integrierte IT- und Informationsinfrastrukturen und digitale Ressourcen sind
Voraussetzung
Def.: Organisationsentwicklung
Kurzerklärung:
Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur,
Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der
betroffenen Arbeitnehmer.
Ausführliche Erklärung:
1. Begriff: Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur,
Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der
betroffenen Arbeitnehmer. Zielsetzung ist einerseits, der Leistungsfähigkeit der Organisation, und andererseits der
Entfaltung der einzelnen Organisationsmitglieder zu dienen. Die gewählte ganzheitliche Perspektive berücksichtigt die
Wechselwirkungen zwischen Individuen, Gruppen, Organisationen, Technologie, Umwelt, Zeit sowie die
Kommunikationsmuster, Wertestrukturen, Machtkonstellationen etc., die in der jeweiligen Organisation real existieren.
2. Ziele: Die Verbesserung der organisatorischen Leistungsfähigkeit zur Erreichung der strategischen Ziele der
Unternehmung und die Verbesserung der Qualität des Arbeitslebens für die in ihr beschäftigten Mitarbeiter
(Humanisierung der Arbeit).
Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon
8 Fehler in Veränderungsprozessen
(Kotter, Leading Change, HBR 1995)
●
Die Notwendigkeit der Veränderung wurde nicht oder zuwenig klargemacht
●
Es wurde keine ausreichend mächtige Führungskoalition für den Wandel geschaffen
●
Die Kraft einer sinnvollen Vision wurde unterschätzt
●
Die Vision wurde zuwenig kommuniziert (um einen Faktor 10 bis 1000)
●
Die neue Vision blockierenden Hindernisse wurden nicht beseitigt
●
Es wurden keine kurzfristigen Erfolge erzielt
●
Der Sieg wurde zu früh ausgerufen
●
Die Veränderungen wurden nicht stark genug in der Unternehmenskultur verankert
Organisationsentwicklung! – Feuer unterm Dach?
Zentralbibliothek
Brand am 12.12.2011
Wiederbezug Ende 2013!?
Veränderungskurve
Quelle: Wagner, Eike: Vom Umgang mit Widerständen in Veränderungsprozessen
"Nichts ist schwieriger zu handhaben, nichts gefährlicher durchzuführen und nichts
von zweifelhafteren Erfolgsaussichten begleitet, als eine Neuordnung der Dinge."
Bernardo di Niccolò Machiavelli

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