Få mere ud af det

Report
Få mere ud af det - du har
Økonomichef Bethina Jensen Lorentzen
Beboerservicechef Dorte Radik
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Motivation/mål – hvorfor startede det:
• Behov for at synliggørelse af medarbejderne (op fra kældrene)
• Krav til bedre mandskabsfaciliteter
• Større robusthed i forbindelse med fravær
• Ønske om nedbringelse af udgifterne til afløsere
• Et kommende generationsskifte
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Værktøj – hvordan når vi målene:
At samle afdelingernes medarbejdere i større områder, for at skabe
større stabilitet og mindre sårbarhed såvel for bemanding som
økonomi, samt at forberede et kommende generationsskifte
At indføre et digitalt time- og sagsstyringssystem, som via en
snitflade til EG-Bolig kan understøtte stordriftsfordelene, samt
synliggøre aktiviteter med mere i de enkelte afdelinger
Organisationsændring
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Ressourcestyringssystem
Organisationen i 2012 (før):
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Organisationen i 2012 (efter):
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Formål med ressourcestyringen:
• Fleksibilitet i forhold til medarbejdernes arbejdssted (større områder, tværgående
arbejdsopgaver og kompetencebrug)
• Planlægge ressourceforbruget på baggrund af medarbejdernes totale
arbejdsbelastning samt fravær (forudse overbelastning og omfordele prioriteringen
af opgaver og tid)
• Dokumentation af omkostninger
• Grundlag for styringsmæssige beslutninger
• Benchmarking (nøgletal for f.eks. græsklipning pr m2)
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Succeskriterier for ressourcestyring:
• Fordeling af ressourcer fra storområderne til de enkelte afdelinger
• Dokumentere forbedring, kvalitet, service og effektivitet pr. afdeling pr. kvartal
• Levere oversigter/nøgletal til afdelingsbestyrelser og hovedbestyrelser på årsbasis
• Levere oplysninger om fravær, ferie, feriefridage og afspadsering m.m.
• Dialogredskab i forhold til medarbejderne og afdelingsbestyrelser
• Indtastninger så tæt på kilden som muligt
• Styring af maskiner
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Registrering og rapportering:
- strukturen i ressourcestyringssystemet
Brugerdatas ressourcestyringsmodul indeholder foruden selve
registreringsdelen en rapport funktion, der efter registreringerne er
gennemført, kan danne en oversigt over aktiviteter - mandetimer og
maskintimer f.eks. omregnet til økonomi på de forskellige arealer.
Rapport 1
Afdelingsdefinition.....
.
Sagselement……
BOTID
Web reg.
Ressourcestyrings program
Rapport 2
Aktivitetsnummer….
Rapport 3
Timer for mandskab
og maskiner.(Varer
og evt. fremmede
tjenesteydelser).
Rapport ….
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Økonomi - omkostningsfordeling:
• Tidligere blev udgiften til varmemestre, gårdmænd og rengøring fordelt mellem
afdelingerne på baggrund af en fast fordelingsnøgle for den pågældende gruppe af
afdelinger, som delte mandskab. Med ressourcestyringssystemet blev det muligt, at
afdelingerne betalte pr. time, som de forbruger
• I ressourcestyringssystemet beregnes økonomien på baggrund af
standardomkostninger defineret som kr. pr. time for henholdsvis varmemestre,
gårdmænd og trappevaskere. Standardsatsen revurderes årligt på baggrund af
seneste årsregnskab (OBS i ressourcestyringssystemet fremgår ikke øvrige eksterne
omkostninger f.eks. til gartner og rengøring, den totale udgift fremgår kun af EG
Bolig)
• Alle medarbejder udgifter samles i hovedforeningen i tre faggrupper, ved
årsafslutningen af regnskabet fordeles udgifterne til afdelingerne på baggrund af de
faktiske omkostninger og faktisk leverede timer
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Model fordeling af udgifter til afdelingerne:
Fordelingen udføres separat for de tre medarbejdergrupper:
• Varmemestre/ejendomsserviceteknikere
• Gårdmænd/ejendomsfunktionære
• Trappevaskere med flere
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Hvad bruges ressourcestyringen til:
Medarbejderinfo.
• Ferie
• Feriefri
• Seniordage
• Omsorgsdage
• Afspadsering
Danmarks Statistik
• Indberetning af alt fravær
Arbejdsmiljø
• Trivsel
• Sygefravær
Opfølgning på
• Effektive timer
• Arbejdsplaner
• Prioriteringer
Projektstyring
• Renoveringsprojekter
• Energi m.m.
