Präsentation-Verwendungsnachweis

Report
Modellvorhaben LandZukunft
2. Mitmach - Workshop
Verwendungsnachweisführung und Sachbericht
am 13.02.2014 in Prenzlau
Gliederung
1. Einreichungsfristen
2. Bestandteile
3. Sachbericht
4. Prüffähige Unterlagen
1. Beleglisten, Belegführung
2. Vor Ort Prüfungen
5. Mitteilungspflichten
Gliederung
6. Vergabe von Aufträgen an Dritte
7. Honorare
8. Personal- und Sachkosten
1. Einreichungsfristen
Die Verwendung der Fördermittel ist jährlich nachzuweisen.
Zwischennachweis bei mehrjährigen Förderprojekten, innerhalb von
4 Monaten nach Ablauf des vorher gehenden Haushaltsjahres
Verwendungsnachweis, spätestens mit Ablauf des 6. Monats nach
Beendigung des Bewilligungszeitraums
Sachberichte zum Fortgang des Projektes nach festgelegten
Stichtagen (z. B. 31.12.)
2. Bestandteile
Der jährliche Zwischennachweis und der Verwendungsnachweis umfassen
folgende Unterlagen:
Sachbericht/Ergebnisbericht mit Dokumentation über Zielerreichung
und Wirtschaftlichkeit
zahlenmäßiger Nachweis
tabellarische Belegliste
Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden
Einnahmen und Ausgaben enthalten und die zweckentsprechende,
ordnungsgemäße, wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Mittel
nachweisen.
Der Verwendungsnachweis dient dem Abgleich der Projektdurchführung mit
der Planung.
3. Sachbericht
Der ausführliche Sachbericht zum Projektverlauf
•stellt die wesentlichen Ansätze und Schwerpunkte des Projektes dar,
•trifft Aussagen zu Veränderungen und stellt die Gründe hierfür dar,
•beschreibt die Haupterkenntnisse, die sich im Rahmen der Umsetzung
ergeben haben,
•trifft Aussagen zum Projektmanagement und zur Steuerung des
Projektes,
•erläutert die Maßnahmen zur Öffentlichkeitsarbeit,
•nimmt Stellung zu den wichtigsten Positionen im zahlenmäßigen
Nachweis,
•erläutert Änderungen mit Auswirkung auf Zielerreichung und
Mittelverwendung,
3. Sachbericht
•gibt speziell bei Abweichung von spezifischen Auflagen Ursachen an,
•gibt Auskunft über ggf. erforderliche bzw. bereits realisierte
Rückforderungen bei Zuwendungsweiterleitung
•enthält eine zusammenfassende Einschätzung und
•stellt die Aktivitäten zur Sicherung der Nachhaltigkeit dar.
Der Sachbericht spiegelt neben den projektbezogenen Ausgaben auch die
Systematik der Finanzierung der Projektausgaben wieder, hierzu zählen
neben der Darstellung der Bundesmittel auch die Kofinanzierung und die
Darstellung von Drittmitteln.
4. Prüffähige Unterlagen
Der Nachweis der Aussagen ist mittels Rechnungs- und Ausgabebelegen zu
führen, d.h. aus den Belegen muss erkennbar sein, wann, in welcher Höhe,
an welchen Empfänger und zu welchem Zweck die Bundesmittel eingesetzt
wurden.
Belege zum Nachweis sind Original-Rechnungen mit Angabe Umsatzsteuer
und dazu gehörige Original-Quittungen. Zur Projektbezogenheit von
Ausgaben muss der tatsächliche Zahlungsfluss nachgewiesen werden.
Der Zusammenhang zwischen Rechnungs- und Ausgabebeleg muss
erkennbar sein. Jeder Beleg muss ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum
Projekt haben (vgl. Nr. 6.4 ANBest-P).
Werden Ausgaben anteilig abgerechnet, muss der
Kostenverteilungsschlüssel nachvollziehbar und erkennbar sein.
4.1. Beleglisten und Belegführung
Gemäß Nr. 6.2.2 ANBest-P sind die Beleglisten chronologisch nach
Einnahmen und Ausgaben zu führen.
Folgende Beleginformationen sind anzugeben:
•Datum der Zahlung
•Beleg-Nr.
•Zahlungsempfänger
•Grund der Zahlung
•Betrag
•Auszahlungsnachweis
zuzüglich: Zahlungsbegründenden Unterlagen (z. B. Rechnungen,
Bewilligungsunterlagen, Reisekostenabrechnungen nach BRKG,
Vergabevermerk über Auftragsvergaben
4.2. Vor-Ort-Prüfungen
Vor-Ort-Prüfungen haben während der Durchführung des Projektes, d. h. vor
Abschluss zu erfolgen, da dadurch eventuelle Fehler noch rechtzeitig
erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können.
Die Vor-Ort-Prüfungen sind im Voraus zu planen und grundsätzlich vorher
anzukündigen. Dadurch soll gewährleistet werden, dass durch den
Zuwendungsempfänger alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung gestellt
werden können und alle mit der Umsetzung des Projektes betrauten
Personen verfügbar sind.
Je nach Besonderheit des Einzelfalls kann es angezeigt sein, die Vor-OrtPrüfungen unangekündigt oder vor Projektbeginn durchzuführen.
5. Mitteilungspflichten
Vom Zuwendungsempfänger sind die Mitteilungspflichten nach Nr. 5 ANBestP zu beachten.
