SPISOVODSTVO i uredsko poslovanje 3

Report
Ivana Posedi, prof.
[email protected]
098/9815465
 PISARNICA je unutarnja ustrojstvena jedinica koja
obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih
dokumenata, koju su dužna ustrojiti sve tijela državne
uprave
 PISMOHRANA je dio pisarnice koja obavlja poslove
čuvanja i izlučivanja pismena i drugih dokumenata, u
koju se preuzimaju dovršeni spisi (predmeti), organizira
korištenje, obrada, izlučivanje pismena i drugih
dokumenata, vodi evidenciju o registraturnoj građi, brine
se za cjelovitost i sređenost cjelokupne registraturne i
arhivske građe, nadzire je i čuva te obavlja poslove u svezi
s predajom gradiva nadležnom arhivu sukladno posebnim
propisima o arhivskoj djelatnosti.
 DOKUMENTACIJA je cjelina koju čine svi spisi i
dokumentacijske zbirke koji nastaju ili se koriste u
poslovanju ili se nalaze u istom sustavu upravljanja
 DOKUMENT je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i
tehnike izrade (rukopis, tisak, crtež, slika, zvučni zapis,
filmski i video zapis, elektronički zapis i dr.), koji
sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačnu
cjelinu povzanih podataka.
 ELEKTRONIČKI DOKUMENT je bilo koja vrsta
elektroničkog zapisa koji nema svojstvo elektroničke
isprave
 ELEKTRONIČKA ISPRAVA jednoznačno povezan
cjelovit skup podataka koji su elektronički oblikovani
(izrađeni pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja),
poslani, primljeni ili sačuvani na elektroničkom,
magnetnom, optičkom ili drugom mediju
 PISMENO je podnesak ili akt
 PODNESAK je pismeno kojim stranka pokreće
postupak
 AKT je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu
postupka
 PRILOG je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz
(tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet
koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune,
pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja;
 SPIS je jedinica sastavljena od jednog ili više
dokumenata koji se odnose na isti postupak ili
predmet, odnosno proistekli su iz obavljanja istog
postupka ili predmeta.
 PREDMET je skup radnji koje se obavljaju u okviru
istoga postupka ili aktivnosti.
 DOSJE je jedinica koju čine predmeti (predmetni
dosje) ili dokumenti (dosje dokumenata) koji se
odnose na istu osobu, stvar ili pojavu.
 SERIJA je cjelina dokumentacije koja se sastoji od
istovrsnih dokumenata, spisa ili dosjea, poredanih po
nekom rastućem nizu (npr. abecedno ili kronološki).
 RAZREDBENI (KLASIFIKACIJSKI) PLAN
DOKUMENTACIJE je hijerarhijski uređen plan
organizacije dokumentacije.
 DOKUMENTACIJSKA ZBIRKA su dokumenti, spisi,
evidencije, baze podataka, pomoćna, poslovna i tehnička
dokumentacija, koji su uređeni i kojima se rukuje kao
cjelinom.
 UREDSKO POSLOVANJE je skup pravila, mjera u
postupanju s pismenama, njihovu primanju i
izdaavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad,
obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i
predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom
tijelu.
 SPISOVODSTVO je cjelovit sustav upravljanja
informacijskim i dokumentacijskim resursima u
organizaciji, cjelovitost se izvodi iz ukupnosti
poslovnih funkcija stvaratelja i obuhvaća cjelovitu
dokumentaciju stvaratelja.
INFORMACIJE I DOKUMENTACIJAUPRAVLJANJE SPISIMA- ISO 15489
 ISO (međunarodna organizacija za normizaciju)
 ISO 15489 – informacije i dokumentacija – upravljanje
spisima
 SPISI su informacije koje, kao dokazno sredstvo i
informaciju, stvara, zaprima i čuva neka organizacija
ili osoba u izvršenju svojih pravnih zadaća ili u
obavljanju posla
Spis podrazumjeva:
 da su informacije zapisane
 da je taj zapis stalan i postojan
 da se zapis opaža i da se njime postupa kao s cjelinom
 da je izražena veza zapisa s poslovanjem
ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM SPISIMAOSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI
 Autentičnost
 Pouzdanost
 Integritet
 Iskoristivost
Sustav upravljanja spisima
 Jedan od osnovnih zahtjeva za svaki sustav upravljanja
spisima jest onaj koji traži da obuhvati svu
dokumentaciju koju treba obuhvatiti i da s druge
strane ne sadrži nešto što netreba sadržavati.
SVOJSTVA KOJE MORA IMATI
SPISOVODSTVENI SUSTAV (prema
normi ISO 15489)
 POUZDANOST - treba biti u stanju trajno i redovno




