Büşra KOCAOĞLAN , Hacer KAYA 8. BÖLÜM DENETİM

Report
BAĞIMSIZ DENETİM
8.BÖLÜM İKİNCİ KISIM
HAZIRLAYANLAR:
BÜŞRA KOCAOĞLAN
HACER KAYA
3.SATIN ALMA
İŞLEMLERİNİN TEST

EDİLMESİ
Satın alma işlemleri; ticari mal, hammadde ve
malzeme alışları ile duran varlık alışlarını ve hizmet
alışlarını kapsar. Satın alınan varlıklar ilgili varlık
hesabına borç, satın alınan hizmetler ise ilgili maliyet
gideri hesabına borç, satıcılar veya diğer ticari borçlar
hesabına alacak kaydedilir.
SATIN ALMA İŞLEMLERİNİN
TEST EDİLMESİ

A. Satın Alma İşlemlerine İlişkin Kontrol Amaçları ve
Prosedürleri
B. Satın Alma İşlerine İlişkin Kontrol Testleri
A. Satın Alma İşlemlerine
İlişkin Kontrol Amaçları ve

Prosedürleri
1.
2.
3.
4.
5.
Satın Alma İsteğinde Bulunma
Sipariş Verme
Teslim Alma
Depolama
Satın Alma İşlemlerini Kaydetme
1.Satın Alma İsteğinde
Bulunma

Yetki Amacı: Satın alma işlemleri, yetki verilen personelin,
satın alma ihtiyacını belirlemesiyle başlatılmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
 -Stok, üretim, kullanım veya satış amacıyla hammadde,
malzeme ve ticari mal satın alınması ihtiyacını belirleyen
personelin bir üst yöneticisi tarafından satın alma isteği
onaylanmalıdır.
 -Satın alma istek fişinde, satın alınacak hammadde ve
malzemelerin teknik özellikleri ve miktarı belirtilmelidir.
 - Ekonomik sipariş miktarı ve sipariş verme noktası
önceden belirlenmiş olmalıdır.
-Satın alma istek fişleri, bütçe kısmı tarafından
ayrıca onaylanmalıdır.
-Belirli bir parasal tutarın üzerindeki sarın alma
işlemlerinin başlatılması yetkisi üst düzey
yöneticilerine verilmelidir.
Bütünlük amacı: Tüm satın alma istekleri işleme
konmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:

-satın alma isteklerinin etkin bir şekilde
yerine getirilmesini sağlamak, gerekli
bilgileri belirlemek ve belgelemek amacıyla
satın alma istek fişleri kullanılmalıdır.
-Satın alma istek fişleri, satın alınacak malzemenin
kullanılmasından sorumlu olan yönetici tarafından
onaylanmalıdır.
-Satın alınacak malzemenin işletmede gerekli
olacağı zaman istek fişinde belirtilmelidir.
-Satın alma fişi onaylandığında, bir nüshası fişi
düzenleyen birimde kalır, diğer nüshası satın alma
bölümüne veya kısmına gönderilir.

Yetki amacı: Satın alınması istenilen mal ve hizmetlerin
satıcılara sipariş edilmesi yetkisi, satın alma bölümüne veya
kısmına verilmelidir.
Kontrol Prosedürleri:
 -Satın alma bölümü, onaylanmış satın alma istek fişine
dayanarak sipariş düzenlemelidir.
 -Sipariş fişini düzenleyen personelin bir üst yöneticisi
tarafından sipariş onaylanmalıdır.
 -Sipariş fişleri kullanılmadan önce numaralandırılmalıdır.
 -Sipariş fişlerinin tümünü onaylı olup olmadığı ve numara
sırasına göre kullanılıp kullanılmadığı başka bir personel
tarafından zaman zaman gözden geçirilmelidir.

