採購流程說明 - 長庚大學光電工程研究所

Report
請購規範及異常案例研習會
時間
地點
內容
主持/主講人
14:00~14:10
報到
工作人員
14:10~14:20
引言
主持人:
校長室楊文進高專
14:20~15:00 工學大樓六樓
第二會議室
請購作業
(含MIS作業操作)
15:00~15:20
收料及檢驗作業
15:20~16:00
請購及資材作業異
常案例討論
主講人:
校長室蔡佳敏
校長室 楊文進高專
戴松茂專員
蔡佳敏小姐
103年度請購作業研習會
校長室管理二組
蔡佳敏
分機 413-5030
中華民國 103 年 3 月 25 日
大
綱
1.請購案件流程說明
2.請採購作業說明
2-1 ERP作業系統登入
2-2 請購作業權限申請
2-3 材料編號編列及測驗
2-4 請購單開立
2-5 請採購作業核簽流程
3. 收料、檢驗、付款作業
2
1.請購案完整流程說明
請購案申請
開單、審查、覆核
開標作業
總管理處採購部、
校長室、會計室
下訂單給得標廠商
廠商在履約期限內交貨
收貨驗收
總務處資材課
請購單位、廠商
核銷匯款
會計室
3
請採購作業說明
2-1 ERP作業系統(MIS)登入
 Citrix
XenAPP登入
 Web登入
http://10.2.1.25/IT-Division/erp/erpworld.html
http://ws/
4
5
6
7
8
9
10
2-2請購作業權限申請
 非常備材料請購電腦作業
 採購管理電腦作業(含採購進度、請訂
購變更及標售進度等)
 材料倉儲管理作業(含內購材料付款審
核作業)
 存量管制作業-(請購電腦軟硬體,申請
正式料號用)
11
12
13
14
udnhnr11
15
4
1
3
2
RE00A 請購經辦
Y
16
2-3規格代號編列及測驗
規格代號編列範例
購置物品:鐵製低靠背旋轉椅
規格: 1.絨布面
2.無扶手
3.五支腳椅
17
18
19
20
21
9465-02305
22
23
考題共10題,一題10分,滿分100分。
24
2-4請購單開立
 請購前置作業:
1.確認品名、規格
2.編立規格代號
(長庚大學首頁→行政服務→線上服務→材料編號查詢(限校內IP開頭10使用))
3.確認經費來源
例: ◎ 研究計畫
◎ 教育部補助款(含校務發展計畫、頂尖大學計畫)
◎ 校內款(需提報年度預算,經核定後即可開單請購)
25
請購作業各項說明及注意事項:
 日期:相關連項目有
請依畫面之購備天數加預計審核天數建立
蓋計劃章:計劃案號、計劃主持人、執行期限
 預算金額(含稅) :依核定金額鍵入
 訂單、工程、人員編號:輸入計劃案號
◎ NMRPD, EMRP, HMRP, PERP, TERP等(校外)
◎ CMRP(院內)
◎ BMRP(獎勵金) ,UERPD(校內)
◎ QMRPD(實習耗材)
 代號:相關連項目有
WA(校外)
WY(配合款)
WB(院內)
WK(獎勵金) WU (校內計畫) WQ(實習耗材)
I0~IA(擬向教育部申請補助)
52~V9(其他)
 交貨庫:B4EX、B3EX(校外) B4EF、B3EF(校內)
 附屬代號:3,3A (餘附屬代號依個別需要設定)
26

