95work项目管理培训2

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项目管理工具和方法
1、三个工具:效率手册、脑图、里程碑
2、二个方案:简单管理、项目管理
3、关注的问题:信息安全、价格
其他内容:更多工具、园区企业互动
一、效率工具 ——工欲善其事, 必先利其器
•
介绍3个工具如何提升效率
脑图
效率手册
里程碑
虚拟办公室
1、效率手册 —— 整合传统工具中任务相关部分
•
记事本
•
95Work
效率手册
日程
邮件
文档
即时消息
电话
例会
不仅整合,而且更优化
•
•
不仅能记录任务,而且比记事本更清晰分组管理;
分配任务,比邮件更简单;
完成任务自动通知,
比邮件更智能;
•
鼠标拖动,就能自动
生成日程安排;
•
可以对任务加附件,
轻松传递相关文档;
•
可以对任务发帖讨论,
不打扰对方;
•
不能取代及时消息、电话和当面沟通。
应与这些工具相互辅助配合。
自动汇总工作汇报,大幅降低例会时间
•
•
•
能够了解上周完成工作、本周工作安排,以及本周已完成工作;
•
能够逐步取消大部分例会内容,
能够了解下周以及更远的工作安排,和未安排日程的工作;
能够了解每周工作要点和工作总结(需录入)。
节省大量时间精力;
•
能随时随地查看工作汇报,
掌握最新动态情况,
及时调度安排;
•
了解的信息更细致,
全面掌握下属工作安排和负荷;
手机应用与桌面同步
•
•
随时随地捕获思路灵感;
外出也能随时查看日程,
做事有条不紊;
•
充分利用碎片时间。
效率手册总结
o
管理个人工作;管理个人时间;
o
围绕具体工作的分配、沟通;
o
上下级的汇报、了解。
o
手机与桌面同步;
工作
汇报
任务分配与
接受
个人工作管理
个人时间管理
手
机
2、脑图 —— 最好的思维辅助工具
•
•
•
•
目前常用的脑图工具:
o
免费的:FreeMind
o
收费的:MindManager
记录,能将脑海中所有思路记下来,超过记忆能力数十倍。
分解,能将思考层次更深入到最细节。
整理,能非常方便地拖动组织归纳,让思路更清晰有调理。
脑图的意义
•
想的更多、更深入,直接分解到具体任务,
o
•
•
提前预演可行性,提前发现问题,避免返工损耗;
促进沟通,因为脑图展示出了清晰的思路
o
自己都没有理清的话,就无法讲清楚;
o
有可视化的线索,更容易沟通;
脑图的用途
o
产品研发项目
o
企业战略实施
o
部门改进,例如:销售体系建设
95work项目脑图工具
•
•
•
95work整合了脑图工具;
更进一步,能将具体工作转为任务,与里程碑、效率手册同步;
脑图作为项目工具的一部分,允许团队成员共同参与,集思广益。
3、里程碑
•
•
•
整合长期计划、近期计划。
聚焦近期计划,进行工作分配,与效率手册同步。
监控日程安排,执行情况。
设定里程碑
•
长期阶段,跨度时间长,
一般1-3个月一个里程碑。
•
最近阶段,周期短,
一般每2周一个里程碑。
快速规划
•
利用快速规划工具进行安排。按脑图结构显示出任务。
点击对应的里程碑空格即可安排。
•
最近里程碑安排反馈到脑图中。
聚焦最近里程碑
•
分配人员,设置优先级。与效率手册同步。
o
任务是否已经安排执行?
o
执行情况如何?
o
哪些任务未按时完成?
项目整体进度
项目整体进度当前是提前、正常还是延迟?
提前规划下一步
•
下一个里程碑是预期目标是什么?
•
浏览所有里程碑,
选择其中合适的任务,
安排到下一里程碑中。
•
保证里程碑衔接紧密。
二、管理方案
•
1、简单管理
o
•
利用效率手册,实现简单应用,适合日常工作。
2、项目管理
o
组合脑图、里程碑、效率手册。适合项目管理。
1、简单工作机制
•
•
•
利用效率手册,建立日常工作管理体系。
o
动力原理:工作透明化,产生合适的压力。
o
关键控制点:每个人要安排每周日程和完成任务要勾选。
o
常见问题:没有工作习惯,或逃避工作透明化。
建立透明机制:
o
方法1:每周日程共享机制。
o
方法2:工作汇报机制。
逐步培养良好的工作习惯。
达到的效果
•
•
•
•
可有效进入工作状态,减少周一和假日综合症;
在不干扰的前提下,就能分配任务、了解执行情况,避免影响别人;
手机与电脑同步,随时随地记录灵感,查看日程,利用碎片时间;
透明的工作汇报体系,形成适当压力,做多做少不一样。
逐渐形成良性的工作氛围;
•
例会大幅减少,但对个人工作情况掌握更细致准确;
•
有效实施的企业,工作氛围有显著改观。
o
需配合相应的培训教育和管理制度(不建议直接与奖励制度挂钩);
o
本系统为管理制度提供了客观数据。
2、项目管理机制
•
适合以目标为导向的复杂工作。
o
例如产品研发项目,目标非常明确,适合项目管理。
随着产品发展,可以展开多个项目。
产品
阶段1
产品
阶段2
产品
阶段3
组建项目团队,应邀请外部关注者
1.
2.
选择合适的项目成员
邀请高管进入项目,让高管了解项目方案、
计划、执行情况,及早提出意见;
3.