Die Zuwendungsmittel sind zweckgebunden und dürfen nur entsprechend
dem Zuwendungszweck und den zugrundeliegenden Ausgaben in der
Kosten- und Finanzkalkulation verwendet werden.
Ergeben sich konzeptionelle und/oder finanzielle Änderungen im Projekt ist
eine Änderungsmitteilung anzuzeigen. Nach Prüfung kann sich die
Notwendigkeit ergeben, einen Änderungsantrag zu stellen.
6. Vergabe an Dritte
Im Zuwendungsbescheid ist geregelt, dass gemäß den Grundsätzen von
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit die wirtschaftlichsten Angebote im Sinne
des EU und nationalen Vergaberechts ( GWB, VOB, VOL – (Nr. 3 ANBest-P)
– sowie die von Dritten avisierten Skonti und Rabatte zu nutzen sind.
Die Vergaberichtlinien sind strikt einzuhalten.
Für Prüfzwecke ist die Dokumentation des Vergabeverfahrens vorzuhalten.
Zum Nachweis des Vertragscontrollings ist der Vertrag (Angebot/Annahme)
einzureichen sowie die Dokumentation der Vertragserfüllung evt.
Erfolgsnachweise und ggf. Zeitnachweise. Das Gebot der sparsamen und
wirtschaftlichen Mittelverwendung erfordert, dass bei Abweichung der
Leistungserbringung durch den Auftragnehmer, eine Prüfung der Minderung
der Gegenleistung notwendig wird. Diese Prüfung und die daraus
resultierende Entscheidung sollte dokumentiert werden.
7. Honorare
Für freiberufliche Leistungen ist die VOF zu beachten.
Für Honorarleistungen wird als Orientierungshilfe für die Höhe der Honorare
die Honorarstaffel des Bundesverwaltungsamtes (sog. ESF-Honorarstaffel)
empfohlen.
Honorare im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit sind bis zur Höhe der
marktüblichen Preise förderfähig, hier erfolgt eine Markterkundung, i.d.R.
durch die Einholung vergleichbarer Kostenangebote.
Bei Honorarkräften mit vergleichbaren Aufgaben von Mitarbeitern des
öffentlichen Dienstes ist ein am TVöD angelehnter Stundensatz
erstattungsfähig (Besserstellungsverbot). In anderen Fällen erfolgt eine
Markterkundung – mindestens 3 Kostenangebote.
Über Honorarausgaben ist ein Vermerk zu fertigen. Ein
Honorarvertrag/vereinbarung ist schriftlich zu fixieren, Stundennachweise
und andere im Honorarvertrag vereinbarten Nachweise sind als Belege
vorzuhalten.
8. Personal- und Sachkosten
Personalkosten
Grundsätzlich können höhere Vergütungen als nach dem TVöD sowie
sonstige über- und außertarifliche Leistungen nach Nr. 1.3 ANBest-P nicht
gewährt werden.
Sachkosten
Die anfallenden Kosten, entsprechend den im Finanzplan angegebenen
Kostenpositionen werden „spitz“ nach den tatsächlichen Ausgaben
abgerechnet.
Reisekosten
Reisekosten sind nach BRKG zu erstatten.
Bei Benutzung eines Kraftfahrzeugs kann eine Wegstreckenentschädigung
(§ 5 BRKG) von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens
jedoch 130 Euro gewährt werden.
8. Personal- und Sachkosten
Reisekosten
Bei erheblichen dienstlichen Interesse beträgt die
Wegstreckenentschädigung 30 Cent.
Notwendige Übernachtungskosten (§ 7 BRKG) sind bis zu einem Betrag in
Höhe von 60 Euro erstattungsfähig. Bei Überschreitung der Summe muss
eine Begründung der Notwendigkeit im Einzelfall der Reisekostenabrechnung beigelegt werden.
Trinkgelder, Geschenke sind nicht erstattungsfähig.
Werden Mietwagen oder ein Taxi aus triftigem Grund genutzt, können die
entstandenen Kosten erstattet werden.
Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse sind keine triftigen
Gründe
8. Personal- und Sachkosten
Bewirtungskosten
Bei Bewirtungskosten sind die Maßstäbe der Projektnotwendigkeit,
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit besonders streng zu berücksichtigen. In
der Regel sind Bewirtungskosten nicht förderfähig.
Bei bestimmten Anlässen können Bewirtungskosten in angemessenem
Umfang doch erstattet werden.
Allerdings müssen Angebote eingeholt und eine Vergabedokumentation
angefertigt werden. Den Abrechnungsunterlagen sind Einladungen,
Tagesordnung bzw. –protokolle sowie Teilnehmer- und Gästelisten
beizufügen.
8. Personal- und Sachkosten
Öffentlichkeitsarbeit
Für Veröffentlichungen von Informationen über Printmedien, Erstellung von
Werbemitteln, Erstellung und Pflege einer Homepage ist der
Zuwendungsempfänger verpflichtet, die Öffentlichkeit über die finanzielle
Unterstützung mit Mitteln des BMEL zu informieren.
Bei allen Veröffentlichungen sind die vorgegebenen Logo´s aufzunehmen.
Von allen Publikationen und sonstigen Materialien der Öffentlichkeitsarbeit
sind Belegexemplare aufzubewahren.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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