• -Sipariş fişleriyle bu fişlerin dayanağı olan satın
alma fişleri, bu fişleri düzenlemeyen personel
tarafından karşılaştırılmalıdır.
• -Sipariş fişlerine satın alma memurunun satın
alacağı malın teknik özellikleri tam olarak
yazılmalıdır.
• -Piyasadan yapılan alımlarda, satın alma
memuruna satın alma yetkisi ile beraber gerekli
piyasa araştırması yapmasına yetecek zaman
verilmelidir.
• -Satın alınacak mal ve hizmetlerin fiyat, kalite,
miktar ve diğer satın alma koşullarını düzenleyen
satın alma şartnameleri hazırlanmalıdır.
-Satın alma fonksiyonu yerel birimlere devredildiği
işletmelerde, her yerel birimde neyin satın alınacağı
önceden belirlenmeli, birimler arasında rekabet
ortamı yaratılmamalıdır.
-Satın alınacak malın miktarı ile satıcının satabileceği
miktara ilişkin bilgilerin, satın alma personeline
verilmesiyle pazarlık koşulların işletmek lehine
kolaylaştırılmalıdır.
-Satın alma bölümü, satıcıların teslim etme, kalite ve
maliyet gibi koşullara ilişkin yeterliliğini belirlemek
amacıyla satıcı değerleme dosyaları tutmalıdır.

3.Teslim Alma

Yetki amacı: Sipariş edilen ve satıcı tarafından gönderilen
malzemeler, yönetimin belirlediği yetkilere uygunluk olarak
teslim alınmalı ve kabul edilmelidir.
Kontrol Prosedürleri:
 -Teslim alma işlemleri, satın alma ve muhasebe
bölümlerinden ayrı bir bölüm ya da kısım tarafından
yürütülmelidir.
 -Teslim alma bölümü, satılardan gelen malzemelerin,
sipariş fişinde yazılı olan miktar, kalite ve teknik
özelliklere uygun olup olmadığını araştırmaktan sorumlu
olmalıdır.
-Teslim alma raporlarını numara sırasına göre
kullanılıp kullanılmadığı ve iptal edilenlerin
nedenleri başka bir personel tarafından
araştırılmalıdır.
-Teslim alma raporları ile sevk irsaliyelerinin ve
sipariş fişlerinin karşılaştırılıp karşılaştırılmadığı
başka bir personel tarafından gözden
geçirilmelidir. Gözden geçirme karşılaştırmayı
yapan kişiler dışındaki personel tarafından
yapılmamalıdır.
-Teslim alma raporlarında malzemeleri teslim
alma tarihi, satıcıya ilişkin bilgiler, malzemenin
türü, miktarı ve teknik özellikleri belirtilmelidir.

-Teslim alma bölümü, gelen ilk madde ve
malzemeleri inceleyip, sipariş fişi ve satıcının
gönderdiği sevk irsaliyesi ile karşılaştırdıktan sonra
teslim alma raporu hazırlamalıdır.
-Teslim alma raporları önceden basılı seri
numarasına göre kullanılmalıdır.
-Teslim alınan malzemelerin sipariş miktarından az
veya çok olması durumda malzemenin kabul
edilmesi veya edilmemesi bakımından bir kural
benimsenmelidir.
-Sipariş düzenlenmeden gelmiş mallar kabul
edilmemelidir

4. Depolama
 Varlıkları Koruma Amacı: Satın alınan mal malzeme ve
diğer varlıklara erişim, sadece yetkili personele
sınırlandırılmalıdır.
 Kontrol Prosedürleri
 -Depolama fonksiyonuna ilişkin kontrol prosedürleri,
teslim alma fonksiyonuna ilişkin kontrol prosedürlerine
benzer. Ambar personeli teslim aldığı malzemeleri
incelemeli ve saymalı, teslim aldığı malzemeyi sipariş
fişi ve teslim alma raporu ile karşılaştırılmalıdır.
 -Ambara sadece astın alma istek fişi, sipariş fişi ve teslim
alma raporu olan malzemeler kabul edilmelidir.
 -Ambar personeline satın alma ile ilgili belgeleri
düzenleme ve onaylama yetkisi verilmemelidir.

