1.6 Einführung Mach WEB

Report
Informationsveranstaltung für Führungskräfte
zur Einführung der Doppik
Oktober 2010
Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel
und Herr Burkhard Nawroth
Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr
Burkhard Nawroth
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Agenda
1.Die Änderungen aus der Einführung der Doppik
2.Informations-/Kommunikationskonzept
3.Buchinventur
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1. Änderungen aus der Einführung der Doppik
Agenda
1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die
Einführung von „Organisationsstellen“ und „Finanzstellen“
1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB
1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels
der Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
1.4 Budgetierung
1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und
Rechnungswesen
1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info
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1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Ablösung der Ordnungsnummer
bisher
: eine Ordnungsnummer (6-stellig)
zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig)
und
eine Finanzstelle (10-stellig)
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1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Abbildung der Organisationsstruktur der RUB
bisher :
von Fakultäten als „Finanzstelle“ verwendet
zukünftig: dient die „Organisationsstelle“ der Verwaltung für die
Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc.
von Fakultäten nicht aktiv genutzt
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1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte
bisher :
mit Hilfe von Kapitel und Titel
zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die
den Finanzstellen vorangestellt werden.
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1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Überleitungsbeispiel
Alte Struktur
Neue Struktur
Beispiel: 501001
Beispiel: 2105010001
Kapitel
Titelgruppe
Ordnungsnummer
91351
80
501 001
Ziffer 4-6
MH
Fakultät
7.Stelle
ON alt
210
501
0
001
Ziffer 1-3 Ziffer 4-6
Mittelherkunft (MH)
Landeszuschuss für den
laufenden Betrieb
Fakultät /
laufende
Lehreinheit/
Nummer
Betriebseinrichtung
Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten ->
Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät)
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1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
•
Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten“ ist
erfolgt.
•
Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die
einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen)
zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web
(Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die
Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.
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1.2 Kontenplan
Gegenüberstellung
Kameralistik
Doppik
KEA (Kosten- u. Erlösarten)
Fibu-Konten
Ausgaben und Einnahmen
Aufwendungen und Erträge
./.
Anlage- und Umlaufvermögen
./.
Schulden und Verbindlichkeiten
3-stellige KEA Nummern
6-stellig Sachkontennummern
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1.2 Kontenplan
Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise)
Kostenart Bezeichnung
Konto
Bezeichnung
198
Reisekosten
685000 Reisekosten
331
Print – out - Medien
681000 Zeitungen und Fachliteratur
511
DV-Ausstattung
Hard- u. Software
086000 Hardware
511
DV-Ausstattung
Hard- u. Software
025000 Erworbene Software
519
Sonstige Geschäftsausstattung
085010 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung
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1.2 Kontenplan
Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum
Download bereitgestellt:
• der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und
ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche
• eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand)
• Vorlage für Kontierstempel
• Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011)
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1.3 finanzwirtschaftliches Reporting mittels
Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik
Kameralistik
Doppik
Einnahmen
und
Ausgaben
Einzahlungen
und
Auszahlungen
(Finanzrechnung)
Erträge
und
Aufwendungen
(Ergebnisrechnung)
Investitionen
(Investitionsrechnung)
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1.3 Aufbau BAB
Buchung
A. E R G E B N I S R E C H N U N G
Erträge
1. Hochschultätigkeit
2. Erträge aus Drittmitteln
= Summe der (ordentlichen) Erträge
Aufwendungen
1. Materialaufwand
2. Personalaufwand
3. sonstige betrieblichen Aufwendungen
a) Kommunikation, Reisen, Werbung
b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur
= Summe der (ordentlichen) Aufwendungen
= Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit
B. F I N A N Z R E C H N U N G
(Geldströme)
Einnahmen
1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit
2. Einnahmen aus Drittmitteln
= Summe der (ordentlichen) Einnahmen
Ausgaben
1. Materialausgaben
2. Personalausgaben
3. sonstige betriebliche Ausgaben
= Summe der (ordentlichen) Ausgaben
= Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben
14.500,00
30.000,00
44.500,00
-7.562,00
-15.000,00
-60,00
-7.000,00
-29.622,00
14.878,00
13.200,00
25.000,00
38.200,00
-3.562,00
-15.000,00
-7.060,00
-25.622,00
12.578,00
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1.4 Budgetierung
I.
Allgemeines
Kameralistik
Doppik
Direkte Mittelzuweisung
Planwerte
Mittelkontrolle auf Basis von
Einnahmen und Ausgaben
Mittelkontrolle auf Basis von
Erträgen und Aufwendungen
HH-Info
Mach WEB
Mittelzuweisung
./. Vorbindung
./. Festlegung
./. Ausgabe
= verfügbare Mittel
Planwert
./. Vorbindung
./. Festlegung
./. Aufwand
= verfügbare Mittel
Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten
über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultäten im Echtbetrieb erprobt!
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1.5 Ablauforganisation
Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse
I.
Ausgangsrechnungen
II.
Annahmeanordnung (ANA)
III.
Auszahlungsanordnungen (AZA)
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1.5 Ablauforganisation
I. Ausgangsrechnungen
Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf
die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen
Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden
Zahlungseingängen:
• Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen
bezüglich der Sollstellung von Forderungen.
• Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem
Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen.
