Ausgangslage

Report
Der Landkreis
Ludwigslust-Parchim
Interkommunale Zusammenarbeit in der
Region Westmecklenburg
Neue Kooperation beim IT-Service
8. Rostocker eGovernment-Forum 09. Dezember 2013
Themenschwerpunkte
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•
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•
2
Ausgangslage
Durchführung (WiBe, Gründung, Rollout)
Aktueller Stand
Was kommt bis 2020?
Der Landkreis Ludwigslust-Parchim
• 4.751 km² Fläche,
• Einwohner: 217.000,
• 46 Einwohner pro km²,
• 16 Städte und
• 161 Gemeinden
• Maximalausdehnung Nord-Süd: 75 km
• Maximalausdehnung West-Ost:118 km
3
Ausgangslage
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•
•
•
4
Kreisgebietsreform 2011
2 Standorte
LWL – externe IT-Dienstleister
PCH – eigene SG IT mit 5 Stellen
Ziel: 2014 einheitlicher standardisierter IT-Service
(ITIL)
Ausgangslage
• Belastbare Untersuchung
• Einbindung Controlling, FD Finanzen und politische
Gremien
• Auftrag des Verwaltungsvorstandes zur Erstellung
einer WiBe durch externen Dienstleister
• VOL Ausschreibung für externe Begleitung
• Problem: Welche Dienstleister haben Erfahrung?
• Beauftragung KGSt
• Anlehnung an WiBe 4.0
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WiBe zum künftigen IT-Service
Vorhandene Dokumente oder Dateien?
Zweck und Organisation
Technik und Sicherheit
Relevante Beschlüsse, Beschluss- und
Übersichten der IuK-Infrastruktur
Informationsvorlagen
(Infrastruktur-Skizze)
Netzwerk
der Standorte (Zeichnungen,
Strategische Ziele
der IT
Skizzen, Dokumentationen, ...)
WAN / VPN Dokumentation
Relevante Dienstanweisungen
(Diagramme, Schaubilder,
Dokumentationen,
...) und
Beschreibungen
einzelner Prozesse
Ressourceneinsatz
und Kosten
Inventarliste aller Server aller
Abläufe
Standorte mit Funktionen
und
Stellen(anteile),
Qualifikationen,
Aufgaben, Ausstattungsmerkmalen,
Geschäfts-/Aufgabenverteilungspläne
Eingruppierungen, Personalausgaben für
installierter Software..
IT-Mitarbeiter/innen
Risiko- bzw. Kritikalitätsmatrix
mit
Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibungen
Hardware-Inventar
mit
der Server
nach
sämtlicher mitEinstufung
IuK-Aufgaben
befasster
Beschaffungsdatum,
Kosten für Kauf,
AusfallgefährdungLeasing, Miete, Wartung ...
Mitarbeite/innen
Übersicht über PCbzw. ClientSoftware-Inventar
(Name, Hersteller,
Projekte (erwartetes/erreichtes
Ergebnis,
Infrastruktur (Ausstattungsmerkmale,
Zweck,
Anzahlder Lizenzen/ Nutzer,
Laufzeit/ Status,
Verantwortliche/Beteiligte,
installierte
Software)
Laufzeit, Kosten...)
Aufwand...) Notfallpläne und -konzepte,
Wartungsverträge und SLAs (Hardware,
Wiederanlaufpläne
Software, WAN, VPN, ...)
DokumentationenÜbersicht
zur IuK- zu bezogenen IuK-Leistungen
Katastrophenvorsorge
mit Vertragsdaten z.B. Laufzeit,
Kosten...
Seite 6
Aufbau der
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Teil 1:
Erwartete
Kosten
(KBSt: Monetäre
Wirtschaftlichkeit
Allgemein:
Mitteleinsatz)
Teil 2:
Qualitativstrategische
Kriterien
(KBSt: Erweiterte
Wirtschaftlichkeit
Allgemein:
Erfolg/ Nutzenerwartung)
Seite 7
Qualitativ-strategische Kriterien
Qualitativ-strategische Anforderungen (Kriterien)
1
1.1
1.2
1.3
1.5
1.4
1.6
1.7
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
3
3.1
3.2
3.3
4
4.1
4.2
4.3
4.4
Termin- und bedarfsgerechte Verfügbarkeit
Technische Vorbereitungen und Konzepte incl. Softwarekonsolidierung
Organisatorische Vorbereitungen und Konzepte
Rechtliche Prüfungen und Grundsatzentscheidungen
Politische Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse
Nutzbarkeit vorhandener Hardware, Netze und Software
Beschaffung neuer Hardware, Netze und Software
Installation und Inbetriebnahme der neuen Infrastruktur (cut over)
Qualität und Flexibilität
Qualitätsverbesserung bei der Aufgabenabwicklung
Beschleunigung von Arbeitsabläufen und -prozessen
Hilfefunktion zur Unterstützung des Kunden (user help desk)
Einheitlichkeit- und Verbindlichkeit von Servicestandards
Informationsverfügbarkeit für Controlling und Aufsichtsfunktionen
Anpassbarkeit der Leistungen an geänderte Anforderungen / Nachfrage
Plattform-/Herstellerunabhängigkeit (von einem externen Dienstleister)
Personalwirtschaftliche Effekte
Spezialisierungs-, Qualifizierungs- und Vertretungsmöglichkeiten des IT-Personals
Sicherheit und Attraktivität der Arbeitsplätze des vorhandenen IT-Personals
Verfügbarkeit/Akquisition von qualifiziertem IT-Personal
Regionale Effekte
Einheitlichkeit der Aufgabenabwicklung benachbarter Kommunen
Einheitlichkeit des Zugangs für Externe (Bürger, Unternehmen, Vereine..)
Vereinfachung/Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit
Bestärkung der IT-Infrastruktur der Region West-MV
Summen
Eigen- Fremd- AöRausausausführung führung führung
28
2
4
8
6
2
4
2
44
5
5
6
4
6
8
10
14
4
8
2
21
4
8
5
52
6
8
8
6
4
10
10
52
8
8
8
8
10
6
4
26
10
6
10
21
6
8
3
38
8
6
4
4
2
8
6
50
8
8
8
8
8
8
2
25
9
8
8
40
10
10
10
4
4
10
107
151
153
0 Punkte = Anforderungserfüllung nicht möglich; 10 =vollständige, außergewöhnliche Erfüllung der Anforderungen
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Ergebnis der WiBe Kreis LUP
Voraussichtliche, jährliche Kosten
X Euro bei Fremdausführung
Y Euro bei Eigenausführung
Qualitativ-strategische Vorteile eines IT-Outsourcings
termin- und bedarfsgerechte Verfügbarkeit
Größenvorteile bei speziellen Kompetenzen und
Mitarbeitern
• Für Eigenausführung im Haushaltsjahr 2013
ca. Z Euro erforderlich
• Empfehlung: europaweite Ausschreibung
•
•
•
•
•
•
• -> Gründung einer Anstalt öffentlichen Rechts
9
Zielsetzung und Lösungsansatz