Fordelingsregnskab
- mellem afdelingerne
Benchmarking og Nøgletal
Styring af vintertillæg
Årshjul
Maskiner
• Indkøb
• Fordeling af omkostninger
Beboerdemokratiet
• Skærpet opmærksomhed
• prioritering mellem forskellige aktiviteter
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Afledte fordele:
• Mentorordning, arbejdsprøvning styre også timer, hvad laver de, nul
kroner. ”gratis ydelser” – ro på i forhold til fagforening (ikke del af
normering) – forklaring til afdelingsbestyrelse
• Vanskelig styring af eksterne afløsere, i dag anvendes eksterne afløsere
næsten ikke og selv tidsbegrænsede ansatte styres via systemet
• Afdelingerne i de tidligere små områder blev hårdt ramt ved eks. sygdom,
udgift medarbejder og udgift afløser, omvendt var fordelingsnøglerne ofte
skruet sammen, så de store afdelinger betalte mest
• Muligheden for (næsten) at købe time for time
• Synliggørelse af ydelsen, hvad bruges tiden til
• Aflive myter – fra gæt til fakta
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Erfaringer:
• Indføring af ressourcestyringssystem kræver ro i organisationen
• Kommunikation til og med medarbejdere/beboerdemokrater er vigtigt, hvad er
formålet/anvendelsen – frygten for kontrol
• Der går mindst tre år, før man kan se en trend i informationerne f.eks. til budgetter
• Ikke gratis at anvende et ressourcestyringssystem, det kræver ud over
systemudgifterne timer til vedligehold, opfølgning og styring
• Det er en vedvarende proces, at anvende, drage erfaringer og tilpasse
• Informationerne fra ressourcestyring skal anvendes med fornøden viden om og
nysgerrighed for, hvad der ligger bag data
• Ressourcestyring er efterfølgende med succes indført i administrationen, hvor det
bidrager til indsigt i opgaver, belastning og tidforbrug
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Bilag – supplerende info.
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Vær opmærksom på - Markpersonalet:
• At få formålet med ressourcestyringen drøftet og godkendt i virksomhedsnævnet
• At medarbejderne forstår sagsstrukturen, og at det ligner deres hverdag
• At der er nogle gode ambassadører i marken, som også kan undervise
• At det rette medie er til stede til indtastningerne
• At medarbejderne kan se, hvad systemet kan generere af tal - hvad de kan bruges til
• At indtaste på et ikke for detaljeret niveau – få drøftet hvordan man registrerer
• At lave opfølgninger, så det ikke bliver ”garbage in – garbage out”
• At medarbejderen ”opdrages” til selv at hente aktuelle oplysninger om fravær
• At aftale hvilke rapporter som afdelingsbestyrelserne må se (virksomhedsnævnet)
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Vær opmærksom på - Medarbejdernes nærmeste leder:
• At lederen forstår sagsstrukturen
• At lederen tager systemet til sig og også formidler budskabet
• At lederen ”opdrages” til at se medarbejderens timeregnskab igennem og
godkender
• At lederen af og til tage stikprøvekontroller og drøfter forbruget med
medarbejderne
• At lederen aktivt drøfter forbrug og kvalitet med afdelingsbestyrelsen
• At lederen ikke fraskriver sig sit ledelsesansvar og overlader det til
administrationen
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Vær opmærksom på - Administrationen:
• At der skal afsættes timer til at ”tage registreringerne ned” og til bogføring
• At sætte et fast tidspunkt for hvornår medarbejderne skal have ”tastet”
• At medarbejderne løbende skal oprettes i systemet med stamdata m.m.
• At der skal indtastes ferie, feriefridage, omsorgsdage, seniordage og
ansættelsesvilkår for hver enkelt medarbejder
• At rettelser, som er generelle og berører alle sager, skal tastes på hver enkelt sag,
hvorfor det er vigtigt at tænke sagsstrukturen godt igennem
• At det tager forholdsmæssigt meget tid at danne timeopgørelserne
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Opsætning kontoplan i EG Bolig:
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Opsætning registreringsarter i ressourcestyringssystemet:
Princippet i sagsstrukturen er:
• Hvor er jeg henne?
• Hvad arbejder jeg med?
• Hvad gør jeg?
Eksempel – grønne områder:
Selskab
100100
100110
100110
100110
100110
100110
100110
100110
100110
100110
100110
100110
Sagsnavn
Aab1 Overskrift Aab/Afdeling 1
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aab1 Grønne områder
Aktivitet
7010
7012
7014
9010
9012
9008
10010
10008
15030
5008
18030
Brugsplæne, Klipning
Brugsplæne, Gødning
Brugsplæne, Græssåning
Hække/Buske, Klipning
Hække/Buske, Gødning
Hække/Buske, Plantning
Hegn, Klipning
Hegn, Plantning
Buskrydning, Tid
Bede, Plantning
Vanding, Tid
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Eksempel - praktisk anvendelse:
Afdelingen ønske der blev anvendt
mere tid på de grønne områder .
Ved at arbejde med mere
hensigtsmæssig affaldshåndtering
og have øje for pleje af de grønne
områder, blev fokus (og timerne)
flyttet til de grønne områder.
Ressourcestyringssystemet og dets
præsentationsmuligheder var et
vigtigt redskab i den proces.
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”
Workshop den 27. oktober 2014 om ”Effektivisering af driften i almene boligafdelinger”

similar documents