Inscripción - Departamento de Servicios Escolares UAZ

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INSCRIPCIONES
TEMAS:
- Admisión
- Inscripción
- Credencialización
- Escaneo de Documentos
- Devolución de documentos
- Otros servicios
• Con fundamento en la Ley Orgánica vigente de la
Universidad en el Articulo 9 apartado II, VIII, XII y
XIII y del Estatuto General de la Universidad
Autónoma de Zacatecas en su Título VI Capítulo
III del Articulo 154 al 169, Titulo VII Capitulo I,
Título VIII Capitulo I, se establece el presente
Lineamiento de Operación de los Servicios que
proporciona la Coordinación de Administración
Escolar, y es de observancia obligatoria para
todas las personas involucradas
Es otorgar la calidad de alumno al aspirante aceptado
por el Programa Académico correspondiente a través
del proceso único de admisión, los aspirantes que no
hayan cubierto el proceso único de admisión en su
totalidad no son sujetos de inscripción a excepción de
los casos previstos en el presente lineamiento.
• ¿Qué es inscribir?

Asignar matrícula a alumnos de nuevo ingreso o
reasignarle a los que cuentan con una en la UAZ,
siempre y cuando ésta no sea rebase el periodo
normativo establecido en el RGE a la fecha de la
Inscripción, por lo que procedería otorgarle una nueva.

Asignar un nuevo Programa Académico a la
matricula ya existente.

Asentar la condición física de los documentos que
se encuentran en mal estado
 Se Inscribe de Nuevo Ingreso al aspirante
aceptado que hace cambio de un Programa
Académico a otro, sin importar que ya cuente
con una matrícula como alumno de la UAZ, se
procesa de ésta manera también cuando hace
cambio de modalidad entre presencial y semipresencial, aunque sea de la misma Unidad
Académica, dentro de los plazos establecidos
en el programa de recepción de documentos.
REQUISITOS DE INSCRIPCION
NUEVO INGRESO:
• a) Se hace cuando los aspirantes van de nuevo
ingreso a cualquier Programa Académico y nunca han
estado inscritos en la UAZ, y se requiere:
1.Pre-Inscripción por Internet en la página:
www.escolar.uaz.edu.mx
2.Aceptación en sistema por parte del Responsable de
Programa
3.Recibo de pago por concepto de:
REQUISITOS DE INSCRIPCION
A. Inscripción
B. Credencial de estudiante
C. Seguro de gastos médicos
D. Acta de nacimiento original y reciente
4.Examen médico expedido por la clínica
universitaria de la UAZ
5.Una fotografía a color, reciente, tamaño
credencial
 Es el reconocimiento de estudios realizados dentro de
la misma Universidad en sus distintos Programas
Académicos
o
en
Instituciones
Educativas
Incorporadas dentro del Estado.
 Es el reconocimiento de estudios realizados en
Instituciones Educativas que forman parte del Sistema
Educativo Nacional, es decir dentro el País, incluso
dentro del mismo Estado.
• Para los estudiantes que provengan de otro
Subsistema de Educación deberán presentar:
1. Dictamen de equivalencia de estudios emitido por la
Secretaria de Educación y Cultura del Estado
2. Y/o certificado parcial de estudios debidamente
legalizado
 Es el reconocimiento de estudios realizados en el
Extranjero, siempre y cuando sean equiparables con los
Planes de Estudio del Programa Académico de la UAZ al
que pretenda ingresar.
• Deberán presentar la traducción de la documentación
que presentan y acreditar su estancia legal en el
País.(Acta de nacimiento, Certificados de estudio)
• Apostillado de los estudios realizados, y Dictamen de
Revalidación respectivo emitido por la Secretaria de
Educación y Cultura del Estado.
a)
Se hace cuando el alumno cambia de modalidad;
de Semi Presencial a Presencial o al revés, y se requiere:
1.