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1.5 Ablauforganisation
II. Annahmeanordnungen (ANA)
bisher
zukünftig
• Erstellung einer ANA für erwartete
Zahlungseingänge durch Drittmittelabteilung
• Erstellung eines Mittelabrufes durch Lehrstuhl
• Dann Erstellung einer Ausgangsrechnung durch
Debitorenbuchhaltung
• Weiterleitung an Uni-Kasse mit der Bitte um
Zahlungseingangsüberwachung
• Erfassung der Ausgangsrechnung/Mittelabruf als
Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung
• Bei Buchung des Zahlungseingang erfolgt ->
Belegnummerierung durch Uni-Kasse
• Forderungsausgleich durch automatisches
Einlesen der Kontoauszüge durch die Hauptbuchhaltung und Durchführen des OP-Ausgleichs.
• Der Drittmittelbereich erhält eine Kopie der ANA,
die nach deren Bearbeitung an den Haushalt zur
Buchung geht.
• Info an Drittelabteilung nur wenn Abweichung
zwischen Forderung und tatsächlichem
Geldeingang / Klärung durch den Lehrstuhl
Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!
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1.5 Ablauforganisation
III. Auszahlungsanordnungen (AZA)
bisher
zukünftig
• Buchung der Eingangsrechnungen
im Haushalt.
• Erstellung einer AZA und Weiterleitung
der AZA an die Uni-Kasse.
• Überweisung der Rechnungsbeträge an
die Lieferanten durch die Uni-Kasse.
• Buchung der Eingangsrechnungen durch die
Kreditorenbuchhaltung.
• Überweisung der Rechnungsbeträge mittels
Zahlungslauf durch die Hauptbuchhaltung.
 Erstellung einer AZA für auszahlungs-  Der genehmigte und sachl. /rechn. richtig
pflichtige Vorgänge ohne Beleg oder
gezeichnete Reisekostenantrag wird als
Rechnung (z.B. Reisekostenvorschüsse).
Eingangsrechnung erfasst.
Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!
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1.6 Neues Finanz-Info-System: Mach WEB
I.
Ablösung des Haushalt-Informations-System
HH-Info
II. Neues Informations-System MACH-Web
III. Zugriffsberechtigungen
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1.6 Mach WEB
I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info
Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info:
1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur
2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag)
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
•
campusweites Informationssystem
•
Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung
•
Abruf von aktuellen Kontoständen
•
Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
möglich.
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
Login HH-Info bisher :
Login MACH – Web :
Für die Campus-Nutzer werden die
Felder –Anmeldemodul- sowie –
Datenbank- mit Werten vorbelegt
sein, es ist keine manuelle Auswahl
möglich /erforderlich !
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht -
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht -
1. bestätigen 
 2. Anzeige
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
2. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht -
Entfällt zukünftig !
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
2. Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht -
Ausdruck BAB
nur über
Excel-Import
möglich !
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
3. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug -
An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch
Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden!
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
3. Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug -
Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner /
Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben.
Bis zur Ergänzung um das Feld „Partner“ und „Posten“ (= Rg Nr.) wird das Feld
„Belegtext“ bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners +
Rechnungsnummer auszugeben !
Buchungsdatum Ertrag /Aufwand
= Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu )
Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher )
Ein Projekt
Ausdruck
einer
über alleInformationen
einzelnen Belege/Buchungen
proInformationsveranstaltungen
Konto (Kostenart) ist hier
nur über den Excel-Export
Doppik
, A.Übersicht
Kaus / B. Nawroth|
Zur Einführung der Doppik,
im Oktober/November
2010
möglich !
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
4. Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis -
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1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
4. Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis -
Wie Verwendungsnachweise zukünftig über
Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet
werden muss noch im einzelnen erörtert
werden. Hierbei handelt es sich nur um eine
Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten
verschiedener BAB-Zeilen !
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1.6 Einführung Mach WEB
III. Zugriffsberechtigungen
•
Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen
Mach WEB Zugang
•
Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen
Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Zielgruppe II
Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung
Road - Show
ca. 2 Stunden
November bis Dezember 2010
(13 Termine)
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Inhalte Road - Show
• Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4
• Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle
• Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von
bisheriger KEA
• Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH
• Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanzund Rechnungswesen
• Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web
(schriftlicher Leitfaden)
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Homepage Dezernat 4: Download-Material
Material zum Download:
• Die heutige Präsentation
• Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der
Ansprechpartner/innen
• Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe
• Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011)
• Kontierstempel
• Die „Betriebsanleitung“ für das Tool Mach WEB
Zentrale E-Mail-Adresse
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
weiteres zukünftiges Schulungsangebot
Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die
folgenden Schulungen angeboten werden:
• RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik
• In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB
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3. Buchinventur / Eröffnungsbilanz
Ausfüllen der Fragebögen zur Eröffnungsbilanz
Oktober – Dezember 2009
Vollständigkeitsprüfung und Erinnerungsschreiben
Januar – September 2010
Auswertung der Fragebögen
Oktober – Dezember 2010
Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen
Januar – Juni 2011
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Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl
mit Einführung der Doppik
1. Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl
a. Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen
umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur
Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden
Verbindlichkeiten.
b. Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B.
Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der
konkreten Jahresplanung .
c. Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist
ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich.
2. Unterstützung der Drittmittelprojekte
a. Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem
Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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