Mutabakat Amacı: Satın alınan mal, malzeme ve diğer
varlıkların ambarda mevcut miktarları, belirli
aralıklarla sorumluluk kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
-Ambar yönetimi tarafından stok kartları
tutulmalıdır.
-Ambar giriş ve çıkış fişlerinde malzemenin türü,
miktarı, niteliği ve kod numarası bulunmalıdır.
-Stok kartlarının doğruluğu ambar giriş ve çıkış
işlerinin puantajı yapılarak sağlanmalıdır. Bu işlem
stok kartlarını tutmayan ve ambar fişlerini
düzenlemeyen personel tarafından yapılmalıdır.

-Ambar personeli teslim alma raporlarını
imzalamalı, malzeme giriş ve çıkışı sadece ambar
memurunun düzenleyeceği ve yöneticisinin
onaylayacağı belgelere dayandırılmalıdır.
-Ambardan malzeme ve diğer varlıklar tespit
edildiğinde, teslim alan istekte bulunan bölümsen
olmalı ve ambar çıkış fişini imzalamalıdır.
-Ambar memurunun mevcut olmadığı zamanlarda
ambardan malzeme alınması ve ambara girilmesi
yasaklanmalıdır.

5. Satın Alma İşlemlerini Kaydetme

 Bütünlük Amacı: Tüm satın alma işlemleri
kaydedilmelidir.
 Kontrol Prosedürleri
 -Alış faturalarının ilgili sipariş fişleri ve teslim alma
raporlarıyla karşılaştırmasına kadar, satın alınan malların
kaydedilmesine izin verilmemelidir.
 -Alış faturasıyla diğer belgeler karşılaştırıldıktan sonra
mahsup fişlerine ve alış bordrosuna kaydedilmelidir.
 -Mahsup fişleri ve alış bordroları basılı seri numarası
taşımalıdır.
-Genel muhasebe bölümü personeline satın alma
işlemlerinin yürütülmesi, ilgili belgelerin
düzenlenmesi ve onaylanması ile varlıkların
korunması yetkisi verilmemelidir.
Gerçeklik Amacı: Satın alma kayıtları gerçek
işlemleri yansıtmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
-Satın alma ile ilgili yevmiye maddeleri alış
faturalarına ve diğer destekleyici belgelere
dayandırılmalıdır.

B. Satın Alma İşlerine
İlişkin Kontrol Testleri

İşletmelerde satın alma işlemleri, tutar bakımından ve
işlem sayısı bakımından büyüktür. İşletmelerde üretim ve
pazarlama fonksiyonlarının etkin bir şekilde yerine
getirilebilmesi için, satın alma işlemlerine ilişkin iç kontrol
sisteminin yeterli düzeyde kurulması ve etkin bir şekilde
işletilmesi gerekir. Satın alma işlemlerinin hacminin yeterli
ve etkin olmasını gerektirir.
Satın alma personelinin uzmanlığı ve dürüstlüğü,
iyi bir iç kontrol çevresi oluşturmada önemlidir.
Satın alma personeli, satıcılarla yüz yüze ilişki
kurduklarından, satın alınacak malın fiyatı, kalite
gibi konularda anlaşmalara katılabilirler.
personel satıcıların çeşitli baskıları altında
kalabilir. Aynı şekilde, teslim alma ve depo
personelinin dürüst olmaması, malların teslim
alınmasında ve korunmasında yolsuzluklara yol
açar. Sonuç olarak, satın alma işlemlerinin hacmi
büyük olduğundan, hata ve yolsuzluk olasılığı
yükselir.

Kontrol testleri, denetlenen işlemlere göre farklı
olmakla birlikte satın alma işlemlerine ilişkin
kontrol testlerinde en çok uygulanabilen denetim
prosedürleri şunlardır:

1. Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını
gösteren belgeleri incele,
2. İşbölümünün uygulanmasına ilişkin
gözlemlerde bulun.
3. Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incele,

Ödeme işlemleri: dar anlamda, alacaklılara para
olarak yapılan ödemeleri kapsar. Geniş anlamda; çek ve
senetlerin ciro veya keşide edilerek alacaklılara verilmesi
ödeme olarak yorumlanmaktadır.

Ödeme yapmaya neden olan borçlar; ticari
işlemlerden doğabileceği gibi, ücretler, vergiler ve sigorta
primi kesintilerinin ödenmesi, ortaklara kar payı
ödenmesi, tahvil faizlerinin ve anaparaların ödenmesi gibi
çeşitli ödemeye konu olan olaylardan da doğabilir.


