Psikologi Industri dan Organisasi Pertemuan 5

Report
PERFORMANCE APPRAISAL
PERTEMUAN 5
SRI HASTUTI HANDAYANI, M.SI, PSI
TUJUAN
Setelah mengikuti kuliah materi ini, mahasiswa
diharapkan mampu :
 Menjelaskan kegunaan Job Performance
Information
 Mendiskusikan pentingnya kriteria untuk
performance appraisal
 Menjelaskan berbagai metode performance
appraisal termasuk kelebihan & keterbatasannya
 Mendiskusikan bagaimana melakukan
performance appraisal secara legal
DISKUSI
Bayangkan seandainya Anda adalah Manager sebuah
perusahaan besar dan Anda diberikan tugas untuk
menentukan seberapa baik anak buah Anda
menyelesaikan tugas-tugasnya.
Pertanyaan :
1. Bagaimana Anda akan melakukan penilaian job
performance, dan menentukan manakah karyawan
yang baik pekerjaannya dan manakah yg buruk?
2. Dalam melakukan penilaian kinerja ( performance
appraisal) apa saja yang Anda ingin ketahui (cari)
PERFORMANCE APPRAISAL
• Performance Appraisal = Penilaian Prestasi =
Penilaian Karya = Penilaian Kinerja =
Penimbangan Unjuk Kerja
• Performance Appraisal adalah proses penilaian
dari ciri-ciri kepribadian, perilaku kerja dan hasil
kerja
• Performance Appraisal mrpk analisis dan
interpretasi keberhasilan atau kegagalan
pencapaian kinerja, shg dpt diketahui faktor2
penyebab terjadinya kegagalan/keberhasilan
pencapaian kinerja.
Lanjutan performance appraisal.....
Performance Appraisal mrpk:
1. Alat yg plg baik utk menentukan apkh karyawan
telah mberikan hsl kerja yg memadai dan
melaksanakan aktivitas kinerja ssi dg standar
kinerja.
2. Satu cara utk penilaian kinerja dg melakukan
penilaian mgn kekuatan dan kelemahan
karyawan
3. Alat yg baik utk menganalisis kinerja karyawan
dan membuat rekomendasi perbaikan
LANJUTAN…….
LINGKUNGAN KERJA FISIK & SOSIAL
KEPRIBADIAN
Nilai-nilai
Kemampuan
Motivasi
Sikap
Ciri-ciri lain
PRILAKU PEKERJAAN
HASIL PEKERJAAN
Model Interaksi Karyawan Dengan Lingkungan Kerja
Mengukur Performance/ Kinerja
1. Hasil / Produk Kerja, dianggap ukuran yg paling objektif
Misal : juml pasang sepatu yg dijahit, juml rokok yg digiling
 Bordman & Melnick (1990) pendekatan kuantitas, menyatakan
bhw Rumus PRI = TBI X QI
PRI = Productivity Rating Index
TBI =Time Base Index
QI = Quality Index
TBI = ET : AT
ET = Waktu yg diperkirakan utk penyelesaian tugas
AT = Waktu aktual utk menyelesaikan tugas
 Sementara itu, mengukur kualitas adalah berdasarkan sasaran,
biaya per pekerjaan, dan perbandingan antara biaya dan
keuntungan
Lanjutan................
2. Perilaku Kerja
Perilaku Kerja = Perilaku kerja yg efektif
Efektif = mengarah pd pencapaian hasil
Tdk Efektif = tdk mencapai sasaran/ menimbulkan kerugian
3.Ciri-ciri Kepribadian adalah ciri-ciri yg perlu dimiliki oleh
karyawan yg melakukan pekerjaan agar berhasil. Misal :
inisiatif, ketelitian, stabilitas emosi, team work, dll
4.Gabungan dari ketiga kategori
Kegiatan Performance Appraisal : 1 tahun sekali atau 6 bulan
sekali
WHY DO WE APPRAISE EMPLOYEE ?