funkcionirati
INTEGRITET – potpunost i neizmjenjenost
SUKLADNOST – sukladno propisima i normama
CJELOVITOST – obuhvatiti cjelovito poslovanje
SUSTAVNOST – kontinuirano i rutinski
SPISOVODSTVENE FUNKCIJE
1. utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima
2. oblikovanje uvođnje i održavanje sustava
3. Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati
u poslovanju
4. Određivanje rokova čuvanja
5. Utvrđivanje evidencijskog sustava
6. Zaprimanje spisa u sustavu za upravljanje spisima
7. Evidentiranje i opis
8. Orgaizacija i klasifikacija spisa
9. upravljanje dokumentacijskim ciklusom
10. Pohrana i čuvanje spisa
11. Pristup i korištenje spisa
12. Odluka i postupak sa spisima po isteku roka čuvanja
13. Dokumentiranje postupka u upravljanju spisima
14. Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima
Utvrđivanje politike i programa
upravljanja spisima
 Organizacije trabaju utvrditi i dokumentirati politiku
za upravljanje spisima.
 Svrha ove politike treba biti stvaranje i upravljanje
autentičnim, pouzdanim i iskoristivim spisima koji
mogu podržavati poslovne funkcije i aktivnosti tako
dugo dok je to potrebno.
Metodologija oblikovanja sustava
 prethodno istraživanje
 analiza poslovnih aktivnosti
 identifikacija zahtjeva za spisima
 analiza postojećih sustava
 identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima
za spisima
 oblikovanje spisovodstvenog sustava
 uvođenje spisovodstvenog sustava
 provjera nakon uvođenja
Određivanje rokova čuvanja
a) Osnovne potrebe same organizcije
b) Zaštita prava i interesa orgnizacija i drugih osoba
c) Informacijska potpora osiguranju
d) Evidencijska vrijednost
e) Informacijska vrijednost neovisno o potrebama
poslovanja
f) Simbolička vrijednost
g) Umjetnička vrijednost i reprzentativnost
h) Materijalna vrijednost
Zaprimanje spisa u sustav za
upravljenje spisima
 Da se evidentira svaki ulazak jedinice dokumentacije u
sustav i to odmah čim se to desi (i u slučaju da se radi o
o dokumentaciji zaprimljenoj iz različitih izvora i na
različite načine)
Evidentiranje i opis
o Evidentiraje i opis jedinica dokumentacije najbolje
obaviti odmah pri zapirmanju u sustav istovremeno s
registriranjem
Upravljanje dokumentacijskim
ciklusom
 Obikovanje i izrada jedinice dokumentacije
 Zaprimanje i registracija jedinice
 Upravljanje kretanjem jedinice u obradi
 Arhiviranje
 Pregled i provjera pohranjene dokumntacije
 Kopiranje, preoblikovanje migracija
 Korištenje
 Vrednovanje
 Izlučivanje, uništenje ili predaja ustanovi
Pohrana i čuvanje spisa
 Sustav čuvanja spisa u cjelini treba odgovoriti na 3
zahtjeva:
1. kako zaštiti spise od oštećenja, gubitka i nestanka
2. kako spriječiti neovlašten pristup i korištenje
3. kako osigurati da vitalna poslovna dokumentacija
i informacije “prežive” nepogode, nesreće i katastrofe
Pristup i korištenje spisa
 dva različita aspekta korištenja spisa :
a) upravljanje pravima pristupa
b) mogućnost pronalažnja i dohvata spisa koji
odgovaraju određenom korisničkom zahtjevu
Dokumentiranje postupaka u
upravljanju spisima
 Dokumentiranje svih radnji koje su obavljne na
spisima
ORGANIZACIJA I KLASIFIKACIJA
SPISA
 Svrha klasifikacije je definiranje strukture
dokumentacije,
 Prikaz hijerarhijskih odnosa među jedinicama i
višim cjelinama dokumentacije
 Olakšati odlaganje, pretraživanje, vrednovanje i
izlučivanje te dostupnost gradiva
KLASIFIKACIJSKI PLAN
 CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA:
 obuhvatiti svu dokumentaciju i
 temeljiti se na funkcijama stvaratelja
KLASIF. PLAN JE I TEMELJ ZA IZRADU ZBIRNOG
POPISA DOKUMENTACIJE
POJAM I SVRHA
 Evidentiranje i organiziranje dokumenata u
službenom komuniciranju, a ne sadržajna obrada
 Svrha je lakše pretraživanje
PROPISI KOJI DEFINIRAJU UREDSKO
POSLOVANJE
 Uredba o uredskom poslovanju NN 7/2009
 Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i
brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata
("Narodne novine" broj 38/88.)
 Sudski poslovnik NN 158/2009
 Javnobilježnički poslovnik NN 38/94, 82/94, 37/96,
151/05 i 115/12
 Pravilnici o unutarnjem redu državnih tijela
 Interni propisi pojedinih organizacija
OSTALI PROPISI
 Zakon o općem upravnom postupku NN 47/2009
 Zakon o pravu na pristup informacijama NN 172/2003
 Zakon o zaštiti osobnih podataka NN 41/08, 118/06,
103/03
 Zakon o tajnosti podataka NN 79/07
 Zakon o informacijskoj sigurnosti NN 79/07
 Zakon o računovodstvu
RAZDOBLJA UREDSKOG
POSLOVANJA
 do 1957. godine
 od 1958. do 1987. godine
 od 1988. godine do danas
 od 2010. godine, pismena u elektronskom obliku
TEMELJNI POJMOVI UREDSKOG POSLOVANJA










