Handleiding - Nederlandse Brandwonden Stichting

Report
Handleiding
Tellen, Storten en Verantwoorden
versie 1.0
Nederlandse Brandwonden Stichting
Afdeling Landelijke Collecte
Zeestraat 29, Beverwijk
(0251) 27 55 43
[email protected]
algemeen
Handleidingen
De Brandwonden Stichting biedt u per onderdeel van de landelijke collecte een aparte handleiding
aan. Zo kunt u snel en eenvoudig, zodra u enige uitleg nodig hebt, de juiste informatie downloaden en
inzien.
Hieronder staan de beschikbare handleidingen:
Handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen
Een uitgebreide uitleg over hoe u met ORCA uw collectantenbestand
kunt inzien en onderhouden, en hoe de collectantenbladen werken.
Handleiding Collectematerialen Bestellen
Een uitleg over hoe u met ORCA de materialen kunt bestellen en
op welke wijze de materialen worden geleverd.
Handleiding Collecteverdubbelaar
Een mooie manier om uw opbrengst te verhogen! Een uitleg
over hoe u sponsors kunt vinden voor uw collecte.
Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden
Een uitgebreide uitleg over de strikte regels betreffende het tellen
en storten van de collecteopbrengst en het invullen van de
digitale afrekenstaat in ORCA.
Deze handleidingen kunt u downloaden op www.brandwondenstichting.nl/orca
Nog vragen?
Vindt u in onze handleidingen geen antwoord op uw vragen,
neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie:
(0251) 27 55 43, [email protected]
algemeen
Checklist Organisator
[] Collectematerialen besteld?
Vul voor 15 juni het digitale bestelformulier in via ORCA. Bestellen voor 15 juni is belangrijk zodat wij
voor de vakantieperiode weten dat niemand vergeten is te bestellen en wij eventueel extra materialen
kunnen inkopen. Zo garanderen wij dat u op tijd uw materialen in huis hebt.
[] Collectematerialen in huis?
Uiterlijk de tweede week van september leveren wij de collectematerialen. Controleer altijd direct na
ontvangst of u de juiste materialen hebt ontvangen en of er niets ontbreekt.
[] Stratenplan gemaakt?
Maak ongeveer drie weken voor de collecte een indeling van de straten. Maak de route die uw
collectanten lopen niet te groot. Neem als richtlijn 75 á 100 adressen per collectant.
[] Collectanten benaderd?
Benader ongeveer drie weken voor de collecte uw collectanten en spreek af waar zij gaan collecteren.
Spreek ook af wanneer en op welke wijze de collectanten hun materialen ontvangen. Bekijk in ORCA
het actuele overzicht van uw collectanten: zelfs in de laatste week kunnen er nog nieuwe collectanten in
uw locatie bijkomen.
[] Collectematerialen bij de collectant?
Zorg dat de collectanten een week van te voren de collectematerialen (collectebus met legitimatie, huisaan-huis kaartjes) in huis hebben. Spreek met de collectanten af wanneer, waar en op welke wijze de
materialen weer bij u terugkomen. Er mag alleen gecollecteerd worden in onze collecteweek.
[] Collectebus retour ontvangen?
Ontvang zo snel mogelijk na de collecte de collectebussen retour. Open de bussen in het bijzijn van
minimaal één andere teller (géén familielid), tel per collectant het geld en noteer het getelde bedrag op
het collectantenblad. Laat de tweede teller per collectant op het collectantenblad zijn/haar handtekening
plaatsen. Bewaar alle collectantenbladen minimaal één jaar.
Tip: Haal zo snel mogelijk het legitimatiebewijs en de te lopen route van de collectebus; deze stickers
zijn nu nog makkelijk te verwijderen. De logosticker mag blijven zitten, die is ook volgend jaar weer
geldig.
[] Geld gestort?
Stort het collectegeld liefst direct, maar uiterlijk 15 november op rekeningnummer 10.73.77.624 van de
Brandwonden Stichting. Bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar.
[] Afrekenstaat ingevuld?
Vul uiterlijk 15 november de digitale afrekenstaat in via ORCA. Stuur bonnetjes van eventuele onkosten
in de retourenvelop samen met de declaratieverklaring naar de landelijke collecteadministratie. Deze
kosten dient u alvast in uw digitale afrekenstaat te vermelden.
[] Collectantengegevens bijgewerkt?
Werk de gegevens van uw collectanten bij via ORCA. U heeft er profijt van als alle gegevens juist en
compleet zijn, zo staan de gegevens goed op het collectantenblad.
[] Bedankkaartje verstuurd?