Pre-Inscripción por Internet
www.escolar.uaz.edu.mx
2.
Aceptación en sistema por parte del Responsable
de Programa
3.
Recibo de pago por concepto de
A. Inscripción
B. Credencial de estudiante
C. Seguro de gastos médicos
4.
Oficio de baja del programa anterior
5.
Constancia de estudios del programa académico
anterior (Kardex)
6. Documentación requerida para el nivel.
• Se hace cuando el alumno va a cambiar de Programa
Académico y se requiere:
1. Pre-Inscripción por Internet www.escolar.uaz.edu.mx
2. Aceptación en sistema por parte del Responsable de
Programa
3. Recibo de pago por concepto de
• a) Inscripción
• b) Credencial de estudiante
• c) Seguro de gastos médicos
4. Documentación requerida para el nivel
5. Oficio de baja del programa anterior
6.Constancia de estudios del programa académico
anterior (Kardex de calificaciones)
• Se hace para cambiar alumnos de una Preparatoria a
otra, y se requiere:
A. Oficio de Baja de la Preparatoria en la que estaba
B. Oficio de Aceptación a la Preparatoria que va a
ingresar
C. Documentación requerida para el nivel
A. Se hace cuando el alumno va a reingresar al mismo
Programa Académico y se requiere:
1. Oficio de aceptación que especifique el semestre al
que va a reingresar el alumno
2. Kardex de calificaciones que especifique las materias
cursadas y aprobadas
3. Dictamen de Convalidación cuando el plan
académico haya cambiado
• Una inscripción extemporánea es aquella que se realiza
fuera del periodo que le fue asignado a la Unidad
Académica para presentar la documentación de todos
los alumnos a inscribirse en sus programas.
• Las inscripciones extemporáneas se realizan solo con la
autorización de la Coordinación Administrativa, a
petición del Coordinador de la Unidad Académica
siempre y cuando las razones sean justificables; en un
tiempo máximo no mayor al 30% de avance del ciclo
escolar
• Los pasos a seguir son los mismos que si se tratara de
una Inscripción normal, la diferencia es que en ésta
aplicación se puede seleccionar el ciclo escolar al que
se pretende inscribir al aspirante.
• Para recibir los documentos en paquete, se elabora un
Calendario para Recepción de Documentos en la
Coordinación de Administración Escolar y se da a
conocer con anticipación a los Directores de Unidad
y/o Responsables de Programa reconocidos por el
Consejo Universitario
• Si la documentación para procesar la Inscripción no
está completa, deberá procederse con una inscripción
provisional a excepción del antecedente académico o
constancia de trámite de certificado.
• De no contar con el antecedente académico
correspondiente o que se dé traslape de fechas. No
procederá la inscripción.
• Los datos personales tienen que cotejarse con el acta
de nacimiento original, pues ésta información es la que
estará plasmada en la credencial, listas de asistencia,
actas de calificaciones, constancia de estudios,
certificados y título profesional.
• Se deben cotejar todos los datos que se encuentran en
la documentación presentada por el aspirante
aceptado para evitar posibles incongruencias
• El nombre personal de un aspirante que ya contaba con
número de matrícula UAZ, debe coincidir al 100% con
los datos de la pre inscripción en caso contrario se
deben solventar incongruencias entre la base de datos
y la pre inscripción, partiendo del acta de nacimiento y
demás documento originales presentados.
• En el caso del tipo de sangre si no se cuenta con el
documento específico no se debe modificar a solicitud
del interesado.
• El lugar de nacimiento se debe indicarse desde
Comunidad, Municipio, Estado y País.
• Se considera adeudo de documentos los faltantes al
momento de inscribir al aspirante y pierde esa calidad
una vez que dicho adeudo fue presentado y respaldado
en el expediente personal digital
• La falta de algún documento original debe ser
sustituida por la el formato de inscripción provisional,
por un lapso no mayor de 180 días naturales a partir
del inicio de clases del ciclo escolar vigente
• Cuando el (los) documento (s) NO se encuentra (n) en
el expediente personal del alumno se captura el
adeudo correspondiente, se debe notificar al
interesado para que subsane dicho faltante, siempre
que se trate de una omisión de la Coordinación.