Bündelung aller IT-Dienstleistungen und Ausbau des
kommunalen RZ´s in Schwerin zu einem kommunalen
Gebietsrechenzentrum

AöR als geeignete Organisationsform für die Zusammenarbeit
beider Partner

Rechtsgrundlage sind die neuen § 70 – 70b der
Kommunalverfassung in der Fassung vom 13.07.2011 in
Verbindung mit den § 167a – 167 c



Überführung der Dienstleistungsverträge an die AöR

Serviceerbringung durch AöR
Zielsetzung
Organisationsform
Zusammenführung der ITKompetenzen
10
Übergang der IT-Mitarbeiter in die AöR
Zusammenführung der kommunalen Rechentechnik Technik und
der Fachapplikationen
Vorteile
eines gemeinsamen kommunalen IT-Unternehmens als AöR
Rechtsform
Text
• Übertragung hoheitlicher Aufgaben möglich (z. B. Familienkasse
oder Aufgaben der Vollstreckung)
• Aufgabenübertragung an die AöR unterliegt nicht dem
Vergaberecht
Personal
• Bewahrung des kommunalen Anwendungs-Know-Hows
• Verbesserung der Vertretbarkeit/ Ersetzbarkeit
• Spezialisierung und Teamarbeit
IT-Management
•
•
•
•
Reduzierung der IT-Kosten je Arbeitsplatz
Verbesserung des Services für Mitarbeiter und Bürger
leistungsfähige IT-Infrastruktur z.B. eGov.- Daten-und Diensteplattform
Konsolidierung der Fachverfahren
Beschaffung
•
•
•
•
Nutzung eines größeren Beschaffungsvolumens
Bessere Konditionen bei der Finanzierung
Leistungen der AöR sind aktuell von der Umsatzbesteuerung befreit
Umlagefinanzierung daher nur „echten Kosten“ keine Gewinnmargen und
Aufschläge
Regionale Wirkungen
•
•
•
•
Hochqualifizierte Arbeitsplätze in der Region
Kommunaler Komplettdienstleister für Kreise, Kommunen und Ämter
Gemeinsame eGovernment-Infrastruktur
Verbesserte Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen
11
Zeitschiene
Satzung AöR

