MIR-RT - ASMAVERMEQ

Report
Le mariage entre l’entretien et l’informatique,
est-ce souhaitable?
Le déroulement
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L’évolution des outils
 Les outils manuels
 Le système informatique de base
 Le logiciel de GMVAO
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Le pouvoir
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Les comparatifs
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Les coûts et la productivité
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Les gains
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Le retour sur investissement
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La rentabilité
L’entretien et ses besoins
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Identifier les inspections et les
entretiens à faire selon la
demande des clients
Planifier les tâches de la semaine
Identifier les pièces à
commander
Rechercher les # de pièce et les
fournisseurs
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Commander les pièces
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Vérifier les commandes reçues
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Inscrire le travail , les pièces et le
temps sur les bons de travail
Valider et fermer les bons de
travail
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Préparer la facture du client
Tenir à jour le registre des
prochains entretiens
Suivre les garanties et les
réclamations
Mettre à jour la fiche des
véhicules
Tenir à jour le registre des
fournisseurs
Prendre l’inventaire
Mettre à jour la fiche des clients
L’évolution des outils de travail
Outils manuels
La mémoire
Le tableau
Le logiciel
spécialisé
Le système
informatique
de base
La mémoire…
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La mémoire est limitée.
Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible.
Impossible de maintenir un historique des réparations, de la
sous-traitance et de l’achat de pièces.
Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement
l’information essentielle et négligeront les tâches
administratives complexes (statistiques, analyses demandées
par la direction, analyse des garanties à échéance…)
Ils n’auront pas de vision à moyen et long terme puisqu’ils
n’ont pas d’outils pour analyser leurs données. Ils sont en
réaction plutôt qu’en pro action.
Le gestionnaire devra s’aider des moyens du bord: papier,
tableau, crayon…
Les outils manuels
Le tableau et les post-it
Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients
internes et externes) et à facturer, à l’aide du crayon, de la
gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de
classeurs, de post-it, du tableau blanc, d’huile de bras et d’une
bonne mémoire.
Le système manuel
Avantages
Désavantages
Peu couteux
Réactif plutôt que proactif
Utilisation simple
Danger d’oublier des rendez-vous
Pas besoin de formation
particulière
Peu d’information sur le véhicule à
réparer
Système simple qui consiste à
attendre les demandes du client
ou du chauffeur
Danger d’oublier de commander
des pièces ou de commander les
mauvaises
Pas de possibilité de relancer le
client pour son prochain entretien
Travail long et fastidieux pour
obtenir des statistiques et des
rapports
Suivi des garanties et des
réclamations difficiles
Le système manuel…
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Peut bien fonctionner quand on a un nombre limité de
clients
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Ne tient pas la route si on veut prendre de l’expansion
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Demande d’être très organisé et méticuleux.
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Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le bon
fonctionnement d’un tel système.
Le système informatisé de base
Définition : Logiciel commercial
tel Excel pour répertorier les
véhicules, les pièces
d’inventaire, les entretiens à
faire et tout autre information
susceptible d’aider la mémoire
du mandataire ou du
gestionnaire de flotte.
L’utilisation du logiciel
comptable est aussi une
pratique courante pour
repousser l’échéance de
l’achat du logiciel de GMVAO.
Le système informatisé de base
Avantages
Désavantages
Meilleur contrôle pour la saisie des
données.
Nécessite une formation adaptée.
Informations centralisées et
organisées.
Doit avoir une personne dédiée pour
l’utilisation du logiciel, demande plus
de personnel.
Facilité pour retrouver les
informations.
Doit avoir une bonne maîtrise du
logiciel pour créer les tableaux et les
formules nécessaires.
Possibilité de construire un tableau
pour suivre les entretiens à faire, les
achats, les garanties, les
réclamations, le travail fait et à faire
sur un véhicule.
Doit être un expert pour sortir les
statistiques.
Saisie des données non validées
donc fiabilité des données
questionnable.
Possibilité de bâtir des rapports et de
sortir des statistiques.
Utilisation simple usager.
Le système informatisé de base…
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Peut faire le travail pour un certain temps et pour un volume
limité.
Excel ne permet pas l’utilisation multi-usagers ce qui freine la
croissance.
Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable
d’étirer l’utilisation du système manuel et de passer
directement au système spécialisé car les efforts investis sont
trop grands et non récupérables.
Le système de GMVAO
Gestion de la Maintenance de Véhicules
Assistée par Ordinateur
Définition : Logiciel conçu spécifiquement pour assister le
gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et
administratives et lui fournir en temps réel les analyses
nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses
opérations quotidiennes. Cycle complet
Cycle d’affaires soutenu par un
logiciel de GMVAO
Maintenance,
Inspections,
Réparation
Validation et
fermeture des bons
de travail
Suivi des garanties
et réclamations
Tâches à faire
Création
automatique des
bons de travail
Facturation interne
et externe
Planification des
tâches à l'interne
ou externe
Pièces, temps et
informations de
l'atelier mécanique
ou du fournisseur
Rapports et
statistiques
L’informatique et ses possibilités
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Conserver des tonnes de données
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Restituer rapidement les informations enregistrées
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Traiter rapidement une grande quantité d’informations
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Effectuer les tâches selon des processus logiques
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Effectuer indéfiniment des tâches répétitives
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Produire rapidement des rapports
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Compiler des statistiques instantanément
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Échanger des informations via Internet
Le système de GMVAO
Avantages
Désavantages
Planification des entretiens et liste automatique
des pièces à commander.
Utilisation de fiches d’inspection électroniques
Coûts élevés pour l’acquisition du logiciel et de
ses droits d’utilisation.
Tâches automatisées, accomplies toujours
selon le même cycle de travail.
Besoin de spécialistes informatiques pour le
démarrage.
Production de rapports et statistiques pour
faciliter la gestion et la prise de décision.
Nécessite une formation adaptée.
Outils automatisé pour passer les commandes
et maintenir l’inventaire.
Implantation et formation sur plusieurs jours.
Suivi des garantie et des réclamations.
Peut demander une réingénierie des processus
internes.
Historique des activités.
Facturation facile des bons de travail.
Portrait global des activités courantes.
Intégration avec les autres outils informatiques
de l’entreprise.
Le système de GMVAO…
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Développé spécifiquement pour la gestion de la
maintenance de véhicules.
Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de
véhicules
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Respecte les normes de l’industrie (VMRS, SAAQ, MTO…)
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Extrait des données pour alimenter des systèmes experts
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Permet des liens avec des produits connexes reliés au
domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces
informatisé…)
Vous donne toute l’information utile à votre croissance
« Celui qui détient l’information
détient le pouvoir »

Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable….
 D’acquérir l’information facilement et sans erreur
 De l’enregistrer pour la réutiliser
 De la trier et la classer pour la retrouver facilement
 De l’analyser, la synthétiser à travers des rapports
statistiques complexes
 De l’interpréter pour prendre les meilleurs décisions
d’affaires (Tableau de bord, indicateurs de performance)
Comparatif…
Manuel
Système
informatisé
de base
Logiciel de
GMVAO
Prévision des entretiens à venir Difficile
Faisable
Facile
Suivi des coûts
Difficile
Faisable
Instantané
Planification du travail
Faisable
Pas
approprié
Facile
Suivi des garanties
Difficile
Pas
approprié
Facile
Disponibilité des informations
Lente
Moyenne
Immédiate
Approvisionnement
Difficile
Pas
approprié
Facile
Facturation
Facile
Faisable
Facile
Les coûts pour faire fonctionner les
différents outils
Manuel
Logiciel
de base
Logiciel de
GMVAO
Négligeable
Moyenne
Élevé
Nul
Faible
Faible
MO interne
Important
Important
Moyenne
MO externe
Nul
Moyen
Faible
Acquisition
Entretien annuel
Les coûts d’utilisation vs
la productivité
Manuel
Logiciel de base
Logiciel de
GMVAO
Coûts
Productivité
Coûts
Productivité
Coûts
Productivité
Faible
Décroissante
Faible
Moyenne
Élevé
En
croissance
Après 1 an
Faible
Stable
Faible
Élevée
Après 5 ans
Faible
Stable
Faible
Élevée
Implantation
Gains apportés par l’utilisation d’un
logiciel de GMVAO
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Tâches effectuées avec plus d’efficacité

5 minutes épargnées / personne / jour, à un taux horaire moyen
de 35$ peut représenté ± 1000$ d’économie annuelle.

Suivi plus serré du temps et des dépenses

Meilleur service client (plus de disponibilité) Chiffre Aff. ++

Fidélisation de la clientèle

Compétitivité dans les appels d’offre pour supplanter la
compétition
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Échange de données informatisées (catalogue électronique)
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Flotte moins coûteuse à entretenir
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Motivation et mobilisation des employés
Retour sur investissement
Exemple #1 : Utilisation d’une puce pour l’accès au logiciel
Retour sur investissement
Exemple #2 : Création automatique des bons de travail
La Rentabilité…
Le vrai profit est dans la diminution des coûts

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Parce que les prix de vente sont dictés par
le marché, la compétition, la localisation…
Parce que les prix de vente on veut les
garder à la hauteur du marché...
Parce que chaque minute compte et se
traduit en $ en bout de ligne.
Pour les réduire, il faut les connaître et la
seule façon de les connaître précisément est
d’utiliser un logiciel de GMVAO.
Merci!

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