documentos hábeis

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 Definição: “Documentação que comprova os atos e
fatos que originam o lançamento na escrituração contábil
da entidade” Ministério da Previdência Social.
 Documentos que possuem validade fiscal perante o
fisco Municipal, Estadual e Federal para efeito de
prestação de contas.
 Notas fiscais de saída (venda) dentro do prazo de validade e que
possuam dados como inscrição estadual, CNPJ, série e modelo da
mesma ou autorização pela Secretaria da Fazenda para emissão;
 Cupons fiscais;
 Notas fiscais de serviços emitidas por prefeituras decorrentes de
prestação de serviços;
 Nota Fiscal Eletrônica*;
 Fatura ou duplicada;
 RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
 Atentar para a validade da Nota fiscal que
consta sempre no canto superior direito ou no
canto inferior da nota. Caso a nota fiscal não
possua a data de validade impressa no corpo da
nota, observar a data da AIDF (autorização para
impressão de documento fiscal) que tem de ser de
sessenta meses antes da realização da despesa.
 Sempre solicitar recibo de quitação da despesa.
Quando não houver solicitar carimbo de pago no
corpo da nota.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
Todas as Notas Fiscais e/ou Recibos de
quitação devem conter:
a) O nome e endereço completo da UG;
b) A data da compra (emissão) ou do serviço
realizado;
c) A descrição detalhada do produto comprado
e/ou do serviço prestado;
d) Os valores unitários;
e) Retenções na fonte, quando for o caso;
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
f) valor total;
g) a comprovação do pagamento (quitação) efetuado, seja por
meio do recibo de quitação assinado pelo vendedor e/ou
prestador de serviços, por boleto bancário (ficha de
compensação) autenticado ou ainda por comprovante de
depósito bancário na conta do fornecedor vencedor do processo
de cotação.
h) o deposito ou transferência eletrônica deverá ser sempre na
conta específica do fornecedor, cuja denominação deverá ser
igual a constante da Nota Fiscal.
OBESERVAÇÕES IMPORTANTES
i) Nos casos de notas fiscais modelo
tipo 1 ou 1A a UG deverá estar atenta,
antes do pagamento da despesa, se
àquele fornecedor não se encontra naquela data - obrigado a emitir
apenas Nota Fiscal Eletrônica.
 Recomendamos a UG que antes de realizar os pagamentos
aos seus fornecedores, que verifiquem se a empresa encontrase
ativa,
através
do
site
www.receita.fazenda.gov.br (CNPJ);
Receita
Federal
Substitui os talonários tipo 1/1A;
Consultar o cartão de CNPJ do fornecedor para
verificação de CNAE (Código Nacional de Atividade
Econômica) primários e secundários;
ATRAVÉS DO LINK
http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/
CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp
Verificar o anexo único do Protocolo do ICMS de nº
42/2009 para consulta se àquele(s) CNAE(S) encontram-se
obrigado naquela data a emissão de NF-e em substituição
dos modelos 1 e 1A. ESSA PESQUISA DEVE SER FEITA
ATRAVÉS DO LINK:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/icms
/2009/pt042_09.htm
Nos casos de emissão de DANFE- Documento Auxiliar
de Nota Fiscal Eletrônica, a UG deverá imprimir e
anexar ao pagamento no site correspondente ao
Estado (UF) de emissão da Nota a autenticidade
daquele DANFE.
E só após a impressão da
AUTORIZAÇÃO que deverá efetuar o pagamento.
CNAE PRINCIPAL – 47.731-8.00
CNAE SECUNDÁRIO – 47.32-6.00
DATA EMISSÃO DA NOTA FISCAL 01/05/2012
LINK ACESSO:
http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/protocolos/i
cms/2009/pt042_09.htm
 Não confundir Nota Fiscal de Venda com Nota fiscal de
serviço:
 NF venda – Aquisição de produtos;
 NF serviço – Prestação de serviços PF e PJ.
Exemplo:
Areia
Hospedagem
Produto
NF de venda
Serviço
NF de serviço
Escreva o passo a passo que a Instituição
deve fazer ao receber uma nota fiscal série 1
ou 1A?
Qual(is) os tipos de documentos que comprovam qualquer
tipo de despesa, independente do valor (venda mercantil)
A) nota fiscal avulsa;
B) cupom fiscal;
C) nota fiscal série D;
D) nota fiscal eletrônica;
E) recibo de reembolso.
Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco
Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de
contas e não aceitos para efeito de prestação de contas.
EXEMPLOS
a) Notas fiscais com rasuras ou emendas;
b) Despesas comprovadas apenas com recibo, quando a
mesma exige uma nota fiscal ou cupom fiscal;
c) Notas fiscais sem a descrição do produto ou serviço
adquirido;
Documentos que não possuem validade fiscal perante o fisco
Municipal, Estadual e Federal para efeito de prestação de
contas e não aceitos para efeito de prestação de contas.
EXEMPLOS
d) Notas fiscais cujo destinatário não seja a UG;
e) Nota fiscal emitida fora do prazo de validade da
mesma;
f) Nota fiscal Série 1 ou 1 A, onde correto seria Nf-e.
 Rasuras em documentos fiscais;
 Aquisição de Produtos com Nota Fiscal de serviço;
 Aquisição de Serviço com nota fiscal de venda de
mercadoria;
 Ausência retenção impostos;
 Ausência recibo quitação;
 Notas fiscais não nominais a Instituição;
 Cupons fiscais apagados emitidos em papel térmico sem a
retirada da fotocópia do mesmo.
 Documentos inábeis;
 Despesas realizadas fora da área de atuação;
 Despesas em nome da diretoria;
 Evidencia de realização de despesa sem a elaboração de
processo de cotação correspondente;
 Pagamento de multas e juros;
 Despesas realizadas fora da vigência do contrato;
Funcionários publicos em todas as esferas, tanto para
contratação de pessoal, quanto para prestação de serviços
 Contratação de membros de diretoria de outras UG’s.
 Nome e o endereço completo do beneficiário;
O que deve
conter RPA
 Número de sua Carteira de Identidade e CPF, PIS
ou Inscrição no INSS, sua assinatura, o valor pago, o
local e a data do pagamento, bem como uma
descrição detalhada do serviço realizado.
Obs.: Se o prestador de serviços não possuir número de Cadastramento
do PIS ou da Previdência Social, deverá ser inscrito no INSS antes de ser
feito o pagamento do serviço e se, por alguma razão não for possível
cadastra-lo, ele não poderá prestar o serviço, a fim de evitar problemas
na apresentação da GFIP.
 Deve ser efetuada a retenção destinada ao INSS nos limites previstos
atualmente;
 Deve ser efetuada a retenção do ISS, se o prestador de serviços não possuir
inscrição municipal como prestador de serviços autônomo ou não apresentar
NF de serviço;
 Deve ser efetuada a retenção do Imposto de Renda na Fonte – IRRF, se o
valor líquido dos serviços, após a deduções legais (INSS, dependentes do
prestador de serviço mediante apresentação documento comprobatório e do
valor da tabela), exceder o limite de isenção previsto na Tabela Progressiva do
Imposto de Renda atualizada;
 O Recibo deve detalhar os valores bruto, líquido e respectivos descontos.
QUAIS OS
ISS RETIDO FONTE
IMPOSTOS
INSS
RETIDOS
IRRF ACORDO
TABELA
PROGRESSIVA
Recolher INSS sobre o serviço prestado,
descontado do Prestador num percentual de:
Valor Bruto:
R$ 1.000,00
INSS:
R$ (110,00)
ISS (5%):
R$
(50,00)
Total líquido:
R$
840,00
Notas:
 ISS pode variar até 5% dependendo da legislação vigente
de cada município;
 Entidade filantrópicas recolhem 20% do INSS devido a
prestação do serviço.
 Não retenção INSS e/ou IRRF, sem a apresentação de
documentação comprobatória;
 Não recolhimento encargos devidos;
 Não retenção, apesar ter feito recolhimento Imposto
incidente – despesa projeto;
 Apropriação indébita;
 Ajuste no valor líquido a ser pago.
 A lei federal que rege o imposto sobre serviços é a Lei
Complementar nº 116 de 31 de julho de 2003, baseando-se nela cada
município instituiu seu Código Tributário Municipal - CTM, visto que
cada um deles tem alguma peculiaridade em relação aos serviços
prestados em seus domínios. Sendo assim o contribuinte deve seguir a
princípio a legislação do seu município, caso ainda existam dúvidas
sobre a aplicação da lei municipal deve-se consultar a LC nº 116/03.