Pisarnica
Pismohrana
Dokument
Elektronički dokument
Elektronička isprava
Pismeno (podnesak ili akt)
Prilog
Predmet
Dosje
Brojčana oznaka (klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj)
TEHNIČKE JEDINICE
 svežanj
 kutija
 knjiga
 fascikl
 mapa
 mikrofilmska rola
 magnetska traka
 cd....
PROPISANI POSTUPCI U
UREDSKOM POSLOVANJU
 primitak, otvaranje i pregled pošiljki
 upisivanje pismena u evid. knjige
 dostavljanje pismena u rad
 administr.-tehnička obrada akata
 otpremanje akata
 razvođenje akata u upisniku
 rokovnik predmeta
 stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje
PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED
POŠILJKI
akte prima za to ovlašteni zaposlenik
zaposlenik koji prima akte provjerava akte,
nedostatke, oštećenja, plaćanje pristojbi
stavlja otisak prijemnog štambilja na akt
razvrstava akte prema vrsti postupka
raspoređuje ih na referente ili org. jedinice
UPISIVANJE PISMENA U EVIDENCIJE PISMENA
akti se upisuju u urudžbene zapisnike i up upisnike
pod:
klasifikacijskom oznakom i
urudžbenim brojem
nakon toga ti brojevi se upisuju u prijemni štambilj
Prijemni štambilj
REPUBLIKA HRVATSKA
brojčana oznaka i naziv tijela
PRIMLJENO:
KLAS. OZNAKA
UR. BROJ
ORG. JEDINICA
PRILOZI
VRIJEDNOST
broj priloga
iznos
EVIDENCIJE PISMENA
 Konvencionalne (u obliku uredkih knjiga)
 Elektroničkom obliku (baze podataka)
 Urudžbeni zapisnik – neupravni postupak
 Upisnici – upravni postupak
Pomoćne evidencije:
 Kazala ili imenici – abecedna knjiga
 Dostavne knjige – za praćenje kretanja
 Knjiga pismohrane – popis grdiva odloženog u pismohranu
Urudžbeni zapisnik
Klasifikacijska Predmet Urudžbeni Datum
oznaka
broj
primitka
1
Prijenos
Prijenos
2
3
4
Datum
nastanka
pismena
Ustrojstvena
jedinica
5
6
Ravođenje
7
8
Upisnik predmeta upravnog
postupka prvog stupnja
Klasifikacijska
oznaka
Urudžbeni
broj
1
2
Datum
primitka
zahtjva
3
Ime i prezime odnosno naziv i mjesto
podnositelja zahtjeva
Kratak sadržaj
zahtjeva
4
5
Odluka o zahtjevu i datum odluke
Zahtjev
odbačen
6
Zahtjev Zahtjev
odbijen usvojen
7
8
Postupak
U roku
obustavljen Da Ne
9
10
11
Red prvostupanjskog tijela po žalbi i
Razvođenje
datum odluke
ili
Žalba
Rješenje
Žalba
napomena
odbačena zamjenjeno dostavljena
novim
drugostupanjs
kom sudu
12
13
14
15
Upisnik predmeta upravnog
postupka drugog stupnja
Klasifikacijska
oznaka
Urudžbeni
broj
1
2
Datum
primitka
žalbe
3
Ime i prezime odnosno naziv i
mjesto podnositelja žalbe
Naziv tijela koje je donijelo ili nije
donijelo prvostupanjsko rješenje
Revizija
4
5
6
Razvođenje ili
napomena
Žalba
Odluka o zahtjevu i datum odluke
Žalba
odbačena
7
Žalba
odbijena
Rješenje
izmjenjeno
Rješenje
poništeno
8
9
10
U roku
Rješenje
proglašeno
ništavnim
11
Obustava
postupka
Da
Ne