Data dari penilaian Job performance
memberikan keuntungan bagi karyawan
maupun perusahaan. Data itu dapat
digunakan antara lain untuk :
1. Administrative Decisions
2. Employee Development & Feedback
3. Criteria For Research
1. ADMINISTRATIVE DECISIONS
Job performance sbg acuan pemberian
1. Punishment (demosi, terminasi, PHK)
2. Reward (promosi, kenaikan gaji, dll)
Acuan penggunaan data job performance untuk
administrative decision dapat dilihat pada
1. Kesepakatan Kerja Bersama
2. Peraturan Perusahaan, misal peraturan PHK
Tugas : Cari UU Perburuhan di Indonesia yg terbaru tentang
Pengupahan dan PHK
2. EMPLOYEE DEVELOPMENT & FEEDBACK
Job performance feedback dari Atasan bermanfaat
untuk memelihara, meningkatkan performance & job
skill karyawan
Feedback dari Atasan: info ttg apa yg diharapkan
(target) & bagaimana memenuhi target tsb atau bgm
meningkatkan dg lbh baik
Feedback utk Karyawan : mengetahui apa yang harus
diperbaiki/diubah atau apa yg harus dilanjutkan atau
bagaimana meningkatkan skillnya untuk mencapai
posisi yg lebih tinggi
3. CRITERIA FOR RESEARCH
Data Job Performance memberikan kriteria tentang
aktivitas yg dinilai/dievaluasi , shg bisa menjadi acuan
utk riset
Desain yg paling umum : membandingkan
performance karyawan sebelum Vs sesudah
penerapan program baru utuk meningkatkan
performance
Disain eksperimental : Membandingkan1 kelomp
(experiment) yg menerima prosedur baru dan 1
kelomp (control) tidak diberikan. Hasil Temuan ?
PERFOMANCE KRITERIA
 Kriteria adalah standard yg ditetapkan untuk menilai
performance termasuk personnya, shg dpt membedakan yg
good & bad performance
 Dalam menilai performance (yg lain) harus ada kriteria dan
hrs mengetahui standard performance
 Characteristics of Criteria
1. Actual Vs Theoretical Criteria
Job
Theoretical Criterion
Actual Criterion
Insurance Sales Sell insurance
Monthly Sales
Store Clerk
Provide good service to
customers
Survey of customer
satisfaction with service
Teacher
Impart knowledge to
student
Student achievement test
scores
Lanjutan........
2. Criterion Complexity
Multiple task = multiple Criterion
Job performance dinilai secara Kualitatif (how well the
person does the job) dan Kuantitatif ( how much & how
quickly the person does the job) atau salah satu
Rating Categories
Dimension
Attendance
Communicating with others
Following Directions
Instructing others
Profesional Appearance
Work quantity
Poor
Fair
Adequate
Good
Outstanding
Lanjutan...............
Dinamic Criteria
Jika karyawan perform well pd bulan ttt dan tidak
well perform pd bulan lain, bagaimana seharusnya
menilai performance ?
Barret, Caldwell & Alexander (1985), menyatakan
bhw job performace cenderung stabil (tdk percaya dg
kriteria itu dinamis)
Deadrick & Madigan (1990), mendukung dynamic
creterion. Data : performance operator jahit
cenderung konsisten dlm jangka pendek (weeks) dan
tdk konsisten dlm jangka panjang (month)
Saran : Kondisi pekerjaa dan setting pekerjaan
menentukan stabilitas job performance.
SYARAT2 BERKUALITASNYA PERF. APPRAISAL
1. INPUT



Kesepakatan mgn faktor2 yg akan dinilai, yg meliputi who,
what, why, when, where, how.
Menetapkan ukuran2 keberhasilan dlm pekerjaan yg tepat dan
lengkap serta diuraikan dlm bentuk perilaku yg dpt diamati dan
diukur secara cermat dan tepat.
Standar pekerjaan yg dpt diterima oleh karyawan sbg standar
pekerjaan yg masuk akal (dpt dicapai dg upaya ttt).
2. PROSES (PELAKSANAAN)
Briefing (penjelasan singkat) shg penilai dan yg dinilai
memahami keseluruhan sistem penilaian.
3. OUTPUT
Kejelasan mgn manfaat, dampak, risiko, tindak lanjut dan
rekomendasi penilaian serta apkh hslnya dpt
meningkatkan kualitas kerja, motivasi kerja, etos kerja dan
kepuasan kerja karyawan yg selanjutnya akan merefleksi
pd peningkatan kinerja perusahaan.
INPUT
• WHO
– Siapa yg dinilai ?
– Siapa yg menilai ?
• WHAT (apa yg dinilai)
– Objek/materi yg dinilai, spt hsl kerja, sikap,
kepemimpinan, motivasi, dll.
– Dimensi waktu, apa kinerja yg dicapai saat ini dan
potensi yg dpt dikembangkan pd waktu yad.