Breng uw collectanten op de hoogte van de collecteopbrengst middels een bedankkaartje met daarop
de opbrengst van de betreffende collectant en de totale opbrengst binnen uw locatie.
De Geldstroom
Als organisator bent u verantwoordelijk voor de juiste gang van zaken rond de geldstroom. Zodra de
collectebussen bij u worden ingeleverd, dienen alle handelingen volgens protocol te verlopen. Dit
wijzigt soms. Lees daarom ieder jaar deze handleiding goed door!
De handleiding bestaat uit drie delen:
-
Tellen, het aannemen van de bussen en de inhoud handmatig tellen
Storten, de collecteopbrengst bij de Rabobank storten op rekening van de Brandwonden Stichting
Verantwoorden, het bijhouden van de financiële administratie met name de afrekenstaat
Rekeningnummer van de collecte-rekening van de Brandwonden Stichting:
10.73.77.624
Nog vragen?
Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen,
neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie:
(0251) 27 55 43, [email protected]
4
1. Tellen
Voordat uw collectanten de straat op gaan, ontvangen zij van u een collectebus. Deze collectebus
dient altijd te zijn verzegeld. Dit kan met een borging (1) of sluitzegel (2). Werkt u met intekenlijsten,
dan is dit uiteraard niet van toepassing.
1.1 Geld ontvangen
Na de collecte neemt u de collectebussen weer in. Controleer altijd of de borging (1) danwel sluitzegel
(2) nog onbeschadigd is. Zijn deze wél beschadigd, zonder geldige reden, neem dan contact op met
de landelijke collecte-administratie (0251) 27 55 43. Samen met u overleggen we dan de eventueel te
nemen stappen.
Laat de borging of sluitzegel intact tot u met een tweede teller de bussen kunt openen.
1
2
1.2 Tellen: altijd met z’n tweeën!
Voor de meeste organisatoren het spannendste moment: Wat is er in uw locatie opgehaald?
Verbreek de borging of sluitzegel pas als u gaat tellen, in het bijzijn van minimaal één andere teller.
Deze teller mag geen familielid zijn.
Elke bus moet dus door twee mensen geteld worden! Vaak is de collectant ook nieuwsgierig naar de
opbrengst, het is daarom handig om samen met de collectant het geld te tellen.
Vermissing of diefstal
Bij vermissing, diefstal of roof van geld dient u, als collecte-
organisator, altijd zo snel mogelijk aangifte te doen bij de politie.
Informeer in dit geval ook altijd direct de landelijke collecteadministratie: (0251) 27 55 43.
5
Bij het tellen gebruikt u het telbriefje op het collectantenblad van de betreffende collectant. U vult op
dit telbriefje in ieder geval het totaalbedrag in.
Beide tellers zetten na het tellen van de bus hun naam en handtekening op het collectantenblad.
Per collectant heeft u dus uiteindelijk een totaal (handmatig geteld) bedrag en twee namen en
handtekeningen van de tellers op het betreffende collectantenblad. Deze bladen zijn de basis van uw
administratie en dient u minimaal 1 jaar te bewaren
1.3 Buitenlands geld
Buitenlandse biljetten zijn welkom! Ook oude biljetten van de Europese landen die zijn overgegaan op
de Euro, kunnen we nog steeds inwisselen. Treft u een buitenlands of oud Europees biljet aan, dan
kunt u die in een envelop sturen naar de Brandwonden Stichting:
Nederlandse Brandwonden Stichting
Landelijke Collecte
Antwoordnummer 111
1940 VC Beverwijk
U hoeft deze biljetten niet in uw administratie op te nemen. De waarde is koers-afhankelijk en de
biljetten worden in één keer ingeleverd, dus niet per locatie.
Munten hoeft u niet op te sturen, deze kunnen niet meer ingewisseld worden.
Papiergeld
Let op dat er geen papiergeld in de bus achterblijft. Eventueel
buitenlands geld (geen munten) kunt u per post opsturen naar de
Brandwonden Stichting.
6
2. Storten
Het storten van geld mag alleen volgens het protocol. Het is onder geen beding toegestaan
collectegeld via een eigen rekening te storten! Het collectegeld dient vóór 15 november gestort te zijn.
Een samenvatting van dit hoofdstuk ‘Storten’ ontvangt u op papier bij uw bestelling van de
collectematerialen en is als bijlage “Stappenplan Storten Collectegeld” bij deze handleiding
toegevoegd.
1.1 Alleen storten bij een Rabobank
Alle collecterende fondsen hebben een overeenkomst met de Rabobank. Hierdoor vergoedt de
Rabobank de gemaakte bankkosten, zodat storten voor ons gratis is. Daarom vragen wij u met klem
alleen bij een Rabobank te storten.