Yetki Amacı: Çek ve senetlerin keşide edilmesi ve
ciro edilmesi işlemleri yönetimin verdiği yetkilere
dayandırılmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
 Çek ve senetleri keşide eden ve ciro eden personel satın
alma işlemlerinden, satın alma ile ilgili belgelerin
düzenlenmesinden sorumlu olmalıdır.
 Çek ve senet hazırlama ve imzalama yetkisi finansman
yetkisi finansman bölümü personeline verilmelidir.
 İşletmenin kontrol prosedürleri ve faaliyetleri hakkında
bilgi sahibi olan kişilere çek ve senetleri imzalama yetkisi
verilmelidir.
 Çek ve senetler birden fazla kişi tarafından
imzalanmalıdır.
 Çek ve senetler, gerektiği şekilde düzenlenmiş ve
onaylanmış belgelere dayanılarak hazırlanıp
hazırlanmadığı incelendikten sonra imzalanmalıdır.
 Çek ve senetlerin imzalanması sırasında ilgili belgelerin
tekrar çek ve senet düzenlenmesinde kullanılmaması için,
imzalayanlar tarafından belgeler üzerine işaret
konmalıdır.

 -Çek ve senetlerin satıcıya gönderilmesi veya teslim
edilmesi amacıyla çek ve senet bordrosu düzenleniyorsa,
imzaya yetkili olanlar tutarlar ve ödeme yapılacak kişi
bakımından bordroları incelemeli ve belgelerle
karşılaştırılmadır.
 -Çek ve senetlerin alış bordrosu ve mahsup fişlerine
uygunluğu bu belgeleri düzenlemeyen ve imzalamayan
bir personel tarafından doğrulanmalıdır.
 Gerçeklik, Bütünlük ve Sınıflandırma Amaçları: Tüm
ödemeler gerçek satın alma işlemlerine dayanmalı ve
muhasebe dönemi bakımından doğru olarak satıcı
hesaplarına, yevmiye ve büyük defterlere
kaydedilmelidir.

Varlıkları Koruma Amacı: Mevcut çek ve senetler ile
boş çekler güvenli yerlerde saklanmalı, bunlara ve
muhasebe kayıtlarına erişim yetkili personelle
sınırlandırılmalıdır.
 Mevcut çek ve senetlerle boş çekler kasada saklanmalı ve
sadece yetkili personelin kasaya girmesine izin
verilmelidir.
 Karşılaştırma çek ve senetleri korumakla sorumlu
olmayan personel tarafından yapılmalıdır.
 Mevcut çek ve senetlerle boş çekler tutanak karşılığında
bunları ciro edene ve boş çekleri düzenleyene
devredilmelidir.


Çek ve senetleri korumakla yetkilendirilen kişi
bunları imzalamaya yetkili olmamalıdır.
Çek düzenlemede önceden imzalanmış boş çekler
kullanılmamalıdır.
Banka hesapları ile yapılan karşılaştırmalar
sonucu bulunan farklılıklar raporlanmalıdır.
Hamiline yazılı çek ve senet keşide
edilmemelidir.
Kullanılan ve kullanılmayan çekler haftada bir
kayıtlarla karşılaştırılmalıdır.


Denetçinin ödeme işlemlerine ilişkin iç kontrol
sistemi hakkında bilgi edinmesi ve kontrol riskini
değerlemesinde izleyeceği yöntemler, diğer işlem
türlerinde izlenen adımların ve alınan kararların
aynısıdır.
Denetçi ödeme işlemlerine ilişkin iç kontrol
sistemi hakkında bilgi edindikten sonra, kontrol
riskinin ilk değerlemesini yapar.
Ödemelerine ilişkin kontrol testlerinde en çok
uygulanabilir denetim prosedürleri şunlardır:
1. Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını
gösteren belgeleri incelemek
2. İş bölümünün uygulanışına ilişkin gözlemlerde
bulunmak
3. Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incelemek



Kontrol testleri tamamlandığında, denetçi,
ödeme işlemlerine ilişkin kontrol riskinin son
değerlemesini yapar. Son değerleme kontrol
testlerinin sonuçlarının analizi ve ilk değerleme
düzeyi temel alınır. Denetçi, kontrol testlerinin
sonuçlarının analizinde hem mevcut kontrol
prosedürlerinden sapmaların sayısını hem de
sapmaların nedenlerini göz önüne alır.