• WHY, berkaitan tujuan dan sasaran mengapa
penilaian kinerja hrs dilakukan
INPUT
• WHEN, kapan waktu pelaksanaan kinerja
dilakukan, bisa dilakukan secara formal (periodik)
at informal (terus-menerus setiap saat at setiap
hari kerja).
• WHERE, dimana penilaian dilakukan di tempat
kerja (on the job evaluation) atau di luar tempat
kerja (off the job evaluation) dg bantuan
konsultan.
• HOW, berkaitan dg metode penilaian yg
digunakan, mis: menggunakan rating scale,
employee comparison atau asessment centre.
METHODS FOR ASSESSING JOB PERFORMANCE
Contoh : Objective Measures of Job Performance
ABSENCES
DAYS ABSENT PER YEAR
Number of accidents per
year
Number of incidents per
Incident at work (e.g, assaults)
year
Accidents
Lateness
Days late per year
Productivity (e.g.sales)
Dollar amount of sales
Lanjutan...........
Contoh : Objective Productivity Measures For Several Jobs
JOB
MEASURE
Assembly line worker
Number of unit produced
College Professor
Number of publications
Lawyer
Number of cases won
Sales Person
Amount of sales
Surgeon
Number of operations performed
Ukuran Productivity berbeda untuk job yg berbeda, sehingga
sulit membandingkan performance sso yg berbeda jobnya
ALASAN DILAKUKAN PERFORMANCE
APPRAISAL
• Sumber info utk promosi dan penetapan gaji.
• Peluang bg atasan dan bawahan utk meninjau
perilaku yg berkaitan dg kinerja bawahan.
• Atasan dan bawahan secara bersama2
membuat rencana pengembangan dan
perbaikan kinerja bawahan
• Utk meninjau rencana karier karyawan dg
mempertimbangkankekuatan dan kelemahan
MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL
BAGI KARYAWAN
•
•
•
•
•
Meningkatkan motivasi
Meningkatkan kepuasan kerja
Adanya kejelasan standar hasil yg diharapkan
Umpan balik dr kinerja lalu yg akurat dan konstruktif
Pengetahuan ttg kekuatan dan kelemahan mjd lbh
besar
• Pengembangan perencanaan utk meningkatkan kinerja
dg membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan
semaksimal mungkin
• Ada kesempatan utk berkomunikasi dg atasan
• Peningkatan pengertian ttg nilai pribadi
Lanjutan.....
• Kesempatan mendiskusikan permasalahan
pekerjaan dg atasan dan bgmn mengatasinya
• Memperoleh pemahaman yg jelas ttg apa yg
diharapkan dan perlu dilaksanakan utk mencapai
harapan tsb
• Ada pandangan yg lbh jelas ttg konteks pekerjaan
• Kesempatan utk mendiskusikan cita2,mendptkan
bimbingan, dorongan atau pelatihan yg
diperlukan utk memenuhi cita2 karyawan
• Meningkatkan hubungan yg harmonis dan aktif
dg atasan
MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL
BAGI ATASAN
• Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan
kecenderungan kinerja bawahan utk perbaikan
• Kesempatan utk mengembangkan suatu pandangan
umum ttg pekerjaan individu dan departemen secara
lengkap
• Memberikan peluang utk mengembangkan sistem
pengawasan baik utk pekerjaan sendiri maupun
pekerjaan dr bawahannya
• Identifikasi gagasan utk peningkatan ttg nilai pribadi
• Peningkatan kepuasan kerja, baik utk atasan maupun
bawahan
• Pemahaman yg lbh baik thd bawahan, ttg rasa takut,
harapan dan aspirasi mrk
Lanjutan.....
• Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas
atasan dg memberikan pandangan yg lbh baik thd
bgmn bawahan dpt memberikan kontribusi yg lbh
besar kpd perusahaan
• Meningkatkan rasa harga diri yg kuat antara atasan dan
bawahan, krn telah berhasil mendekatkan ide bawahan
dg ide atasan
• Sbg media utk mengurangi kesenjangan ant sasaran
individu dg sasaran klpk atau sasaran dept SDM atau
sasaran perusahaan
• Kesempatan bg atasan utk menjelaskan kpd bawahan
apa yg sebenarnya diinginkan perusahaan dr para
karyawan, shg mrk dpt mengukur dirinya,
menempatkan dirinya dan bekerja ssi dg harapan
manajemen.
Lanjutan.....