品名規格:
材料編號(規格代號):長庚大學首頁→行政服務→線上服務→材料編號查詢
(限校內IP開頭10使用)
採購部-料號編審人員及連絡電話............
編審人員
 李金文
 潘俊宏
 蔡明達
 繆傑華
 李金文
 何雪琴
連絡電話
400-5189
400-5184
400-5186
400-5187
400-5189
400-5188
負 責 類 別
3.管及配件、其他
5.電機材料、 6.儀器類、7.建築材料
0.專業機械、4.公用機械、8.工具類
1.化學材料、9.包裝、事務用品及雜項
2.機械五金材料
(輸入人員)
傳真號碼: 02-27180208
範例:
醫療器材:需於MIS系統,先查詢 試劑,廠牌:MILLIPORE,型號:CT01-5
68-MIL-CT015
合約廠商規格代號,加速請購進度
廠牌:A&B,型號:123456789ABCDEF
「醫療材料編號」原則
68-ABS-123456789ABCD(型號最多13碼)
試劑:68-3碼(廠牌)-13碼(型號)
1ml吸管尖,廠牌:BD,型號:ABC-011
耗材:84-3碼(廠牌)-13碼(型號)
84-0BD-ABC011
27
 請購規格確認表編號:能由品名規格確立者免建;如有規範須詳載要求事項及
標準則須建立規格確認表並鍵入編號(建議編碼方式:部門編號(4碼)+分機號碼(4
碼)+流水號(2碼)) 。建檔完成後記下編號,於開立請購單時輸入於請購規格確認
表編號欄位。
 附圖面註記:Y/N。如需附圖面資料者,建立請購單存檔後、畫面進入【台灣請
購案件掃圖資料輸入螢幕 】,輸入使用者在個人電腦中存放此請購案號圖檔之
【圖檔存放位置路徑】,雙擊【確認傳送圖檔】按鈕,此時程式將自動計算使用
者輸入之圖檔路徑下所有之圖檔個數,並同時顯示對話訊息供確認。
(注意:掃瞄之圖檔副檔名必須為.TIF,且每個檔案大小不可超過1MB)
 緊急採購:Y/N。
(緊急請購案件應列印請購單後,直接於請購單空白處上書名理由,以利審查)
 用途說明:輸入預算給予單位(教育部,國科會等)及簡述所請購物品之用途,如
為教育部獎補助款請另輸入核定項次編號。
 提供採購部配合事項:如另有特殊要求可由此欄位鍵入,但是請勿輸入廠商資料。
28
 購置電腦軟硬體設備:請購時須為正式材料編號及填寫『電腦軟(硬)體增
設需求說明表』。
(長庚大學→校長室→下載專區→請購設備須知表格下載→電腦軟(硬)體增設需求分
析表)
29
開立請購單設定方式及呈會簽流程一覽表
項
次
1
請購類別
校外研究計劃案計劃
案開頭為
E,F,H,I,N,P,S,G…
用
途
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
設備及耗材類:
3
WA
B4EX
金額100萬元以上
2
3
校外研究計劃案計劃
案開頭為
(E),F,H,I,N,P,S…
有校內補助款或學校
配合款之計劃案
院內研究計劃
計劃案開頭為C
CMRPD1025E,F
設備及耗材類:
無 (3)
設備類:經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類:經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
無 (3A)
設備及耗材類:
設備類:經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類:經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
B4EX
金額100萬元以上
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷宗及
附"文件遞送順序"單呈會簽)
3A
WY
WB
庫
別
無
B4EF
設備類:經辦→計劃主持人→總務處
或工務課或資訊中心或儀器課或
維修小組(如下說明)→校長室採
購管制專人
耗材類:經辦→計劃主持人→校長室
採購管制專人
30
項
次
4
請購類別
長庚醫院補助國科會
等研究計劃之50%研
究獎助金
1.相對補助費(費用別
為T)
2.已轉專用帳號者如
BMRP325A
3.計劃案開頭為U
如UERPD1025E,F
5
實驗(習)耗材、在職專
班及推廣教育基金,
計劃案開頭為Q
用
途
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
庫
別
WK
(1、2)
設備及耗材類:
無
B4EF
耗材類:經辦→計劃主持人→研發處貴
儀中心(2)→校長室採購管制專人
WQ
設備類:經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小組
(如下說明)→校長室各機能組(如下
說明)→校長室採購管制專人
設備及耗材類:
無
B4EF
耗材類:經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
設備類:
3
金額100萬元以上:
年度增購設備案
設備類:經辦→計劃主持人→研發處貴
儀中心(1、2)→總務處或工務課或
資訊中心或儀器課或維修小組(如
下說明)→校長室採購管制專人
WU
(3)
B4EX
設備類:經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小組
(如下說明)→校長室各機能組(如下
說明) →校長室採購管制專人
B4EF
耗材類:經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
I0~I8
6
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷
宗及附"文件遞送順序"單呈會簽)
IA
50~52
EQ~EW
3A
設備類:單項單價小於8
萬元大於1萬元者
設備及耗材類:
3
無
31
項
次
7
8
請購類別
一般以簽呈核准之專案
(如空間改善增設設備、
臨時急需未列於年度預
算內項目)
用途
52~V9
一般耗材、事務用品及
年度預算非列教育部獎
補助款預算項目
ED~
(如碳粉、墨水匣、白板
E
及公佈欄等;空氣濾網、
P
純水耗材、印刷表單及
52~V9
海報;儀器零件故障請
購;報廢減損補購)
附屬代號(指須設定者)
(餘如附表隨個別需要加設)
設備及耗材類:
無
庫
別
B4EF
呈會簽流程
(依不同固定資產管理部門分列卷宗及
附"文件遞送順序"單呈會簽)
設備類:經辦→系主任→總務處或工務
課或資訊中心或儀器課或維修小
組(如下說明)→校長室各機能組
(如下說明)→校長室採購管制專人
耗材類:經辦→系主任→校長室各機能
組(如下說明)→校長室採購管制專
人
設備及耗材類:
無
B4EF
設備類:經辦→系主任→院處長→總務
處或工務課或資訊中心或儀器課
或維修小組(如下說明)→校長室各
機能組(如下說明)→校長室採購管
制專人
耗材類:經辦→系主任→院處長→校長
室各機能組(如下說明)→校長室採
購管制專人
32
33
34
2. 執行查詢
1. 輸入品名關鍵字
35
36
2
1
3
37
38
2
1
3
39
向國外廠商購買才選外購
貨品訂購至廠
商交貨期限
計畫編號
附圖需於此
標註
政府補助款案件:3、3A(百萬以上)
輸入建議詢價廠商資料 (切勿輸入於提供採購部配合事項欄位)
40
1
2
41
若設定為”Y”,需說明
並經審核後辦理。
直接於請購單上書名未請購
先交貨之理由,以利審查,
俟呈准後方可請廠商交貨
如需分批交貨,
應於此處註記。
42
※本校請購案件一律採紙本核簽,請點選“返回”
鍵,印出請購單,呈核。”勿勾選NOTES傳送”
簽名+
日期
簽名+
日期
44
2
1
3
45
E:\F405L7\
46
47
按F9查詢
48
49
50
51
簽名+
日期
簽名+
日期
52
53
54
1
2
55
2-5 請採購作業核簽流程
56
請購單輸入
包含品名,預算
請購單位
請購人填寫
部門主管/計畫主持人簽核
資產管理部門簽核
是
是否為研究計畫??
否
NG
NG
規格審查、
閒置資產核對
資產管理部門
核准項目核對、需要性審查
校長室幕僚
呈校長室簽核
NG
總審查
1.請購要件、2.項目核對、
3. 核簽流程、4.覆核
總管理處採購部接件
辦理招標公告及開標作業
57