Se considera adeudo en los casos:
 El documento no se encuentra en el expediente
personal del Alumno Activo.
 Se detecte que no está capturado el adeudo en el
Sistema.
 Los documentos tiene datos mal escritos, como lo es el
nombre, fecha y/o calificaciones, etc.
 Algún documento carece de sellos y/o de firmas.
No son considerados adeudos en los casos:
 Están en mal estado; ya sea roto, rayado, mutilado,
perforado, manchado, etc. en cuyo caso únicamente se
captura como observación en la ficha de Inscripción y
posteriormente en la ventana de observaciones del
programa de escaneo de documentos
 El documento adeudado es un Certificado de la UAZ
que está en trámite.
El adeudo de documentos se elimina cuando:
• Es presentado el documento para complementar el
proceso de Inscripción definitiva, debe cotejarse con el
sistema los datos existentes para verificar que se trata
de la misma persona y verificar en los certificados que
NO EXISTA TRASLAPE DE FECHAS, es decir,
que en un lapso de 180 días naturales a partir de la
fecha de inicio de clases del ciclo escolar al que se
inscribió de nuevo ingreso el interesado, no se cruce
con otro nivel a la vez.
• El documento se encuentra en el expediente personal
del Alumno y por error la captura del adeudo
correspondiente no se había eliminado, para ello lo
primero que se debe hacer es aplicar las indicaciones
detalladas en el punto inmediato anterior.
• El documento se facilitó en calidad de préstamo y es
devuelto para su expediente.
 Para entregar una credencial de la Universidad
Autónoma de Zacatecas con calidad de alumno de la
institución debe de cumplirse los siguientes requisitos:
1. Estar inscrito en la Universidad Autónoma de Zacatecas
o
reinscrito
en
el
Programa
Académico
correspondiente
2. Realizar los pagos correspondientes a los conceptos de
Inscripción o Reinscripción, Credencial y Seguro de
gastos médicos y entregar dicho recibo en el
Departamento escolar de su Unidad Académica para
que se le pueda enviar la credencial
3. Estar asignado a grupo en el semestre actual
4. No tener adeudo de documentos originales en su
expediente personal
5. En caso de requerir una reimpresión, es necesario
cubrir el pago correspondiente a la reposición y
cumplir con los puntos 1, 3 y 4 de este mismo
documento y llenar el formato de Extravío de
Credencial.
6. En caso de no ser el interesado o quien el Director de
su Unidad Académica designe para recoger su
credencial, es necesario que en caso de ser requerida
por alguno de sus familiares directos como padre,
madre o hermanos presenten carta poder simple y
carta poder notariada para cualquier otra persona que
no sean ellos, adjuntando para ambos casos una
fotocopia de la credencial de elector de quien se
presente.
 De la Autorización de reimpresión:
• La reimpresión de credenciales que se imprimieron
con algún error de captura y/o de fotografía, así como
para otorgar una nueva credencial; ésta reimpresión se
hace con previa autorización por la Dirección y por no
más de tres credenciales para el mismo año escolar
para un mismo alumno
• Solamente se escanean los documentos originales
requeridos para cada nivel en la aplicación del mismo
nombre anotando
en el recuadro inferior las
observaciones pertinentes una vez concluido el
escaneo de cada expediente.
• Una vez inscrito al Programa Académico se hace un
Calendario para la Devolución de Documentos y se
hace la notificación al Programa Académico para que
en el día y hora señalados pasen a recogerlos al DSE.
• Cuando el alumno se encuentra inscrito en ciclos
anteriores, por lo tanto está inactiva su matrícula,
• Cuando está dado de Baja, Egresado o de Baja
Administrativa, y decide mediante oficio expedido por
el Director de la Unidad Académica correspondiente
continuar estudiando en el mismo Programa.
