Contract management

Report
Contractmanagement
Middelweg 63
6584 AG Molenhoek (Lb)
The Netherlands
T
E
I
+31 (0)6 2183 8278
[email protected]
www.probuylogic.nl
Wat is contract management (CM)?
Contract management:
CM is het beheren van de
verplichtingenadministratie van alle
termijnafspraken welke middels een contract
zijn vastgelegd met als doel risico’s te
vermijden, kosten te bewaken en te
reduceren en ondersteuning te bieden aan
het tactische en strategische inkoopbeleid.
Management
Beheer
Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt
dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op
de juiste plaats is, ter ondersteuning van het
gehele CM-proces.
Contractbewaking:
Het bewaken van de naleving van de
vastgelegde afspraken in een contract. Hierbij
wordt zowel de prestatie van de leverancier
bewaakt als de prestatie van de eigen
organisatie.
Bewaking
Contractbeheer:
CM en het inkoopproces
Contractmanagement gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus met
het inkoopproces. CM kan het beste toegepast worden vanaf de inkoopzijde. Het CM-proces
verloopt parallel aan het inkoopproces.
Hoe werkt CM nu eigenlijk?
Indeling CM proces:
3 subprocessen:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
Specificeren behoeften
Selecteren leverancier(s)
Opstellen & tekenen contract
Registreren in (creatie)register
Beoordelen en autoriseren
Registreren in contractregister
Archiveren
Genereren en distribueren van
informatie
9. Bewaking en uitvoering en
beëindiging
10. Beëindigen,
volledigheidscontroles en
evaluaties
11. Inrichten en opschonen van
archieven en registers
Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3)
Het contractbeheer (fase 4 t/m 11)
Het bestellen binnen een contract (afroepen)
Links CM
Proces verloop
Een contract is een speciaal soort
document, waardoor contractbeheer
veel overeenkomsten heeft met
documentbeheer.
Kwaliteitsmanagement:
Kwaliteitsmanagement is er op
gericht de kwaliteit van processen te
waarborgen en te verbeteren. CM
waarborgt de kwaliteit van het
inkoopproces, door het
documenteren van dit proces en
ervoor te zorgen dat aan de
gemaakte contractuele afspraken
voldaan wordt.
Analyse
Registreren &
beheren
Meten
Management
Inzicht – Overzicht - Verandermanagement
Documentbeheer:
Doelstellingen CM
Ondersteuning strategische en
tactische inkoopbesluitvorming
Effectiviteit en (kosten) efficiëntie
van het inkoopproces verbeteren
•
•
•
•
Analysemogelijkheden binnen- en over
contracten
Beschikbaarheid relevante
managementinformatie
Advisering op basis van verkregen
inzicht en overzicht
•
•
•
Centrale vastlegging van contract
(informatie)
Standaardisatie proces + kortere DLT
Besparing personeel door
standaardisatie en automatisering
Voorkoming van Maverick buying
Risicobeheersing contracten
Beheersing van
leveranciersprestatie
•
•
•
•
•
•
Identificeren van risico’s
Naleving wet- en regelgeving
Autorisatieproces onderdeel van intern
systeem
Standaardisatie inkoopproces en
procedures
Contractstandaarden
•
•
Actieve bewaking van mijlpalen (bv
looptijd en opzegtermijn)
Analyseren van actuele kosten ten
opzichte van geplande kosten
Systematische factuurcontrole
Kosten en opbrengsten CM
Kosten contractmanagement
Potentiele opbrengsten contractmanagement
•
Compliance management
55 % beter
Kortingen en bonussen
25% - 30% beter
Inkoopkosten
2% - 7% lager
Vernieuwen contracten
25% beter
Evergreen contracten
Niet meer van toepassing
Doorlooptijden
50% korter
Voorwaarden en condities
Risico,autorisatie,procedures
Management informatie
Nooit meer wachten
Analyseren contracten
Maximale uitnutting
Administratieve kosten
25% - 30% lager
Personeelskosten:
–
–
–
•
Automatiseringskosten:
–
•
Kosten op basis van SAAS
Initiële kosten:
–
–
–
–
•
Contractbeheerder(s)
Contractmanager(s)
Third party contractmanager(s)
ImplementatieAanschaf- / SAASCommunicatieDataverzamelingskosten
Structurele kosten:
–
–
–
–
Borging procedures
Uitvoeren contractbeheerproces
Licenties / SAAS
Onderhoud en ondersteuning
Toegevoegde waarde Probuylogic
Contractmanagement
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Professioneel Contract Management uitgevoerd door Probuylogic voor al uw contracten met klanten,
leveranciers, partners en personeel;
Gebruik van online Contract Management Systeem (SAAS);
Onbeperkt contracten aanmaken;
Onbeperkt contract gerelateerde documenten opslaan;
Eenvoudig KPI’s invoeren en managen;
Geautomatiseerde reminders naar leveranciers voor kortingen, bonussen en KPI’s;
Geautomatiseerde reminders naar contractverantwoordelijken binnen uw organisatie;
Gratis onbeperkt viewers aanmaken;
Eenmalige inrichting Contract Management systeem door Probuylogic;
Wekelijkse controle & maandelijkse rapportage;
Mogelijkheid voor benchmarking;
Eén aanspreekpunt voor uw organisatie;
€ 4,95 per contract per maand
Opties contract management
Opties Probuylogic Contract Management
•
•
•
•
•
Contract Management Proces opzetten/optimaliseren
Achterhalen van alle contracten binnen uw organisatie
Contractscan (beoordeling en advies inzake inhoud contract)
(Her)onderhandeling van contracten
Training Contract Management systeem voor uw medewerkers
€ uurtarief

similar documents