請購單呈核文件
1.
請購單
請購規格確認表
請購需要性說明(政府補助款案件)
研究計畫核定清單
電腦軟硬體增設需求說明表
年度增購設備需要性說明
修復單
用電安全申請單(高耗電設備)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
58
請購部門
資產管理部門
審查部門
採購管制專人
規格審查、閒置資
產核對
核准項目核對、
需要性審查
總審查
請購部門:
管理部門:
審查部門:
請購管制專人
1.依已核准研究
計畫案或專案
提報呈准之設
備明細開單
2.請購單簽核:
研究計畫案由
計畫主持人核
簽,餘依規定
核簽
1.總務處:全校事務設
備如除濕機、電冰
箱、桌、椅、數位
相機與攝影機等
2.學校工務課(高耗電
另依用電安全提出):
全校機電設備如排
煙櫃、冷凍(藏)櫃等
3.資訊中心:全校電腦
設備如個人電腦、
筆記型電腦等
4.全校醫療儀器設備:
貴儀中心
5.工學院其他設備(非
如上之事務、機電
及電腦類):工學院
維修小組
6.教學設備如單槍投
影機、電動螢幕等:
教務處。
1.研究計畫案免審
查,餘須送審查
2.安衛類—安全室
3.需要性審查人員:
楊文進高專—總務
處、會計室
戴松茂專員—醫學
院、研發處、技
合處、資訊中心
國際學術交流
曾文武專員—工學
院、教務處、通
識中心、體育室、
管理學院、實習
耗材
楊鳳平專員—學務
處、圖書館、人
事、文物館、藝
文中心
廖修遠先生—相對
補助款案件
請購單開立
、主管核簽
59
總審查
1.核簽流程
2.請購要件
3.項目核對
核
決
依核決權限
規定
核決權限:
1.計畫案由計
畫主持人核
決:免再呈
核
2.已專案核准
者:由系主
任級核決,
免再呈核
3.餘請購案須
再呈校長
OA作業系統(NOTES) 通知表單
 非常備材料請購未覆核(接件)通知單
 採購會簽附圖案件洽辦單
※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES
處理核簽相關通知單
60
61
62
※ 若選“N.不請購者”,仍需至MIS系
統撤案,以免遭連續催辦。
63
※ 若廠商規格不符或規格符合又不擇
廉時,請提出具題說明或提供分析表。
64
3.收料、檢驗、付款作業
請購申請程序
開標程序
開單、審查、覆核
總管理處採購部、
校長室、會計室
下訂單給得標廠商
收貨驗收流程
核銷流程
廠商在履約期限內交貨
總務處資材課
請購單位、廠商
會計室
65
廠商送貨
收貨(通知請購單位領貨)
列印收料單,輸入材料檢驗資料
資材部門
NG
貨品驗收
材檢表上傳、呈核
各請購單位主管
於NOTES系統核簽驗收單
資材課彙整文件於會計室
會計室辦理付款
文件歸檔存查
結案
66
資材部門
請購單位
請購人
請購部門主管
資材課
會計室
材料檢驗表之列印