• para éstos casos el Status del alumno debe quedar
como “Activo” con el ciclo escolar “Vigente”, ya que
en la base de datos se tiene registrado en el archivo
histórico la fecha del Nuevo Ingreso.
• Cuando es reactivada la matrícula del alumno, se
deben eliminar las anotaciones de Baja o Baja
Administrativa.
 Está incompleta la información en la base de datos del
sistema
 Se detecta incongruencia entre la base de datos y los
documentos presentados
 Se corrige a solicitud interesado para cambiar
domicilio, teléfono, tutor, etc.
 Se corrige cuando el nombre personal está capturado
con acentos, en cuyo caso se deben eliminar (los
acentos) para que no aparezcan en el certificado que
emite la UAZ a través del Departamento Escolar
Central.
NOTA: El nombre personal del alumno, el tipo de sangre,
calificaciones y/o los demás datos que deriven de un
documento oficial, NO SE DEBEN CAMBIAR a menos que
se presente otra documentación oficial que avale la
solicitud
• Para dar de alta en el SIIAF a los alumnos que
estudiaron antes del 2000, se debe:
A.
•
Ser solicitado por escrito de la Dirección de la
Unidad Académica o
a petición del (la)
interesado (a) para realizar trámites o para
continuar estudiando y se hace atendiendo los
siguientes pasos:
1. Se localiza (n) la (s) matricula (s) que pueda tener en la
base de datos del SIIAF MATRICULAS ANTIGUAS ya sea
por sus apellidos o por nombre personal así como en los
listados impresos de alumnos antes del 2000.
2. En caso de contar con matrícula, se sustrae el (los)
expediente para verificar que se trate de la misma
persona.
3. Una vez agotada por completo la búsqueda y en caso
de no localizar ninguna matrícula, se le asigna la
posterior a la última registrada en el ciclo escolar
correspondiente, no sin antes verificar en la base de
datos que ésta no haya sido utilizada para alguna otra
persona.
4. Para dar altas se toma como referente el Acta de
nacimiento para verificar el nombre, sin ella NO se
puede realizar.
5. Se anota en la esquina superior derecha del
expediente mas reciente (en caso de tener varios) la
Matrícula, Ciclo y Programa Académico que se van a dar
de alta
6. En los demás expedientes se deja la anotación en el
folder de donde se encuentra ubicada la documentación
original
7. Para capturar el ciclo, se accesa a la aplicación
“Actualización De La Información Por Unidad” y si se
encuentra el interesado, se complementan los datos con
la información que éste le proporcione.
8. Concluida la captura, se digitalizan todos los
documentos originales que se encuentren en el
expediente personal del interesado y se dejan las
observaciones necesarias.
9.Se archiva el expediente personal en el lugar que le
corresponde para su resguardo.
• La re-codificación se utiliza para adaptar el número de
matrícula anterior a la codificación actual de ocho
caracteres.
• Las matrículas de los expedientes anteriores al 2000 se
re-codifican de la siguiente manera:
• a) Para el grupo del ICAZ corresponde al apartado de
los ex alumnos del Instituto de Ciencias Autónomo de
Zacatecas, mismo que estaba otorgado en número
progresivo partiendo del uno (1) , para efecto de
adaptar la matrícula al SIIAF se compone de ocho
caracteres :
X
5
1
X
2
X
3
X
4
X
5
X
6
X
7
8
• El número 5 al inicio y el consecutivo que se tenía
asignado, con los ceros a la izquierda que sean
necesarios para llenar el espacio de los ocho
caracteres.
Ejemplos:
1 = 50000001
 2=50000002
 13=50000013
 198=50000198
 1525=50001525
• b) Del año 1969 a 1984 para el grupo de
Bachillerato se codificó la matrícula tomando en
cuenta primero con el número de expediente, en
seguida el signo diagonal (/) mas los tres últimos
números del año de ingreso.
