Materi Tertib Administrasi Kepegawaian

Report
BKD Kota Salatiga
2014
Mekanisme Kepegawaian
Laporan peremajaan data & mekanisme
laporan bulanan kepegawaian:
- Nominatif/Rekap Pegawai.
- Laporan Peremajaan Data
Kepegawaian.
- Laporan Mutasi PNS dan Keluarganya.
Nominatif/Rekap Pegawai
Berdasar Pangkat/Golongan.
 Berdasar Gender.
 Berdasar Jabatan.
 Berdasar Usia.
 Berdasar Status Kepegawaian.

Laporan Peremajaan Data
Kepegawaian
Pengangkatan CPNS/PNS
 Kenaikan Pangkat
 Kenaikan Gaji
 Selesai Diklat

Laporan Mutasi PNS &
Keluarganya
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Perubahan Nama
Perkawinan
Kelahiran
Perceraian
Kematian
Penanggungan Anak Tiri
Pengangkatan / Adopsi Anak
Pendidikan
Pindah Alamat
Pindah/Mutasi Instansi
Berhenti/Pensiun
Fungsi Mekanisme Kepegawaian
Peremajaan data elektronik &
Peremajaan data fisik (arsip file
kepegawaian).
 Perencanaan, pembinaan, dan
peningkatan kesejahteraan PNS.
 Laporan peremajaan data dan
mekanisme laporan bulanan
kepegawaian ke BKD Provinsi Jawa
Tengah, BKN dan Taspen.

Kartu Istri (Karis)/Kartu Suami
(Karsu)
Dasar: Keputusan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara Nomor
1158.a/KEP/1983 tentang Kartu Istri/Kartu
Suami Pegawai Negeri Sipil.
 Karis adalah kartu identitas bagi istri PNS.
 Karsu adalah kartu identitas bagi suami
PNS.
 Karis/Karsu PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke Kantor Regional I BKN
Yogyakarta.
Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Karis/Karsu







Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Perkawinan
sebanyak 2 lembar.
Foto copy Surat Nikah (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto Istri/Suami hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.
Jika Duda/Janda dilampirkan Surat Kematian/Akta
Cerai (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Berkas Lampiran Usulan
Kehilangan Karis/Karsu









Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Kehilangan Karis/Karsu
sebanyak 2 lembar.
Surat Kehilangan dari Kantor Polisi (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
Mengisi Blangko Isian Laporan Perkawinan sebanyak 2
lembar.
Foto copy Surat Nikah (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto Istri/Suami hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.
Jika Duda/Janda dilampirkan Surat Kematian/Akta Cerai
(dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Kartu Pegawai Negeri Sipil
(Karpeg)
Dasar: Keputusan Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian Negara
Nomor 01/KEP/1994 tentang Penetapan
Kartu Pegawai Negeri Sipil.
 Karpeg adalah kartu identitas bagi PNS.
 Karpeg PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke Kantor Regional I BKN
Yogyakarta.
Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Karpeg
Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
 Foto copy SK CPNS (dilegalisir)
sebanyak 2 Lembar.
 Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
 Foto copy STTPL (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
 Foto hitam putih 2X3 sebanyak 2
lembar.

Berkas Lampiran Usulan
Kehilangan Karpeg







Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Mengisi Blangko Isian Laporan Kehilangan
Karpeg sebanyak 2 lembar.
Surat Kehilangan dari Kantor Polisi (dilegalisir)
sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak 2
Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto copy STTPL (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto hitam putih 2X3 sebanyak 2 lembar.
Kartu Taspen
Dasar: Peraturan Menteri Keuangan Nomor
478/KMK.06/2002 tentang Persyaratan dan
Besar Manfaat Tabungan Hari Tua bagi
Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah
diubah dengan Peraturan Menteri
Keuangan Nomor:500/KMK.06/2004.
 Kartu Taspen adalah kartu identitas
sebagai bukti kepesertaan asuransi dari
PT. Taspen.
 Kartu Taspen PNS Pemkot Salatiga diusulterbitkan ke PT. Taspen, Kantor Cabang
Semarang.
Sekilas Kartu Taspen
Setiap PNS wajib menjadi peserta dari suatu
badan asuransi sosial yang dibentuk oleh
pemerintah, dalam hal ini adalah PT. Taspen.
Sebagai bukti kepesertaan, PT. Taspen Persero
menerbitkan Kartu Taspen bagi pesertanya.
Kepesertaan asuransi dimaksudkan untuk
memberikan jaminan hari tua berupa
pemberian uang pensiun setiap bulan dan
Tabungan Hari Tua (THT) kepada PNS atau
kepada ahli waris apabila peserta meninggal
dunia.
Berkas Lampiran Usulan
Pembuatan Kartu Taspen
Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
 Foto copy SK CPNS (dilegalisir)
sebanyak 2 Lembar.
 Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak
2 lembar.
 Foto copy SPMT (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
 KP-4