共享项目链接给客户(或投资者),让客户
能够了解项目进展,更放心、更满意。
高管
外部沟通作用
•
更早提出问题,更早思考改进,
降低返工损耗;
•
项目
多一位观众,多一些督促,
经理
多一份动力。
团队成员
客户
利用脑图——明确项目目标,并分解
•
•
•
与项目关注者,包括高管、客户分析可行性,确定项目目标;
最终明确定位,明确范围;
分解方案,反复讨论、细化;
o
可以用头脑风暴收集思路,归纳整理,合理取舍。
o
可以分给项目成员分解,集思广益,而且培养思考能力。
•
项目初期,产生一个具体细致、清晰可行的方案。
•
在项目过程中,会不断添加新的思路,不断完善细节。
利用里程碑合理规划
•
•
项目目标、定位、方案基本明确后,利用里程碑做粗略计划;
•
随着项目进展,经常浏览里程碑,并根据情况随时调整
细化最近里程碑,将比较明确的任务纳入最近里程碑,尽快开始;
o
影响阶段目标的任务优先,因为影响阶段目标实现;
o
验证任务优先,因为影响重要决策;
o
重要的任务优先,因为产生价值大;
但如果尚不清晰、完美,则尽量延后,争取更多思考酝酿时间。
优秀思路方案将减少重做次数,大幅提升效率。
o
已经明确的不重要任务,可以填补空挡时间;
利用当前里程碑协调执行
•
•
形成默认的规则:
o
优先安排带【1】标记的任务。
o
优先安排带“!”标记的任务。
最终形成团队习惯:
o
•
项目经理只需调度最近里程碑,项目成员将自动配合。
要求项目经理:
o
每周要浏览最近里程碑,检查问题,并及时协调。
企业和部门的目标管理
•
•
项目管理也可用于企业战略,部门改进等。最终建立成熟的流程和规章制度。
项目管理依靠人来运作,非常灵活。
流程和制度管理,像机器般运作,规范而稳定。
部门改进
项目
•
部门成熟的
业务流程
部门不像项目那样封闭,有许多职责类型的工作。
项目管理可以保证重要的工作主线不偏离。
关键问题,是脑图的分解
•
企业战略目标
o
例如按平衡积分卡原则分解,需要改进哪些业务流程,如何提升客户满意
度,如何增加利润,如何降低成本,如何提升员工满意度,等等。
o
•
例如按SWAT分析。
部门目标分解,
o
例如优化销售体系:收集客户联系方式,完善宣传资料,完善销售工作岗
位职责,完善工作流程,建立销售指标评价体系等等。
常见的错误分解
•
•
把职责与目标混为一谈。
o
应该把职责单独一个脑图。
o
主要以目标脑图驱动。
分解的任务不具体。
o
是否分解到任务层次?
o
这个任务是否能安排给某人,在某天能够完成?
o
错误例子:发展10个新客户,分解为上半年5个,下半年5个。
达到的效果
•
项目经理能够分解工作更细致;
项目经理能与高管,客户更顺畅沟通;
•
项目经理能够更轻松规划时间;项目经理能轻松调度;
为项目经理节省大量时间精力;
•
个人工作安排与项目计划同步;
不干扰工作前提下,传递充分信息;
•
高管能够掌握项目思路细节、计划安排、执行情况;
付出的代价最小化
•
几乎没有额外的工作。没有为了管理而增加工作量。
•
•
•
•
效率手册按事先规划,而不是事后日志;
•
许多任务通知、同步、统计都是自动完成的。
脑图分解是为了辅助思考,而非应付领导;
阶段规划、任务安排非常简单轻松;
进度统计按任务数,而非按工时,虽然准确度略低,但简单省力。
总结
•
项目经理不好做
一个忙碌的项目经理曾写道:60%的人
认为项目管理不到位,70%的人认为我
打扰了他们的工作,30%的人认为信息
共享不足
•
95Work项目管理工具可以帮助项目经理
做得更好,可以帮助建设精锐团队。
o
精锐团队整体效率提升何止50%以上。
三、关心的问题
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1、信息安全; 2、价格
因特网
终端设备验证
安全传输
数据库加密
安全保护之一 :敏感数据加密
每行数据密码均不同,数据没有破解价值。
安全保护之二 :可使用安全传输
使用安全传输,即使在公网环境下(例如宾馆、机场)使用也无需担心
安全保护之三 : 终端设备认证
即使帐号密码泄露,也不用担心,只有经过二次认证的设备才能使用
•
1、如果选择了“设备认证”选项(在用户管理
中设置)。
•
2、第一次使用某台电脑(或平板)时,会
提示需要授权。
•
3、如果使用自助认证,则会发送一封邮件
到帐号邮箱。点击邮件中的链接,即可完成
自助授权。
产品价格
•
首年免费;
无需任何投资,可以验证项目工具带来的价值;
•
收费价格:
每活跃用户每天1元,合计每用户每年约220元。
以一个10人的活跃团队为例,一年费用约为2千元。
•
1年后,企业根据使用价值,自行选择。
•
即使不选择付费工具,园区企业互动工具依然可以使用。
四、其他工具
•
•
信息共享
o
记事本(加密):可以用于积累、共享业务经验。
o
电子书:可以积累、共享知识。
o
文件夹(文件名及链接加密):共享文档,随时随地下载。
通讯
o
联系人:企业共享联系人信息,可以群发推送信息(短信及群发邮件收
费)。
o
发件箱:查看个人发送邮件日志,可以查看阅读情况。
o
推送记录:管理员(需赋权)可以查看所有推送的信息,以检查审核。
五、园区企业互动部分
1、建立独立企业空间
•
•
使用数据上报帐号登录。
点击图标,创建自己的独立企业空间。
2、信息互动
•
加入园区联系群
•
可见加入该群的
o
聚科园区服务人员,
o
以及其他企业的人员。
(不加入群的用户不可见)
3、其他功能简介
•
•
•
•
•
数据上报
企业信息补充、修正
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