12
13
14
Razlozi usvajanja žalbe
Pogrešno ili
Povreda
nepotPogrešna
pravila
Puno
primjena
postuutvrđeno
matrijalpka
činjenično
nog
stanje
prava
15
16
SASTAV KLAS. OZNAKE I
URUDŽBENOG BROJA
 KLASIFIKACIJSKA OZNAKA:
 oznaka sadržaja
 oznaka vremena
 oznaka oblika
 URUDŽBENI BROJ:
 oznaka mjesta nastanka
 oznaka vremena
 rednog broja unutar predmeta
KLASIFIKACIJSKA OZNAKA
klasifikacijska oznaka
361
gl. grupa
-
vrijeme
03
djelatnost
grupa
podgrupa
/
1 2 godina
oblik
01
redni br.
dosjea
/
10
redni br.
predmeta
URUDŽBENI BROJ
mjesto nastanka akta
2109
brojčana
oznaka
stvaraoca
akta
-
04
brojčana
oznaka
upravnog
tijela
-
03
oznaka
org.
jedinice u
tijelu
uprave
god.
nastanka
/
7
referent
-
12
godina
nastanka
ili
primitka
akta
redni
br. akta
-
10
redni br. akta
unutar
pojedinog
predmeta
Povezivanje i prijenos spisa
 Ako se isti prdmet vodi pod dvije ili više
klasifikacijskih oznaka obavit će se povezivanje tih
klasifikacijskih oznaka u odgovarajućoj evidenciji
 Dalje će se voditi pod klasifikacijskom oznakom pod
kojom je predmet prvi put upisan
 Kod ostalih upisa predmeta označit će se u
odgovarajućoj rubrici veze pod kojom će se
klasifikacijskom ozakom dalje voditi
Omot spisa predmeta
 Prilikom prvog podneska, odnosno akta, otvara se
omot spisa i podnesak, odnosno akt se stavlja u omot
spisa u koji se ulažu i ostala pismena tog predmeta
 Na unutarnjoj stranici omota spisa kronološki se vodi
evidencija primljenih akata odnosno podnesaka
 Podnesci, odnosno akti se slažu kronloški prema
datumu njihova primitka odnono nastanka tako da se
na vrhu nalazi pismeno koje je zadnje nastalo ili
primljeno
Omot spisa nupravnog akta
_______________________________
(naziv tijela – štambilj)
Oznak unutarnje ustrojstvene jedinice:
__________________
Klasifikacijska oznaka:
__________________________
Predmet:
______________________________________
DOSTAVLJANJE PISMENA U RAD
 pismena se dostavljaju u rad putem interne dostavne
knjige
 primitak potvrđuje potpisom ovlašteni službenik
unutarnj. ustrojstvene jednice i raspoređuje ih
pojedinim službenicima
ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA
OBRADA AKTA
Zaglavlje
NEUPRAVNI AKT OBAVEZNO
SADRŽI:
 ZAGLAVLJE (podaci o pošiljatelju)
KLASA/Razradbena oznaka:
UR.BROJ:
Datum:
Naziv i adresa primatelja
Predmet:
Tekst
________________________________
________________________________
Potpis i pečat
Obavijest o prilozima:
Obavijest o dostavljanju
 OSOBNO IME, ODNOSNO NAZIV I ADRESU
PRIMATELJA
 KRATKU NAZNAKU PREDMETA
 TEKST AKTA
 POTPIS OVLAŠTENE SLUŽBENE OSOBE
 OTISAK SLUŽBENOG PEČATA
OSIM OSNOVNIH AKT SADRŽAVA I DRUGE
PODATKE (ako postoje):
 VEZU BROJČANIH OZNAKA
 NAZNAKU PRILOGA
 NAZNAKU KOME SE DOSTAVLJA OSIM
PRIMATELJA
AKT U UPRAVNOM POSTUPKU