 Ücret işlemleri; maaş ve ücretleri, satış personeli primlerini
ikramiyeleri personele dağıtılacak kar paylarını, sosyal sigorta
primlerini ve gelir vergisi kesintilerini kapsar.

 Ücret işlemleri sırasıyla aşağıdaki işlem gruplarından oluşur:
 Personeli işe alma,
 Çalışma süresini belirleme,
 Ücret bordrosu hazırlama,
 Ücreti ödeme,
 Sosyal sigorta primleri ve muhtasar beyannameleri hazırlama ve
ödeme,
 Kaydetme.

Yetki Amacı: personelin işe alınması, ücret
hadlerini belirleme, kesintileri belirleme, personelin
statüsünde değişiklik yapma ve personeli işten
çıkarma işlemleri yönetimin belirlediği yetkilere
uygun olarak yapılmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
Personel politikalarının yürütülmesi sorumluluğu
genellikle personel bölümüne verilir.
Personelin işe alınması, işten çıkarılması, ücret
hadlerinin belirlenmesi ve bu hadlerde değişiklik
yapılmasının ayrıntıları yönetmelik ve
genelgelerde belirtilmelidir.
İşe giriş için başvuruların nitelikleri, iş
gereklerinde belirtilen esaslara ve işe alma
politikalarına göre değerlenmelidir.
İşe alma, iş değişikliği yapma, ücret hadlerini
belirleme ve değiştirme, işten çıkarma
belgelendirilmelidir.
Personel dosyalarına erişim personel
bölümündeki yetkili personelle
sınırlandırılmalıdır.


Yetki Amacı: Çalışan süreye göre ödeme
yapılan işletmelerde çalışma süresi, özellikle fazla
çalışma yönetimin belirlediği yetkilere dayanmalı ve
onaylanmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
İşe gelmeyen ve hayali personel için işçi saat
kartlarının kullanılmasını önlemek amacıyla kartlar
bir personelin gözetiminde kullanılmalı ve başka bir
personelin yerine kart basımı yasaklanmalıdır.
Personelin işe girdiği ve işten ayrıldığı zamanı
belgelemek için en yaygın kullanılan kontrol
prosedürü işçi saat kartlarıdır.
Gözetimci personel tarafından günlük devamsızlık
raporları hazırlanmalıdır.
Bir personelin hangi işlerde ne kadar süre çalıştığını
belgelemek için her personel için günlük işçilik
çizelgeleri ve puantaj çizelgeleri kullanılmalıdır.
Fazla çalışma süresi, personelin çalıştığı bölüm veya
kısım yöneticileri tarafından personel bölümüne
ayrıca raporlanmalıdır.


Yetki Amacı: Ücret bordrosu, yönetimin
belirlediği yetkilere uygun olarak hazırlanmalıdır.
Kontrol Prosedürleri:
Ücret bordrosunun hazırlanması, ücret hadlerine
ve çalışan süreye göre brüt ücretlerin, kesintilerin
ve brüt ücretlerin hesaplanmasını kapsar-Ücret
bordrosu hazırlayan personel çekleri
imzalamaktan sorumlu olmamalıdır.
Personele üretim miktarına göre ödeme yapılıyorsa
bordrolar üretim raporları ile uygunluğu salanmış
üretim kayıtlarına dayandırılmalıdır.
Yetki Amacı: Ücret bordrosu, yönetimin
belirlediği yetkilere uygun olarak hazırlanmalıdır.

Kontrol Prosedürleri:
Ücret bordrosunun hazırlanması, ücret hadlerine
ve çalışan süreye göre brüt ücretlerin, kesintilerin
ve brüt ücretlerin hesaplanmasını kapsar-Ücret
bordrosu hazırlayan personel çekleri
imzalamaktan sorumlu olmamalıdır.
Personele üretim miktarına göre ödeme
yapılıyorsa bordrolar üretim raporları ile
uygunluğu salanmış üretim kayıtlarına
dayandırılmalıdır.