• Para efectos de re codificar ésta numeración se
coloca primero el año de ingreso YY a dos dígitos
finales, posteriormente la clave del nivel (2)
complementando con ceros a la izquierda en caso
de ser necesario y se termina con el número de
expediente XXXXX.
• Y Y
AÑO
2
NIVEL
Ejemplos:
1/969 = 69200001
957/970 = 70200957
3850/973 = 73203850
10970/80 = 80210970
17520/984 = 84217520
X
X
X
X
X
NÚMERO DE EXPEDIENTE
• c) Para el nivel de Profesional de 1969 a 1984, se
codificó tomando en cuenta primero el número de
expediente, posteriormente el signo guion (-) junto con
la letra A (mayúscula), luego el signo diagonal (/) y
termina con el año de ingreso. Para efectos de recodificar ésta numeración se coloca primero el año de
ingreso YY a dos dígitos, los finales , posteriormente la
clave del nivel (3) complementando con ceros en caso
de ser necesario y se termina con el número de
expediente XXXXX.
69
Año de ingreso
3
Nivel
Académico
00001
Número de expediente
• Ejemplos:
1) 1-A/969 = 69300001
2) 1211-A/971 = 71301211
3) 11021-A/980 = 80311021
4) 19180-A/984 = 84319180
NOTA: El grupo de expedientes de Bachillerato y
Profesional de 1969 a 1984 corresponde al Archivo
muerto, y están separados un nivel del otro y
acomodados en forma numérica ascendente tomando
como referencia el número de expediente.
• d)
En el grupo de matrículas asignadas
durante los años de 1985 a 1988 se otorgó de
forma consecutiva, partiendo del 1 (uno), sin
embargo ya no es necesaria la re-codificación
puesto que se asignaron los ocho numerales
que contiene la matrícula.
 Para efecto de dar de alta éste grupo de
expedientes, se toma en cuenta el nivel al que se
inscribió el alumno en aquellos años, siendo:
1. 1 (uno) para Secundaria,
2. 2 (dos) para Bachillerato,
3. 3 (tres) para Licenciatura,
4. 4 (cuatro) para Especialidad y Maestría y
5. 5 (cinco) para Doctorado,
• se complementa con ceros en caso de ser necesario y se
finaliza con el número de expediente.
85
2
AÑO
NIVEL
12145
CONSECUTIVO ASIGNADO
Ejemplo:
• 85200001, corresponde a una persona que entró en
1985 a Bachillerato
• 86101140, corresponde a una persona que entró en
1986 a Secundaria
• 87313310, corresponde a una persona que entró en
1987 a Licenciatura
• 88516520, corresponde a una persona que entró en
1988 a Doctorado
• 89401563, corresponde a una persona que entró en
1989 a Especialidad o Maestría
• e)En el año 2000 se optó por cambiar el
número de matrícula, pero como fue el año en
que se implementó el SIIAF, todavía no se
tenía mucha claridad, por lo que se hicieron
tres pruebas para codificar, quedando de la
siguiente manera:
Ejemplos:
• 20101897 = matrícula otorgada en el año
2000
• 20010921 = matrícula otorgada en el año
2000
• 20000050 = matrícula otorgada en el año
2000
• f) A partir del año 2000 y hasta la fecha, se
asigna primero el año de ingreso a dos dígitos
el primero y el ultimo , posteriormente el
número consecutivo de ese mismo año,
complementado con ceros a la izquierda en
caso de ser necesario y se concluye con el
número de expediente.