Berkas Lampiran Usulan
Kehilangan Kartu Taspen






Surat Pengantar dari Kepala SKPD.
Surat Kehilangan dari Kantor Polisi
(dilegalisir) sebanyak 2 lembar.
Foto copy SK CPNS (dilegalisir) sebanyak
2 Lembar.
Foto copy SK PNS (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
Foto copy SPMT (dilegalisir) sebanyak 2
lembar.
KP-4.
Kartu PNS Elektronik (KPE)


Dasar: Perka BKN Nomor 7 Tahun 2008
tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik.
KPE merupakan kartu identitas PNS yang
menggunakan teknologi smartcard dan
otentifikasi sidik jari, sehingga selain sebagai
identitas, KPE juga dapat dimanfatkan untuk
berbagai layanan seperti perbankan,
kesehatan, Taspen, Taperum, dan aktivitas
transaksi merchant, serta fungsi-fungsi lain
dalam rangka meningkatkan kesejahteraan,
serta mendukung profesionalisme PNS.

KPE diberikan kepada setiap PNS dan
tetap berlaku setelah PNS yang
bersangkutan pensiun. Kepada
suami/isteri dan anak yang menjadi
tanggungan PNS diberikan KPE
tambahan. KPE ini nantinya akan
menggantikan fungsi KARPEG yang
selama ini kita gunakan.
Pengurusan KPE Salah

KPE salah merupakan implikasi dari
kesalahan SK Konversi NIP. Kesalahan
ini dapat berupa kesalahan penulisan
nama (salah huruf, kata atau spasi
nama) atau kesalahan NIP (tanggal
lahir, TMT CPNS, atau jenis kelamin).
Persyaratan Pengurusan KPE
Salah
Surat pengantar dari SKPD .
 KPE asli yang salah.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.

Pengurusan KPE Rusak

KPE rusak berupa kerusakan fiisik KPE
seperti terbelah, patah, atau pecah pada
bagian sudut yang berakibat kartu tidak
berbaca oleh mesin, atau media
penyimpanan data yang tidak berfungsi,
dan sebagainya.
Persyaratan Pengurusan KPE
Rusak
Surat pengantar dari SKPD .
 KPE asli yang rusak.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.

Pengurusan KPE Hilang

KPE PNS yang hilang karena pencurian,
kecopetan, tertinggal, dan sebagainya
dapat diterbitkan kembali.
Persyaratan Pengurusan KPE
Hilang
Surat pengantar dari SKPD .
 Surat Tanda Penerimaan Laporan
Kehilangan Barang/Surat Berharga dari
Kepolisian.
 Foto copy SK CPNS .
 Foto copy SK Konversi NIP.
 Foto copy rekening Bank Jateng (rekening
pengganti).
* Persyaratan di atas dilegalisir dan dibuat
rangkap 2.

Cuti PNS
Cuti adalah tidak masuk kerja yang
diizinkan dalam jangka waktu tertentu.
 PNS yang sedang menjalankan cuti
tahunan, cuti besar, dan cuti karena
alasan penting, dapat dipanggil kembali
bekerja apabila kepentingan dinas
mendesak.
 Jangka waktu cuti yang belum
dijalankan itu tetap menjadi hak PNS
yang bersangkutan.

Pemberian Tanda Kehormatan
Satyalancana Karya Satya
Dasar: PP Nomor 25 Tahun 1994 tentang
Tanda Kehormatan Satyalancana Karya
Satya.
Satyalancana Karya Satya merupakan tanda
kehormatan yang diberikan kepada Korps
PNS Republik Indonesia yg telah berbakti
selama 10 atau 20 atau 30 tahun lebih
secara terus menerus dengan
menunjukkan kecakapan, kedisiplinan,
kesetiaan dan pengabdian sehingga dapat
dijadikan teladan bagi PNS lainnya.
Persyaratan Umum :
Warga Negara Indonesia.
 Memiliki integritas moral dan keteladanan .
 Setia dan tidak mengkhianati bangsa dan
negara.
 Tidak pernah dipidana penjara
berdasarkan putusan pengadilan yang
telah memperoleh kekuatan hukum tetap
karena melakukan tindak pidana yang
diancam dengan pidana penjara paling
sedikit 5 (lima) tahun.

Persyaratan Khusus :