ZAGLAVLJE
Uvodni dio (preambula)

Naziv:
Izrijeka (dispozitiv)

UVOD ILI PREAMBULU (u kojoj se poziva na
propis na temelju kojeg se izdaje)
NAZIV AKTA (rješanje, dozvola ili sl.)
IZREKA ILLI DISPOZITIV (u kratkim se crtama
iznosi sadržaj akta)
Zaglavlje

Obrazloženje


Pouka o prvu na žalbu
OBRAZLOŽENJE DISPOZITIVA
POUKA O PRAVNOM LIJEKU (sadrži rok u
kojem se žalba podnosi i naziv tijela kojem se
podnosi, ukoliko je žalba moguća)
Prilozi:

PRILOZI
Dostavljanje:

DOSTAVLJANJE

POTPIS SLUŽBENE OSOBE I PEČAT
Potpis i pečat
OTPREMANJE AKATA
akti se otpremaju putem dostavne knjiga za poštu ili
dostavne knjige za mjesto
RAZVOĐENJE AKATA
 službenik koji po spisu postupa određuje uputu o
razvođenju spisa predmeta
 u upisnik ili urudžbeni zapisnik upisuje se datum
razvođenja, oznaka a/a i rok čuvanja za dovršene
predmete
 na omote spisa stavlja se oznaka “r” i datum kad nastupa
rok za predmete koji se stavljaju u rokovnik.
ROKOVNIK PREDMETA
 predmeti iz rokovnika predmeta uzimaju se i predaju u
rad na dan roka ili kad u međuvremenu stigne novo
pismeno koje se odnosi na taj predmet
STAVLJANJE PREDMETA U PISMOHRANU I ČUVANJE
Dovršeni predmeti se odlažu u pismohranu po
klasifikacijskim oznakama
Upravna tijela i organizacije dužne su voditi knjigu
pismohrane kao opći pregled cjelokupnog gradiva
odloženog u pismohranu
Rukovanje predmetima stvljenim u
pismohranu
 Predmetima stavljenim u pismohranu rukuje






službenik pisrnice ovlašten za rad u pismohrani
Spisi se izdaju samo uz potvrdu ovlaštenoj osobi
organizacijske jedinice
Potvrda mora sadržavati:
1. klasifikacijsku oznaku
2. datum uzimanja i vraćanja spisa
3. potpis službenika
- potvrda se odlaže na mjesto uzetog spisa
Javnobilježnički poslovnik
 Javnobilježnički poslovnik NN 38/94, 82/94, 37/96,
151/05 i 115/12
 Upisnici, imenici i druge evidencije
 Upisnici i druge evidencije koje vode javni bilježnici
propisane su od javnobilježničke komore kao i način
vođenja istih
 javni bilježnik sam određuje raspodjelu, način i
vrijeme poduzimanja službenih radnji u svom uredu
Sudski poslovnik
 Sudski poslovnik NN 158/2009
 Sudska pisarnica obavlja uredske poslove u sudu.
 Radom sudske pisarnice upravlja upravitelj
 Stranke, njihove punomoćnike i druge ovlaštene osobe
obavještava o stanju predmeta službenik sudske
pisarnice
 Podnesci i drugi dopisi primaju se u sudskoj pisarnici
 Primljeni podnesci i drugi dopisi sređuju se po vrstama
upisnika u koje ih treba upisati odnosno prema oznakama spisa
 Na svaki spis stavlja se oznaka predmeta koja se sastoji od:
1. kratice naziva upisnika u koji je upisan (K, P, R1, OVR, O
itd.) ispisana velikim slovima,
2.rednog broja upisa
3.posljednja dva broja godine u kojoj je unesen u upisnik
(oznaka spisa K-13/96).
 Prilozi uz pojedine podneske ulažu se u spis zajedno s
podneskom na koji se odnose. Prilozi se označuju
poslovnim brojem odgovarajućeg podneska uz
stavljanje velikog slova abecednim redom (npr.: K13/96-17-A) na svaki prilog posebno.

similar documents