Muligheder for avanceret modtagelse i Digital Post for virksomheder

Report
Muligheder for avanceret
modtagelse i Digital Post for
virksomheder
(postkasser – viderestilling metadata).
Kommuner er store virksomheder!
Hedensted Kommune
Sådan modtages Digital Post
• Virksomhedspost:
– Virk.dk indbakke. Posten kan åbnes og læses
direkte i Virk.dk grænsefladen eller videresendes
med USIKKER e-mail.
– Evt. med videreforsendelse til sikker e-mail
adresse i myndigheden. Posten modtages i eget email system og kan enten læses direkte i den
postkasse der modtager mailen eller
videredistribueres internt.
Videreforsendelse af Digital Post fra
Virk.dk
• Det er muligt at få videresendt post fra Digital
Post på Virk.dk enten ved hjælp af:
– REST-snitfladen
– Sikker e-mail videreforsendelse
• Som hovedregel vil det nok for kommuner,
regioner og visse statslige myndigheder være
mest effektivt at få indholdet fra den digitale
postkasse hentet ned i egne systemer:
– Dels er udfordringen om beskyttelse af fortrolige personfølsomme data løst på den
måde
– Dels vil man kunne benytte den eksisterende kommunikationsinfrastruktur og
bemanding
Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk
Dernæst vælges ”Opret
videresendelse” under punktet
”Videresendelse af posten til en sikker
e-mail-adresse”.
https://www.nets-danid.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/information_om_nemid/sikker_email/soeg_certifikat/
Videreforsendelse af
Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk
Når certifikatet er uploadet, skal skærmbilledet se sådan ud
Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk
Der bliver nu fremsendt en e-mail til den angivne sikre e-mail-adresse med et
bekræftelseslink. Når myndigheden har bekræftet tilslutning via linket, bliver al post
herefter automatisk videresendt som sikker e-mail.
Videreforsendelse af Digital Post fra Virk.dk
• BEMÆRK! Bekræftelsesmailen fremsendes i
øjeblikket som en ukrypteret mail til den sikre email-adresse.
– I Logivas løsning SignFlow er systemet sat op til kun at
modtage sikre e-mails, og mailen med
bekræftelseslink vil derfor blive afvist. Logiva vil dog
kunne hjælpe med at finde den afviste mail.
– Tietos løsning SEPO burde ikke afvise mailen, da dette
system håndterer alle typer mail.
– Det vides ikke hvordan Triforks løsning
SecureBusinessMail og Comendos løsning SikkerMail
håndterer en sådan mail.
Sådan ser en videresende meddelelse ud: Ud over dette kommer to metadatafil til: DKALmetadatafilen og Attention-metadatafilen (hvis det afsendende system medsender en
sådan)
Attention- og Sagdokumentformat
• Det er nyt for mange myndigheder at anvende CVR- og Pnumre i den generelle sagsbehandling, og det giver selvsagt
en række udfordringer
• Både de Fjernprintssystemer og de systemer til håndtering af
sikker e-mail der findes kan allerede i dag håndtere CVRnumre, så teknisk set vil man kunne sende digital post til alle
virksomheder ved brug af disse systemer
• Udfordringen er imidlertid at større virksomheder har behov
for at kunne modtage den digitale post på et lavere niveau
end CVR
• Det er her Attention- og Sagdokumentformat kommer ind i
billedet
Meddelelse
Dokumenter
Kanaldata
•
•
•
•
•
•
•
Meddelelsestekst
Hoveddokument
Vedlagte filer
Attentionformat
•
Angivelse af attentionsoplysninger
Sagdokumentformat
•
Metadata jf. sag- og
dokumentstandarderne
Afsendelsesdato
Adsender
Modtager
Emne/Titel
Digital post:
• Materiale
• Returpostkasse
• FESDmetadata
Attentionformatet
• Formatet er designet primært til input-håndtering i den
modtagende organisation. Dvs. oplysninger den afsendende
organisation angiver for at ”pege ned i” den modtagende
organisation.
• Formatet vil blive læst af digital post-løsningen og kan bruges
til at opsætte arkiveringsregler.
• Formatet kan indeholde attentionsoplysninger om
–
–
–
–
–
–
P-nummer
Organisatorisk enhed
Klassifikation (FORM, KLE m.v.)
E-mailadresse
Personnavn
+ hvad myndigheden måtte vælge at sende med
Sagdokumentformat
• Formatet er designet til at indeholde metadata jf. sag- og
dokumentstandarderne. Formatet er primært designet til at
overføre metadata, der kan bruges ved oprettelse af sager og
dokumenter i den modtagende organisation, samt til fælles
reference.
• Formatet indeholder en beskrivelse af de dokumenter, der er
knyttet til meddelelsen.
– Dokumentbeskrivelse
– Sagsreferencer
– Referencer til de genstande, sagen og dokumentet vedrører
• Mulighed for at udvide formatet til beskrivelse af andre
objekter ifølge sag- og dokumentstandarderne.
Regler - sortering på baggrund af meddelelsesformat –
input management til 3. parts system
p-nummer
Person
enhed
Mailadresse
…
Kan – Kan princip
Afsendende myndighed kan vælge at vedhæfte
meddelelsesformat
Modtagende virksomhed kan vælge at benytte
meddelelsesformat ift. input management
Meddelelsesformat
Virksomhed
Myndighed
Input management til 3.
partssystem
P-nummer vises også i
webgrænsefladen
P-nummer
til ESDH
Mailadresse
til mailsystem
Person
til CMS
Avanceret sortering - light
• Det er muligt at benytte de
sorteringsfunktioner der findes i Outlook til at
sortere visse standardmails.
– Indkaldelse til periodisk syn
– Ejendomsskattebillet
– VUC + ….
• KBH f.eks. Har gjort dette
Sortering af virksomheds henvendelser
• Opsplitning af kontakt hierarkier i et
borgerrettet og et virksomhedsrettet gør det
lettere for myndigheder at route meddelelser
fra virksomheder det rigtige sted hen.
Avanceret sortering - udfordring
• Det er fint at vi kan sende metadata med men
hvad skal vi vælge at sende?
– P-nummer ?– klart
– Hvad ellers?
• Forudsætningen for at alle vores anstrengelser
for at medsende metadata giver nogen som helst
mening er at modtager er interesseret i dem!
• Vi har brug for viden for ikke at bruge ressourcer
på ”hvide elefanter”

similar documents