• Sbg media utk meningkatkan interpersonal
relationship atau hubungan antar pribadi atasan
dg bawahan
• Sbg sarana meningkatkan motivasi bawahan dg
lbh memusatkan perhatian kpd mrk secara
pribadi
• Mrpk kesempatan berharga bg manajer agar dpt
menilai kembali apa yg telah dilakukan shg ada
kemungkinan merevisi target atau menyusun
prioritas baru
• Bisa mengidentifikasikan kesempatan utk rotasi
karyawan
MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL
BAGI PERUSAHAAN
• Perbaikan seluruh simpul unit2 yg ada dlm perusahaan,
krn:
– Komunikasi lbh efektif mgn tujuan dan nilai budaya
perusahaan
– Peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas
– Peningkatan kemampuan dan kemauan atasan utk
memotivasi, mengembangkan kemauan dan keterampilan
karyawan.
• Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut
tugas yg dilakukan oleh msg2 karyawan
• Meningkatkan kualitas komunikasi
• Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan.
Lanjutan.....
• Meningkatkan keharmonisan hubungan dlm
pencapaian tujuan perusahaan.
• Peningkatan segi pengawasan melekat dr setiap
kegiatan yg dilakukan oleh karyawan.
• Harapan dan pandangan jangka panjang dpt
dikembangkan
• Utk mengenali lbh jelas pelatihan dan
pengembangan yg dibutuhkan.
• Kemampuan menemukenali setiap
permasalahan.
• Sarana penyampaian pesan bhw karyawan
dihargai oleh perusahaan.
Lanjutan.....
• Kejelasan dan ketepatan pengetahuan,
ketrampilan dan sikap yg diperlukan
karyawan, shg perusahaan dpt tampil prima.
• Budaya perusahaan mjd mapan, shg
kebiasaan baik dpt diciptakan dan
dipertahankan.
• Karyawan yg potensial lbh mudah terlihat,
mudah diidentifikasi, mudah dikembangkan
lbh lanjut utk dipromosikan.
• Jika dilaksanakan dg baik, akan mjd sarana yg
utama dlm meningkatkan kinerja perusahaan.
KEGUNAAN PERFORMANCE APPRAISAL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Performance Improvement
Compensation Adjustment
Placement Decisions
Training & Development Needs
Career Planning & Development
Staffing Process Deficiencies
Informational Inaccuracies
Job Design Errors
Equal Employment Opportunity
External Chalenges
Feedback to Human Resources
SIAPA YANG MELAKUKAN P.A ?
Atasan
Langsung
Rekan Kerja
Bawahan
Diri Sendiri
Pelanggan
Paling kenal dg
kinerja bawahannya
Memberi perspektif
yg berbeda ttg
kinerja rekannya
Dpt menjadi
masukan utk
pengemb atasan
Peluang utk berperan dlm penetapan sasaran, shg
meningkatkan
motivasi
Penilai, misal dari
nasabah, tamu
hotel
Paling sering
berinteraksi
Mengurangi bias dg
merinci apa yg
boleh dinilai rekan
kerja
Bisa bermanfaat
bila ada kepercayaan & keterbukaan atasan bawahan
Terkadang menilai
diri terlalu tinggi
atau bahkan terlalu
rendah
Informasi dari
pelanggan dpt
digunakan utk
mengambil
keputusan ketenaga
kerjaan
Paling mampu
mengaitkan kinerja
individual & sasaran
Sebagai bahan
pertimbangan saja
Sbg bagian dari PA
secara keseluruhan
Perlu dikombinasikan dengan
penilaian lainnya
KESALAHAN PENILAIAN DARI PENILAI
Liniency Error
Strictness Error
Central Tendency
Hallo Effect
Dampak dari Impresi
Dampak dari hasil penilaian Masa lalu
Dampak dari perilaku terakhir
Kesalahan Rangking/ Urutan
Kesalahan Kesamaan
PENINGKATAN EFEKTIVITAS PENILAI
Sebelum PA berlangsung :
 Sering berkomunikasi dg Bawahan ttg Kinerjanya
 Memperoleh Pelatihan wawancara PA
 Merencanakan utk memberi penjelasan kpd bawahan
Selama Wawancara PA :
 Mendorong peran serta bawahan
 Menilai Kinerja, bukan Kepribadiannya
 Memberi feedback berdasarkan data
 Menjadi Pendengar yang aktif
 Menetapkan Tujuan Bersama untuk Perbaikan y.a.d
Lanjutan...........
Setelah Penilaian :
Sering berkomunikasi dg bawahan ttg
Kinerjanya
Menilai Secara Periodik Kemajuan bawahan
Memberikan Reward sesuai Kinerjanya

similar documents