Ejemplos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
21201560 = matrícula asignada en el año 2001
22304580 = matrícula asignada en el año 2002
23402459 = matrícula asignada en el año 2003
24503287 = matrícula asignada en el año 2004
25603895 = matrícula asignada en el año 2005
26702568 = matrícula asignada en el año 2006
27800001 = matrícula asignada en el año 2007
28900013 = matrícula asignada en el año 2008
29101520 = matrícula asignada en el año 2009
30110001 = matrícula asignada en el año 2010
31123452 = matrícula asignada en el año 2011
• Para re-codificar, SE DEBE SUSTRAER EL
EXPEDIENTE PERSONAL del interesado, ya que
se corre el riesgo de otorgarle un número de
matrícula que no le corresponda.
 La baja temporal o definitiva de la matrícula del
alumno se hace con la devolución de los documentos
originales.
La baja también puede ser por:
a) Término
b) Interrupción de estudios cuando el interesado solicita
sus documentos, debe presentar los requisitos:
1. Oficio de Baja, expedido por la Unidad
Académica correspondiente
2. Constancia de NO adeudo de libros, expedida
por la Biblioteca Central de la UAZ
3. Credencial de estudiante, en caso de haberla
obtenido durante el presente año escolar o
4. Reporte de extravío de credencial, en caso de
no contar con ella
5. Carta poder simple, en caso de ser familiar
directo del interesado mas fotocopia de
credencial de elector
6. Carta poder notariada, en caso de ser persona
distinta mas fotocopia de credencial de
elector del interesado y del portador.
 Notificación o Administrativa, se define éste tipo de
baja cuando:
a) El alumno activo en un término de 180 días naturales a
partir del inicio de clases del ciclo escolar al que fue
inscrito no presente la documentación que le de
soporte al nivel inmediato anterior.
b) Se comprueba que uno o más de los documento
presentados es apócrifo (falso).
c) Exista traslape de fechas entre un nivel de estudios y
otro, es decir cuando en documento oficial tiene fecha
de término de estudios posterior al primer semestre
cursado en el nivel académico superior.
d) A petición de parte escrita, cuando el estudiante
incurre en alguna falta contemplada en la
Normatividad Universitaria
• Los documentos que emite la UAZ en sus respectivas
copias no se devuelven. Antes de entregar cualquier
documento original se debe verificar que éstos están
debidamente escaneados y que el Status del ex alumno
haya cambiado de Activo a “Baja” o “Baja
Administrativa”.
 Impresión de pase para pago
Para que proceda el pago en tesorería de conceptos
que se generan en la Coordinación Administrativa
Escolar se deben verificar lo siguiente:
• Verificar con el número de matrícula en el Programa de
digitalización de documentos que existe el soporte
documental necesario y escaneado para realizar
cualquier pago
• Que el número de matrícula le corresponda a la
persona indicada
• Que la matrícula esté dada de alta en el SIIAF, de lo
contrario deberá darse de alta
• Que la matrícula no tenga baja administrativa
• Que se cumpla con los requisitos para el trámite
Se archiva en el expediente:
a)
Los documentos que se requieren para la
inscripción
b)
Inscripción provisional (según sea el caso)
c)
Devolución de documentos (según sea el caso)
d)
Baja (según sea el caso)
e)
Préstamo de documentos (según sea el caso)
f)
Copia de documentos expedidos por la UAZ
(según sea el caso)
Las etiquetas de los archiveros deben estar colocadas
como se muestra a continuación:
Etiquetas de 12 cm. x 8.5 cm
Cada expediente tiene una etiqueta en la pestaña de la
carpeta con el número de matrícula
 El tipo de fuente a utilizar para los expedientes será
Lucida Consola el tamaño dependerá del espacio
disponible en las etiquetas.
 Los expedientes se acomodan en los archiveros de
acuerdo a la numeración de manera ascendente. Los
archiveros se ubican atendiendo al año de ingreso del
alumno y al número de expediente de manera
ascendente.
 El tipo de fuente a utilizar para los archiveros será
Times New Roman el tamaño dependerá del espacio
disponible en las etiquetas.
 Las etiquetas de los archiveros y los expedientes
tienen que tener un color que los identifique de los
otros años.

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