Gerçeklik Amacı: ücretler onaylanmış ve verilen
yetkilere göre düzenlenmiş verilere dayandırılarak gerçek
çalışanlara ödenmelidir.
Kontrol Prosedürler:
Ücret bordrosu finansal bölümüne, çalışanlara ödeme
yapma yetkisi verir. Ödeme, para olarak veya çekle
yapılabilir.
Çalışanlara nakit ödeme yapılıyorsa, sadece net ücretler
tutarı bankadan çekilmelidir.
Bankadan paranın çekilebilmesi için net ücretler tutarı
kadar bir çekin keşide edilip, yetki verilen personel
tarafından çekilmesi, paranın tahsili, taşınması ve
ödenmesi sırasında koruma ile ilgili önlemlerin alınması
gerekir.

Gerçeklik Amacı: ücretler onaylanmış ve verilen
yetkilere göre düzenlenmiş verilere dayandırılarak
gerçek çalışanlara ödenmelidir.
Kontrol Prosedürler:
 Ücret bordrosu finansal bölümüne, çalışanlara
ödeme yapma yetkisi verir. Ödeme, para olarak veya
çekle yapılabilir.
 Çalışanlara nakit ödeme yapılıyorsa, sadece net
ücretler tutarı bankadan çekilmelidir.
 Bankadan paranın çekilebilmesi için net ücretler
tutarı kadar bir çekin keşide edilip, yetki verilen
personel tarafından çekilmesi, paranın tahsili,
taşınması ve ödenmesi sırasında koruma ile ilgili
önlemlerin alınması gerekir.

Kontrol Amacı: Sosyal sigorta primleri bildirgeleri ve
muhtasar beyannameler doğru olarak hazırlanmalı ve
zamanında ödenmelidir.
Kontrol Prosedürleri:
 Ücret kesintilerinin hesaplanmasında, her personele ait
kesinti tutarını kesintiler toplamı ile puantajı yapılmalıdır.
 Bordro hazırlayan personelden başka bir personel tarafından
kesintilerin yasalara uygunluğu ve hesaplanmanın doğruluğu
sağlanmalıdır.
 Yasalara kesintiler dışındaki diğer kesintiler belgelere
dayandırılmalıdır.
 Ödemelerde çek kullanılmalıdır.

Bütünlük, Değerleme, Sınıflandırılma ve
Zamanlılık Amaçları: Ücret kayıtları gerçek ücretleri
göstermeli ve hesap adı, tutar ve muhasebe dönemi
bakımından doğru olarak kaydedilmelidir.
Kontrol Prosedürleri:
 Ücret işlemlerini kaydeden muhasebe personeli
bordro hazırlamamalı ve ödeme yapmamalıdır.
 Personelin brüt ücretlerini hesaplayan ve işçilik
giderlerini günlük işçilik çizelgelerine kaydeden
personel, yevmiye ve büyük defter kayıtlarını
tutmamalıdır.


Denetçinin, ücret işlemlerine ilişkin iç kontrol
sistemi hakkında bilgi edinmesi ve kontrol riskini
değerlemesi, satın alma ve ödeme işlerine ilişkin iç
kontrol sistemi hakkında bilgi edinme ve kontrol
riskini değerlemede izlenen aşamalara ve yöntemlere
benzer. Denetçi, iç kontrol soru formu uygular,
gözlemlerde bulunur, belgeleri gözden geçirir.
Ücret işlemlerine ilişkin kontrol testlerinde en
çok uygulanabilir denetim prosedürleri
şunlardır:

1.Kontrol prosedürlerinin işleyişinin kanıtını
gösteren belgeleri incele,
2. İşbölümünün uygulamasına ilişkin
gözlemlerde bulun,
3. Tamamlanmış muhasebe işlemlerini incele,
KIYMETLİ

VAKTİNİZİ BİZE
AYIRDIĞINIZ İÇİN
TEŞEKKÜRLER…

similar documents