Neem circa twee weken van tevoren contact op met een plaatselijke Rabobank om een afspraak te
maken voor het afstorten van het collectegeld. Op deze manier kunt u afstemmen wanneer en op
welke locatie u van een CDS-geldtelmachine (stortingsapparaat) gebruik kunt maken. Niet ieder filiaal
heeft een stortingsapparaat.
Met de Rabobank is afgesproken dat het bankpersoneel zo weinig mogelijk ondersteuning verleent.
Uiteraard is dit erg afhankelijk van uw plaatselijke bank.
Ondervindt u problemen om een goede afspraak te maken? Neem dan contact op met de landelijke
collecte-administratie: (0251) 27 55 43. Wij nemen dan contact op met Rabobank Nederland en/of de
plaatselijke bank.
1.2 Naar de bank
Pas nadat u het collectegeld met twee personen hebt geteld gaat u naar de betreffende Rabobank.
Neem, naast het collectegeld, de volgende zaken mee naar de bank:
•
•
•
•
Het formulier “Stappenplan Storten Collectegeld” (bijlage) met o.a. het rekeningnummer waarop
gestort moet worden.
Uw locatiecode. Het beste noteert u deze alvast op het formulier “Stappenplan Storten
Collectegeld”, zodat u de code altijd bij de hand hebt.
Een geldig legitimatiebewijs, bijvoorbeeld een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart.
Uw bankpas (pinpas). Dit hoeft geen pas van de Rabobank te zijn.
Eventueel kunt ook de Rabobank-brief gericht aan de medewerkers van de lokale Rabobank
meenemen. Deze brief is als bijlage bij deze handleiding toegevoegd.
Bankkosten
Per storting wordt er door de Rabobank € 8,00 bankkosten in
rekening gebracht. Dit tarief is landelijk afgesproken. Na de
collecte ontvangt de Brandwonden Stichting het totaalbedrag aan
stortingskosten retour van de Rabobank!
7
1.3 Storten op rekeningnummer 10.73.77.624
Volg de instructie op het stortingsapparaat. U zult uw bankpas moeten gebruiken en uw pincode
moeten intoetsen om te kunnen storten. Dit is een wettelijke maatregel, zodat geen grote sommen
geld anoniem van hand tot hand kunnen gaan.
Geef bij de storting aan dat het geld moet worden gestort op rekeningnummer 10.73.77.624
Geef bij de storting als kenmerk uw locatiecode zónder letter ervoor mee.
Sommige apparaten kennen een maximum te storten bedrag. Stort dan gerust in meerdere keren.
Bewaar van elke storting het stortingsbewijs! Dit bewijs dient u minimaal zeven jaar in uw
administratie te bewaren.
1.4 Onkosten
We maken onderscheid in twee soorten kosten.
Stortingskosten
De Rabobank rekent per storting €8,- kosten. Deze kosten haalt de bank automatisch van het gestorte
bedrag af. Achteraf doneert de Rabobank deze kosten weer aan de Brandwonden Stichting. De
stortingskosten krijgen we dus retour!
Door u gemaakte kosten
Maakt u voor de collecte kosten, zoals bijvoorbeeld telefoon-, porto-, benzinekosten en/of de huur van
collectebussen, dan mogen deze kosten tezamen nooit meer dan een zeer klein deel van uw
collecteopbrengst vormen. Mocht u twijfelen dan kunt u altijd vooraf uw regiovertegenwoordiger om
toestemming vragen. U kunt alle onkosten direct aftrekken van uw collecteopbrengst.
De door u gemaakte kosten geeft u aan op de decalartieverklaring. Deze getekende verklaring stuurt
u samen met de bijbehorende bonnetjes in de antwoordenvelop naar de landelijke collecteadministratie.
Te weinig geteld?
Een apparaat zal bijna altijd een ander bedrag tellen dan u
handmatig hebt geteld. Dat is normaal. U hoeft dit niet te melden.
Soms is het verschil echter groot, bijvoorbeeld meer dan €50,-.
Geef dit dan zo snel mogelijk door aan de plaatselijke Rabobank
waar u hebt gestort. Een foutje van het tel- en stortingsapparaat
kunnen zij (vaak enkele dagen later) herstellen. Mocht dit
gebeuren, meld het voor de zekerheid dan ook bij de landelijke
collecte-administratie: (0251) 27 55 43.
8
3. ORCA
Vanaf dit jaar ontvangt u geen papieren afrekenstaat meer, maar kunt u digitaal verantwoorden via
ons Online Realtime collecte-administratie (ORCA).
3.1 Inloggen bij ORCA
ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser
(bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via:
orca.brandwondenstichting.nl
U komt dan in onderstaand scherm.