為能精簡驗收作業流程,充分掌握時效,材料檢驗表由
各請購單位自行列印。

請購單位在收料次日,部門主管即接獲Notes系統發出
之各單位需列印『材料檢驗表』的通知。

自4月1日起由各單位請購開單人員至MIS下載(列印)各
單位之材料檢驗表,以辦理驗收作業。
67
68
69
1.
3.
2.
70
※本表單上傳後請自行留存(備查),
無須再寄回校長室
71
72
政府補助金額達一佰萬元以上之
採購案件驗收規定
廠商送貨
收貨(通知請購單位領貨)
列印收料單,輸入材料檢驗資料
通知請購部門安排驗收作業
資材部門
NG
協調驗收時間
(廠商、主驗、監驗、會驗單位)
材檢表上傳、呈核
各請購單位主管
於NOTES系統核簽驗收單
資材課彙整文件於會計室
會計室辦理付款
文件歸檔存查
結案
73
資材部門
請購單位、廠商、
主驗、監驗、會
驗單位
請購部門主管
資材課
會計室
政府補助金額達一佰萬元以上之
採購案件驗收規定
依長庚大學請採購暨資材管理辦法第七條規定
品質檢驗:試車檢驗之設備或以外觀尺寸、廠牌、型號檢驗
之零配件等,由請購部門或會同固定資產管理部門辦理檢
驗。官感及簡易量具檢驗者,得由資材部門檢驗,其項目
由固定資產管理部門訂定。政府補助金額達一佰萬元以上
之採購案件,驗收應由校長室派員擔任主驗,會計部門與
總務處派員監驗,請購部門派員會驗,必要時得由主驗及
會驗人員,委請專業人員擔任協驗,共同參與驗收。請購
部門與管理部門均無法檢驗之材料,得由校長核准後辦理
託外檢驗。
74
謝謝!!
~敬請指教~
75

similar documents