PNS yang telah bekerja dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila, UUD Republik
Indonesia Tahun 1945, Negara dan Pemerintah serta dengan penuh pengabdian,
kejujuran, kecakapan dan disiplin secara terus-menerus paling singkat 10 tahun, 20
tahun dan 30 tahun.
Selama menjadi PNS ybs tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat ringan, sedang,
berat dan tidak pernah mengambil cuti diluar tanggungan negara.
Melampirkan foto copy surat keputusan pengangkatan sebagai CPNS (80%) dan PNS
(100%) yang dilegalisir.
Melampirkan foto copy surat keputusan pangkat terakhir yang dilegalisir .
Melampirkan foto copy surat keputusan jabatan terakhir yang dilegalisir.
Melampirkan foto copy piagam Satyalancana Karya Satya 10 tahun, 20 puluh tahun,
apabila telah memilikinya yang dilegalisir.
Melampirkan surat tidak sedang menjalani hukuman disiplin dari kepala SKPD yang
bersangkutan.
Melampirkan daftar riwayat pekerjaan dari PNS yang bersangkutan.
* Catatan: Usulan dimaksud beserta lampiran dibuat dalam rangkap dua.
Tunjangan Anak
Dasar: Pasal 16 Peraturan Pemerintah No. 7 tahun 1977 tentang
Penggajian PNS.
 Kepada PNS yang beristeri/bersuami diberikan tunjangan
isteri/suami sebesar 5% (lima persen) dari gaji pokok, dengan
ketentuan apabila suami isteri kedua-duanya berkedudukan
sebagai Pegawai Negeri, maka tunjangan ini hanya diberikan
kepada yang mempunyai gaji pokok lebih tinggi.
 Kepada PNS yang mempunyai anak atau anak angkat yang
berumur kurang dari 18 (delapan belas) tahun, belum pernah
kawin, tidak mempunyai penghasilan sendiri, dan nyata menjadi
tanggungannya, diberikan tunjangan anak sebesar 2% (dua
persen) dari gaji pokok untuk tiap-tiap anak.
 Tunjangan anak sebagaimana dalam ayat (2) diberikan
sebanyak-banyaknya untuk 3 (tiga) orang anak, termasuk 1
(satu) orang anak angkat.
Kesimpulan dari PP No. 7 tahun
1977 pasal 16





PNS yang beristeri/bersuami diberikan tunjangan
isteri/suami sebesar 5 % dari gaji pokok.
PNS yang mempunyai anak atau anak angkat yang
berumur kurang dari 21 (dua puluh satu) tahun, belum
pernah kawin, tidak mempunyai penghasilan sendiri, dan
nyata menjadi tanggungannya, diberikan tunjangan anak
sebesar 2 % dari gaji pokok untuk tiap-tiap anak.
Ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 dapat
diperpanjang sampai umur 25 (dua puluh lima) tahun
apabila anak tersebut masih bersekolah.
Tunjangan anak diberikan sebanyak-banyaknya untuk 3
(tiga) orang anak, termasuk anak angkat.
Apabila suami isteri kedua-duanya berkedudukan sebagai
Pegawai Negeri, maka tunjangan keluarga diberikan
kepada yang mempunyai gaji pokok yang lebih tinggi.
Tunjangan Anak
Diberikan maksimal untuk dua orang anak
Dalam hal pegawai negeri pada tanggal 1 Maret 1994 telah
memperoleh tunjangan anak untuk lebih dari dua orang anak,
kepadanya tetap diberikan tunjangan anak untuk jumlah
menurut keadaan pada tanggal tersebut. Apabila setelah
tanggal tersebut jumlah anak yang memperoleh tunjangan anak
berkurang karena menjadi dewasa, kawin atau meninggal,
pengurangan tersebut tidak dapat digantikan, kecuali jumlah
anak menjadi kurang dari dua; besarnya tunjangan anak adalah
2% per anak dari gaji pokok
 Tunjangan anak dihentikan pada bulan berikutnya setelah tidak
memenuhi ketentuan pemberian tunjangan anak atau
meninggal dunia
 Pegawai wajib melaporkan bahwa anak yang masuk dalam
tanggungan pegawai tersebut telah tidak memenuhi ketentuan
pemberian tunjangan anak atau meninggal dunia


Batas usia anak seperti tersebut diatas dapat
diperpanjang dari usia 21 tahun sampai usia
25 tahun, apabila anak tersebut masih
bersekolah dengan ketentuan sebagai berikut:
 dapat menunjukan surat pernyataaan dari
kepala sekolah/kursus/perguruan tinggi bahwa
anak tersebut masih sekolah/kursus/kuliah;
 masa pelajaran pada
sekolah/kursus/perguruan tinggi tersebut
sekurang-kurangnya satu tahun;
 tidak menerima beasiswa.
Dokumen yang harus disiapkan
untuk bisa mendapat Tunjangan
Anak
 Akta atau surat keterangan kelahiran anak dari pejabat
yang berwenang pada Kantor Catatan Sipil/lurah/camat
setempat.
 Surat keputusan pengadilan yang
memutuskan/mensahkan perceraian di mana anak
menjadi tanggungan penuh janda/duda untuk tunjangan
anak tiri bagi janda/duda yang bercerai.
 Surat keterangan dari lurah/camat bahwa anak-anak
tersebut adalah perlu tanggungan si janda/duda untuk
tunjangan anak tiri bagi janda/duda yang suami/isterinya
meninggal dunia.
 Surat keputusan Pengadilan Negeri tentang
pengangkatan anak (hukum adopsi) untuk tunjangan anak
bagi anak angkat (apabila pegawai mengangkat anak
lebih dari 1 anak angkat, maka pembayaran tunjangan
anak untuk anak angkat maksimal 1 anak).
Terima Kasih


similar documents