1
2
4
3
Vul uw inlognaam in, dat is uw e-mailadres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord
in (2) en klik vervolgens op de rode knop “Inloggen” (3).
3.2 Wachtwoord vergeten?
Klik dan op de link “Wachtwoord vergeten”(4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw
e-mailadres in (5) en klik op de rode knop “OK” (6). U ontvangt dan het wachtwoord per e-mail.
5
6
9
4. Verantwoorden
Als organisator verantwoordt u de collecte via een digitale afrekenstaat. Hierin geeft u aan hoeveel
geld er is opgehaald, met wie u heeft geteld en hoeveel geld er is overgemaakt op de collecterekening
van de Brandwonden Stichting. In dit hoofdstuk leest u hoe u dit kunt doen.
4.1 Digitale afrekenstaat
Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door
de knop “Home” in de rode balk (1). In het hoofdscherm staan nieuwtjes en links naar bijvoorbeeld de
handleidingen.
Om naar de bestelmodule te gaan, klikt u in de linker kolom op “Afreklenstaten” (2).
2
1
U ziet dan een overzicht van de vorige afrekenstaten van uw locatie.
Op dit moment passen we de digitale afrekenstaten aan.
In oktober, na de collecte kunt u pas een nieuwe afrekenstaat maken. Vanaf dat moment vindt
in deze handleiding hoe dit in zijn werk gaat.
10
Bijlagen
11
Stappenplan Storten Collectegeld
Storten van geld mag alleen via onderstaande procedure. Het is onder geen
beding toegestaan collectegeld via een eigen rekening te storten!
1. Neem circa twee weken van tevoren contact op met de plaatselijke Rabobank
om een afspraak te maken (datum + tijd) voor het afstorten van het
collectegeld. Op deze manier kunt u afstemmen wanneer en op welke locatie u
van een CDS-geldtelmachine (stortingsapparaat) gebruik kunt maken. Met de
Rabobank is afgesproken dat hierbij geen tot zo weinig mogelijk ondersteuning
wordt verleend door bankpersoneel. Overboekingen aan de balie vinden niet
plaats.
2. Tel eerst zelf het collectegeld met twee personen en noteer het totaalbedrag op
de (digitale) afrekenstaat onder “totaal geteld”.
3. Neem de volgende zaken mee naar de bank:
• Dit formulier met de o.a. het rekeningnummer waarop gestort moet worden.
• Uw locatiecode. Noteer deze alvast hier : ……………………………
• Een geldig legitimatiebewijs (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart).
• Uw bankpas (pinpas). Dit hoeft geen pas van de Rabobank te zijn.
• Eventueel kunt ook de Rabobank-brief gericht aan de medewerkers van de
lokale Rabobank meenemen. Deze vindt u in de handleiding “Tellen, Storten
en Verantwoorden” op www.brandwondenstichting.nl/orca.
4. Stort het collectegeld op rekeningnummer
10.73.77.624
5. Geef bij deze storting een kenmerk mee.
Dit is de locatiecode zonder de letter ervoor!
6. Noteer de uitkomst van de telling door de automaat op de (digitale) afrekenstaat
bij “stortingsbedrag”.
Noteer de bankkosten (€ 8,00 per storting) bij “kosten bank”.
Als u de collecteopbrengst in meer dan één keer afstort, maak dan per storting
een aparte digitale afrekenstaat aan.
7. Neem na het afstorten uw stortingsbewijs in ontvangst. Vermeld hierop uw
locatiecode en bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar.
Mocht het collectegeld in meerdere keren gestort zijn, dan is het van groot
belang om alle stortingsbewijzen te bewaren!
Extra informatie
Bankkosten
Per storting wordt er door de Rabobank € 8,00 in rekening gebracht. Het tarief is
landelijk afgesproken en hier kan lokaal niet van worden afgeweken.
Na de collecte ontvangt de Brandwonden Stichting het totaalbedrag aan
stortingskosten centraal retour van de Rabobank!
Identificatieplicht
Regelgeving schrijft voor dat vastgelegd moet worden wie de
aanbieder is van een storting, de zogenaamde identificatieplicht.
Zorg er daarom voor dat u een geldig legitimatiebewijs bij u hebt!
Handleiding
Een uitgebreide handleiding “Tellen, storten en verantwoorden” kunt u terugvinden
op www.brandwondenstichting.nl/orca. Het is belangrijk dat u deze handleiding
goed doorleest!
In de handleiding staat ook de brief gericht aan de medewerker van de lokale
Rabobank, die u eventueel kunt meenemen bij het afstorten.
Veel succes en hartelijk dank voor uw medewerking!
----
15

similar documents