• Überarbeitung
• Aufnahme zu
übertragenden
Aufgaben
• Endabstimmung

• Erarbeitung
Präsentation für
Gremien
Mai 2013

Aufnahme der
Ausgangssituation
• Aufbau der
Projektorganisation
• Workshops und
Gespräche in
Parchim und
Ludwigslust
Überführung
Personal
sachliche Mittel
Grundsatzentscheidung
• durch Kreistag
• durch
Stadtvertretung

Beschlussdurchlauf
07.06.2013

Gründung KSM
(AöR)
15.03
März–2013
15.06.2013

Juni– Aug 2013

26.08.2013
29.08.2013

Abschluss der IstAnalyse
Konzeption und
Dokumentation der
Zielkonfiguration
Abschluss der
Konzeptionsphase
• Vorstellung und
Bestätigung der
Ergebnisse in der
Lenkungsgruppe
• Vorstellung und
Bestätigung der
Ergebnisse in der
Lenkungsgruppe
• Migrationskonzept
liegt vor
Übernahme
Betrieb

• Stadtvertretung
• Kreistag
• Anzeige AöRGründung an IM
Februar/ März 2013
Start des Projektes
zur Vorbereitung
der Übernahme
des IT-Betriebes
Gründung
der AöR
12

Januar 2013
Januar 2013
22.04.2013
Grobkonzept
Konsolidierung
der IT
Optimierter
IT-Betreib
Weiterentwicklung
Struktur
Dienstleistungsvertrag
13
Beistandsleistungen
Aktueller Stand
Betriebsübergang und Übernahme des IT-Betriebes durch die AöR
Juni
2013
Februar
2013
Gründung
der AöR
Dezember
2013
Überführung
Übernahme
Personal
Betrieb
sachliche Mittel
Übernahme
Betrieb
• politische Entscheidung
• rechtliche Voraussetzung
• organisatorische Umsetzung
14
Juni
2014
Dezember
2014
Konsolidierung
der IT
• Übernahme des Betriebes
• Überführung der DL-Verträge
• Wechsel der Verantwortung
• Konsolidierung der IT-Systeme
Juni
2015
Optimierter
IT-Betrieb
Weiterentwicklung
• Sicherstellung des lfd. Betriebes
• Sicherstellung der lfd. Services
• Erweiterung des Umfanges
Weitere Planung
Text
Konsolidierung der
Fachverfahren
Auswahl gemeinsam genutzter Fachverfahren
Reduzierung der Anzahl der eingesetzten Fachverfahren
Verringerung der Lizenzkosten und Schnittstellenkosten
geringerer Personalaufwand, bessere Vertretbarkeit
Reduzierung der Server &
Optimierung Speicherplatz
• Reduzierung der benötigten Hardware
• Verringerung des Betreuungsaufwandes für Server
• Gereingere Kosten für Speicherbedarf
Standardisierung und
Servicemanagement
•
•
•
•
Reduzierung Lizenzkosten
& Optimierung
Einkaufskonditionen
• Transparentes Lizenzmanagement
• Erzielung von Mengen- und Großkundenrabatten
Gründung
der AöR
15
•
•
•
•
Überführung
Personal
sachliche Mittel
Transparenz in der Servicequalität
Verbesserung der Austauschbarkeit, Erhöhung der Flexibilität
Verringerung der Abhängigkeiten und der externen Kosten
Definierte Vorgehensweise mit eindeutigen Verantwortlichkeiten
Übernahme
Betrieb
Konsolidierung
der IT
Optimierter
IT-Betrieb
Weiterentwicklung
Wie entwickelt sich die KSM weiter?
•
•
•
•
•
IT-Service für viele Kommunen in Mecklenburg
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Vollstreckung
Ordnungswidrigkeiten
…
Die KSM unterstütz die Kommunen bei der
bestmöglichen Erbringung von Verwaltungsleistungen
für die Bürgerinnen und Bürger
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Andreas Schreiber
Informationsmanager
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