 O referido imposto é devido no local do estabelecimento do
prestador ou, na falta dele, no domicílio do prestador, salvo nas
exceções previstas no art. 3º da LC 116/03, que o imposto será devido
no local da prestação do serviço, sendo, então, retido na fonte.
ISS Homologado/Próprio:
Nf Avulsa;
ISS retido na sede domicílio;
Dam em nome Prestador.
ISS Fonte;
ISS retido na fonte;
ISS recolhido na sede da UG;
Dam em nome da Instituição.
 Incide sobre os serviços prestados mediante cessão de
mão-de-obra ou empreitada, inclusive em regime de
trabalho temporário.
 Percentual: 11%
 Valor mínimo recolhido em guia é de R$ 29,00. Se o
valor apurado não atingir o mínimo estipulado por guia,
o mesmo deverá ser acumulado para a ser recolhido no
próximo mês.
Será recolhido o IRRF de um prestador dentro do mês competência
se o valor do imposto for superior a R$ 10,00 (caso contrário deverá
ser acumulado e recolhido no mês seguinte), lembrando que o valor é
cumulativo no mês, com base na raiz do CNPJ do prestador.
Ex.:
Caso um prestador emita 3 notas de serviço no mês de julho
no valor de R$ 500,00:
Serviços Prestados em:
01 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
Serviços Prestados em:
15 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
IRRF a recolher no mês (1+2+3) = 15,00
Serviços Prestados em:
29 de julho de 2010
R$ 500,00
IRRF R$ 5,00
Diferencie ISS Homologado de ISS Substituição
Fonte mencionando as características pertinentes a
cada um?
 Uma planilha para cada veículo;
 Alimentação diária;
 Assimetria de informações entre os dados físicos e
financeiros;
 Documento Hábil;
 Habilitação em dias dos responsáveis pelos o uso dos
veículos.
Por ordem de data de
Pagamento/n° do cheque – Relatório
Conciliação de Documentos do SIGA NET
 Separar documentos por mês;
 Anexar sempre ao documento mapa de cotação
referente a processo de compras;
 Arquivar documentos na ordem de registro do SIGA NET
de acordo com relatório de Registros de Gastos do SIGA
NET – opção conciliação documento;
 Guardar documentos em pastas classificadoras;
 Evitar grampos e “clips” – risco de perder ou estragar
documento;
 Evitar anexar documentos em folhas reaproveitadas nos
dois lados;
Encargos sociais e despesa de pessoal (original)
/prestação de serviço – 35 anos;
Documentação financeira – 15 anos após a
aprovação prestação contas.
DICAS:
 Elaborar planilha mensal de detalhamento de
pagamento encargos;
 Arquivar documentação financeira de acordo com o
relatório de registro de gastos do SIGANet;
 Elaborar dossiê dos funcionários de acordo com a
relação que consta no manual financeiro;
 Anexar, a cada mês de documentação financeira,
relatórios do sistema correspondente ao mês de análise
e cópia planilha conciliação e extratos bancários;
DICAS:
 Toda a documentação deve ser vinculada ao projeto
após o pagamento da mesma, mediante carimbo que
precisa conter número do TCTF e nome do Financiador;
 Identificar todas as pastas de documentação financeira
com os dados do Contrato;
 Retirar cópia, imediatamente de todo documento
comprobatório de despesa emitido em papel térmico e
anexa-la junto ao original.
Da simetria entre os registros físicos e financeiros
 Atentar para a coerência entre os registros físicos e financeiros
correspondentes. Observar o registrado no SIGANET, eles devem ter as
mesmas informações, pois correspondem a um mesmo fato.
 Ex. Mesmo CPF do beneficiário da cisterna no Termo de Recebimento e
no Recibo de Contribuição à Família da mesma cisterna. Quando outra
pessoa da família assinar o recibo de contribuição a família, deve-se
proceder como no Termo de Recebimento: Atestar o parentesco entre o
beneficiário selecionado e quem assinou o recibo de contribuição;
 A mesma coerência deve ser observada nas listas de presença dos
eventos, reembolsos, etc.
Quais os cuidados que devemos ter no arquivamento da
documentação financeira?
A) vincular o documento imediatamente após o
pagamento;
B) Arquivar de acordo com o relatório do Siga Net;
C) Evitar o uso de grampos e clips;
D) Documentação nominal, datada, emitida dentro da
validade fiscal.

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